Raadsvoorstel Rekenkamerrapport Onderzoek Subsidies.docx

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 344228 Zaaknummer: 756417

Houten, 9 november 2021

Onderwerp: Rekenkamerrapport Onderzoek subsidies

Beslispunten: 1. Kennis te nemen van de resultaten van het onderzoek van de rekenkamer naar subsidies 2. In te stemmen met de aanbevelingen in het rapport 3. Het college te verzoeken om de aanbevelingen in het onderzoeksrapport subsidies op te volgen.

Samenvatting De rekenkamer doet aanbevelingen die ertoe moeten leiden dat richting het subsidiejaar 2023 een aanzienlijke verbeterslag is doorgevoerd. Gezien de ook in het college gevoelde urgentie, én de ambtelijke veranderingen die al in gang zijn gezet, is de rekenkamer optimistisch over de haalbaarheid van deze termijn. Dit betekent overigens ook dat (al) begin 2022 diverse ‘formele documentatie’ in finale vorm zal moeten zijn voorbereid.

Aanleiding De rekenkamer heeft in 2020 alle fracties van de gemeenteraad van Houten geconsulteerd naar hun (eventuele) suggesties voor uit te voeren onderzoeks-werkzaamheden en heeft de uitkomsten hiervan aangeboden aan de raad via het onderzoeksplan 2021. Uit de inventarisatie kwam naar voren dat de gemeenteraad onder andere behoefte heeft aan een onderzoek naar subsidies. De gemeente Houten verstrekt jaarlijks subsidies. Dat gebeurt door toepassing van verschillende vastgestelde en gepubliceerde subsidieregelingen, waarbij de Algemene subsidieverordening gemeente Houten (hierna ASV, geldig sinds 2017) als achterliggend kader dient. De rekenkamer heeft onderzocht of: • de subsidieregelingen en de ASV (volledig) toepasbaar zijn • de subsidieregelingen en de ASV correct worden toegepast. De rekenkamer heeft het onderzoek uitgewerkt langs onderstaande zeven onderzoeksvragen: 1. Zijn de bepalingen van de subsidieregelingen en van de ASV helder, eenduidig en onverkort toepasbaar? 2. Zijn de subsidieregelingen dekkend voor alle terreinen waarop subsidies kunnen worden verstrekt, en is steeds voldoende aansluiting te vinden tussen de regelingen en door de raad vastgesteld beleid? 3.

Geven de regelingen, al dan niet (nader) uitgewerkt in interne (ambtelijke) procedures, voldoende houvast bij het maken van afwegingen over het wel, niet of gedeeltelijk honoreren van aanvragen voor subsidies? 4. Geven de regelingen tegelijk ruimte voor het stellen van specifieke (inhoudelijke, financiële of andere) voorwaarden, die de gemeente Houten aan toekenningen zou willen verbinden? 5. Hoeveel subsidie, verdeeld over hoeveel toekenningen, heeft de gemeente Houten in de jaren 2019 en 2020 onder de vlag van de subsidieregelingen, en dus van de ASV op welke beleidsdomeinen verstrekt? 6. Wat is, ambtelijk-intern, aan het college en aan de raad, over de subsidies uit 2019 en 2020 gerapporteerd (in termen van omvang, spreiding, gestelde voorwaarden, aansluiting met beleid, bereikte resultaten, onverhoopte incidenten en mogelijke verbeterpunten)? 7. Welke aantekeningen volgen uit een analyse, ambtelijk voor te bereiden en te beoordelen door de rekenkamer, van de dossiers die over een deelwaarneming van vooralsnog twintig voor het jaar 2019 toegekende subsidies zijn aangelegd (en die uiterlijk in het najaar van 2020 zullen zijn afgesloten)?

*344228* 344228

2-5

Doel van dit voorstel Kennis nemen van de uitkomsten van het onderzoek van de rekenkamer en het borgen van de aanbevelingen.

Bevindingen Samenvattend stelt de rekenkamer vast dat: a. de (kaderstellende) regelgeving aan een grondige en integrale herijking toe is. De inhoud van de ASV, het controleprotocol, de Subsidieregeling samenlevingsactiviteiten en de Subsidieregeling beoordelingscriteria en verplichtingen (die feitelijk geen subsidieregeling is) is op diverse elementen onlogisch, inconsistent en zeker waar het gaat om een aantal gestelde termijnen zowel intern (ambtelijk) als extern (aanvragende partijen) niet tot nauwelijks uitvoerbaar; b. er met een positieve, maar tegelijk kritische houding zal moeten worden gekeken naar ontvangen aanvragen voor subsidie, waar dat nu, een enkel positief beoordeeld dossier uitgezonderd, onvoldoende gebeurt. Met welke activiteiten wordt concreet bijgedragen aan specifieke, door de raad bekrachtigde beleidsprioriteiten? Wordt dat niet (ook) al door anderen gedaan, ofwel: wat is de meerwaarde van juist deze aanvrager, al dan niet in samenwerking met andere partijen? Hoe is de financiële positie van de aanvrager: moeten de activiteiten in kwestie beslist met publieke middelen worden gesteund, en wordt een (meerjarig) financieel beleid gevoerd dat is gericht op continuïteit?; c. het instrument subsidieplafond in Houten alleen bij de Regeling evenementenfonds correct wordt ingezet.

Een (vastgesteld) plafond is bedoeld om aanvragers van subsidies waar nodig in vriendelijke, constructieve zin met elkaar te laten concurreren, waardoor afwegingen scherper worden gemaakt, nadere samenwerking wordt gezocht en soms ‘nee’ moet worden verkocht, maar ook perspectief wordt geboden voor nieuwe c.q. vernieuwende aanvragers; d. de raad feitelijk onwetend is waar het gaat om de werking van het subsidiebeleid, en dat de informatiepositie van het college alleen rond specifieke dossiers (bijvoorbeeld als een knelpunt rond een afzonderlijk plafond speelt) beter is; e. de kwaliteit van de (afzonderlijke, onderzochte) subsidiedossiers in algemene zin ondermaats is, wat bovendien niet bij een interne controle is gesignaleerd. Het behoeft geen toelichting dat de gemeente Houten (mede) hierdoor risico’s op het domein rechtmatigheid loopt.

Aanbevelingen De rekenkamer heeft in de kern willen vaststellen in hoeverre de gemeente Houten een adequaat subsidiebeleid voert. Op basis van de in het onderzoek opgedane bevindingen doet de rekenkamer de raad de aanbeveling het college te verzoeken om uiterlijk 1 februari 2022 met een verbeterplan te komen. Op grond van dat verbeterplan moeten de kwesties: a. inzake de rechtmatigheid binnen enkele maanden tot een oplossing zijn gebracht. Dat betekent dat hard zal moeten worden gewerkt aan (in ieder geval) een volledig opgefriste en eenduidige set kaderdocumenten (ASV, controleprotocol en subsidieregelingen). Uitstel is niet mogelijk, omdat dan de werking van de nieuwe regeling(en) pas vanaf het subsidiejaar 2024 kan spelen, met alle mogelijke gevolgen van die; b. inzake de doeltreffendheid in een meeromvattend (ambtelijk) traject worden opgepakt, te starten in het tweede kwartaal van 2022 en voor wat betreft het subsidiejaar 2023 te eindigen in de zomer van 2024 (terwijl intussen de cyclus 2024 al volop gaande is). Gedurende dat traject worden de betrokken ambtelijk medewerkers getraind in onder meer het voeren en documenteren van beleidsgesprekken met vertegenwoordigers van subsidieaanvragers, in het maken van specifieke, toetsbare prestatieafspraken en in het beoordelen van de feitelijke financiële situatie van aanvragers.

Tegelijk wordt de interne administratieve organisatie (de ambtelijke procesgang) geëvalueerd, verbeterd en (nader) geborgd.

Versie datum: 30-11-2021 16:59:48

3-5

Participatie Het college heeft een reactie gegeven op het rapport. Deze is bijgevoegd

Financiën en formatie Niet van toepassing

Communicatie Het rapport en de aanbevelingen worden tijdens het rondetafelgesprek op 30 november 2021 besproken en door de gemeenteraad behandeld tijdens de raadsvergadering van 14 december 2021. Het rekenkamerrapport wordt op de website op de pagina van de gemeenteraad van Houten geplaatst.

Houten, 9 november 2021 De directeur van de rekenkamer,

F. Hordijk

Versie datum: 30-11-2021 16:59:48

4-5 Bijlagen -Memorandum Onderzoek Subsidies incl. bestuurlijke reactie en nawoord van de rekenkamer -Algemene subsidieverordening gemeente Houten Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: J. Overweg 2e PoHo: C. van Dalen

Versie datum: 30-11-2021 16:59:48

Raadsbesluit Voorstelnummer: 344228 Onderwerp Rekenkamerrapport Onderzoek subsidies

De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van de directeur van de rekenkamer d.d. 9 november 2021 gelezen en besluit: 1. Kennis te nemen van de resultaten van het onderzoek van de rekenkamer naar subsidies 2. In te stemmen met de aanbevelingen in het rapport 3. Het college te verzoeken om de aanbevelingen in het onderzoeksrapport subsidies op te volgen. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 14 december 2021. De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, $ $handtekening2$ d$ C.M.S. Visser

G.P. Isabella