Raadsvoorstel Rekenkamerrapport Onderzoek verbonden partijen

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 343142 Zaaknummer: 754990

Houten, 14 oktober 2021

Onderwerp: Rekenkamerrapport Onderzoek verbonden partijen

Beslispunten: 1. Kennis te nemen van de resultaten van het onderzoek van de rekenkamer naar verbonden partijen. 2. In te stemmen met de aanbevelingen in het rapport. 3. Het college te verzoeken om de aanbevelingen in het onderzoeksrapport verbonden partijen op te volgen.

Samenvatting De gemeenteraad van Houten kent een commissie verbonden partijen (CVP), die bij verordening van eind 2017 is ingericht. Raadsbreed bestaat veel waardering voor de inzet en resultaten van de commissie. Tegelijk heerst het gevoel, ook bij de leden van de commissie, dat de raad onvoldoende ‘grip’ heeft op de diverse met de gemeente Houten verbonden partijen (volgens de bedoelde verordening gedefinieerd als een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft). Samengevat ziet de raad zich geregeld geconfronteerd met autonome financiële ontwikkelingen bij specifieke verbonden partijen, in verband waarmee een gebrek aan invloed wordt ervaren, leidend tot het gevoel dat met voorgelegde (budgettaire) voorstellen hoe dan ook moet worden ingestemd. De rekenkamer heeft onderzocht of (en zo ja hoe) de raad mogelijk meer, dus ook tijdig, en te baseren op afwegingen van inhoudelijke prestaties versus budgetten, sturing kan geven aan de met de gemeente Houten verbonden partijen.

Aanleiding De rekenkamer heeft in 2020 alle fracties van de gemeenteraad van Houten geconsulteerd naar hun (eventuele) suggesties voor uit te voeren onderzoeks-werkzaamheden en heeft de uitkomsten hiervan aangeboden aan de raad via het onderzoeksplan 2020. Uit de inventarisatie kwam naar voren dat de gemeenteraad behoefte heeft aan een onderzoek naar verbonden partijen. De gemeenteraad van Houten kent een commissie verbonden partijen, die bij verordening van eind 2017 is ingericht. Vanuit de gehele raad bestaat veel waardering voor de inzet en resultaten van de commissie. Tegelijk heerst het gevoel, ook bij de leden van de commissie, dat de raad onvoldoende ‘grip’ heeft op de diverse verbonden partijen. De rekenkamer is gestart met de afbakening en selectie van de verbonden partijen. 1. Welke verbonden partijen kent de gemeente Houten? 2. Welke van die partijen kunnen het beste als object van meer diepgaande analyse worden gekozen? Op basis van alle (primair) verzamelde en doorgenomen informatie heeft de rekenkamer de RUD (Regionale Uitvoeringsdienst) en de AVU (Afval Verwijdering Utrecht) geselecteerd voor een meer diepgaande analyse, met name van de voor Houten beschikbaar gestelde informatie in recente P&C-cycli. De rekenkamer heeft vervolgens het onderzoek uitgewerkt langs vier onderzoeksvragen. 1.

Van de gekozen verbonden partijen (dus RUD en AVU): welke informatie bereikt de raad, ter informatie en/of ter discussie en/of ter besluitvorming: in welke vorm, met welke specifieke inhoud en volgens welke cyclus? 2. Welke opvolging krijgt die informatie, al dan niet via de commissie verbonden partijen? 3. Welke (mogelijke) incidenten hebben ter zake in de voorbije jaren in Houten gespeeld, en wat kan daarvan worden geleerd? 4. Welke ‘arrangementen’ qua toezicht en grip op verbonden partijen zijn, al dan niet als ‘best practices’ uit het land, mogelijk ook in Houten te gebruiken? In hoeverre wijkt de praktijk in Houten van die ‘arrangementen’ af?

*343142* 343142

2-5

Doel van dit voorstel Kennis nemen van de uitkomsten van het onderzoek van de rekenkamer en het borgen van de aanbevelingen.

Aanbevelingen De onderzoeksvragen hebben een dertigtal bevindingen opgeleverd, die opgenomen zijn in het onderzoeksrapport. Naar aanleiding van deze bevindingen doet de rekenkamer de gemeenteraad van Houten, op basis van het uitgevoerde onderzoek naar (de) relaties tussen de gemeente en de diverse verbonden partijen, de volgende aanbevelingen. Gezien de positie van de rekenkamer moeten de meeste aanbevelingen worden gelezen via de woorden ‘ … doet de raad de aanbeveling het college te verzoeken om …’. 1. Sturen op regionale samenwerking en commissie verbonden partijen. Blijf vooralsnog uitgaan van de (tien) verbeterpunten uit ‘Sturen op regionale samenwerking’. Evalueer die punten in het vroege najaar van 2024 (dus halverwege de volgende raadsperiode), in samenhang met de opvolging van de onderstaande aanbevelingen. Laat de commissie verbonden partijen (CVP) bestaan, maar verminder de intensiteit van het werk van dat orgaan door het zoveel mogelijk vooraf (laten) communiceren en onderschrijven van meerjarige kaders per verbonden partij, waardoor naar verwachting (ook) veel minder zienswijzen zullen hoeven worden voorbereid of geamendeerd. 2. Kaders – ter ‘echte’ verkenning, bespreking en bevestiging.

Laat de diverse verbonden partijen niet zozeer een jaarlijkse verplichte beperkt inhoudelijke kaderbrief opstellen, maar laat concreet en ruim invulling geven aan een periodiek, integraal kaderdocument zoals bedoeld in aantekening 16 in dit onderzoeksrapport. Een update van dat stuk kan vervolgens als (verplichte) jaarlijkse kadernota in de aanloop naar een volgende begroting dienen. Een dergelijk kaderdocument zal voor de ene verbonden partij of gemeenschappelijke regeling (veel) uitgebreider en/of relevanter zijn dan voor de andere. Die vaststelling geeft de raad, en specifiek de CVP een basis voor het indelen van de verschillende entiteiten naar ‘intensieve’ versus ‘extensieve’ aandacht. Vanzelfsprekend moet de verbonden partij het opstellen van een dergelijk document willen. In de visie van de rekenkamer, die bij ruimte uiteraard bereid is desgevraagd een specifiek uitgewerkt voorbeeld op te stellen en aan te reiken, kan geen enkele directeursecretaris en ook geen (dagelijks) bestuur de brede meerwaarde ervan ontkennen – een dergelijk stuk is het medium om met trots, passie en waar aan de orde ook ‘open onzekerheid’ over de eigen organisatie te communiceren. Om die reden is ook geen Houtense lobby richting andere in een regeling deelnemende gemeenten nodig, integendeel: die zullen (de uitwerking van) dit idee om zowel inhoudelijke als procesmatige redenen omarmen. 3.

Beleidsindicatoren Laat elke verbonden partij, logischerwijs tegen de achtergrond van een op stellen kaderdocument, komen tot enkele concrete en treffende, want relevante, uitdagende en eenduidige beleidsindicatoren of KPI’s. Het formuleren van die indicatoren is geregeld een grote, maar inhoudelijk geweldig aardige opdracht: via welke ‘meetpunten’ kunnen we ons presteren (in beginsel per onderscheiden programma) samenvatten, normeren, meten, verantwoorden en evalueren? De rekenkamer is van mening dat primair de directeuren-secretarissen en de besturen van de gemeenschappelijke regelingen (zelf) ter zake de hand aan de ploeg moeten slaan, in een traject waarin de accounthouders vanuit Houten en hun collega’s van andere deelnemende gemeenten ten behoeve van de raad een positief-kritische vinger aan de pols houden, al is het maar door betrokkenen te behoeden voor het (willen) formuleren van meer dan slechts enkele indicatoren. Vanzelfsprekend dienen de indicatoren, in termen van ambities en gevalideerde realisaties, per verbonden partij van de gemeente Houten te worden opgenomen in elke programmabegroting en jaarrekening.

In de ideale situatie kunnen de CVP en de raad als geheel aan de hand hiervan zonder (veel) nadere analyse vaststellen ‘dat het goed gaat’, zoals ook de leden van de dagelijkse en algemene besturen dat dan kunnen doen, mede waardoor de in dit onderzoeksrapport benoemde spagaatpositie van veel wethouders minder scherp wordt (gevoeld). Versie datum: 25-11-2021 12:19:07

3-5 4. Coördinerend ambtenaar - coördinerend portefeuillehouder Handhaaf de ambtelijke positie van waaruit overzicht wordt gehouden op de diverse met Houten verbonden partijen, maar laat die positie strikter dan tot nu toe invullen: waar dat speelt moeten accounthouders worden aangesproken op (bijvoorbeeld) het ontbreken van relevante informatie in de Paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting en/of de jaarrekening, op de afwezigheid van een analyse van de (voorgenomen) inhoudelijke prestaties van een partij versus de daarvoor (van alle deelnemende gemeenten, of van Houten als zodanig) verlangde middelen of op het achterwege blijven van een kritische beoordeling van een jaarrekening of een meerjarig financieel perspectief (voor dat laatste moet een accounthouder mogelijk een beroep op een meer deskundige collega doen, maar dat moet dan wel gebeuren). Geef de positie van de coördinerend portefeuillehouder in het college (de burgemeester), mede in die zin vorm dat dat collegelid bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor de tijdigheid, volledigheid en validatie van de ‘stevigheid’ van de opvolging van de aanbevelingen in het voorliggende onderzoeksrapport.

Aandachtspunten Geen.

Participatie Het college heeft een reactie gegeven op het rapport. Deze is bijgevoegd.

Financiën en formatie Niet van toepassing.

Communicatie Het rapport en de aanbevelingen zullen worden besproken met de Commissie verbonden partijen op 2 november 2021 en tijdens het rondetafelgesprek op 9 november 2021 en door de gemeenteraad worden behandeld tijdens de raadsvergadering van 23 november 2021. Het Rekenkamerrapport wordt op de website op de pagina van de gemeenteraad van Houten geplaatst.

Voortgang Niet van toepassing.

Evaluatie Niet van toepassing. Houten, 14 oktober 2021 De directeur van de rekenkamer

F. Hordijk

Versie datum: 25-11-2021 12:19:07

4-5

Bijlagen -Memorandum Onderzoek verbonden partijen incl. bestuurlijke reactie en nawoord van de Rekenkamer -Sturen op regionale samenwerking Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 25-11-2021 12:19:07

Raadsbesluit Voorstelnummer: 343142 Onderwerp Rekenkamerrapport Onderzoek verbonden partijen De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van de directeur van de rekenkamer d.d. 14 oktober 2021 gelezen en besluit: 1. Kennis te nemen van de resultaten van het onderzoek van de rekenkamer naar verbonden partijen. 2. In te stemmen met de aanbevelingen in het rapport. 3. Het college te verzoeken om de aanbevelingen in het onderzoeksrapport verbonden partijen op te volgen. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 23 november 2021. De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, $ $handtekening2$ d$ C.M.S. Visser

G.P. Isabella