Raadsvoorstel Ontwerp Kadernota Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2027

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 789583 Zaaknummer: 895343

Houten, 6 januari 2026

Onderwerp: Ontwerp Kadernota Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2027

Beslispunten: 1. In te stemmen met de Ontwerp Kadernota 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU); 2. Geen zienswijze in te dienen op deze kadernota en het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht middels bijgevoegde brief hierover te informeren.

Samenvatting Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een Kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. Alvorens de Kadernota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art. 22 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de Kadernota. Beleidsmatig is in de Kadernota 2027 aandacht besteed aan: • De uitvoering van het meerjarenplan Archieven: Open, Openbaar (her)Bruikbaar (20242027); • De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet; • Doorontwikkeling van het E-depot. Uitvoering van het beleidsplan Het meerjarenbeleidsplan is na bestuurlijk overleg bewust beperkt gehouden in ambitie om zo aan te sluiten bij de sombere financiële vooruitzichten van de gemeenten. Het richt zich op het voortbouwen aan de basis van de organisatie. Op basis van het beleidsplan zijn vanaf 2027 nieuwe benodigde middelen te verwachten voor de structurele borging van het E-depot door middel van het verhogen van de formatie. Inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet Het RAZU zal in de komende jaren te maken krijgen met een taakuitbreiding vanuit de nieuwe Archiefwet en het beheer- en de ontsluiting van digitale archieven in het E-depot.

Daarnaast ziet het bestuur van het RAZU een snel toenemende druk op de dienstverlening door de overbrenging van de laatste gemeentelijke archieven. Knelpunten in dienstverlening en doorontwikkeling E-depot De gesignaleerde toegenomen werkdruk bij dienstverlening als gevolg van recente overbrengingen van archieven (voornamelijk fysieke bouwdossiers) die regelmatig worden ingezien én de benodigde doorontwikkeling van het E-depot zijn door het bestuur van het RAZU nader uitgewerkt en besproken. Het bestuur van het RAZU concludeert dat op deze twee wettelijke taken een tekort aan formatie beschikbaar is. Gezien de financiële positie van de gemeenten heeft het bestuur van het RAZU het knelpunt in de dienstverlening gemitigeerd door het dienstverleningsniveau af te schalen. Het bestuur van het RAZU constateert dat er voor het E-depot op dit moment structureel té weinig formatie beschikbaar is om deze wettelijke taak op een minimaal niveau uit te voeren. In de huidige bezetting wordt gebruik gemaakt van formatie van een andere wettelijke taak, welke daarmee in de knel komt.

Het bestuur van het RAZU acht het noodzakelijk voor de uitvoering van deze wettelijke taak de formatie met 1 fte te verhogen om zo de taak structureel te borgen zonder afhankelijkheden van andere formatieposten.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Het RAZU stelt jaarlijks een Kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. De ontwerpKadernota 2027 beschrijft op welke wijze het RAZU de in beheer zijnde collecties, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie voor (her)gebruik, ter beschikking aan burgers. Daarnaast toetst het RAZU de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. De digitalisering vraagt om nieuwe manieren van het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Het E-depot is hiervoor een technische oplossing. Bij het gezamenlijk ontwikkelen van het E-depot wordt aangesloten bij de uitgangspunten van common ground. Alvorens de Kadernota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art.

22 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de Kadernota. De burgemeester van Houten is lid van het bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 24 november 2025 de ontwerp Kadernota 2027 in de bestuursvergadering besproken. Op basis van de door het bestuur gemaakte opmerkingen en keuzes is een definitieve ontwerpKadernota 2027 opgesteld en door het bestuur vastgesteld. De raad is het bevoegde orgaan om eventuele zienswijzen op de Kadernota bij het bestuur van het RAZU in te dienen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het bestuur de ingediende zienswijzen van gemeenteraden in overweging te nemen.

Beoogd effect De raad te laten instemmen met de beleids- en financiële kaders van de gemeenschappelijke regeling en de financiële consequenties die hierdoor voor de gemeente Houten als deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling uit voortvloeien.

Argumenten per beslispunt 1.1

De ontwerp-Kadernota 2027 geeft een volledig beeld van de beleidsmatige, financiële en organisatorische uitgangspunten. De ontwerp-Kadernota 2027 benoemt de volgende ontwikkelingen en uitgangspunten: Beleidsmatig: • Taakuitvoering in 2027 conform het meerjarenbeleidsplan 2024 - 2027 • Nieuwe Archiefwet • Digitale ontwikkelingen: ingebruikname E-depot Financieel: De loon-, en prijsindex worden opgenomen uit de Septembercirculaire. • De gehanteerde loonindex is 6,3% • De gehanteerde prijsindex is 2,6% • De indexatie wordt enkel op het primaire jaar toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar gehanteerd.

Organisatorisch: • Uitbreiding formatie met 1 fte ten behoeve van de structurele borging van het E-depot 1.2 De ontwerp-Kadernota 2027 is in lijn met het Beleidsplan RAZU 2024-2027 De kadernota is een verdere uitwerking van het Beleidsplan 2024-2027 van het RAZU. 2.1

De gemeente Houten moet het bestuur van het RAZU informeren over een eventuele zienswijze De reactie is in concept bijgevoegd. Het spreekt voor zich dat de reactie anders komt te luiden wanneer de raad niet overeenkomstig dit voorstel besluit.

Kanttekeningen 1.1

De voorgestelde structurele uitbreiding van formatie met 1 fte voor het borgen van het E-depot betekent een verhoging van de deelnemersbijdrage met € 100.000. Voor de gemeente Houten betekent dit een verhoging van € 23.310. De vertaling naar een structurele taak vereist een hogere inzet in formatie, met borging van technische kennis welke nu via een tijdelijk contract wordt ingehuurd. Met name op het gebied van componentbeheer, koppelingen en zoekmachines heeft het RAZU in de vaste formatie op dit moment onvoldoende kennis in huis. Daarnaast is met de huidige inzet, welke met name leunt op de dataspecialist, onvoldoende capaciteit beschikbaar om naast een zorgvuldige implementatie van softwarecomponenten, ook nog meerdere migraties van gemeenten te ondersteunen. Een duurzame borging, alsook het verkrijgen van voldoende slagkracht om de doorontwikkeling van het e-depot in lijn met toekomstige digitale overbrengingen van de gemeenten in goede banen te leiden, vereist dat het RAZU deze kennis opdoet en over meerdere medewerkers verspreidt.

Participatie Niet van toepassing

Financiën en formatie Voorgesteld wordt om het financiële effect volgens onderstaande tabel op te nemen in de meerjarenbegroting vanaf 2027

RAZU Bijdrage Gemeente Houten Ontwerp Kadernota 2027 Huidige bijdrage meerjarenbegroting Mutatie meerjarenbegroting

2027 402.956 368.136 34.820

Begroting 2028 2029 406.267 407.712 370.514 372.892 35.753 34.820

2030 407.712 372.892 34.820

De mutatie in de meerjarenbegroting betreft € 23.310 structurele uitbereiding van de formatie met 1 fte voor het borgen van het E-depot, de overige meerkosten zijn het loon-, en prijsindex ad € 11.510. Totale mutatie meerjaren begroting 2027 is € 34.820. De financiële effecten van dit voorstel zijn verwerkt in begrotingswijzigingsnummer 133019.

Communicatie Niet van toepassing

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de Kadernota 2027 vast.

Evaluatie Niet van toepassing

Houten, 6 januari 2026 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de secretaris, de burgemeester, R. van Netten

H.C. Heerschop

Bijlagen 1. Ontwerp-Kadernota 2027 RAZU 2. Aanbiedingsbrief ontwerp Kadernota 2027 RAZU 3. Brief aan RAZU m.b.t. zienswijze Kadernota 2027

Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Karen Heerschop 2e PoHo:

Raadsbesluit Voorstelnummer: 789583 Onderwerp Ontwerp Kadernota Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2027 De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 6 januari 2026 gelezen en besluit: 1. In te stemmen met de Ontwerp Kadernota 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU); 2. Geen zienswijze in te dienen op deze kadernota en het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht middels bijgevoegde brief hierover te informeren. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 3 maart 2026. De raad van de gemeente Houten, De griffier a.i., {{?esl:Signer2:Capture:size(200,100)}}

de voorzitter, {{?esl:Signer1:Capture:size(200,100)}}

M.A.J.R. Hermans

H.C. Heerschop