20220530 Vragen over digitale dienstverlening

20220530

Vragen van de fractie van Forum voor Democratie Hulst over het Bestuursakkoord hoofdstuk 13. Financiën • •

Via digitalisering dienstverlening uitbreiden. IS en gemeentelijke bedrijfsvoering hierop aanpassen

Vragen: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Aan welke EXTRA dienstverlening denkt het college als het gaat om UITBREIDING van digitale dienstverlening? Voldoen aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, welke wet gepland staat om in werking te treden begin 2023. Deze wet betekent dat alle gemeentelijke dienstverlening zeker digitaal moet kunnen plaatsvinden Betekent uitbreiding van dienstverlening d.m.v. digitalisering dat er straks minder personeel aan de balie staat? Zo ja, hoeveel personen? Nee, op korte termijn niet. Op langere termijn kan digitalisering wel betekenen dat de personele invulling van de dienstverleningskanalen heringericht moeten worden (vb. meer telefonische ondersteuning of advisering van klanten bij het gebruik van digitale formulieren). Hoe denkt het college de bedrijfsvoering m.b.t. informatiesystemen aan te passen? Implementatie van een integraal zaaksysteem, wat resulteert in een digitale bedrijfsvoering, waarbij centraal wordt gearchiveerd en ontsloten. Heeft de gemeente de juiste expertise al in huis? Moeten hiervoor extra (schaars te vinden) mensen met IT-kennis worden aangenomen? Kennis is in huis daar waar het functioneel applicatiebeheer van applicaties. Benodigde systeem- en netwerkkennis is in 2020 uitbesteed aan een gespecialiseerde en gecertificeerde externe partij. De gemeente wordt op dit gebied volledig ontzorgd.

Er blijven altijd mensen die moeite hebben met digitale systemen. Hoe denkt het college te voorkomen dat deze mensen buiten de boot vallen als ze straks bij de gemeente moeten aankloppen voor een dienst? Digitalisering betekent niet dat persoonlijk contact op contacten op andere wijze direct wegvallen. Ook deze kanalen staan voor onze inwoners, verenigingen/stichtingen en bedrijven nog open. Betekent verdere digitalisering dat straks niet meer met contact geld bij de gemeente kan worden betaald? Er kan nog steeds met contant geld worden betaald. Wel is in lijn met landelijke ontwikkelingen ook in Hulst een trend zichtbaar dat het contant betalen sterk terugloopt. Trekt het college de lijn door dat met minder geldautomaten er door digitalisering ook minder contact geld nodig zal zijn? Door een toename van het aantal digitale

1

betalingsmogelijkheden is inderdaad een ontwikkeling zichtbaar dat het aantal contante transacties significant minder wordt. 8. Minder menselijke dienstverlening en meer digitale dienstverlening betekent dat de risico’s op hacken en uitval van computersystemen toenemen. In het ergste geval kan de privacy van de burgers in het gevaar komen en kan de gemeentewinkel geen service meer verlenen. Hoe gaat het college ervoor zorgen dat dit niet gebeurt? Komt er een back-up plan voor het verlenen van gemeentelijke diensten of gaat in zo’n geval de gemeentewinkel dicht? Het netwerk van de gemeente Hulst is ingericht in een gecertificeerd datacenter. Een één-op-éen kopie van het netwerk draait in een datacenter op een andere plaats. Dit betekent dat de dienstverlening gecontinueerd kan worden. Beide datacenter (overigens in Nederland gevestigd) voldoen te allen tijde aan de hoogste en meest actuele veiligheidseisen, waarbij er onder meer sprake is van 24/7-monitoring op mogelijke hacks en de pogingen daartoe. 9. Op het ogenblik gebruikt de raad Notubox en het college iBabs als vergader- en documentatiesysteem. Beide systemen doen hetzelfde en de gemeente betaalt nu dubbel zoveel geld en betaalt voor dubbele ondersteuning. Dit kan ook met 1 systeem en zou een goedkope eerste stap vooruit zijn op het gebied van digitalisering.

Is het college bereidt te streven naar de uitfasering van iBabs ten gunste van Notubox of omgekeerd? Hoeveel kost het ondersteunen en onderhouden van iBabs en Notubox? Het uitfaseren van de ene applicatie voor een andere applicatie is niet zomaar te verwezenlijken en dient uitvoerig te worden onderzocht. IBabs is immers een systeem dat vooral gebaseerd is op bestuurlijke processen terwijl Notubox een Raadsinformatiesysteem is. Zo zijn binnen Ibabs bijvoorbeeld raadsinformatiedossiers, live uitzendingen, digitale verslagen, uitwisselen van informatie en chats met andere fractie- en raadsleden en accounts voor commissieleden per vergadercategorie niet mogelijk. Dat betekent dat overgaan naar één applicatie als het al mogelijk zou zijn niet per definitie een kostenbesparing oplevert, aangezien de applicatie die gehandhaafd wordt, zal moeten worden uitgebreid met diverse aanvullende modules.

2