Raadsvoorstel Ontwerp Kadernota Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 769677 Zaaknummer: 857378

Houten, 17 december 2024

Onderwerp: Ontwerp Kadernota Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Beslispunten: 1. In te stemmen met de Ontwerp Kadernota 2026 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU); 2. Geen zienswijze in te dienen op deze kadernota en het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht middels bijgevoegde brief hierover te informeren.

Samenvatting Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een Kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. Alvorens de Kadernota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art. 22 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de Kadernota. Gezien de onzekere financiële vooruitzichten van de deelnemende gemeenten heeft het bestuur van het RAZU de directeur-archivaris verzocht te onderzoeken of het RAZU kosten kan besparen. Uit dit onderzoek bleek dat de zeer sobere en doelmatige begroting van het RAZU nauwelijks ruimte biedt voor structurele bezuinigingen zonder dat daarmee de taakuitvoering geschaad wordt. Op basis van het onderzoek en een advies van de directeur-archivaris heeft het bestuur besloten om de volgende drie bezuinigingen door te voeren: • • •

Het afstoten van kantoorruimte Het begroten van personeelskosten op 95% Het verlagen van de overige personeelslasten naar 2,5%

Met deze maatregelen heeft het bestuur expliciet gekozen om de taakuitvoering van het RAZU te ontzien, maar levert het RAZU wel een bijdrage aan de taakstelling die de gemeente heeft. De deelnemersbijdrage voor de deelnemende gemeenten valt 4,92% lager uit dan op basis van het meerjarenperspectief uit de begroting 2025 voorspeld was. De deelnemersbijdrage daalt hiermee met € 83.293 op totaal niveau. Voor de gemeente Houten betekent dit een besparing van € 19.291.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Het RAZU stelt jaarlijks een Kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. De ontwerp-Kadernota 2026 beschrijft op welke wijze het RAZU de in beheer zijnde collecties, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie voor (her)gebruik, ter beschikking aan burgers. Daarnaast toetst het RAZU de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. De digitalisering vraagt om nieuwe manieren van het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Het e-depot (in ontwikkeling) is hiervoor een technische oplossing. Bij het gezamenlijk ontwikkelen van het e-depot wordt aangesloten bij de uitgangspunten van common ground. Alvorens de Kadernota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art.

22 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes

*769677* 769677

2-4 deelnemende gemeenten toegestuurd. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de Kadernota. De burgemeester van Houten is lid van het bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 27 november 2024 de ontwerp Kadernota 2026 in de bestuursvergadering besproken. Op basis van de door het bestuur gemaakte opmerkingen en keuzes is een definitieve ontwerp-Kadernota 2026 opgesteld en door het bestuur vastgesteld. De raad is het bevoegde orgaan om eventuele zienswijzen op de Kadernota bij het bestuur van het RAZU in te dienen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het bestuur de ingediende zienswijzen van gemeenteraden in overweging te nemen.

Beoogd effect De raad te laten instemmen met de beleids- en financiële kaders van de gemeenschappelijke regeling en de financiële consequenties die hierdoor voor de gemeente Houten als deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling uit voortvloeien.

Argumenten per beslispunt 1.1

De ontwerp-Kadernota 2026 geeft een volledig beeld van de beleidsmatige, organisatorische en financiële uitgangspunten. De ontwerp-Kadernota 2026 benoemt de volgende ontwikkelingen en uitgangspunten: Beleidsmatig: • Taakuitvoering in 2026 conform het meerjarenbeleidsplan 2024 - 2027 • Nieuwe archiefwet • Digitale ontwikkelingen: ingebruikname e-depot en aanbesteding nieuw collectiebeheersysteem • Bedrijfsvoering: implementatie selectielijst e-mailbewaring. Financieel: De loon-, en prijsindex worden opgenomen uit de Septembercirculaire. • De gehanteerde loonindex is 2,1% • De gehanteerde prijsindex is 2,7% • De indexatie wordt enkel op het primaire jaar toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar gehanteerd. 1.2 De ontwerp-Kadernota 2026 is in lijn met het Beleidsplan RAZU 2024-2027 De kadernota is een verdere uitwerking van het Beleidsplan 2024-2027 van het RAZU. 2.1

De gemeente Houten moet het bestuur van het RAZU informeren over een eventuele zienswijze De reactie is in concept bijgevoegd. Het spreekt voor zich dat de reactie anders komt te luiden wanneer de raad niet overeenkomstig dit voorstel besluit.

Kanttekeningen 1.1

De voorgestelde bezuinigingsmaatregelen op personeelskosten kunnen leiden tot tussentijdse begrotingswijzigingen of een negatief exploitatiesaldo. De verlaging van de begroting van de personeelslasten beperkt de ruimte om budgetneutraal tussentijdse CAO-wijzigingen, personele tegenvallers en -knelpunten binnen de eigen begroting op te lossen. Het RAZU loopt hiermee een bedrijfsrisico bij tegenslagen die niet kunnen worden voorzien en waarmee de uitvoering van wettelijke taken onder druk of stil komen te liggen. Hierdoor ontstaat er een risico voor de deelnemende gemeenten op tussentijdse begrotingswijzigingen. Daarnaast ontstaat vanaf 2027 het risico dat de 95% begroting van de personeelskosten niet dekkend zal zijn doordat meerdere medewerkers dan in de richting van hun eindperiodiek zijn gegroeid. Dit kan leiden tot een negatief exploitatiesaldo dat conform de GR door de gemeenten gedekt zal dienen te worden.

Participatie Niet van toepassing

Financiën en formatie Voorgesteld wordt om het financiële positieve effect volgens onderstaande tabel op te nemen in de meerjarenbegroting vanaf 2026. Versie datum: 17-2-2025 16:35:44

3-4

RAZU Bijdrage Gemeente Houten Ontwerp Kadernota 2026

2026 365.759

Begroting 2027 2028 368.137 370.415

2029 372.892

Huidige bijdrage meerjarenbegroting

374.878

377.256

379.634

379.634

Mutatie meerjarenbegroting

-9.119

-9.119

-9.219

-6.742

De financiële effecten van dit voorstel zijn verwerkt in begrotingswijzigingsnummer 130636. Geen financiële consequenties Wet M&O, VPB en/of BTW

Communicatie Niet van toepassing

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de Kadernota 2026 vast.

Evaluatie Niet van toepassing Bijlagen 1. Ontwerp-Kadernota 2026 RAZU 2. Aanbiedingsbrief van RAZU aan de raad Houten 3. Brief aan RAZU mbt zienswijze Kadernota 2026 Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo:

Versie datum: 17-2-2025 16:35:44

Raadsbesluit Voorstelnummer: 769677 Onderwerp Ontwerp Kadernota Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 17 december 2024 gelezen en besluit: 1. In te stemmen met de Ontwerp Kadernota 2026 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU); 2. Geen zienswijze in te dienen op deze kadernota en het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht middels bijgevoegde brief hierover te informeren. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 18 februari 2025. De raad van de gemeente Houten, de plaatsvervangend griffier,

de voorzitter,

H. Khairouni

G.P. Isabella