Was-wordt-tabel wijziging instructie voor de griffier 2012 2026

Was-wordt-tabel wijziging Instructie voor de Griffier 2012 ten opzichte van de Instructie voor de Griffier 2026 Leeswijzer In de ‘bestaande tekst’ zijn de woorden en leestekens waaraan iets verandert, cursief gezet. In de ‘nieuwe tekst’ zijn de nieuwe woorden en leestekens vet gedrukt Er wordt een (nieuw) eerste artikel toegevoegd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

-

Artikel 1 Definities Deze instructie verstaat onder: - college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten; - griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; - griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers; - seniorenconvent: orgaan ingesteld ingevolge artikel 5 Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de gemeente Houten; - werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.

Toelichting: - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Toevoeging van artikel 1 ter verduidelijking van de gehanteerde definities in de instructie van de griffier en ter bevordering van de leesbaarheid. - Artikel 1 is voorzien van de titel ‘definities’, dit ter verduidelijking van de inhoud. NB Artikel 1, zoals opgenomen in de instructie van de griffier (2012) zal gewijzigd worden in artikel 2, wegens de toevoeging van artikel 1 (definities).

Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 1 1. De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning en advisering van de leden van de raad. 2. De griffier draagt desgevraagd en uit eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad via Raadsnet en de gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap. 3. De griffier draagt er, zo nodig in overleg met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische en zo nodig inhoudelijke bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke. 4. De griffier voert de werkzaamheden uit die hem worden opgedragen in de bepalingen uit het Reglement van Orde voor de werkzaamheden van de gemeenteraad 2009, de Verordening Rondetafelgesprekken 2009, de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2009 en de Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad en de bepalingen uit de Verordening Burgerinitiatief.

Artikel 2 Algemene taken en verantwoordelijkheden 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad (hierna te noemen: ‘raad’) en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen. 2. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de raad, de voorzitter van de raad, de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden. 3. De griffier draagt zorg voor de informatievoorziening van de leden van de raad, via het raadsinformatiesysteem en de gebruikelijke kanalen, die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap. 4. De griffier draagt er, zo nodig in overleg met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische en zo nodig inhoudelijke bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke. 5. De griffier voert de werkzaamheden uit die hem worden opgedragen in de bepalingen uit het Reglement van Orde voor de werkzaamheden van de gemeenteraad, de Verordening Rondetafelgesprekken, de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en de Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad en de bepalingen uit de Verordening Burgerinitiatief.

Toelichting: - Het oorspronkelijke artikel 1 wordt vervangen door het geactualiseerde artikel 2, met daarin een accurate beschrijving van taken en verantwoordelijkheden. - Artikel 2 is voorzien van de titel ‘algemene taken en verantwoordelijkheden’, ter verduidelijking. - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Toevoeging van ‘goede en’ aan lid 1; - toevoeging van lid 2, waarin de adviesrol van de griffier wordt verduidelijkt; - wijziging van lid 3, waarbij Raadsnet wordt vervangen door ‘het raadsinformatiesysteem’, in verband met systeemwijziging(en).

Artikel 2 en 3: worden als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 2 De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad en de voorzitters van de rondetafelgesprekken bij een goede voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

Artikel 3 Taken besluitvorming 1. De griffier adviseert de voorzitter van de raad en de voorzitters van de rondetafelgesprekken over een goede voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen. 2. De griffier adviseert de raad en de voorzitter van de raad over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling. 3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 4. a. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de raad, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen. b. De griffier draagt zorg voor een tijdige verzending van de voorlopige agenda’s, notulen en overige stukken aan raadsleden. 5. De griffier registreert de toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad.

Artikel 3 1. De griffier draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de raadsvergaderingen. 2. De griffier draagt zorg voor een tijdige verzending van de voorlopige agenda’s, notulen en overige stukken aan raadsleden. 3. De griffier registreert de toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad.

Toelichting: - Artikelen 2 en 3 van de instructie van de griffier 2012 zijn samengevoegd in de gewijzigde versie 2026 tot ‘artikel 3’ - Artikel 3 is voorzien van de titel ‘taken besluitvorming’ , dit ter verduidelijking van de inhoud - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Wijziging van het woord ‘ondersteunt’ in artikel 2 naar het woord ‘adviseert’ in artikel 3; - toevoeging van lid 2, waarin de adviserende rol rondom besluitvorming van de griffier aan de raad of voorzitter wordt verduidelijkt. - toevoeging van ‘is aanwezig bij vergadering van de raad’ in lid 3; - het oorspronkelijke lid 3 van artikel 3 is gewijzigd naar lid van het nieuwe artikel 3, maar is inhoudelijk niet gewijzigd; - toevoeging van lid 4 a en b aan het nieuwe artikel 3, waarin de oorspronkelijke inhoud van lid 1 en 2 is samengevoegd en geactualiseerd.

Artikel 4: wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 4 De griffier draagt zorg voor de jaarplanning van de raadsvergadering en rondetafelgesprekken.

Artikel 4 Taken jaarplanning De griffier draagt zorg voor de jaarplanning van de raadsvergadering en rondetafelgesprekken.

Toelichting: - Artikel 4 is voorzien van de titel ‘taken jaarplanning’ , dit ter verduidelijking van de inhoud Artikel 5: wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 5 1. De griffier is secretaris van het seniorenconvent en de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. De griffier is de agendacommissie behulpzaam bij het vaststellen van de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de raad en de rondetafelgesprekken.

Artikel 5 Taken seniorenconvent en agendacommissie 1. De griffier is als secretaris aanwezig bij het seniorenconvent en de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. De griffier is de agendacommissie behulpzaam bij het vaststellen van de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de raad en de rondetafelgesprekken. 3. Indien het seniorenconvent of de agendacommissie aanvullende ondersteuning of advies nodig heeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Toelichting: - Artikel 5 is voorzien van de titel ‘taken seniorenconvent en agendacommissie’ , dit ter verduidelijking van de inhoud - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Tekstuele wijziging van het eerste lid, ‘als secretaris aanwezig’, zodat niet alleen de rol van secretaris, maar ook de aanwezigheid van de griffier bij deze gremia is geborgd in de instructie; - toevoeging van derde lid over evt. aanvullende ondersteuningsbehoefte van het seniorenconvent of de agendacommissie en de rol van de griffier.

Artikel 6 en 7 worden als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 6 De griffier is verantwoordelijk voor de externe communicatie van de raad.

Artikel 6 Externe communicatie en voorlichting burgers 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de externe communicatie van de raad. 2.De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen. 3. De griffier verleent ondersteuning aan burgers van Houten die contact zoeken met de raad, in de vorm van gesprekken of ten behoeve een burgerinitiatief.

Artikel 7 De griffier geeft informatie aan burgers van de gemeente Houten inzake het functioneren van de raad. De griffier verleent ondersteuning aan burgers van Houten die contact zoeken met de raad hetzij in de vorm van gesprekken hetzij in de vorm van een burgerinitiatief.

Toelichting: - Artikelen 6 en 7 van de instructie van de griffier 2012 zijn samengevoegd in de gewijzigde versie 2026 tot ‘artikel 6’ - Artikel 6 is voorzien van de titel ‘externe communicatie en voorlichting burgers’ , dit ter verduidelijking van de inhoud. - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Toevoeging van zowel ‘adviseert de raad over de invulling en’ als ‘de uitvoering van de’ aan lid 1, waarmee de adviserende en uitvoerende rol die de griffier vervult rondom communicatie wordt verduidelijkt; - toevoeging van lid 2 over de verantwoordelijkheid rondom publicatie van agenda’s, voorstellen en verslagen; - in lid 3 is artikel 7 deels opgenomen, het cursieve eerste gedeelte van artikel 7 is vervallen omdat dit inhoudelijk gedekt is door lid 1, 2 en 3. Artikel 8: wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 8 1. De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een activiteitenplan dat in overleg met de leidinggevende van de griffie wordt vastgesteld. 2. De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden.

Artikel 7 Management griffie 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie. 2. De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een activiteitenplan dat in overleg met de medewerkers wordt vastgesteld. 3. De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit

en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie. 4. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten van de griffie.

Toelichting: - Artikel 8, zoals opgenomen in de instructie 2012, zal gewijzigd worden in ‘artikel 7’. - Artikel 7 is voorzien van de titel ‘Management griffie’ , dit ter verduidelijking van de inhoud. - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Toevoeging van lid, waarin de hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijkheid van de griffier expliciet wordt vermeld; - wijziging van eerste lid naar tweede lid, waarin overleg ‘met de medewerkers’ is opgenomen over het activiteitenplan waarop de griffier toeziet; - lid twee het het oorspronkelijke artikel vervalt en wordt vervangen door het geactualiseerde en meer specifiek geformuleerde lid 3 en lid 4. Artikel 9: wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 9 1. De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. 2. De griffier voert periodiek overleg met de voorzitters van de rondetafelgesprekken.

Artikel 8 Periodieke overleggen 1. a. De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. b. In aanvulling op het eerste lid, overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer. 2. De griffier voert periodiek overleg met de voorzitters van de rondetafelgesprekken.

Toelichting: - Artikel 9, zoals opgenomen in de instructie 2012 zal gewijzigd worden in artikel 8. - Artikel 8 is voorzien van de titel ‘Periodieke overleggen’ , dit ter verduidelijking van de inhoud. - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Toevoeging van ‘ onder a en b’ aan lid 1 waarbij ‘onder b’ is toegevoegd om ook het overleg wat afzonderlijk gevoerd wordt door de griffier, waaronder ook met de accountant en rekenkamer vast te leggen in deze instructie.

Artikel 10: wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 10 De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt.

Artikel 9 Verantwoording raad De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt.

Toelichting: - Artikel 10, zoals opgenomen in de instructie 2012 zal gewijzigd worden naar artikel 9, wegens de hierboven vermelde toevoeging van artikel 1 (definities). Artikel 11: wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 11 1. Indien de griffier langer dan dertig dagen verhinderd is zijn functie te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan het seniorenconvent. 2. De griffier draagt er overigens zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid vanwege andere redenen zijn vervanging adequaat geregeld is.

Artikel 10 Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier langer dan dertig dagen verhinderd is zijn functie te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan het seniorenconvent. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

Toelichting: - Artikel 11, zoals opgenomen in de instructie 2012, zal gewijzigd worden in artikel 10. - Artikel 11 is voorzien van de titel ‘Verhindering en vervanging’, dit ter verduidelijking van de inhoud. - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Wijziging van lid 2, waarbij expliciet is aangegeven dat de griffier vervangen dient te worden door een (of meer) daartoe door de raad aangewezen plaatsvervangers.

Artikel 12: wordt als volgt gewijzigd: Bestaande tekst

Nieuwe tekst

Artikel 12 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met het raadslid die namens de raad de werkgeversrol voor de griffie vervult, en informeert vervolgens het seniorenconvent. 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Artikel 11 Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voert de griffier, voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie en informeert vervolgens het seniorenconvent. 2. De instructie voor de griffier (2012) vervalt. 3. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Gemeente Houten (2026)

Toelichting: - Artikel 12, zoals opgenomen in de instructie 2012, zal gewijzigd worden in artikel 11. - Artikel 12 is voorzien van de titel ‘Slotbepalingen’, dit ter verduidelijking van de inhoud. - Gelet op de modelinstructie voor de griffier 2025 van de VNG, zijn ter actualisatie de onderstaande inhoudelijke zaken toegevoegd en/of gewijzigd: - Wijziging van lid 1, zodat deze expliciet maakt met welke functionaris de griffier, voor zover nodig, dient te overleggen in alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet; - toevoeging van nieuw lid 2, waarin wordt aangegeven dat de oorspronkelijke instructie (2012) vervalt; - wijziging van oorspronkelijke lid 2 naar lid 3, is verder inhoudelijk ongewijzigd; - toevoeging van lid 4, ter verduidelijking van de titel/benaming van deze instructie wanneer deze wordt aangehaald.