RIB collegereactie accountantsverslag 2023 DEF

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan de leden van de raad i.a.a. de commissieleden

Datum

Uw kenmerk

Uw brief van

27 juni 2024

Ons kenmerk

Bijlagen

838746

1

Onderwerp: Raadsinformatiebrief collegereactie accountantsverslag 2023 Geachte leden van de raad, In deze brief informeren wij u over de reactie van het college op het accountantsverslag 2023. Aanleiding Het jaarrekeningtraject 2023 is succesvol afgerond. In het accountantsverslag spreekt de accountant de verwachting uit een goedkeurende controleverklaring te kunnen afgeven. In verband met afronding van een specifieke controle is het accountantsverslag op dit moment nog niet definitief. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de reactie van het college op het accountantsverslag. Het college stelt het op prijs dat het concept van het accountantsverslag door de accountant met de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, directeur bedrijfsvoering, teammanager Financiën en een afvaardiging van team Concerncontrol is besproken op 17 juni jl. Het college streeft naar een goede samenwerking met de accountant. Op 27 juni a.s. bespreekt de ARC (Audit en Rekeningcommissie) het accountantsverslag met de accountant. De ARC zal in een aparte brief naar de raad reageren. Eerder heeft het college in een raadsinformatiebrief van 5 juni 2024 een reactie gegeven op de bevindingen van de ARC op de jaarrekening.

Kernboodschap We zijn verheugd dat het proces van de jaarrekening succesvol is afgerond met, zoals voor de gemeente Houten gebruikelijk, een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid van de jaarrekening. Dit jaar heeft het college voor het eerst verantwoording over de rechtmatigheid afgelegd in de in de jaarstukken opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. De accountant heeft de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording beoordeeld en als getrouw aangemerkt. In het accountantsverslag is een aantal kernpunten genoemd, waarop hierna wordt ingegaan.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

*726937*

A. Getrouwheid Bevindingen accountantscontrole jaarstukken 2023

Getrouwheid Fout Onzeker (x € 1.000)

Controleverschil jaarrekening 2022 - voorziening verlofsparen Sociaal domein: prestatielevering Jeugd Sociaal domein: prestatielevering Wmo Sociaal domein: prestatielevering persoonsgebonden budgetten Jeugd en Wmo Totaal

(x € 1.000)

364 461 223 687 364

1.371

Voorziening verlofsparen Accountantsverslag Wij hebben geconstateerd dat in 2023 een herbeoordeling van de voorziening verlofsparen is gedaan door de gemeente. De eindstand per 31 december is € 115.000. Op basis van de eindstand voorgaand jaar van € 376.000 heeft een vrijval plaatsgevonden naar € 115.000. Echter door ons ongecorrigeerd controleverschil van voorgaand jaar erkennen wij deze vrijval niet en hebben we ook dit jaar een ongecorrigeerd controleverschil van € 364.000. Reactie college Het door de accountant geconstateerde ongecorrigeerde controleverschil in de beginbalans 2023 is een gevolg van het ongecorrigeerde controleverschil in de eindbalans 2022. De omvang van de voorziening is in 2023 opnieuw beoordeeld en aangepast. Hierdoor is de stand van de voorziening correct opgenomen in de eindbalans 2023. Sociaal Domein/verantwoording uitvoering Jeugdzorg en Wmo (Zorg In Natura) Accountantsverslag Voor het vaststellen van de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de lasten inzake Jeugdwet en WMO hebben wij gesteund op de werkzaamheden van de externe accountant van de RBL. Door de externe accountant is vastgesteld dat het deel waarvan de prestatielevering niet kan worden vastgesteld voor Jeugdwet € 461.000 voor WMO € 223.000 bedraagt. Deze onzekerheden zijn binnen onze controletoleranties.

Reactie college De onzekerheid (€ 684.000 in 2023 ten opzichte van € 877.000 in 2022) vloeit onder andere voort uit het beleid dat voor crediteuren met een besteding kleiner dan € 50.000 geen controleverklaring is vereist. Het is aan de deelnemende gemeenten om dit beleid te evalueren en hier desgewenst (in gezamenlijkheid) andere keuzes in te maken. Sociaal Domein/prestatielevering persoonsgebonden budgetten (PGB’s) Accountantsverslag De Sociale Verzekeringsbank (hierna: SVB) heeft over 2023 een verklaring met beperking bij de verantwoording PGB-stromen Jeugdwet en WMO ontvangen. Hierdoor is vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De gemeente Houten heeft voor 2023, in tegenstelling tot 2022, wel controles uitgevoerd op de PGB’s. Echter, de methodiek en diepgang van deze controles zijn voor ons niet voldoende om de onzekerheid inzake de prestatielevering omlaag te krijgen. Wij adviseren hierbij om een goede systematische aanpak te hanteren, waarbij het vaststellen van de prestatielevering cruciaal is. Het volledige bedrag aan PGB’s van € 687.000 is derhalve als onzekerheid meegenomen in onze controle. Bij de controle 2022 bedroeg deze onzekerheid € 597.000. Reactie college De Stichting Sociaal Team Houten voert de toekenning van persoonsgebonden budgetten voor de gemeente Houten uit.

In de dienstverleningsovereenkomst met de Stichting Sociaal Team Houten is opgenomen dat de Stichting richting gemeente Houten verantwoording aflegt over de rechtmatige uitvoering van de bij de Stichting belegde taken. Over het jaar 2023 is door de gemeente Houten een interne controle uitgevoerd op de toekenning en prestatielevering van persoonsgebonden budgetten (pgb’s). De in 2023 gehanteerde aanpak wordt op korte termijn met de nieuwe accountant besproken en zo nodig aangepast. Hiermee wordt getracht de onzekerheid op de prestatielevering pgb’s over 2024 te verminderen c.q. zoveel mogelijk te voorkomen.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 5

Sociaal Domein/Participatiewet (WIL) Accountantsverslag Net zoals in voorgaande jaren hebben wij audit instructies verstuurd naar verschillende accountants, waaronder voor de controle van de WIL. Uiteindelijk hebben wij de verantwoording inclusief controleverklaring voor de WIL 6 weken later dan de deadline ontvangen. De deadline stond op 1 april. Wij hebben begrepen van de controlerend accountant dat dit het gevolg was van personeelswisselingen op de financiële afdeling. Dit heeft voor vertraging gezorgd in onze controle. Wij willen u vragen om met de WIL in gesprek te gaan om de doorlooptijd in de toekomst te verkorten. Reactie college Wij monitoren de afspraken met de WIL en blijven met de WIL in gesprek over het nakomen van de gemaakte afspraken. B. Overige onderwerpen Rechtmatigheidsverantwoording Accountantsverslag In 2023 heeft Gemeente Houten veel stappen gezet om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Zo zijn onder andere de gemeentelijke kaders aangepast, de VIC werkprogramma’s afgestemd met de rechtmatigheidsverantwoording, de frauderisicoanalyse geüpdatet en een gestructureerde aanpak neergezet voor de begrotingsonrechtmatigheden. Kijkend naar de drie criteria voor de rechtmatigheidsverantwoording is met name het begrotingscriterium aangepast ten opzichte van eerdere jaren.

Waar eerst enkel de lastenoverschrijdingen werden genoemd, zijn nu ook batenonderschrijdingen, batenoverschrijdingen en lastenonderschrijdingen onrechtmatig wanneer deze niet tijdig aan de Raad zijn gemeld of niet acceptabel zijn. Tijdens onze werkzaamheden merkten wij op dat u als Raad hier ruimte heeft gelaten voor interpretatie van deze twee begrippen. In de financiële verordening artikel 10 lid 4 a t/m c is het begrip acceptabel uitgewerkt maar dit kan nog verder gedetailleerd worden met verschillende praktijksituaties. Het begrip tijdigheid is in zijn geheel niet uitgewerkt in de financiële verordening. Wij merken op dat dit bij meerdere gemeenten het geval is. Vanuit best practice is op dit moment de lijn dat alle afwijkingen tijdig zijn indien deze voor het vaststellen van de jaarrekening worden gemeld bij de Raad. Deze lijn hebben wij ook gehanteerd bij de Gemeente Houten. Maar wij vragen u om voor komend jaar zelf verder invulling te vinden aan wat u als Raad tijdig vindt en dit vast te leggen in de financiële verordening. Reactie college Bij het beoordelen van de begrotingsrechtmatigheid in het voorjaar van 2024 is reeds geconstateerd dat hierover nadere afspraken tussen college en raad noodzakelijk zijn. Hierover gaan wij in gesprek met de ARC. Raadsbehandeling van de aangepaste financiële verordening staat gepland voor de raadsvergadering van 10 december 2024.

Analyse van het rekeningresultaat Accountantsverslag De belangrijkste afwijkingen zien toe op: • Duurzame leefomgeving –ziet met name toe op voortgang van gebiedsinrichting; • Goede bereikbaarheid –betreft vooral vertraging in uitvoering reconstructie Waalseweg; • Overige baten en lasten –dit heeft te maken met wijze van begroten waarbij overhead (personele beloningen) op overige baten en lasten wordt begroot maar werkelijk op overhead wordt geboekt. Een groot deel van bovenstaande oorzaken kon niet in een eerder stadium voorzien worden, enkele afwijkingen ons inziens mogelijk wel. We adviseren u, in lijn met de aanbevelingen van de commissie BBV om meer aandacht te hebben voor afwijkingen op baten en lasten, niet zijnde begrotingsoverschrijdingen. Doorlopend is het advies de afwijkingen nader te analyseren waarom deze pas bij het opstellen van de jaarrekening inzichtelijk waren, zodat voordelen eerder richting de raad gemeld kunnen worden. Reactie college In de planning & control cyclus is hier continu aandacht voor. De raad wordt zoveel als mogelijk tijdig geïnformeerd. Over het begrip tijdigheid en overhead worden met de raad nieuwe afspraken gemaakt en vastgelegd in de te actualiseren financiële verordening. Raadsbehandeling van de aangepaste financiële verordening staat gepland voor de raadsvergadering van 10 december 2024.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 5

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Accountantsverslag In 2023 heeft Gemeente Houten een herbeoordeling gedaan van de geïdentificeerde risico’s en mogelijke impact. Hieruit is naar voren gekomen dat de mogelijke financiële impact vanuit risico’s is verlaagd van € 1.860 duizend eind 2022 naar € 905 duizend eind 2023. Wij zijn beperkt meegenomen in deze analyse. Wij merken op dat Gemeente Houten een tendens laat zien om de financiële impact van risico’s steeds verder te verlagen de afgelopen jaren. Wij willen u vragen kritisch de risico-analyse te beoordelen om een zo realistisch mogelijk beeld te presenteren in uw jaarverslag. Reactie college In 2023 zijn de risico’s en mogelijke impact opnieuw beoordeeld. In de planning & control cyclus is continue aandacht voor bestaande en nieuwe risico’s en de mogelijke impact daarvan. Een geactualiseerde nota risicomanagement is in voorbereiding en staat gepland voor raadsbehandeling in 2024. Vermoeden van fraude Accountantsverslag Begin april 2024 is door de gemeente Houten formeel melding gedaan van een situatie waarbij geconstateerd is dat er door een externe medewerker -die inmiddels uit dienst is -een aantal opdrachten onrechtmatig en zonder medeweten van zijn teammanager aan derden zijn verstrekt. De gemeente heeft hierop een extern onderzoek laten verrichten.

Wij hebben werkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van dit vermoeden van fraude. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de verantwoording. Gebaseerd op de door ons uitgevoerde aanvullende werkzaamheden geven wij u het volgende advies: - Een VOG verklaring geeft geen garantie dat iemand niet strafrechtelijk is veroordeeld. Evenmin worden seponeringen van zaken door de rechtbank opgenomen in een VOG en vormen taakstraffen geen onderdeel van een VOG verklaring. De VOG die voor de betrokken medewerker was aangevraagd en ontvangen gaf geen bezwaren voor de aangevraagde functie. - Wij raden u aan om de procedure voor de inhuur van externen aan te scherpen. Naast een VOG verklaring kunnen ook andere werkzaamheden worden uitgevoerd zoals bijvoorbeeld een Google check. Reactie college Na ontvangst van het signaal van mogelijke fraude heeft intern onderzoek plaatsgevonden en heeft een extern recherchebureau onderzoek verricht. Conclusie van deze onderzoeken was dat er van fraude geen sprake is. In het interne onderzoek is vastgesteld dat fraude wordt voorkomen door adequaat werkende beheersmaatregelen in de processen.

Daarnaast is in de nieuwe instroom- en doorstroomprocessen reeds aandacht voor het uitvragen van aanvullende functie- en rolspecifieke screeningsprofielen bij het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Consequentie De jaarstukken 2023 (inclusief controleverklaring) kunnen na vaststelling door de raad op 11 juli aanstaande vóór 15 juli 2024 worden aangeleverd bij de provincie. Vóór het zomerreces vindt de jaarlijkse evaluatie van het jaarrekeningproces plaats. Verbeterpunten worden meegenomen in het jaarrekeningproces.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 4 van 5

Met ingang van 1 juli aanstaande start de overeenkomst met de nieuwe accountant. In juli is reeds een aantal contactmomenten gepland. Naast kennismaking, planning en voorbereiding voor de controles 2024 wordt daarin ook gesproken over aanbevelingen uit het verleden en afgestemd over de visies van accountant en gemeente ten aanzien van een aantal specifieke onderwerpen. Wat betekent dit voor de raad (procedureel) Het college verzoekt de raad deze raadsinformatiebrief te betrekken bij de bespreking van de jaarstukken. De jaarstukken (inclusief controleverklaring) worden voor behandeling aangeboden voor de raad van 11 juli a.s. Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met M. Kraaijenhagen via telefoonnummer 06 31902923. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, secretaris, de burgemeester, {{?esl:Signer2:Capture:size(200,100)}} {{?esl:Signer1:Capture:size(200,100)}}

A. Oortgiesen

G.P. Isabella

Bijlage(n) : Accountantsverslag 2023

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 5 van 5