Raadsvoorstel Ontwerp-Kadernota 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 661271 Zaaknummer: 819732

Houten, 19 december 2023

Onderwerp: Ontwerp-Kadernota 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Beslispunten: 1. Geen zienswijze in te dienen en in te stemmen met de Ontwerp Kadernota 2025 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2. Het hierin opgenomen structureel financieel effect voor de gemeente Houten van gemiddeld € 12.000 te verwerken in de meerjarenbegroting 2025-2028 3. Het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht middels bijgevoegde brief hierover te informeren.

Samenvatting Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een Kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. Alvorens de Kadernota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art. 20 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de Kadernota. Het bestuur van het RAZU heeft rekening gehouden met de financiële vooruitzichten en onzekerheden waar de betrokken gemeentebesturen voor staan de komende jaren en daarom zijn in deze kadernota alleen de verplichte cao en indexcijfers verwerkt.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Het RAZU stelt jaarlijks een Kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. De ontwerp-Kadernota 2025 beschrijft op welke wijze het RAZU de in beheer zijnde collecties, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie voor (her)gebruik, ter beschikking aan burgers. Daarnaast toetst het RAZU de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. De digitalisering vraagt om nieuwe manieren van het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Het e-depot (in ontwikkeling) is hiervoor een technische oplossing. Bij het gezamenlijk ontwikkelen van het e-depot wordt aangesloten bij de uitgangspunten van common ground. Alvorens de Kadernota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art.

20 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de Kadernota. De burgemeester van Houten is lid van het bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 29 november 2023 de ontwerp kadernota 2025 in de bestuursvergadering besproken. Op basis van de door het bestuur gemaakte opmerkingen en keuzes is een definitieve ontwerp-Kadernota 2025 opgesteld en door het bestuur vastgesteld. De raad is het bevoegde orgaan om eventuele zienswijzen op de Kadernota bij het bestuur van het RAZU in te dienen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het bestuur de ingediende zienswijzen van gemeenteraden in overweging te nemen.

Beoogd effect De raad te laten instemmen met de beleids- en financiële kaders van de gemeenschappelijke regeling en de financiële consequenties die hierdoor voor de gemeente Houten als deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling uit voortvloeien.

*661271* 661271

2-4

Argumenten per beslispunt 1.1

De ontwerp-Kadernota 2025 geeft een volledig beeld van de beleidsmatige, organisatorische en financiële uitgangspunten. De ontwerp-Kadernota 2025 benoemt de volgende ontwikkelingen en uitgangspunten: Beleidsmatig: • Taakuitvoering in 2025 conform het meerjarenbeleidsplan 2024 - 2027 • Nieuwe archiefwet • Digitale ontwikkelingen: ingebruikname e-depot begin 2025 en aanbesteding nieuw collectiebeheersysteem • Bedrijfsvoering: implementatie selectielijst e-mailbewaring. Financieel: De financiële doorkijk laat een verhoging zien ten opzichte van de begrotingsprognose 2025 in de Programmabegroting 2024-2025. De verhoging is het gevolg van: • Loonontwikkelingen: hanteren van de vigerende CAO (2023) en actuele loonindex • Prijsontwikkelingen: hanteren van de actuele prijsindex 1.2 De ontwerp-Kadernota 2025 is in lijn met het Beleidsplan RAZU 2024-2027 De kadernota is een verdere uitwerking van het Beleidsplan 2024-2027 van het RAZU. 2.1

De gemeente Houten is verplicht om de financiële effecten uit de kadernota te verwerken in de meerjarenbegroting. Volgens de huidige werkwijze laten we de gemeentelijke meerjarenbegroting aansluiten op die van de verbonden partij, hier dus op de meerjarenbegroting van het RAZU. 3.1

De gemeente Houten moet het bestuur van het RAZU informeren over een eventuele zienswijze De reactie is in concept bijgevoegd. Het spreekt voor zich dat de reactie anders komt te luiden wanneer de raad niet overeenkomstig dit voorstel besluit.

Kanttekeningen Geen

Participatie Niet van toepassing

Financiën en formatie Voorgesteld wordt om de structurele extra kosten volgens onderstaande tabel op te nemen in de meerjarenbegroting vanaf 2025:

RAZU Bijdrage Gemeente Houten Kadernota 2025

2025 356.550

Begroting 2026 2027 358.928 361.306

2028 363.684

Huidige bijdrage meerjarenbegroting

345.030

347.408

349.786

349.786

Mutatie meerjarenbegroting

11.520

11.520

11.520

13.898

Communicatie Niet van toepassing

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de Kadernota 2025 vast.

Versie datum: 10-1-2024 16:48:49

3-4

Evaluatie Niet van toepassing.

Bijlagen 1. Ontwerp-Kadernota 2025 RAZU 2. Aanbiedingsbrief raad Houten 3. Brief zienswijze

Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 10-1-2024 16:48:49

Raadsbesluit Voorstelnummer: 661271 Onderwerp Ontwerp-Kadernota 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 december 2023 gelezen en besluit: 1. Geen zienswijze in te dienen en in te stemmen met de Ontwerp Kadernota 2025 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2. Het hierin opgenomen structureel financieel effect voor de gemeente Houten van gemiddeld € 12.000 te verwerken in de meerjarenbegroting 2025-2028 3. Het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht middels bijgevoegde brief hierover te informeren. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 13 februari 2024. De raad van de gemeente Houten, de griffier,

de voorzitter,

C.M.S. Visser

G.P. Isabella