2023-11-10 Bijlage 2. Toelichting op de verordening

Toelichting Algemeen Deze verordening is een aanvulling op hetgeen in de Gemeentewet is opgenomen over de gemeentelijke rekenkamer. De raad moet een onafhankelijke rekenkamer instellen. Zie artikel 81a van de Gemeentewet. Deze verplichting geldt vanaf 1 januari 2023, met een overgangstermijn van een jaar. Uiterlijk 1 januari 2024 moet de raad een rekenkamer hebben ingesteld. Daarnaast moet de raad op grond van artikel 81k van de Gemeentewet een verordening opstellen voor een vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de rekenkamer en een tegemoetkoming in hun kosten. Ook mag de raad op grond van artikel 149 van de Gemeentewet aanvullende regels stellen in het belang van de gemeente en met inachtneming van de wet. De rekenkamer moet een reglement van orde voor haar vergaderingen en werkzaamheden vaststellen (artikel 81i van de Gemeentewet). Artikelsgewijs De bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 2. Rekenkamer Artikel 81a van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad een rekenkamer instelt. De rekenkamer onderzoekt of het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en beheer a. voor de burgers oplevert wat bedoeld is (doeltreffendheid); b. met minder kosten hetzelfde op kan leveren (doelmatigheid); c. voldoet aan de wet en andere regels (rechtmatigheid). Dit is vastgesteld in artikel 182 van de Gemeentewet.

Op grond van artikel 81b stelt de raad het aantal leden van de rekenkamer vast. Wij stellen u voor om het aantal van minimaal drie leden vast te stellen. In de praktijk moet blijken, wat het meest optimale aantal van rekenkamerleden is, nu de rekenkamers van Hulst, Sluis en Terneuzen gaan samenwerken in een personele unie. Artikel 3. Personele unie Met een personele unie bedoelen we, dat de gemeente weliswaar een zelfstandige rekenkamer instelt, maar dat de samenstelling (en de gestelde voorwaarden) bij alle deelnemende gemeenten, Hulst, Sluis en Terneuzen, dezelfde is. Formeel zijn er verschillende rekenkamers, maar in de praktijk werken zij voor alle deelnemende gemeenten. Het is mogelijk, dat de rekenkamers een onderzoek uitvoeren voor meerdere gemeenten tegelijk. Het is ook mogelijk, dat de rekenkamer een onderzoek uitvoert dat enkel betrekking heeft op onze gemeente. Artikel 4. Begeleidingscommissie De begeleidingscommissie adviseert de rekenkamer en de gemeenteraad gevraagd en ongevraagd. In dit artikel gaan we in op de samenstelling, het aantal leden en de taken. Uit de wet volgt, dat de begeleidingscommissie niet gaat over: - de besluitvorming van de rekenkamer over het starten van een onderzoek; - de uitvoering van het onderzoek; - de vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies. Dit is de exclusieve bevoegdheid van de rekenkamer.

De begeleidingscommissie is een raadscommissie op grond van artikel 84 Gemeentewet. Dit betekent onder meer dat in de verordening de openbaarheid van deze commissie geregeld moet worden. Dit doen wij in lid 6 van het artikel. 1

Gelet op de taken van de begeleidingscommissie zijn bijeenkomsten van de begeleidingscommissie niet openbaar. De verslagen zijn dat in principe wel. Voor wat betreft het opleggen van geheimhouding geldt voor de begeleidingscommissie dat wat is vastgelegd in het Reglement van Orde van de gemeenteraad. Het proces van rekenkameronderzoek is niet openbaar. De openbaarheid van rekenkameronderzoek en rapporten is geregeld in artikel 185 Gemeentewet: Op grond van lid 6 van dit artikel zijn de vastgestelde rapporten van de rekenkamer openbaar. De begeleidingscommissie bestaat idealiter uit een raadslid uit de coalitie en een raadslid uit de oppositie. De begeleidingscommissie evalueert ten minste elke twee jaar de inhoud van de verordening en brengt hierover verslag uit aan de raad. De begeleidingscommissie kan de raad voorstellen om de verordening aan te passen. Artikel 5. Benoeming en herbenoeming Artikelen 81c, 81e, 81f, 81g en 81h van de gemeentewet zijn van toepassing bij benoeming en herbenoeming. In artikel 81c, vierde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de raad een lid van de rekenkamer kan herbenoemen. De wetgever heeft hierbij geen limiet gesteld aan het aantal herbenoemingen. Gemeenten bepalen zelf hoe vaak een lid kan worden herbenoemd. Het voorstel is om leden maximaal één keer voor een periode van zes jaar opnieuw te benoemen.

De raad kan ook een lid schorsen, tijdelijk op non-actief stellen of ontslaan met inachtneming artikel 81c lid 6 en 7 en artikel 81d van de gemeentewet. Artikel 6. Budget De raad moet de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking stellen voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden (artikel 81j van de Gemeentewet). Uit dit budget moet de rekenkamer al haar kosten betalen. De verordening voorziet niet in een ambtelijk secretaris vanuit de griffie of gemeentelijke organisatie. Indien de rekenkamer secretariële ondersteuning noodzakelijk acht voor bijvoorbeeld agendaplanning en verslaglegging kan de rekenkamer hierin voorzien vanuit het eigen budget. In artikel 185, vierde lid van de Gemeentewet is vastgelegd, dat de rekenkamer een jaarverslag moet indienen. In lid 3 wordt enige sturing gegeven aan de inhoud (baten en lasten moeten onderdeel uitmaken van het jaarverslag). Artikel 7. Vergoeding De leden van de rekenkamer ontvangen een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten (artikel 81k van de Gemeentewet). De wetgever schrijft niet voor hoe hoog de vergoeding moet zijn. De modelverordening onderscheidt drie vormen van vergoeding: een vaste vergoeding per maand, een vaste vergoeding per vergadering en/of een variabele vergoeding per uur (vergoeding gerelateerd aan de daadwerkelijke inzet).

De vaste vergoeding per maand wordt dan verstrekt als percentage van de vergoeding voor raadsleden of als bedrag per maand.

2

In de voorliggende verordening kiezen we voor een vaste vergoeding per maand. We continueren hiermee de werkwijze, zoals we deze voorheen bij de rekenkamercommissie hanteerden. Bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding is rekening gehouden met de verwachte werkzaamheden van de rekenkamer vanuit deze vergoeding. De vergoeding is bedoeld voor in principe alle werkzaamheden van de rekenkamerleden, met uitzondering van de uitvoering van een onderzoek. Het gaat om het opstellen van de onderzoeksopzet, het begeleiden van het onderzoek en het formuleren van conclusies en aanbevelingen in de vorm van een raadsvoorstel. De rekenkamer draagt zorg voor de publicatie van onderzoeksrapporten bij de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers. De vergoeding is niet alleen bedoeld voor het bijwonen van de reguliere vergaderingen, maar ook voor andere overleggen. Het gaat bijvoorbeeld om overleg met de gemeenteraad, bijeenkomsten van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers, het afstemmingsoverleg met de begeleidingscommissie en de raad(scommissie) bij bespreking van een rekenkamerrapport. Daarnaast draagt de rekenkamer binnen de vastgestelde vergoedingen zorg voor het opstellen van het reglement van orde, het bewaken van het rekenkamerbudget en het opstellen van het jaarplan en het jaarverslag van de rekenkamer.

Nu de rekenkamers van Hulst, Sluis en Terneuzen gaan samenwerken in een personele unie, betaalt elke gemeente een deel van de vergoeding. De gemeenten maken afspraken over de verdeelsleutel. De rekenkamer kan zich ten aanzien van secretariële werkzaamheden laten ondersteunen ten laste van het in artikel 6 genoemde budget. Wanneer de rekenkamer twijfelt of de werkzaamheden binnen de maandelijkse vergoeding moeten worden uitgevoerd, vindt altijd overleg plaats met de begeleidingscommissie. Hier kan bijvoorbeeld sprake van zijn bij het verrichten van vooronderzoek door leden van de rekenkamer. Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning De ondersteuning vanuit de griffie of organisatie is beperkt. Het gaat om werkzaamheden die redelijkerwijs niet kunnen worden belegd bij de rekenkamer. De inzet vanuit de griffie vindt plaats vanuit de reguliere formatie. De griffie draagt in opdracht van de rekenkamer zorg voor betalingen ten behoeve van de rekenkamer. De griffie fungeert op vraag van de rekenkamer als eerste aanspreekpunt binnen de gemeente en legt desgevraagd de voor onderzoek noodzakelijke contacten binnen de gemeentelijke organisatie. De griffie draagt op vraag van de rekenkamer zorg voor de toeleiding van de door de rekenkamer opgestelde documenten naar de organisatie, het college of de raad.

De griffie draagt op vraag van en onder verantwoordelijkheid van de rekenkamer zorg voor de publicatie van het reglement, rapporten, verslagen en andere documenten van de rekenkamer op de gemeentelijke website. De rekenkamer is daarbij verantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie die moet worden gepubliceerd en gearchiveerd en draagt er zorg voor dat de aangeleverde documenten voldoen aan het bepaalde in de Woo, de AVG, de (digitale) toegankelijkheidseisen en de baseline informatiebeveiliging overheid, voor zover relevant voor de rekenkamer.

3

Het college van burgemeester en wethouders is eindverantwoordelijk voor het archiveren van de documenten van de rekenkamer. Artikel 9. Jaarplan en onderzoeksprogramma De rekenkamer geeft door het opstellen van een jaarplan met begroting en concept onderzoeksprogramma inzicht aan de raad over de werkzaamheden van de rekenkamer. De rekenkamer informeert de raad, wanneer niet aan een verzoek tot instellen van een onderzoek zal worden voldaan en motiveert dit. Artikel 10. Werkwijze De rekenkamer stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. De rekenkamer zendt het reglement ter kennisgeving aan de raad. Dit is bepaald in artikel 81i van de gemeentewet. De rekenkamer stelt haar rapportages op met inachtneming van artikel 85 gemeentewet en de Wet open overheid. De rekenkamer bewaakt de eigen werkwijze, procedures en normen. De rekenkamer stelt hiervoor de naar haar oordeel noodzakelijke documenten vast, zoals bijvoorbeeld een klachtenregeling, privacyreglement, gedragscode integriteit en protocol openbaarheid van informatie. De rekenkamer kan ook vaststellen, dat zij hierbij handelt conform het vastgestelde beleid van de gemeente. Dit laatste is in elk geval van toepassing voor wat betreft het inkopen van onderzoek en andere diensten door de rekenkamer.

Hierbij handelt de rekenkamer in overeenstemming met het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Zeeuws-Vlaamse gemeenten. De in lid 3 en 4 van dit artikel genoemde betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) onderwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamer bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. De inhoudelijke behandeling van een onderzoeksrapport van de rekenkamer en bijbehorend raadsvoorstel vindt in principe plaats in de raadscommissie, eventueel voorafgegaan door een informatiebijeenkomst. De rekenkamer geeft een toelichting op het rapport en beantwoordt vragen vanuit de raadscommissie. Artikel 11. Monitoring aanbevelingen Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daarover en van de wijze waarop aan de voorstellen gevolg is gegeven. Niet alle voorstellen, meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het college. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren.

Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie(r) jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan.

4