Document · PDF

1734801-0016 Plan van aanpak IHP Hulst 16-01-2024

Gemeenteraad 21 maart 2024, gemeente HulstBij agendapunt: Voorstel voor beschikbaar stellen krediet voor het Integraal Huisvestingsplan Onderwijs4.790 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Plan van Aanpak

IHP gemeente Hulst

Opdrachtgever Gemeente Hulst Datum 16 januari 2024 Project IHP Hulst Referentie 1734801-0016.0.1 Auteur(s) de heer ir. B.G. Verkerk - HEVO B.V. mevrouw I van Erp - HEVO B.V. mevrouw J. Prinssen-Kreijfelt - HEVO B.V.

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

5223 LA 's-Hertogenbosch

T 073 - 6 409 409

info@hevo.nl

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

KvK Brabant 16029774

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Burg. Roelenweg 40

8021 EW Zwolle

T 038 - 4 258 101

ISO 9001-gecertificeerd

BTW 0011.60.461.B01

1. Aanleiding en vraagstelling De gemeente Hulst heeft een wettelijke zorgplicht om in adequate huisvesting voor de scholen in het primair, speciaal en voortgezet onderwijs, primair onderwijs (PO), voortgezet onderwijs (VO) en speciaal onderwijs (SO) te voorzien. De gemeente heeft behoefte aan een visie op de prioritering van toekomstbestendige onderwijshuisvoorzieningen en wil kapitaalvernietiging als gevolg van leegstand voorkomen. Dit maakt de noodzaak voor een integrale aanpak duidelijk. Naar verwachting worden gemeentes in 2025 bij wet verplicht een meerjarig Integraal Huisvestingsplan voor het onderwijs te ontwikkelen. Hierbij is het de bedoeling dat de gemeente Hulst en de schoolbesturen samen optrekken om te komen tot een onderwijshuisvestingsbeleid en daarbij een doorkijk naar de toekomst ontwikkelen. Het nieuwe IHP dient een toekomstbestendig plan te zijn voor de schoolgebouwen in de gemeente. Daarbij dient het IHP enerzijds als koersdocument voor toekomstige investeringsbeslissingen voor het onderwijslandschap van Hulst en anderzijds als concreet uitvoeringsplan voor de eerste termijn van 5 jaar. Het IHP zal een periode van minimaal 20 jaar omvatten.

Belangrijk is dat er een gezamenlijk plan van de gemeente en de schoolbesturen ontstaat waarmee ingespeeld wordt op actuele inhoudelijke ontwikkelingen op onderwijsgebied en ontwikkelingen ten aanzien van onderwijshuisvesting. Voorbeelden hiervan zijn: de voorgestelde stelselwijzigingen ten aanzien van renovatie, het huisvestingsakkoord van de PO-Raad, VO-Raad en de VNG en de verplichting om te komen tot een IHP. Vanzelfsprekend zijn ook verschillende recente ontwikkelingen rondom duurzaamheid, zoals het Klimaatakkoord (2019), het Grondstoffenakkoord (2018), het Energieakkoord (2014) en het belang van een gezond binnenmilieu, belangrijke thema’s. Regionale en lokale ontwikkelingen die voor Hulst belangrijk zijn - zoals de ontwikkeling van het gemeentelijke accommodatiebeleid, de ontwikkeling van de visie Dullaertwijk en het samenvoegen van de twee locaties van het Reynaertcollege - hebben invloed op visievorming, ambities en haalbaarheid van scenario’s en worden daarom integraal onderdeel van een IHP op maat voor Hulst.

•

Het IHP moet de gemeente en de schoolbesturen in staat stellen om de komende jaren proactief, integraal en planmatig te investeren in onderwijshuisvesting.

•

In het IHP worden afspraken gemaakt over kwaliteit, verdeling van verantwoordelijkheden, het proces, het tijdspad en de financiering van de huisvestingsopgave. Het IHP wordt samen met de gemeente en de schoolbesturen opgesteld. Daarnaast worden op gepaste momenten ook andere belanghebbende betrokken. Zo worden in principe alle kinderopvangorganisaties voor het gehele traject uitgenodigd en worden betrokkenen vanuit het accommodatiebeleid minimaal betrokken bij de visievorming en de afdeling financiën van de gemeente bij de afstemming over de financiële vertaling van het IHP. De gemeente Hulst is opdrachtgever voor het uit te voeren IHP. De wens is het IHP in 2023 op te starten en in 2024 gereed te hebben. Een kwalitatief goed en gedragen proces is zeer gewenst. Naast het bestuurlijke draagvlak is ook het draagvalk binnen de politiek (met het college en de gemeenteraad als instanties) zeer belangrijk. Daarom worden ook drie momenten ingepland om hun te informeren en keuzes voor te leggen.

•

• •

Om te komen tot het IHP wenst de gemeente Hulst zich te laten ondersteunen door een externe deskundige met specifieke kennis op het gebied van onderwijshuisvesting en IHP’s. In dat kader heeft u HEVO uitgenodigd om een voorstel te doen. In voorliggende offerte met Plan van Aanpak doen wij u graag een voorstel voor de aanpak van dit traject. Wij zijn uitgegaan van een volledig proces om te komen tot een nieuw beleidsrijk, strategisch en duurzaam IHP. Uiteraard wordt in overleg met de gemeente Hulst aangesloten en voortgebouwd op bestaande ontwikkelingen en projecten inclusief de actualisaties en de evaluatie hiervan.

Daarnaast zijn de volgende uitgangspunten van belang: • Gemeente en schoolbesturen dienen strategische huisvestingsafspraken te maken om een betrouwbaar toekomstbeeld te schetsen en desinvesteringen te voorkomen.

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Pagina 2 van 20

Waarom HEVO? HEVO heeft inmiddels de status van thought leader op het gebied van onderwijshuisvesting: wij adviseren de sectorraden (huisvestingsvoorstel VNG, PORaad en VO-Raad) en het ministerie (bij het opstellen van de Routekaarten voor verduurzaming van de onderwijsvoorraad). Wij zullen daarom altijd acteren op basis van de meest recente inzichten en ontwikkelingen. Onderscheidend voor HEVO is dat wij de gehele vastgoedcyclus bedienen: van strategisch advies (zoals een IHP) tot het begeleiden van de realisatie van scholen en zelfs onderhoud en beheer. Deze kennis uit de gehele keten koppelen we terug in onze instrumenten op IHP-niveau. Naast een reële investeringsraming en planning houdt dit ook in dat wij nadenken over het vervolg van beleid na vaststelling van het IHP. Van belang hierin is de status van het IHP in relatie tot de begrotingscyclus van de gemeente én de verordening en het inzicht in en afspraken over de verantwoordelijkheden tussen gemeente en schoolbesturen in de uitvoering om van een IHP naar projectrealisatie te gaan. We zijn enthousiast om onze ontwikkelde kennis op dit vlak te integreren in het nieuwe IHP voor de gemeente Hulst.

2. Wat kenmerkt ons proces? Het proces is gericht op draagvlakcreatie tussen gemeente en schoolbesturen terwijl er doelgericht wordt toegewerkt naar het eindproduct. Dit doen wij door te werken met vier concrete deelproducten en bewezen (datagedreven) instrumenten die leiden tot inzicht en draagvlak. Om voor iedereen tot een helder en duidelijk proces te komen, willen we aan de voorkant alle overlegmomenten inplannen. Bovendien richten wij het proces zo in dat er ruimte is voor alle betrokkenen om mee te praten en mee te denken. Met onze aanpak ontzorgen wij de opdrachtgever maximaal en tegelijk zorgen we voor een gedragen product waar iedere partij haar bijdrage heeft kunnen leveren. Wij ontzorgen onder meer door zelfstandig en proactief aan te sturen op de planning, afspraken te organiseren, input tijdig op te vragen waar nodig (bijvoorbeeld een actuele leerlingenprognose) en door verslaglegging van alle bespreekpunten in memo’s/rapportages/presentaties. Daarnaast zullen wij informatie verstrekken (en advies geven) om de partijen in staat te stellen keuzes te maken. We werken daarom met één vaste samenstelling voor het Bestuurlijk Overleg voor een constante samenwerking, wat leidt tot draagvlak, teamgevoel en synergie op de inhoud.

In het Bestuurlijk Overleg zijn alle schoolbesturen en de beleidsmedewerkers onderwijshuisvesting van de gemeente vertegenwoordigd of laten zij zich vertegenwoordigen. Ook de besturen van de kinderopvangorganisaties worden hierbij betrokken, maar zullen niet op alle momenten besluitend aan tafel zitten. Het is van belang dat alle vertegenwoordigers voldoende mandaat hebben om in het overleg inhoudelijke uitspraken en toezeggingen te kunnen doen zodat afstemming direct ‘aan tafel’ plaats kan vinden. Het Bestuurlijk Overleg werkt vanuit dezelfde gezamenlijke ambitie: gezonde en toekomstbestendige opvang- en onderwijshuisvesting. Voor het vaststellen van de Quickscans en bij de uitwerking van de scenario’s kan namens de besturen ervoor gekozen worden facilitaire medewerkers de rol binnen de Werkgroep IHP in te laten vullen. Vaststelling van de scenario’s vindt in het Bestuurlijk overleg plaats. De door ons voorgestelde fasering in het IHP-proces, van visie (fase 1) naar inventarisatie (fase 2), scenario’s en prioritering (fase 3), maakt het proces behapbaar voor alle betrokkenen.

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Pagina 3 van 20

Dat geeft tevens de mogelijkheid om het college van B&W of de gemeenteraad van Hulst over het proces te informeren en deelproducten ter accordering voor te leggen. We zullen éénmaal een rondgang maken bij het vaststellen van het totale IHP (einde fase 5). Wij geloven dat een IHP tot stand dient te komen vanuit ambitie en gezamenlijke visie. De prioritering van scenario’s, kwaliteitskader etc. komt voort vanuit de visie en de ambitie uit fase 1. Indien deze ambities uiteindelijk niet op één lijn liggen met de budgetten kijken we eerst naar de mogelijkheid tot faseren, omdat we liever geen afbreuk doen aan de kwaliteit.

3. Werkwijze Ons proces is onderverdeeld in zes fasen, die gezamenlijk de basis voor het IHP vormen. Het sluit aan bij de voorstellen van de sectorraden voor aanpassing van het stelsel (bijvoorbeeld renovatie, werkwijze en status IHP).

3.1. Fase 1: visievorming In de eerste fase wordt een gezamenlijke visie van de gemeente Hulst en de schoolbesturen én kinderopvangorganisaties op opvang- en onderwijsaanbod en -huisvesting ontwikkeld. Startgesprek: in het startgesprek met de gemeente bespreken we de uitgangspunten, relevante beleidskaders, belangrijke ontwikkelingen en thema’s, de planning, het proces en de invulling van de exacte projectorganisatie. Visiebijeenkomsten: fase 1 wordt vervolgd met een tweetal fysieke bijeenkomsten waarbij het Bestuurlijk Overleg en eventueel de betrokken portefeuillehouder aanwezig is.

Met de te maken afspraken in het IHP kunnen gemeente en schoolbesturen (samen met de kinderopvangorganisaties) gezamenlijk bereiken dat leerlingen en personeel in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs kunnen leren en werken in gebouwen die bijdragen aan goede leer- en werkprestaties.

Er wordt in de eerste bijeenkomst kort toegelicht hoe het IHP-proces eruitziet, wat de deelnemers mogen verwachten en welke bijdrage zij kunnen leveren. Het Bestuurlijk Overleg wordt in de gelegenheid gesteld om te reageren op de procesaanpak. Ook inventariseren we de relevante thema’s voor het IHP en geven wij een toelichting op landelijke ontwikkelingen die meegenomen zullen worden in de visievorming. We plannen na het overleg alle overlegmomenten in. Vervolgens wordt in de tweede bijeenkomst de visie op opvang- en onderwijshuisvesting gevormd, we zullen vooraf de concept bouwstenennotitie verstrekken (1 week leestijd). Middels thematafels wordt de notitie doorgenomen. Wij zullen deze bijeenkomsten in samenspraak met u voorbereiden. Enkele centrale thema’s die we met elkaar kunnen bespreken zijn: definitie van de huisvesting, kwaliteit & ambitieniveau, duurzaamheid, TCO, renovatie/nieuwbouw, samenwerking met partners, onderwijsvraag & -aanbod, spreiding en regie, status IHP. Bouwstenennotitie: de input uit de visiebijeenkomsten wordt door ons vertaald in een ‘Bouwstenennotitie’. De notitie beschrijft het proces, de beleidskaders en de gezamenlijk geformuleerde visie en beleidsuitgangspunten: de Bouwstenen voor Beleid.

Hierin wordt uiteraard onder andere ingegaan op de status van het IHP (in blijvende relatie tot de lokale verordening), de manier waarop verantwoording wordt afgelegd over de voortgang van gemaakte afspraken en de wijze waarop het IHP naar de toekomst toe geactualiseerd en

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Pagina 4 van 20

herijkt zal worden. Ook rolverdeling en verantwoordelijkheden voor het uitvoeren van het IHP worden besproken.

in de leerlingenprognose opgenomen. Voor deze gebouwen vindt geen kwalitatieve beoordeling en geen locatieschouw van de gebouwen plaats.

De notitie wordt aan het Bestuurlijk Overleg toegestuurd en vastgesteld in het derde (digitale) overleg.

De uitkomsten worden voorgelegd aan de deelnemers van de werkgroep en ter goedkeuring aan de bestuurders voorgelegd in het vierde Bestuurlijk Overleg.

3.2. Fase 2: inventarisatie Parallel aan de fase van visievorming inventariseren wij de algemene gegevens van de huidige schoolgebouwen. Daarbij voeren wij de nulmetingen voor de onderwijsgebouwen uit op basis van onze QuickScan-methodiek. Wij houden rekening met het uitvoeren van 14 Quickscans voor 14 schoollocaties op basis van 13 scholen voor basisonderwijs, 1 school voor speciaal basisonderwijs (SBO) en de praktijkschool (excl locatie Henksdijk). Wij begrepen dat voor de 2 scholen van het Reynaertcollege reeds inventarisaties gedaan en het plan uitgewerkt is. Derhalve zal voor deze locaties geen QuickScan uitgevoerd worden. Er wordt uitgegaan van volledige Quickscans volgens de methodiek zoals omschreven in de bijlage II. als onderdeel hiervan worden locatiebezoeken aan de locaties gebracht. De scans worden inclusief een beknopte, digitale rapportage opgeleverd. Wij gaan ervan uit dat basisgegevens volledig en correct worden aangeleverd door de gemeente en schoolbesturen. Wanneer bepaalde gegevens ontbreken, bepalen we in overleg met de opdrachtgever hoe hier invulling aan gegeven kan worden. Quickscanmethodiek: formeel is op basis van de huisvestingsverordening alleen de bouwkundige staat een toetsingscriterium. Dit is een eendimensionale benadering van de kwaliteit van een schoolgebouw.

Wij pleiten ervoor om bij de beoordeling van een schoolgebouw naast de bouwkundige staat ook onderwijskundige functionaliteit, exploitatie (verbruik en CO2-uitstoot), binnenmilieu, veiligheid en uitstraling te betrekken. Ten behoeve van de QuickScan vindt naast deskresearch een locatiebezoek plaats. Op basis van deze QuickScan kijken alle betrokkenen met dezelfde bril naar de huidige situatie. Door middel van de QuickScan wordt elk van deze criteria voorzien van een score, wat leidt tot een totaalscore per gebouw. De scoring geeft daarbij een indicatie van de mogelijke vervangingstermijn van het betreffende schoolgebouw die direct ook richting geeft aan in te zetten verduurzamingsmaatregelen. Uiteraard is ook een capaciteitsanalyse onderdeel van de QuickScan. Een capaciteitsanalyse voeren we ook uit voor de aanwezige gymzalen die voor bewegingsonderwijs ingezet worden. Er wordt uitgegaan van de capaciteitsbehoefte zoals Referentie: 1734801-0016.0.1.

3.3. Fase 3: scenario-ontwikkeling In de derde fase wordt gewerkt aan de scenario-ontwikkeling. Bijeenkomsten scenario-ontwikkeling: samen met de gemeente en de werkgroep IHP worden in twee bijeenkomsten de scenario’s ontwikkeld. Volgorde daarbij is: benoemen van lokale aandachtspunten, verkennen scenario’s, benoemen voorkeursscenario’s en vaststellen voorkeursscenario’s. Collega’s uit andere afdelingen van de gemeente bijvoorbeeld van onderwijs-inhoud en het accommodatiebeleid kunnen aansluiten voor verbinding met andere beleidsterreinen. Onderwerpen zoals het behoud van kleine scholen zonder kwaliteitsadvies, stimuleren van integrale kindcentra en verbinding en samenwerking met wijk- en gemeenschapsaccommodaties komen bij deze bijeenkomsten aan bod. Om de prioritering te bepalen wordt naast de QuickScan scores gebruik gemaakt van urgentiecriteria die voortvloeien uit de Bouwstenennotie. Denk bijvoorbeeld aan het realiseren van een ideale of minimale schoolgrootte of spreiding. Hierdoor ontstaat een duidelijk verband tussen de inhoudelijke beleidsdoelen en de scenario’s. Om grip te krijgen op de informatie uit fase 1 en fase 2 en gedegen scenario’s te ontwikkelen, maken wij gebruik van kaarten. Naast het visualiseren van basisinformatie kijken we ook naar de herkomst van leerlingen.

Door rekening te houden met herkomst wordt de toekomstbestendigheid van de scenariokeuzes vergroot. Verkenning met accommodatiebeleid: samen met de gemeente worden de concept scenario’s (digitaal) besproken per locatie en verrijkt vanuit accommodatiebeleid. De scenario’s worden in het vierde Bestuurlijk Overleg goedgekeurd. Na vaststelling worden de uitkomsten van de inventarisatie en de vertaling naar de voorkeursscenario’s ter informatie gepresenteerd aan het College van B&W of de gemeenteraad en ter vaststelling voorgelegd. Wij gaan ervan uit dat wij in 2 bijeenkomsten ondersteunend aanwezig zijn.

Pagina 5 van 20

3.4. Fase 4: financiën en organisatie In de vierde fase worden de scenario’s voorzien van een financieel kader. Bijeenkomst kwaliteitsniveau en TCO: de uitgangspunten voor een kwaliteitskader nieuwbouw, vernieuwbouw en renovatie worden besproken en gezamenlijk voor de gemeente vastgesteld in het zesde Bestuurlijk Overleg. Er wordt aangesloten op bijvoorbeeld: Bouwbesluit, Frisse Scholen en de BENG/ENG-normering. Voorafgaand aan dit overleg stemmen wij graag met een collega van de afdeling financiën van de gemeente Hulst af welke uitgangspunten vanuit de gemeentelijke verordening van belang zijn om hier bewust bij aan te haken of af te wijken. Wij kunnen de gemeente Hulst ook voorzien van het door ons ontwikkelde kwaliteitsadvies waarbij er een optimum is geformuleerd voor alle thema’s van Frisse Scholen. Daarnaast worden afspraken gemaakt over Total Cost of Ownership binnen het ‘traditionele stelsel’. In de TCO-benadering wordt de financiering - naast die uit de gemeentefondsmiddelen via de gemeente - gevoed vanuit de materiële instandhouding van de scholen en een huurvergoeding door de kinderopvang of maatschappelijke partners. Er zal besproken worden hoe de financiële lasten gedragen worden en of schoolbesturen en kinderopvangorganisaties hierin een bijdrage kunnen leveren.

Doorrekening CO2-emissie scenario’s: HEVO heeft een belangrijke rol mogen spelen in de doorrekening van de routekaarten van de PO-Raad en de VO-Raad. Vanuit deze kennis en ervaring hebben wij de tool CO2MPAS gecreëerd. Deze tool berekent de CO2emissie reductie door het IHP en aanvullende ingrepen. Hiermee kunnen we inzichtelijk maken in hoeverre de klimaatdoelstellingen behaald worden en kunnen we de te nemen stappen bepalen waarmee aan de opgave uit het Klimaatakkoord kan worden voldaan. De financiële vertaling, de TCO-principes en de CO2-reductie worden in het vijfde Bestuurlijk Overleg vastgesteld.

3.5. Fase 5: Integratie IHP Het totaal van de opbrengsten uit het gehele traject, van fase 1 tot en met fase 4, wordt vastgelegd in het IHP. We voegen ook een hoofdstuk toe over hoe gemeente, schoolbesturen en opvangorganisaties een vervolg kunnen geven aan het IHP (verantwoordelijkheden en rollen). De rapportage wordt vastgesteld in het zesde Bestuurlijk Overleg en wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het College van B&W en de gemeenteraad. Wij gaan ervan uit dat wij in 2 bijeenkomsten ondersteunend aanwezig zijn.

We maken een financiële vertaling op basis van nieuwbouwcapaciteitsbehoefte voor opvang en onderwijs, voor gymzalen op basis van de leerlingenprognose en nemen een opslag op voor onder andere sloopkosten en interim-voorzieningen. We geven een duidelijke demarcatie van de geraamde kosten en treden in overleg met de afdeling Financiën van de gemeente over planning en haalbaarheid. Bij de bepaling van de investeringsniveaus maken wij gebruik van de door ons ontwikkelde en actuele bouwkostenconfiguratoren als kengetallen. Het eindproduct is een meerjaren investeringsplanning met een scope van 20 jaar, waarin de fasering van de projecten over de korte, middellange en lange termijn genoemd zijn en de eerste vijf jaar zo concreet mogelijk worden geraamd.

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Pagina 6 van 20

4. Planning

5. Projectteam

In bijlage I vindt u de planning met alle stappen zoals beschreven in hoofdstuk 3. Na goedkeuring door het college van B en W en opdrachtgunning kunnen wij starten met de werkzaamheden. We gaan daarbij uit van opdrachtverstrekking in week 5. Graag het verzoek om bij opdrachtverstrekking tevens te zorgen voor het inplannen van de beoogde vergadercyclus van het Bestuurlijk Overleg (ca. om de 4 weken). De benodigde werkgroepen kunnen wij t.z.t. inplannen met de schoolbesturen.

Wat is de samenstelling van het projectteam en waarom heeft de inschrijver voor deze samenstelling gekozen?

De planning is mede afhankelijk van de beschikbaarheid van de stakeholders en het tijdig aanleveren van de benodigde stukken. Aanvullende besprekingen kunnen zorgen voor een verschuiving in de planning. Belangrijk voor de voortgang is de aanstelling van een vaste projectleider vanuit de gemeente (opdrachtgever). Met inachtneming van de benodigde stappen (fase 1 t/m 5) zullen we na de herfstvakantie toewerken naar een “concept IHP” en eind van het jaar toewerken naar de routing richting het college en gemeenteraad.

Vanuit de kenmerken van deze opgave is ervoor gekozen om een team samen te stellen uit drie personen, allen met hun eigen competenties en toegevoegde waarde. Het team bestaat uit Irma, Jolijn en Bas. Vanuit HEVO werken wij altijd in teamsamenstelling: collega’s vullen elkaar aan, kunnen elkaar indien nodig vervangen en zorgen samen voor een meer inspirerend proces. Irma van Erp is een ervaren adviseur die zich graag inzet voor een maatschappelijk doel. Zij heeft ervaring met diverse strategische vraagstukken. Daarnaast is Irma vaak betrokken vanaf de beginfase van onderwijsprojecten (visietrajecten, haalbaarheidsstudies, Programma’s van Eisen) tot en met de ontwerpfase. Irma heeft een uitgebreide ervaring als projectmanager, heeft weet van de risico’s en kan daarop inspelen binnen het advies. Irma hecht veel waarde aan verbinding, ondersteuning en samenwerking met de stakeholders. Irma heeft oog en aandacht voor de eindgebruiker en werkt graag met de betrokken stakeholders toe naar een gedragen eindresultaat. Irma zal uw eerste aanspreekpunt zijn binnen dit project en coördineert het proces. Ze zal bij alle bijeenkomsten en besprekingen aanwezig zijn. Jolijn Prinssen-Kreijfelt is ervaren projectleider/adviseur bij HEVO. Jolijn is betrokken bij diverse trajecten waarbij het gaat om de vertaling naar huisvesting.

Vanuit haar rol is Jolijn werkzaam bij diverse gemeenten en scholen in zowel het primair als voortgezet onderwijs. Jolijn heeft een positieve en analytische benadering binnen het proces, draagt graag bij aan een betere leer- en werkomgeving en heeft oog voor detail. Ze hecht veel waarde aan creatieve en innovatieve processen met alle stakeholders. Jolijn zal Irma ondersteunen bij alle bijeenkomsten en besprekingen. Jolijn zal zorgen voor de nodige communicatie en borging binnen de op te leveren deelresultaten.

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Pagina 7 van 20

Bas Verkerk is senior adviseur voor onderwijshuisvesting bij Hevo. Hij heeft jarenlange ervaring in de begeleiding van onderwijsorganisaties in besluitvorming en financieringsvraagstukken. Hiertoe behoren onder meer het ontwikkelen van strategische huisvestingsplannen, gemeentelijke IHP’s. Bas heeft diverse gemeenten begeleidt in het traject met schoolbesturen om te komen tot een gedragen IHP en is verantwoordelijk voor alle IHP vraagstukken binnen HEVO. Bas fungeert als klankbord en zal vanuit zijn rol het totale bestuurlijke proces monitoren en erop toezien dat alle belangen en politieke/bestuurlijke verhoudingen op een juiste manier geïncorporeerd worden in het IHP-proces. Bas zal op afroep aansluiten bij de verschillende bijeenkomsten.

6. Honorarium Onze aanbieding is gebaseerd op de genoemde aanpak en planning. Daarbij is uitgangspunt dat we hoofdzakelijk uitgaan van fysieke bijeenkomsten aangezien onze ervaring leert dat dergelijke gesprekken het best ‘aan tafel’ gevoerd kunnen worden. Mocht de situatie erom vragen kunnen ook digitale of hybride bijeenkomsten georganiseerd worden. Wij hebben hiervoor verschillende mogelijkheden. In de planning is opgenomen welke overleggen fysiek en welke digitaal vormgegeven zullen worden. Op basis van het voorgaande kunnen wij u de omschreven werkzaamheden voor de procesbegeleiding van het IHP (fase 1 t/m fase 5) aanbieden voor een totaal honorarium van € 49.900 exclusief btw. Uitgangspunten • Het uitvoeren van 14 QuickScan-onderzoeken, excl. locatie Henksdijk. • Voor de afstemming met Accommodatiebeleid hebben 1 overleg opgenomen om de scenario’s per locatie te verrijken met aanvullingen vanuit Accommodatiebeleid. • In het voorstel zit de CO2-doorrekening • In de planning (bijlage I) zijn het aantal benodigde besprekingen benoemd met onderscheid naar fysiek en digitaal, deze zijn bepalend voor de omvang van de opdracht. • We hebben aan het eind van het IHP twee sessie opgenomen voor de bestuurlijke wandeling (1 met college en 1 met gemeenteraad). Mochten er onverhoopt extra werkzaamheden noodzakelijk zijn dan zullen wij hierover tijdig met u in overleg treden.

Wij houden rekening met een gemiddeld tarief voor een dagdeel van € 560,00 exclusief btw per dagdeel.

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Pagina 8 van 20

7. Ten slotte 7.1. Voorwaarden Op al onze aanbiedingen, overeenkomsten, leveringen en diensten is uitsluitend De Nieuwe Regeling 2011, versie juli 2013 (DNR 2011) van toepassing, tenzij anders is bepaald. Een exemplaar van de DNR 2011 wordt u op uw verzoek kosteloos toegezonden. Deze voorwaarden kunt u ook inzien via www.pianoo.nl. Ons voorstel kunnen wij u drie maanden gestand doen. De genoemde bedragen zijn prijsvast prijspeil 2024, uitgaande van de in deze offerte beschreven uitgangspunten. Onze tarieven zijn inclusief reis-, overleg- en bureaukosten, secretariële ondersteuning en rapportages. Wij stellen voor om in drie termijnen onze werkzaamheden te factureren. De betalingstermijn is binnen dertig dagen.

7.2. Evaluatie offerte Wij hechten er als lerende organisatie veel waarde aan onze dienstverlening continu te verbeteren en willen dan ook graag van u vernemen wat u vond van dit offertevoorstel en, bij positieve besluitvorming, hoe u de opdrachtuitvoering heeft ervaren. Indien u akkoord kunt gaan met ons voorstel, dan verzoeken wij u ter bevestiging van de opdracht één ondertekend exemplaar van deze offerte te retourneren. Ondergetekende HEVO Bas Verkerk

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Voor akkoord, Gemeente Hulst Jan van Drongelen

Pagina 9 van 20

Bijlage I: Planning Activiteiten 'IHP Hulst'

fysiek / digitaal

Januari 1

Februari 3

Maart 8

April

Mei

Juni

Juli

Augustus

Septem ber

Oktober

Novem ber

Decem ber

Januari

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1

Verkennend gesprek over off erte Opdrachtverstrekking Fase 1 - Visievorm ing Inw erken locale situatie (lezen van stukken etc) Analyse accommodatiebeleid Startgesprek gemeente Bestuurlijk Overleg 1 - Visie (voorbereiden en begeleiden) inclusief scholen, kinderopvang en maatschappelijke partners Opstellen Bouw stenennotitie Bestuurlijk Overleg 2 - Visie (voorbereiden en begeleiden) inclusief scholen, kinderopvang en maatschappelijke partners Bestuurlijk Overleg 3 - Vaststellen bouw stenen

fysiek

digitaal

Aanpassen Bouw stenennotitie Fase 2 - Inventarisatie Inventarisatie en controle gegevens Quickscans inclusief locatieschouw (voor alle onderw ijsgebouw en - 14 scans) Werkgroepleden: bespreken scan en akkoord per quickscan namens bestuur Fase 3 - Scenario Ontw ikkeling Opstellen scholenlandschap (kaart) & herkomstanalyse 1x Werkgroep Scenario's VO, PO, SBO, kinderopvang - Scenario's (incl. voorbereiden en begeleiden) Verkenning met accommodatiebeleid (scenario per locatie) 1x w erkgroep Scenario's: definitief vaststellen scenario's (incl. voorbereiden en begeleiden) Bestuurlijk Overleg 4 - Vaststellen Scenario-ontw ikkeling

fysiek

digitaal

fysiek

digitaal

Fase 4 - Financien & CO2 Overleg financieel adviseur gemeente Bestuurlijk Overleg 5 financiele uitgangspunten (voorbereiden en begeleiden)

digitaal

fysiek

Financiele vertaling en planning Doorrekening CO2 Scenario Fase 5 - Integratie IHP Opstellen IHP (en aanpassing) Bestuurlijk Overleg 6 - bespreken concept IHP

fysiek

Voorbereiden en presenteren gemeenteraad/college 'volledig IHP' (2 sessies inclusief voorbereiding presentatie)

fysiek

BO PA

OPTIONEEL: Uitvoering IHP Opstellen draaiboek Opstellen uitvoeringsprogramma eerste 5 jaar Bestuurlijk Overleg 7 - bespreken concept draaiboek & uitvoeringsprogram m a fysiek bijw erken draaiboek en uitvoeringsprogramma Bestuurlijk Overleg 8 - bespreken concept IHP

fysiek 10-18 feb Legenda:

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Verw erkingstijd

27 april -5 mei Leestijd

O Ambtelijk overleg

6 juli-18 augustus WG Werkgroep

BO Bestuurlijk overleg

21-26 okt

21 dec - 5 jan

PA Politieke afstemming (college / gemeenteraad)

Pagina 10 van 20

Bijlage II: Quickscanmethodiek HEVO Het fundament van een IHP is gelegen in overzicht in basisgegevens en een objectieve nulmeting van de gebouwen. Pas na vaststelling van de basisgegevens en de kwaliteit van de gebouwen is het mogelijk om scenario’s te formuleren en te prioriteren.

Toelichting Quickscanmethodiek HEVO zet ten behoeve van de beoordeling van huisvestingsportefeuilles in het onderwijs sinds 2010 de ‘Quickscanmethodiek’ in om schoolgebouwen te beoordelen. Het aantal uitgevoerde Quickscans bedraagt inmiddels meer dan 1.500. De Quickscan brengt alle relevante basisinformatie voor een schoolgebouw in beeld, zoals leerlingenprognoses, ruimtebehoefte en de basisgegevens. Vervolgens vindt er een kwaliteitsbeoordeling plaats waarbij een schoolgebouw op zes thema’s wordt beoordeeld: uitstraling, bouwkundige staat, veiligheid, binnenmilieu, exploitatie en onderwijskundige functionaliteit. Er wordt bewust breder gekeken dan alleen bouwkundige staat. Het is immers niet de vraag of een pand een goed gebouw is, maar of een pand een goed schoolgebouw is. De Quickscan dient als instrument voor gemeenten en/of schoolbesturen om inzicht te krijgen in de kwaliteit van een schoolgebouw. Het doel van de Quickscan is om te duiden wat het natuurlijke vervangingsmoment is van het gebouw. De Quickscan maakt daarvoor onderscheid in 0-5 jaar, 5-10 jaar, 10-20 jaar en 20 jaar en verder.

Procesmatig (en qua communicatie) leggen wij de Quickscans na afronding van de rapportages in individuele interviews voor aan de schoolbesturen en de gemeente. Dit geeft ook direct input voor het IHP traject. Vervolgens worden de rapportages aangepast en gepresenteerd aan het Bestuurlijk Overleg.

Dashboard In 2020 hebben wij onze Quickscan gedigitaliseerd in een online omgeving, waarbij er via een Dashboard inzicht wordt gegeven in de gehele portefeuille. Op de volgende pagina’s treft u een voorbeeld van een volledige QuickScan rapportage. Onze Quickscans worden in principe in een digitale omgeving opgeleverd. Om die reden betreft het hier een uittreksel van een digitale QuickScan rapportage.

In de beoordeling wordt rekening gehouden met de verantwoordelijkheden van gemeenten (nieuwbouw en renovatie) en schoolbesturen (onderhoud en exploitatie). Zo beoordeelt de Quickscan bouwkundige staat bijvoorbeeld voor een belangrijk deel op leeftijd, zodat schoolbesturen die gebouwen als goed huisvader zeer goed onderhouden niet een te hoge score toegekend krijgen. Dit voorkomt dat zij benadeeld worden door eigen investeringen en een te lange vervangingstermijn geadviseerd krijgen. De score voor bouwkundige staat wordt bijgesteld wanneer levensduur verlengende renovatie heeft plaatsgevonden. HEVO houdt de Quickscan actueel door bij nieuwe eisen aan gebouwen (bijvoorbeeld ten aanzien van energieprestatie) de manier van scoren daar op aan te passen. Zo is exploitatie inmiddels een toets op duurzaamheid waarbij wordt gekeken naar de CO2uitstoot van een schoolgebouw.

Referentie: 1734801-0016.0.1.

Pagina 11 van 20