Verantwoordingsdocument Afvaardigingscommissie

Afvaardigingscommissie

Verantwoording integriteitsonderzoek Verantwoording voor het laten uitvoeren van het integriteitsonderzoek in opdracht van de gemeenteraad Houten

Houten, 11 maart 2025 Marian Aanen, Hanny van Doorn, Anneke Dubbink, Agna van Rees, Marcel van Gooswilligen, Eef Stiekema

Inhoud 1.

Inleiding ....................................................................................................................... 2

2.

Rol en mandaat procesbegeleiding ................................................................................ 3

3.

Rol en mandaat afvaardigingscommissie ........................................................................ 4

4.

Marktverkenning, offerte uitvraag, bureauselectie en opdrachtformulering ....................... 5

5.

Uitvoering onderzoek .................................................................................................... 7

6.

Proces voor bespreking onderzoeksrapport ...................................................................11

7.

Doorlooptijd van het onderzoek ....................................................................................19

8.

Voorbereiding debat- en besluitvormende raad ..............................................................20

9.

Woo-verzoek ...............................................................................................................22

10. Tenslotte .....................................................................................................................23 11. Tijdlijn .........................................................................................................................24

Versie 11

1

1. Inleiding Naar aanleiding van het interpellatiedebat op 9 juli 2024 is door de raad unaniem een motie aangenomen voor het uitvoeren van een integriteitsonderzoek. De plaatsvervangende voorzitter van de raad en de voorzitter van het seniorenconvent hebben daarbij de opdracht gekregen het proces te begeleiden. De opdracht van de raad luidt: “De raad draagt de voorzitter van het seniorenconvent en de plaatsvervangend voorzitter van de raad op: Om als procesbegeleider een evenwichtige afvaardiging van de raad te ondersteunen in het op korte termijn laten uitvoeren van het onafhankelijk integriteitsonderzoek van de raad naar de ambtelijk-bestuurlijke samenwerking van de gemeente Houten, waarbij in ieder geval onderzoek gedaan wordt naar: a. het voltallig college van burgemeester en wethouders, de brede huidige en vertrokken ambtelijke top en ambtelijke organisatie; b. de feiten over de ambtelijk-bestuurlijke samenwerking van 2019 tot nu; c.

de aanhoudende zorgen inzake ambtelijk-bestuurlijke samenwerking, waarbij ambtenaren uitgenodigd worden om zich uit te spreken en alle signalen moeten worden onderzocht; Het onderzoek in september 2024 te laten afronden en voor te leggen aan de gemeenteraad om uiterlijk in het vierde kwartaal 2024 passende maatregelen te kunnen nemen.” In dit verantwoordingsdocument zijn de voorbereidingen, besluiten en voortgang voor het laten uitvoeren van het onderzoek beschreven.

Versie 11

2

2. Rol en mandaat procesbegeleiding

Besluit 18 juli 2024 door senioren raad

Leidraad voor de werkzaamheden van de procesbegeleiding is dat er een goede balans is tussen • draagvlak bij de raad • zorgvuldigheid naar alle betrokkenen • voortvarendheid in het proces. De voorzitter van het seniorenconvent en de plaatsvervangend voorzitter van de raad zijn in dit proces aanspreekbaar op hun rolvastheid en de bovengenoemde uitgangspunten. De werkzaamheden van de procesbegeleiders hebben -in elk geval- betrekking op: • voeren van verkennende gesprekken met potentiële externe bureaus (marktverkenning); • inzicht bieden van de opdrachtformulering en adviseren over selectie van bureaus; • voorzitten / begeleiden van de afvaardigingscommissie; • eerste aanspreekpunt zijn voor het geselecteerde extern bureau inzake het proces van voorbereiding en uitvoering van het onderzoek; • organiseren van randvoorwaarden (planning, organisatie, communicatie, budget) om extern onderzoek mogelijk te maken; • bewaken van en adviseren over breedte en diepte van het onderzoek (betrekken van alle relevante organisatieniveaus/functies/onderdelen).

Versie 11

3

3. Rol en mandaat afvaardigingscommissie

Besluit 18 juli 2024 door senioren raad

De coalitie en de oppositie vaardigen elk twee senioren/fractievoorzitters af zodat er een commissie van vier raadsleden is gevormd. De afvaardigingscommissie vervult het opdrachtgeverschap namens de raad. De voorzitter van het seniorenconvent en de plaatsvervangend voorzitter van de raad vervullen de rol van (technisch) voorzitter in deze afvaardigingscommissie en zijn adviserend. In totaal bestaat de totale commissie dan uit zes personen. Leidraad voor de werkzaamheden van de afvaardigingscommissie is dat er een goede balans is tussen • draagvlak bij de raad • zorgvuldigheid naar alle betrokkenen • voortvarendheid in het proces Besluit 25 juli 2024 De afvaardigingscommissie heeft haar werkzaamheden daarna verder door afvaardigingscie geconcretiseerd.

De werkzaamheden van de afvaardigingscommissie hebben in de rol van opdrachtgever -in elk geval- betrekking op: • vaststellen van /besluiten over de opdrachtformulering • selectie van (minimaal) twee externe bureaus voor uitnodiging offerte uit te brengen • selecteren van extern bureau voor uitvoering van het integriteitsonderzoek • inhoudelijke gesprekspartner zijn voor extern bureau gedurende de uitvoering van het onderzoek (voortgang onderzoek; bespreken dilemma’s/knelpunten; beslissingen inzake doorlooptijd, meerwerk); • verantwoordelijk voor (tussentijds) informeren van de raad over de proces/procedure indien relevant; • verantwoordelijk voor (tussentijds) informeren van het college over proces/procedure indien relevant; • verantwoordelijk voor (tussentijds)informeren van de ambtelijke organisatie en griffie(r) over proces/procedure indien relevant; • verantwoordelijk voor de voorbereiding van het rapporteren over het onderzoek aan de gemeenteraad.

De afvaardigingscommissie heeft tevens besloten dat besluiten inzake haar werkzaamheden op basis van consent1 worden genomen.

Consent betekent dat je besluiten neemt waar geen van de aanwezigen meer een bezwaar op heeft. Zo worden gedragen besluiten genomen, nemen betrokkenen eigenaarschap op zich en geven uitvoering aan wat besloten is. 1

Versie 11

4

4. Marktverkenning, offerte uitvraag, bureauselectie en opdrachtformulering Marktverkenning

Besluit 25 juli 2024 door afvaardigingscie

De procesbegeleiders hebben ter voorbereiding gesproken met vertegenwoordigers van vier externe bureaus. Deze voorbereidende besprekingen hebben plaatsgevonden op 15 en 16 juli 2024. Alle bureaus hebben ervaring in de overheidssector c.q. gemeente. Zij konden referenties geven voor casuïstiek indien deze in de media bekend waren. Ter voorbereiding op de gesprekken hebben de bureaus vooraf informatie ontvangen2. Op basis van de inhoud van de gevoerde gesprekken hebben de procesbegeleiders een overzicht gemaakt voor de afvaardigingscommissie van de respectievelijke insteek hoe bureaus de opdracht hebben geïnterpreteerd, wat hun aanpak is en wat aandachtspunten zijn. Offerte uitvraag

Besluit 29 juli 2024 door afvaardigingscie

Het stond de commissie vrij één of meerdere offertes uit te vragen. Vanuit inkoopbeleid van de gemeente Houten zijn er geen belemmeringen, hierover is afstemming geweest met het hoofd Inkoop van de gemeente Houten. Door de procesbegeleiders is een offerte-uitvraag document opgesteld. De inhoudelijke punten die daarin genoemd zijn, zijn tevens gehanteerd als objectieve criteria voor de beoordeling van de offerte. In de gesprekken met de aanbieders is benadrukt dat mocht blijken dat er (vriendschappelijke) relaties en of verbanden zijn tussen bestuurders/ambtenaren en de bureaus, dit een knock-out criterium is voor de selectie. Dit vanuit het oogpunt van het bewaken van de onafhankelijkheid en het voorkomen van belangenverstrengeling. De afvaardigingscommissie heeft een verzoek voor het aanbieden van een offerte (RfP) aan drie bureaus verstrekt. De bureaus hadden gelegenheid tot 12 augustus 2024 om hun offerte aan te bieden. Twee bureaus zijn ingegaan op dit verzoek en hebben offerte uitgebracht. Eén bureau heeft aangegeven niet de capaciteit te kunnen leveren om binnen de gevraagde doorlooptijd de opdracht te kunnen uitvoeren. Op 7 augustus 2024 heeft één van de uitgenodigde bureaus kenbaar gemaakt dat de motie spreekt van een onafhankelijk integriteitsonderzoek. Het betreffende bureau heeft aangegeven dat het bureau al een klantrelatie heeft met de gemeente Houten.

De afvaardigingscommissie heeft desgevraagd daarop aangegeven dat het bureau wel offerte mag uitbrengen en bevestigd dat het begrip onafhankelijk tot uitdrukking heeft willen brengen dat de onderzoeker van buiten (extern) de gemeentelijke organisatie dient te komen en de onderzoekers niet betrokken zijn geweest bij werkzaamheden voor de gemeente Houten, noch op enige wijze relaties of contacten hebben met bestuurders en/of de ambtelijke organisatie van Houten. De commissie heeft bij de andere offerte aanbieder(s) navraag gedaan en toen bleek dat dit ook gold voor de andere bureaus. Ook aan hen is daarop de verduidelijking over het begrip onafhankelijkheid gegeven.

Bureaus die uitgenodigd zijn voor de verkennende gesprekken hebben vooraf de volgende informatie ontvangen: de aangenomen motie integriteitsonderzoek; de brief van de OR en de duidingsmail van de interim directie (met instemming van interim directieleden) 2

Versie 11

5

Bureau selectie

Besluit 19 aug 2024 door afvaardigingscie

De afvaardigingscommissie heeft op 15 augustus 2024 gesprekken gevoerd met twee bureaus. De afvaardigingscommissie heeft vervolgens op 15 en 19 augustus 2024 daarover vergaderd met als uitkomst dat unaniem bureau Capra is geselecteerd. Dit bureau voldeed aan de inhoudelijke vereisten die de afvaardigingscommissie heeft opgesteld, bleek een kritische gesprekspartner gedurende de gesprekken, deed constructieve voorstellen, kon voldoen aan het leveren van de benodigde expertise en capaciteit en kon gemotiveerd aangeven dat het niet realistisch was om te verwachten dat een rapport al in september zou kunnen worden geleverd. De eerste bespreking met de onderzoekers van het bureau heeft plaatsgevonden op 21 augustus 2024. Opdrachtformulering

Besluit 19 aug 2024 door afvaardigingscie

De opdracht voor de uitvoering van het integriteitsonderzoek is als volgt geformuleerd: a. Voer een onderzoek uit naar de integriteit in de ambtelijk-bestuurlijke samenwerking binnen de gemeente Houten, waarbij in ieder geval wordt gekeken naar het voltallige college, de brede huidige en vertrokken ambtelijke top en de ambtelijke organisatie. b. Breng daarbij de relevante feiten en omstandigheden in beeld over die ambtelijkbestuurlijke samenwerking sinds 2019 en onderzoek de geuite aanhoudende zorgen over die ambtelijk-bestuurlijke samenwerking op waarheid en relevantie. c. Doe waar mogelijk concrete aanbevelingen voor verbetering van de samenwerking en voorkoming van herhaling. Gunning en kosten

Besluit 19 aug 2024 door afvaardigingscie

Na de gunning aan het bureau door de afvaardigingscommissie is een opdrachtbrief opgesteld en ondertekend door de gemeentesecretaris namens de gemeente Houten. De geraamde kosten van het onderzoek bedragen € 150.000,- (ex btw en 5% bureaukosten). De kosten zijn verantwoord in de periodieke bestuur rapportage die op 12 november 2024 aan de raad is voorgelegd en unaniem is goedgekeurd. Bij de uitvoering bleek dat er meerkosten te zijn ter waarde van € 50.000,- (ex btw en 5% bureaukosten). Deze worden verwerkt in de jaarrekening en achteraf aan de raad voorgelegd ter goedkeuring. Op verzoek van de afvaardigingscommissie is op 15 januari 2025 overleg geweest tussen de directeur bedrijfsvoering van de gemeente Houten en Capra. De uitkomst daarvan is dat Capra akkoord is gegaan met een korting van 15% op de totale rekening.

Versie 11

6

5. Uitvoering onderzoek 5.1 Scope doelgroep

Besluit 29 juli 2024 door afvaardigingscie

a. De afvaardigingscommissie heeft aan de onderzoekers aangegeven dat de griffier tot de doelgroep behoort van het onderzoek (ambtelijk-bestuurlijke samenwerking) en de consequentie van die keuze betekent dat de griffier de afvaardigingscommissie niet kan ondersteunen. Benadrukt wordt dat deze keuze vooral ingegeven is om de rollen zuiver te houden en niet uitgelegd mag worden als gebrek aan vertrouwen in de griffier. Besluit 19 aug door afvaardigingscie

b. De afvaardigingscommissie vindt het bijzonder belangrijk recht te doen aan de opdracht dat ambtenaren uitgenodigd worden om zich uit te spreken over aanhoudende zorgen inzake ambtelijk-bestuurlijke samenwerking en alle signalen daarover moeten worden onderzocht. Er is een (extern) e-mailadres door Capra opengesteld waarin ambtenaren duidelijk omschreven en goed onderbouwd kunnen aangeven wat zij graag zouden inbrengen over hun eigen ervaringen met de ambtelijk-bestuurlijke samenwerking. De onderzoekers maken vervolgens een afweging of dit aanleiding is voor een interview en nemen daarover contact op met de betrokkene. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen. De emailcorrespondentie via dit e-mailadres is vertrouwelijk en uitsluitend inzichtelijk voor de onderzoekers. Het e-mailadres luidde: houten@capra.nl. De gesprekken vonden plaats op een locatie in de nabijheid van het gemeentehuis (maar niet in het gemeentehuis). c. Naar aanleiding van een signaal van de gemeentesecretaris is op 17 september 2024 een inloopspreekuur voor ambtenaren georganiseerd, bedoeld om medewerkers van de ambtelijke organisatie te informeren en vragen te beantwoorden.

De afvaardigingscommissie heeft -na overleg met de onderzoekers- hiertoe besloten omdat het verstandig en gerechtvaardigd is uit te stralen dat we alles doen wat redelijkerwijs mogelijk is om de drempel voor deelname zo laag mogelijk te laten zijn. Enerzijds om ervoor te zorgen dat geen belangrijke informatie gemist wordt en anderzijds om met recht en reden te kunnen zeggen dat wat nu niet boven tafel komt buiten beschouwing heeft kunnen en moeten blijven. Wie wat te zeggen heeft over ervaringen met de ambtelijk- bestuurlijke samenwerking in de in de onderzoeksperiode vastgelegde onderzoeksperiode, spreekt nu, wie dat niet doet kan daar later in principe niet meer op terug komen. Gebruik maken van het inloopspreekuur met de onderzoekers van Capra is vrijblijvend en vertrouwelijk, tenzij er iets anders wordt afgesproken. De uitnodiging voor het inloopspreekuur is via de gemeentesecretaris aan de ambtelijke organisatie gecommuniceerd. Om aan zorgen en belemmeringen tegemoet gekomen is afgesproken dat er niets voor het onderzoek wordt vastgelegd en gebruikt zonder voorafgaande instemming van de geïnterviewde personen. 5.2 Communicatie

Besluit 19 aug door afvaardigingscie

a. De afvaardigingscommissie begrijpt dat het onderzoek en de aanleiding hiervoor, het nodige losmaakt bij de medewerkers in de ambtelijke organisatie, bij de leden van het college van burgemeester en wethouders, bij de griffier, de oud-wethouders, oud-interim directie en bij de gemeenteraadsleden. De signalen die zijn afgegeven, moeten grondig worden onderzocht om te kunnen bepalen of maatregelen moeten worden genomen. Maatregelen

Versie 11

7

b.

c.

d.

e.

f.

g.

die in beginsel veel impact kunnen hebben op personen en de organisatie moeten gebaseerd zijn op zorgvuldig en objectief onderzoek naar de relevante feiten en omstandigheden. De afvaardigingscommissie zal -tenzij er dringende redenen voor zijn- niet inhoudelijk communiceren (pers en social media) over het onderzoek om het risico te verkleinen dat het onderzoek door externe factoren wordt belemmerd, beïnvloed of vertraagd. Deze afspraak is ook (via de fractievoorzitters) met raads- en commissieleden gemaakt vanwege dezelfde redenen, te weten geen uitingen te doen via de (social) media of in de wandelgangen. De afvaardigingscommissie heeft daarnaast allen die betrokken zijn bij het onderzoek (met name ambtenaren en leden van het college van burgemeester en wethouders) verzocht dezelfde terughoudendheid in acht te nemen. Met het onderzoeksbureau is afgesproken dat zij bij vragen vanuit de pers geen commentaar geeft, maar verwijst naar de gemandateerde vertegenwoordiger van de opdrachtgever, te weten de afvaardigingscommissie. Ook de betrokken woordvoerder van de gemeente Houten is hiervan op de hoogte en volgt dezelfde lijn. De commissie heeft tijdens het onderzoek afstemming gehad met de communicatieadviseur van de gemeente (die ook benaderd wordt door de pers) en deze heeft desgevraagd geadviseerd over de communicatie uitingen door de commissie.

Vooraf zijn met de gemeentesecretaris afspraken gemaakt over de (professionele) onafhankelijkheid van de communicatieadviseur. Op 25 en 26 augustus 2024 zijn respectievelijk de burgemeester en de gemeentesecretaris en de wethouders geïnformeerd over het proces en de planning door de afvaardigingscommissie. Op 28 augustus 2024 heeft een hybride medewerkersbijeenkomst plaatsgevonden in de raadszaal, waar de voltallige afvaardigingscommissie aanwezig was om een toelichting te geven op het voorgenomen onderzoek en konden er vragen worden gesteld. Hierbij waren ruim 130 ambtenaren aanwezig. Naar aanleiding van deze bijeenkomst zijn (nog meer) vragen gesteld die naderhand schriftelijk zijn beantwoord en aan de gemeentesecretaris gestuurd. In de periode van uitvoering is het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris, de griffier, de ambtelijke organisatie en de raad geïnformeerd over het verplaatsen van de opleverdatum van het onderzoeksrapport. Hierover is uitsluitend proces-informatie gegeven. Ook de media zijn -op dezelfde wijde- geïnformeerd indien zij hierover vragen stelden (zie ook hoofdstuk 7).

5.3 Vertrouwelijkheid

Besluit 10 sept 2024, 3 okt en 29 okt 2024 door afvaardigingscie

a. Via de gemeentesecretaris is een zorg van ambtenaren naar voren gekomen over de inzage van verslagen door de opdrachtgever (de raad). In het protocol van Capra staat dat de vertrouwelijke gespreksverslagen als bijlagen van het rapport zijn in te zien door de opdrachtgever. Aangezien de Raad opdrachtgever is zou dit betekenen dat alle raadsleden ook inzage kunnen hebben in de vertrouwelijk gespreksverslagen die als bijlage van het rapport zijn toegevoegd. Vanzelfsprekend wordt het rapport wel aan de voltallige raad gepresenteerd. Dit rapport wordt opgesteld op een wijze dat de inhoud ervan zoveel mogelijk niet herleidbaar is naar de geïnterviewde personen. Vanwege de context zal dit niet

Versie 11

8

te allen tijde mogelijk zijn. De vertrouwelijke bijlagen zijn uiteraard wel herleidbaar naar personen. Aangezien de raad heeft uitgesproken het belangrijk te vinden dat ambtenaren zich vrijelijk kunnen uitspreken, is advies gevraagd aan Capra. Zij erkenden dat inzage van de bijlagen van de vertrouwelijk gespreksverslagen van ambtenaren inderdaad mogelijk drempelverhogend kan werken. Capra heeft de mogelijkheid voorgesteld dat alleen de afvaardigingscommissie de bijlagen van de vertrouwelijke gespreksverslagen van ambtenaren kunnen inzien en de raad dit informatierecht aan de afvaardigingscommissie delegeert. Aangezien dit een formeel informatierecht is van de raad (conform de gemeentewet) heeft de afvaardigingscommissie dit voornemen op 7 september 2024 voorgelegd aan de senioren van de raad. De uitkomst is -na ruggenspraak in de fracties- dat de meerderheid er de voorkeur aan geeft dat alle raadsleden, inclusief de afvaardigingscommissie, afzien van hun informatierecht en geen inzage hebben in de gespreksverslagen van ambtenaren (met uitzondering van gemeentesecretaris, griffier en directieleden). Aangezien deze optie op breed draagvlak kan rekenen en de meest optimale keuze is om de drempel voor deelname door ambtenaren te verlagen is deze optie op 10 september 2024 overgenomen door de afvaardigingscommissie en kenbaar gemaakt aan de onderzoekers.

Op 11 september 2024 is de gemeentesecretaris geïnformeerd over het besluit van de afvaardigingscommissie dat de gespreksverslagen van de ambtenaren niet met naam worden genoemd in het rapport en de gespreksverslagen niet worden toegevoegd aan het rapport. Deze verslagen blijven op het kantoor van Capra, uitsluitend ter inzage indien er een hoor- en wederhoor noodzakelijk blijkt. De afvaardigingscommissie heeft het verzoek aan de gemeentesecretaris gedaan om deze informatie door te geven aan de ambtelijke organisatie. b. De afvaardigingscommissie heeft op 26 september 2024. een signaal ontvangen van de burgemeester (namens het college van burgemeester en wethouders) en de gemeentesecretaris inzake de omgang met vertrouwelijke gespreksverslagen van collegeleden. De zorg is dat inzage door raadsleden in vertrouwelijke gespreksverslagen mogelijk onbedoelde ruis zou kunnen veroorzaken. De afvaardigingscommissie heeft hierover eveneens advies ingewonnen bij de onderzoekers. De afweging die de afvaardigingscommissie daarna heeft gemaakt is dat het bij bestuurders en bij directieleden en griffier om publieke functies gaat en men uit dien hoofde verantwoording aflegt.

De raad heeft als opdrachtgever van het integriteitsonderzoek een vergewisplicht ten aanzien van de conclusies en aanbevelingen die de onderzoekers opstellen en het verifiëren van een onderbouwing kan noodzakelijk blijken. Het standpunt ten aanzien van omgang met vertrouwelijke gespreksverslagen wijkt daarmee af van de omgang van vertrouwelijke gespreksverslagen van ambtenaren. Op 3 oktober 2024 heeft de afvaardigingscommissie haar afweging schriftelijk aan het college kenbaar gemaakt. Daarbij heeft de afvaardigingscommissie benadrukt dat – conform het onderzoeksprotocol- gespreksverslagen kunnen worden gecorrigeerd door de geïnterviewde personen. Dit biedt de mogelijkheid om onbedoelde, niet relevante informatie te verwijderen en onbedoelde ‘ruis’ te voorkomen. De afvaardigingscommissie vertrouwt erop dat dit niet ten koste gaat van de kernboodschappen die in het gesprek naar voren zijn gebracht en genoteerd zijn in het verslag, zodat de informatie die nodig is om over de relevante feiten en omstandigheden te kunnen rapporteren beschikbaar is en blijft. De commissie verwacht dat de kwaliteit van het rapport dusdanig is dat inzage in

Versie 11

9

vertrouwelijke gespreksverslagen niet aan de orde is. c. Op 25 oktober 2024 hebben vier wethouders uit het college in een brief een aantal zorgen gedeeld met de afvaardigingscommissie. De wethouders benadrukten hierbij ook hun bereidheid deel te willen nemen aan het onderzoek. Op 29 oktober 2024 heeft de afvaardigingscommissie schriftelijk gereageerd op de brief en desgevraagd een toelichting gegeven op het doel van een feitenonderzoek (waarheidsvinding) en de procedure, onder verwijzing naar het onderzoeksprotocol. Ten aanzien van de vertrouwelijke bijlagen bij het rapport van Capra heeft de afvaardigingscommissie herhaald dat de afvaardigingscommissie – namens de raad- grote waarde hecht aan transparantie van het proces en aan de afspraken die zijn gemaakt met de onderzoekers. De inzage van vertrouwelijke gespreksverslagen moet echter wel een redelijk doel dienen. Daarom zijn de voorwaarden voor inzage van gespreksverslagen door de afvaardigingscommissie op 29 oktober 2024 als volgt definitief vastgesteld: −

−

− − −

De vertrouwelijke gespreksverslagen van bestuurders, gemeentesecretaris, griffie en directieleden zullen noch bij de presentatie van het conceptrapport, noch bij de presentatie van het rapport worden toegevoegd. − De documenten blijven op kantoor van de onderzoekers (in ’s-Hertogenbosch). De vertrouwelijke inzage is beperkt tot de groep raadsleden (commissieleden zijn uitgesloten om het aantal mensen dat inzage heeft zoveel mogelijk te beperken en omdat zij formeel geen deel uitmaken van de raad als opdrachtgever). De raadsleden hebben de mogelijkheid tot inzage vanwege de wettelijke informatieplicht en om de mogelijkheid te bieden zich te vergewissen van het feit dat het eindrapport een evenwichtig beeld geeft van de constateringen die tijdens het onderzoek zijn gedaan. De namen van de raadsleden die gebruik maken van het inzagerecht worden geregistreerd en toegevoegd aan de (vertrouwelijke) bijlagen. Inzage is in aanwezigheid van een van de onderzoekers. Kopiëren, fotograferen van de gespreksverslagen of het maken van een geluidsopname is niet toegestaan. De inzageperiode is voor een bepaalde periode, te weten tot en met de datum van het openbare debat. Twee leden van de afvaardigingscommissie zullen -vanuit de controlerende rol van de afvaardigingscommissie- gebruik maken van het inzagerecht. Voor hen gelden dezelfde bovenstaande randvoorwaarden.

− De vertrouwelijke gespreksverslagen van ambtenaren liggen niet ter inzage.3

De -niet anonieme- gespreksverslagen van ambtenaren konden in de wederhoorfase wel ingezien worden door betrokkenen tegen wie een verwijt is geuit. 3

Versie 11

10

6. Proces voor bespreking onderzoeksrapport

Besluit 12 nov 2024 door afvaardigingscie

Het doel van de afvaardigingscommissie is het proces zo in te richten dat interne stakeholders tijdig worden geïnformeerd en de gelegenheid hebben zich voor te kunnen bereiden en te zorgen voor een transparant proces en ruis te voorkomen. Op 17 september 2024 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de afvaardigingscommissie en één van de onderzoekers hoe om te gaan met de rapportage van het bureau. Over de opzet en voorbereiding heeft de afvaardigingscommissie ook extern advies ingewonnen bij bestuurskundige en oud-griffier en oud-gemeentesecretaris drs. Bert Schouten. Mede op basis daarvan heeft de afvaardigingscommissie het proces uitgelijnd voor de bespreking van het onderzoeksrapport van Capra. Op 2 december 2024 is de onderstaande opzet voorgelegd aan de senioren. Door het verschuiven van de opleverdatum van het onderzoeksrapport is de planning enkele keren aangepast en opnieuw vastgesteld door de senioren. 6.1 communicatie- en planningsoverzicht Wanneer

Wat

Wie

Middel

Maandag 2 dec 2024

Voor-informeren over Senioren /fractievoorzitters Gesprek proces 19.00 – 19.45 uur

Rol en aanwezigheid cie Voltallige Af-Cie Voorzitter Stiekema Aanen , Van Gooswilligen

Voor-informeren over Burgemeester en Gesprek proces gemeentesecretaris 20.00 – 20.30 uur Voor-informeren over Griffier Gesprek Van rees, proces 20.00 – 20.30 uur Stiekema Voor-informeren over CvK / Griffier GS Directe mail Afzender Af-Cie proces (3 dec) • Op 2 december 2024 heeft de afvaardigingscommissie overleg over de procesdoorloop met de senioren. Op diezelfde datum zijn burgemeester (en via hem het college), de gemeentesecretaris en de griffier geïnformeerd. • De raadsleden worden door hun fractievoorzitters (senioren) vertrouwelijk geïnformeerd over het procesplan. Dinsdag 7 jan • Op 7 januari 2025 zijn de senioren geïnformeerd over het uitstel van de 2025 aanlevering van het rapport en idem de latere (definitieve) datum voor het openbaar debat over het rapport. Burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en griffier eveneens hierover geïnformeerd. • Het rapport wordt op 3 maart aangeleverd en op 11 maart vindt het openbaar debat plaats.

Versie 11

11

Wanneer

Wat

Wie

Middel

Rol & aanwezigheid cie Maandag Aanleveren rapport Afvaardigingscommissie Direct in handen Ontvanger 3 maart 2025 door Capra rapport • Capra levert op 3 maart 40 kopieën van het rapport (in enveloppe): 31 raadsleden, 5 collegeleden, 1 gemeentesecretaris, 1 griffier, 1 ex-wethouder, 1 woordvoerder (optioneel) (verzegelde doos bij gemeentehuis, in handen van procesbegeleiders). • Capra levert het rapport digitaal aan op 11 maart 9.00 uur aan de afvaardigingscommissie. Maandag Delen rapport onder Raadsleden Direct in handen Afzender Af-Cie 3 maart 2025 embargo tot 11 maart 2025 / 12 uur. Delen rapport onder College burgemeester en Direct in handen Afzender Af-Cie embargo tot 11 maart wethouders en ex2025 / 12.00 uur wethouder Gemeentesecretaris Direct in handen Afzender Af-Cie Delen rapport onder Griffier Direct in handen Afzender Af-Cie embargo tot 11 maart 2025 / 12 uur Informeren over Senioren / fractievoorzitters Gesprek Voltallig Af cie proces /raadsvoorstel 19.00 – 20.00 uur Vz Aanen • Tussen 17.00 – 19.00 uur ontvangen raadsleden, het college van burgmeester en wethouders, de gemeentesecretaris, de griffier het rapport van Capra uit handen van de procesbegeleiders (uitreiking op het gemeentehuis). De oudwethouder zal het rapport de volgende dag uit handen van de procesbegeleiders ontvangen. • Het rapport wordt op 3 maart uitgereikt onder embargo.

Het embargo loopt tot tijdstip van publicatie, rapporten zijn genummerd en voorzien van watermerk ‘vertrouwelijk’. • Op 3 maart neemt de afvaardigingscommissie het proces voor het debat op 11 maart met de senioren door en geeft toelichting op het concept-raadsvoorstel. • Raadsleden ontvangen op 3 maart ook het verantwoordingsdocument waarin de commissie haar werkwijze toelicht en verantwoordt. Dit document wordt op 6 maart met de raadsleden toegelicht/besproken. Op 7 maart ontvangt het college van burgemeester en wethouders, directieleden en griffier het verantwoordingsdocument. • Ten aanzien van de inzage van vertrouwelijke gespreksverslagen gelden de volgende afspraken: o De vertrouwelijke gesprekverslagen van ambtenaren zijn uitgesloten van inzage. o De vertrouwelijke gespreksverslagen van collegeleden, directie en griffie zullen niet bij de presentatie van het rapport worden toegevoegd. o Deze documenten blijven op het kantoor van de onderzoekers (in ‘sHertogenbosch).

Versie 11

12

De inzage is beperkt tot de groep raadsleden (commissieleden zijn uitgesloten). o Inzage is in aanwezigheid van een van de onderzoekers. Kopiëren of fotograferen van de gespreksverslagen of opnemen van een geluidsopname is niet toegestaan. o De inzageperiode is voor bepaalde periode, te weten vanaf de datum van uitreiking (3 maart) t/m de datum van het openbare debat (11 maart). Wat Wie Middel Rol & aanwezigheid cie Aankondiging Inwoners Houten Mail Dubbink publicatie rapport en debat t.b.v. Gemeente Nieuws o

Wanneer Dinsdag 4 en woensdag 5 maart 2025

•

De woordvoerder ontvangt de aankondiging op dinsdag 4 maart om 9.00 uur en verzorgt de opvolging. NB alleen de datum en noodzakelijke technische informatie inzake het openbare debat worden gepubliceerd. • Op dinsdag 4 maart wordt om 15.00 uur op Insite een bericht voor ambtenaren geplaatst zodat zij tijdig geïnformeerd zijn • Op woensdag 5 maart is er een aankondiging op website en gemeentepagina Houtens Nieuws Donderdag Besloten bespreking Raadsleden en Gesprek Alle leden cie 6 maart 2025 toelichting/ onderzoekers en adviseur vz Stiekema technische vragen Capra aan onderzoekers 20.00 -21.30 uur (BBTT) • Bijeenkomst voor raadsleden (niet voor commissieleden). • Geen inhoudelijke bespreking (geen discussie of debat), alleen technische vragen en toelichtingen die worden beantwoord door de onderzoekers van Capra. • Vragen naar aanleiding van het verantwoordingsdocument worden beantwoord door de leden van de afvaardigingscommissie. Doel is vragen over het proces op deze bijeenkomst afdoende te hebben besproken zodat technische vragen niet meer aan de orde hoeven te komen tijdens het debat op 11 maart.

Vrijdag Besloten bespreking 09.00 – 10.00 uur: Gesprek Van Doorn, 7 maart 2025 toelichting / College burgemeester en Stiekema en Van technische vragen wethouders, Rees (vz) aan onderzoekers gemeentesecretaris, (BBTT) onderzoekers Capra Besloten bespreking 10.00 – 11.00 uur: Gesprek Van Rees, toelichting / Griffier en onderzoekers Stiekema (vz) technische (BBTT) Capra vragen aan onderzoekers Besloten bijeenkomst 16.00 – 17.00 uur Gesprek Alle leden cie bestuurders en Van Gooswilligen senioren (vz) • Twee korte (volgtijdelijke) bijeenkomsten voor enerzijds college en anderzijds de griffier.

Versie 11

13

•

Voor de BBTT bespreking met het college is het voltallig college uitgenodigd en de gemeentesecretaris. • Bij de BBTT besprekingen is een delegatie van de afvaardigingscommissie aanwezig en vervult de voorzittersrol. Wanneer Wat Wie Middel Rol & aanwezigheid cie Maandag Voor-informeren 11.00 uur: medewerkers Intranet Afz. 10 maart 2025 publicatie rapport ambtelijke organisatie en Gemeentesec. griffie medewerkers 15.00 uur: medewerkers Gesprek Gemeentesec. en ambtelijke organisatie en Aanen en Van griffiemedewerkers Gooswilligen Voor-informeren Ex-directieleden en exDirecte mail Afz Af-Cie publicatie wethouders • Om 11.00 uur bericht met aankondiging dat het rapport dinsdag openbaar wordt en dat de raad er dinsdagavond over debatteert. • Om 15.00 uur zijn leden van de afvaardigingscommissie aanwezig bij de mondelinge toelichting door de gemeentesecretaris (Keek op de Week) Dinsdag Publicatie rapport Inwoners Houten Website / iBabs Communicatie / 11 maart 2025 woordvoerder Media bericht Pers Direct mail Communicatie / publicatie rapport woordvoerder • Om 12.00 uur word het rapport gepubliceerd op de website en iBabs en vervalt het embargo op het rapport. • De pers wordt voor eventuele vragen verwezen naar de website. • Voor vragen van de pers heeft de woordvoerder in overleg met de afvaardigingscommissie een media bericht (over het proces) opgesteld.

• Raadsleden en college worden gevraagd terughoudend te zijn richting de pers tot na het openbare debat. Dinsdag Openbaar debat Raad Gesprek en Opening door 11 maart 2025 online (notubiz) bgm, voorzitter plv vz en plv griffier • Het debat start om 19.00 uur. • Voor het debat wordt een raadsvoorstel ingediend door de plaatsvervangend voorzitter en voorzitter seniorenconvent (formele rollen). • Het raadsvoorstel omvat een decharge aan de procesbegeleiders en leden van de commissie. • De vergadering wordt (na opening door de burgemeester) voorgezeten door de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Deze wordt bijgestaan door de plaatsvervangend griffier. • Eén lid van de afvaardigingscommissie licht het raadsvoorstel (kort) toe. • De plaatsvervangend voorzitter geeft aan dat de leden van de afvaardigingscommissie die deelnemen aan het debat dit doen vanuit hun rol als fractievoorzitter en derhalve niet vanuit hun rol in de afvaardigingscommissie. • Uitgangspunt is dat de fractievoorzitters woordvoerder zijn tijdens het debat en de gelegenheid krijgen (in volgorde van grootte) hun bijdrage te leveren en vragen te stellen aan de leden van het college.

Versie 11

14

•

Woensdag 12 maart

Het college c.q. de collegeleden wordt daarna in de gelegenheid gesteld om een bijdrage te leveren en vragen te beantwoorden. • Indien oud-leden van het college of oud-directieleden in de conclusies genoemd worden, hebben zij een redelijke belang -indien gewenst- en kunnen zij een reactie meegeven aan de raad. Zij worden daartoe in de gelegenheid gesteld om vooraf een schriftelijke bijdrage te leveren. Deze schriftelijke inbreng wordt beschouwd als een openbaar ingebrachte brief. De schriftelijke inbreng zal uiterlijk maandagmiddag 10 maart 12.00 uur aan de afvaardigingscommissie gemaild kunnen worden. De afvaardigingscommissie draagt zorg dat de inbreng (via griffie) op iBabs wordt geplaatst. • Indien fracties moties willen voorbereiden worden deze op het moment van publicatie van het rapport gedeeld via IBabs of worden op de avond zelf aangeboden aan de raad. Voorbereiding gaat in principe dus níet langs de griffie /iBabs. Als gevolg daarvan kunnen tijdens de avond schorsingen nodig blijken zodat fracties kunnen afstemmen. Bijeenkomst Medewerkers Gesprek Gemeentesecretaris medewerkers gemeente Houten • Op woensdag 12 maart is er een bijeenkomst voor medewerkers. Daar blikt de gemeentesecretaris met de medewerkers terug op het raadsdebat over het rapport. • Hierbij is geen rol meer voor de afvaardigingscommissie

6.2 Feitencheck door afvaardigingscommissie

Besluit 25 nov 2024 door afvaardigingscie

Eén van de taken van de afvaardigingscommissie is een feitencheck uit te voeren op het concept-bevindingenrapport op feitelijke onjuistheden in het rapport (data en correctheid data, functietitels en namen). Op 10 september 2024 hebben de senioren (met ruggenspraak van hun fracties) aangegeven grote waarde te hechten aan een gelijk speelveld ten aanzien van informatie. In dat licht heeft de afvaardigingscommissie aan Capra verzocht om de feitencheck niet integraal aan de voltallige commissie voor te leggen, maar individuele commissieleden een segment ter controle voor te leggen. Het concept-bevindingenrapport is op deze wijze door Capra op 11 december 2024 in zes segmenten verdeeld en aan individuele leden van de commissie voorgelegd. De commissieleden hebben onderling niet gesproken over de inhoud van de segmenten die voorgelegd zijn. Op deze wijze heeft de afvaardigingscommissie kunnen voldoen aan het verzoek van Capra en aan het verzoek geen informatievoorsprong op te bouwen. Na de correctie is het concept-bevindingenrapport door Capra op 13 december 2024 voor wederhoor verstuurd aan betrokkenen die conform de procedure voor wederhoor in aanmerking kwamen. 6.3 Verzoeken naar aanleiding van procesvoorstel op 2 december 2024

Besluiten 2, 16 en 23 dec 2024, 13, 27 jan 10 en 24 feb 2025 door afvaardigingscie

Naar aanleiding van de bespreking volgens het in 6.1 geschetste proces, is een aantal vragen aan de afvaardigingscommissie voorgelegd.

Versie 11

15

a. Verzoek van de griffier d.d. 2 december 2024 De griffier heeft de afvaardigingscommissie gevraagd naar de mogelijkheid om eventueel een schriftelijke reactie aan te bieden aan de raad t.b.v. de bespreking in de debatraad. De afvaardigingscommissie heeft advies bij de (extern) bestuurskundige ingewonnen en op basis daarvan is op 4 december 2024 de griffier geïnformeerd dat de formele rollen en verantwoordelijkheden (zoals die van de werkgeverscommissie) dienen te worden gerespecteerd. Daarbij heeft de afvaardigingscommissie bevestigd dat reflecties buiten de scope van de onderzoeksopdracht, te weten buiten de bestuurlijke -ambtelijke driehoek waar de griffier deel van uit maakt, buiten de orde zijn in debatraad. b. Twee verzoeken van oud-wethouder d.d 14 december 2024 Eén van de oud-wethouders heeft de afvaardigingscommissie gevraagd naar de mogelijkheid zich te kunnen verantwoorden naar de raad. De afvaardigingscommissie heeft op 16 december 2024 geïnformeerd dat de oud-wethouder formeel niet kan deelnemen aan het debat omdat de oud-wethouder niet meer in functie is. Op 19 december 2024 is de oud-wethouder geïnformeerd dat oud-bestuurders en ouddirectieleden -indien gewenst- de gelegenheid hebben voorafgaand aan het debat een schriftelijke reactie -via de afvaardigingscommissie- aan de raad ter beschikking te stellen, mits dit een openbaar document is.

Het tweede verzoek van de oud-wethouder is het voornemen tot openbaarmaking van het onderzoeksrapport te heroverwegen. Dat wil zeggen het rapport niet publiek te maken. De afvaardigingscommissie heeft advies ingewonnen bij Capra, bij de extern bestuurskundige en de (intern) communicatieadviseur en mede op basis daarvan heeft de afvaardigingscommissie de opdrachtgever geadviseerd vast te houden aan de openbaarmaking op basis van de volgende argumenten: − Het doel van het integriteitsonderzoek naar de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking is om duidelijkheid te krijgen (‘de onderste steen moet boven’) over wat er in die samenwerking gebeurd is. Omdat het een publiek-bestuurlijke samenwerking betreft en het bij bestuurders om publieke functies gaat, dient dit rapport in een openbaar debat besproken te worden, zoals ook in de opdracht van de raad bepaald is. − Het onderzoeksrapport valt onder de Wet open overheid (Woo) die burgers het recht op toegang tot publieke informatie verleent. Deze wet vereist dat de overheid open is over haar handelen. De afvaardigingscommissie heeft in haar vergadering van 23 december 2024 besloten het onderzoeksrapport en het verantwoordingsdocument van de afvaardigingscommissie, na het openbare debat opvraagbaar te maken.

Volgens het vastgesteld proces zullen op 11 maart 2025 de documenten voor bepaalde tijd online op de website van de gemeente Houten worden geplaatst. Als de documenten opvraagbaar worden dan zal een nieuwsbericht op houten.nl worden geplaatst dat de documenten zijn gearchiveerd en opvraagbaar zijn. De afvaardigingscommissie heeft zich vergewist dat, bezien vanuit de Woo, een opvraagbaar document niets af doet van het feit dat het nog steeds openbare stukken zijn. De afvaardigingscommissie acht deze werkwijze verdedigbaar omdat enerzijds de openbaarheid geborgd blijft. Anderzijds voorkomt deze aanpak dat de documenten tot

Versie 11

16

in lengte van dagen, onbedoeld naar voren komen bij zoekacties op bijvoorbeeld het trefwoord ‘rapport’ en blijft rondgaan op het internet. 4 c. Verzoek van de Commissaris van de Koning (CdK) d.d 21 december 2024 Via de kabinetschef heeft de CdK laten weten dat de verschillende opeenvolgende stappen aan het einde van dit traject hem zorgen baren. Met name het feit dat op de publicatie van het rapport en de openbare raadsvergadering op dezelfde dag zijn gepland, doet niet in voldoende mate recht aan noodzakelijke zorgvuldigheid, juist omdat het rapport over personen, samenwerking en gedragingen gaat. De CdK vindt het van belang dat bestuurders eerst buiten de openbaarheid met de raad over het onderzoek van gedachten kunnen wisselen. De commissaris acht het daarom noodzakelijk dat voorafgaand aan het rapport eerst in beslotenheid met de betrokken bestuurders zal worden gesproken, voordat publicatie plaatsvindt. De afvaardigingscommissie heeft het verzoek van de CvK in overweging genomen. Daarvoor is nog een toelichtend gesprek gevoerd met de kabinetschef waaruit bleek dat de CdK vooral hecht aan het bieden van gelegenheid om vooraf vertrouwelijk van gedachten te kunnen wisselen. Deze mogelijkheid dient ook in de ogen van de CdK naast de geplande openbare bespreking te worden aangeboden en mag niet leiden tot vertraging van het te voeren openbare debat.

De afvaardigingscommissie heeft besloten een vertrouwelijk gesprek voor college van burgemeester en wethouders en de senioren op te nemen in het proces, om op deze wijze te voldoen aan het nadrukkelijke verzoek van de CdK. Dit voorstel is op 31 december 2024 voorgelegd aan de senioren en zij zijn akkoord gegaan met deze aanpassing van het proces. Vervolgens is het college van burgemeester en wethouders eveneens op de hoogte gesteld van deze aanpassing. d. Verzoek wethouders om te kunnen reageren op de bevindingen d.d. 2 januari 2025. De onderzoekers hebben de afvaardigingscommissie op de hoogte gesteld dat men een verzoek van wethouders heeft ontvangen om namens het college in de gelegenheid te worden gesteld te reageren op de concept-bevindingen. De betreffende wethouders, die niet als individu zijn aangesproken, voelen zich wel aangesproken als onderdeel van het college. Aangezien dit verzoek niet past in de werkwijze en het protocol van Capra (volgens het protocol worden aangesprokenen/individuen in de gelegenheid gesteld tot wederhoor) is dit verzoek door de onderzoekers op 2 januari 2025 aan de afvaardigingscommissie voorgelegd. De commissie heeft besloten de betreffende wethouders deze gelegenheid te bieden. Zij hebben daartoe, in afwijking van het protocol, ook de concept-bevindingen ontvangen.

De overweging van de commissie voor het maken van deze uitzondering is dat het perspectief cq de inbreng van deze betreffende wethouders kan bijdragen aan het totaalbeeld. e. Vragen wethouder over het proces d.d. 18 januari 2025 Op 18 januari 2035 heeft de afvaardigingscommissie een aantal praktische en procesmatige vragen ontvangen van één van de wethouders. Een aantal vragen

Artikel 5.1 lid 2 sub e. van de Woo geeft een basis voor het achterwege laten van openbaarheid, vanwege bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Politiek en bestuurlijke functies kunnen geen beroep doen op deze bescherming van de Woo. 4

Versie 11

17

betrof de vraag of en wanneer bestuurders die aangesproken zijn in het onderzoek, te kunnen reageren op de gevolgde procedure en de werkwijze. De afvaardigingscommissie heeft daarop schriftelijk toegelicht dat in het onderzoeksrapport een hoofdstuk gewijd is aan het verloop van het onderzoek, inclusief het commentaar op de procedure. De afvaardigingscommissie legt in een afzonderlijk document verantwoording af aan haar opdrachtgever, te weten de raad. Het gaat daarbij over de wijze waarop de afvaardigingscommissie haar opdracht heeft uitgevoerd. Zowel het onderzoeksrapport van Capra als het verantwoordingsdocument van de afvaardigingscommissie zijn geagendeerd voor de debatraad van 11 maart. Dat is het moment om in het publieke debat in te gaan op inhoud en desgewenst op het proces van het onderzoek en het werk van de afvaardigingscommissie. Wel kunnen het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de directieleden vooraf kennis nemen van het verantwoordingsdocument, maar niet nadat de afvaardigingscommissie eerst in de gelegenheid is geweest een toelichting te geven aan de raadsleden over haar werk. Dit gesprek vindt plaatst op 6 maart 2025. Dat betekent dat het verantwoordingsdocument onder embargo op 7 maart 2025 aan het college van burgemeester en wethouders, griffier en de gemeentesecretaris zal worden uitgereikt.

De afvaardigingscommissie heeft in haar reactie op 2 februari 2025 de hoop uitgesproken dat de focus in het debat zal liggen op een bestuurlijke reflectie tussen raad en bestuurders op de inhoudelijke conclusies. De afvaardigingscommissie heeft de senioren van de raad opgeroepen om de inhoudelijke conclusies van het rapport centraal te stellen in het debat. f.

Versie 11

Verzoek van griffier over de scope van het onderzoek d.d. 18 februari 2025 Op 18 februari 2025 heeft de afvaardigingscommissie een brief ontvangen van de griffier waarin de afvaardigingscommissie wordt verzocht te interveniëren naar de onderzoekers zodat bevindingen die buiten de scope van het onderzoek liggen, niet in het onderzoeksrapport terecht komen. De afvaardigingscommissie heeft echter geen kennis van de inhoud van het rapport totdat het onderzoek is afgerond. De afvaardigingscommissie heeft daarom aan de onderzoekers aangegeven dat: de samenwerking van griffier-college-gemeentesecretaris samenwerking binnen de scope van het onderzoek valt en dat de ambtelijke samenwerking met de griffier buiten de scope valt. Eventuele bevindingen over die samenwerking dienen niet meegenomen te worden in het rapport. Deze reactie is op 25 februari 2025 schriftelijk aan de griffier meegedeeld.

18

7. Doorlooptijd van het onderzoek

Besluit 14 en 28 nov en 31 dec 2024 door afvaardigingscie

De raad is zich zeer bewust van de gevoeligheden en (emotionele) belasting en de impact die een integriteitsonderzoek met zich meebrengen voor alle betrokkenen, bestuurders en de ambtelijke organisatie. De afvaardigingscommissie heeft daarom de opdracht zowel voortvarend als zorgvuldig te zijn bij de uitvoering van het onderzoek. Bij de opdrachtverstrekking aan het bureau heeft de afvaardigingscommissie het advies overgenomen dat oplevering van het rapport in september niet realistisch was, zoals door de raad in de motie aan de commissie opgedragen. Hierover zijn de senioren uit de raad geïnformeerd. De afvaardigingscommissie heeft in haar opdracht steeds de balans gezocht tussen voortvarendheid en zorgvuldigheid. Echter, een onderzoek, met hoor en wederhoor, geautoriseerde verslaglegging en met wederzijdse controle op alle relevante feiten kost tijd. Meer tijd kost dan voorzien. Bovendien is het met zorg uitvoeren van een dergelijk belangwekkend onderzoek geen sinecure en dagelijks werk. Dat heeft ertoe geleid dat de datum van oplevering een aantal malen is verschoven. Bij de opdrachtverstrekking is de afvaardigingscommissie akkoord gegaan met een beoogde oplevering in oktober-november 2024, met als uiterste datum medio december 2024.

Op 12 november 2024 heeft Capra schriftelijk laten weten dat de onderzoekers zich inspannen het rapport op zo kort mogelijke termijn op te leveren, voor zover zij daarmee de vereiste zorgvuldigheid geen geweld wordt aangedaan. De onderzoekers gaven aan dat een oplevering medio december 2024 alleen mogelijk was indien een korte(re) reactietermijn gehanteerd zou worden dan de gebruikelijke 14 dagen. Op 14 november 2024 heeft de afvaardigingscommissie hier notie van genomen en ingestemd met de door Capra voorstelde werkwijze en tijdpad. De commissie had goede hoop dat het rapport medio december 2024 in de raad besproken zou kunnen worden. Helaas heeft de commissie op 28 november 2024 en daarna op 2 januari 2025 moeten constateren dat uitstel onvermijdelijk is om te voldoen aan de eisen van zorgvuldigheid. De commissie ontving in die tijd verschillende signalen over zorgen ten aanzien van de beperkte reactietijd, de hoeveelheid documenten en de dringende wens meer mensen te kunnen betrekken in de wederhoor. Op 2 januari 2025 is de definitieve opleverdatum van 11 maart 2025 door de commissie vastgesteld. De senioren zijn op 7 januari 2025 hiervan op de hoogte gesteld.

De afvaardigingscommissie heeft zich vergewist -met steun van de fractievoorzitters- van het feit dat wanneer het traject medio maart 2025 wordt afgerond, er een goede afweging is gemaakt van voortvarendheid versus zorgvuldigheid. Hoe graag de afvaardigingscommissie het onderzoek ook eerder had willen afronden, de benodigde tijd voor een zorgvuldige uitvoering moet genomen worden. Alleen dan kan het rapport door alle betrokkenen ervaren worden als zorgvuldig, onbevooroordeeld en ter zake doende. Via de gemeentesecretaris is de ambtelijke organisatie -via een intranetbericht- geïnformeerd over het uitstel.

Versie 11

19

8. Voorbereiding debat- en besluitvormende raad

Besluit 16 dec. 2024 door afvaardigingscie

De afvaardigingscommissie heeft in haar vergadering van 16 december 2024 over de voorbereiding van de debat- en besluitvormende raad gesproken. Hierover heeft de afvaardigingscommissie extern advies ingewonnen bij (extern) bestuurskundige en oud-griffier en oud-gemeentesecretaris drs. Bert Schouten. De uitgangspunten voor het raadsvoorstel en de raadsvergadering zijn: -

-

Het raadsvoorstel wordt ingediend door de voorzitter van het seniorenconvent en de plaatsvervangend voorzitter van de raad (vanuit hun formele rol in de uitvoering van de motie d.d. 9 juli 2024). Het betreft een extra of bijzondere raadsvergadering op 11 maart 2025 en door de agendacommissie is geagendeerd. De duur van de raadsvergadering is 19.00 – 23.30 uur voor debat en besluitvormende raad. Er wordt gewerkt met de gebruikelijke spreektijden: 150 minuten voor de raad (totaal 15 min per fractie) (F); 50 minuten voor het college (C) en 70 minuten technische tijd (T). Indeling: eerste termijn en tweede termijn tijdens de debatraad De debatraad zal inhoudelijk worden voorgezeten door de plaatsvervangende voorzitter van de raad De besluitvormende raad zal worden voorgezeten door de burgemeester als voorzitter van de raad, de raad zal bij stemming in principe weer voltallig zijn De plaatsvervangende griffier ondersteunt de debat- en besluitvormende raad omdat de griffier onderdeel is van het onderzoek.

Tijd

Duur

Aard5 Onderwerp

19.00 uur

5 min

T

Opening vergadering, vaststellen agenda door burgemeester en overdracht naar plaatsvervangend voorzitter

19.05 uur

5 min

T

19.10 uur

5 min

T

Opening debatraad door plv. voorzitter (procedure) Aangeven spelregels: • spreektijd en termijnen • volgorde fracties (groot naar klein) • hoe om te gaan met interrupties (bv alleen 2e termijn) • Indienen moties (en amendementen) Toelichting door voorzitter seniorenconvent (raadsvoorstel/verantwoordingsdocument)

5 min

T

Toelichting door vertegenwoordiger afvaardigingscommissie (raadsvoorstel / rapport Capra)

5

T= technische tijd F= fractievoorzitter C= College van burgemeester en wethouders

Versie 11

20

19.20 uur

100 min

F

21.00 uur

30 min

C

1e termijn Bijdragen van 10 fracties (spreektijden max 10x 10 min), bijdrage in volgorde van grootte fractie. Eventueel moties / amendementen indienen/aankondigen. 1e termijn Bijdragen van het college / collegeleden

21.30 uur

20 min

T

Pauze (= schorsing debat)

21.50 uur

50 min

F

2e termijn debat, open debat, spreektijden aanhouden. Eventueel moties / amendementen indienen

22.40 uur

20 min

C

2e termijn bijdrage college

23.00 uur

15 min

T

23.15 uur

15 min

T

23.30 uur

1 min

T

Eventueel overleg moties Schorsing Plaatsvervangend voorzitter sluit debat af en overdracht (ná de schorsing) aan de burgemeester. In het besluitvormende deel van de vergadering is de burgemeester voorzitter. Heropening vergadering besluitvormende raad door de burgemeester. Geen inhoudelijk debat meer alleen stemmingen(raadsvoorstel en moties en stemverklaringen). Sluiting van de vergadering

De beslispunten in het raadsvoorstel zijn 1. De raad neemt kennis van het verantwoordingsdocument van de afvaardigingscommissie voor de uitvoering van het integriteitsonderzoek naar ambtelijk bestuurlijke samenwerking. 2. De raad neemt kennis van de uitkomsten van het onderzoek door het onderzoeksbureau. 3. De raad verleent decharge aan de voorzitter van het seniorenconvent en de plaatsvervangend voorzitter van de raad voor het proces en de procesbegeleiding van het uitgevoerde onderzoek.

Versie 11

21

9. Woo-verzoek

Besluit College B&W 11 december 2024

Op 7 november 2024 heeft de gemeente Houten een verzoek om informatie op grond van de Wet open overheid (hierna: Woo) ontvangen over het integriteitsonderzoek. De afvaardigingscommissie heeft een afschrift van het verzoek ontvangen van de coördinator Wooverzoeken. Het Woo-verzoek is volgens de reguliere procedure in behandeling genomen. Op grond van de procedure is de indiener op 20 november 2024 per mail verzocht voor 4 december 2024 een precisering te geven op het verzoek. De indiener heeft hiervan geen gebruik gemaakt. Zonder een nadere concretisering kan de gemeente geen (volledige) zoekslag verrichten en is het ook niet mogelijk om tot een zorgvuldig besluit te komen. Het college van burgemeester en wethouders van Houten heeft op 11 december 2024 het verzoek buiten behandeling gesteld. De indiener is schriftelijk gewezen op de gevolgen van het uitblijven van een reactie. Na het onbenut laten van de reactietijd, heeft de indiener het besluit van buiten behandeling stellen ontvangen. Op 21 december 2024 is het Woo-verzoek opnieuw ingediend. Het Woo-verzoek is volgens de reguliere procedure in behandeling genomen.

Versie 11

22

10. Tenslotte Op 2 maart 2025 heeft de afvaardigingscommissie de laatste hand gelegd aan dit verantwoordingsdocument. Daarbij zijn de volgende punten naar voren gekomen: -

-

-

De commissie is zich continu bewust geweest van de impact van het onderzoek en de mogelijke uitkomsten op alle betrokkenen. Daarom heeft zij zich maximaal ingespannen om recht te doen aan de vereiste zorgvuldigheid. Dat andere keuzes denkbaar zijn, doet daar niets aan af. De commissie heeft steeds voor ogen willen houden, dat haar rol gericht is op het proces en niet op de inhoud van het onderzoek. Bij alle vragen, opmerkingen en verzoeken die binnengekomen zijn, is het protocol waarmee bij aanvang van onderzoek is ingestemd, de leidraad geweest aan de hand waarvan steeds een passende reactie gekozen. De onderzoekers leggen in hun eigen rapport verantwoording af over de uitvoering van het onderzoek. De afvaardigingscommissie heeft alle besluiten, zoals voorgenomen, in consent genomen, waarbij telkens gezamenlijk het belang van zorgvuldigheid en voortvarendheid is gewogen.

De afvaardigingscommissie wil graag iedereen bedanken die de commissie heeft geholpen bij de uitvoering van haar opdracht: in het bijzonder de advisering door communicatieadviseur, de gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering, de plaatsvervangend griffier van de gemeente Houten en de medewerkers van het bestuurssecretariaat en de griffie voor hun facilitaire ondersteuning. Ook danken we mr. Bart Jeroen Boiten van bureau Capra en bestuurskundige, oud-griffier en oud-gemeentesecretaris drs. Bert Schouten voor hun expertise. Tenslotte heeft de afvaardigingscommissie gedurende de gehele periode zich gesteund gevoeld door de (senioren van de) raad, zonder wie de afvaardigingscommissie haar werk niet had kunnen doen. We hopen dat de uitkomsten van het onderzoek bijdragen aan nieuwe inzichten en nieuw perspectief op integriteit en een gezonde werkomgeving bij de gemeente Houten.

Versie 11

23

11. Tijdlijn Datum 09 juli 2024 18 juli 2024 25 juli 2024 29 juli 2024 29 juli 2024 19 aug 2024 25 -28 aug 2024 10 sept 2024 03 okt 2024 25 okt 2024 29 okt 2024 12 nov 2024 07 nov 2024 14 nov 2024 25 nov 2024 28 nov 2024 02 dec 2024 02 dec 2024 02 dec 2024 04 dec 2024 11 dec 2024 14 dec 2024 16 -18 dec 2024 16 dec 2024 21 dec 2024 21 dec 2024 31 dec 2024 02 jan 2025 07 jan 2025 18 jan 2025 02 feb 2025 18 feb 2025 25 feb 2025

Versie 11

Onderwerp / besluit Interpellatiedebat Rol/mandaat afvaardigingscommissie Start marktverkenning Opdrachtformulering Offerte uitvraag Bureau selectie /gunning Communicatie stakeholders Vertrouwelijkheid ambtenaren Vertrouwelijkheid bestuurders Brief van wethouders Respons op brief van wethouders Opzet proces onderzoeksrapport Woo-verzoek Uitstel opleverdatum Werkwijze check conceptbevindingen Uitstel opleverdatum Akkoord uitstel onderzoeksrapport Verzoek griffier Informeren inzake proces Informeren griffier inzake verzoek Woo-verzoek buiten behandeling Verzoek oud-wethouder Respons op verzoek oud-wethouder Opzet raadsvoorstel/proces Verzoek Commissaris van de Koning Woo-verzoek Instemming op verzoek CdK Voorstel opleverdatum (definitief) Akkoord opleverdatum (definitief) Verzoek wethouder Respons op verzoek wethouder Verzoek griffier Respons op verzoek griffier

Eigenaar Raad gemeente Houten Senioren raad Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Wethouders Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Inwoner Houten Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Senioren raad Griffier Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie College van B&W Oud-wethouder Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie CdK / chef kabinet Inwoner Houten Senioren raad Afvaardigingscommissie Senioren raad Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie Afvaardigingscommissie

Pagina 2 3 5 5 5 6 8 8 9 10 10 11 22 19 15 19 11 11 19 16 22 16 16 20 17 22 17 19 19 17 18 18 18

24

Bijlagen (los bijgevoegd) 1. Gewijzigde motie Raadsbreed Extern Integriteitsonderzoek a. Berichten van de interim directie b. Brief ondernemingsraad aan College 2. Memo Opdrachtomschrijving voor uitvraag offertes 3. Beoordelingsformulier uitvraag offertes 4. Werkdocument Marktverkenning 5. QandA 6. Documentenoverzicht

Versie 11

25