Raadsvoorstel Ontwerp Kadernota 2024 en ontwerp Beleidsplan 2023-2027 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 606807 Zaaknummer: 784568

Houten, 17 januari 2023

Onderwerp: Ontwerp Kadernota 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Beslispunten: 1. In te stemmen met de Ontwerp-Kadernota 2024 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2. Het hierin opgenomen structureel financieel effect voor de gemeente Houten van gemiddeld € 25.000 te verwerken in de meerjarenbegroting 2024-2027 3) 3. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-kadernota 2024. 4. Het bestuur van Regionaal Archief Zuid-Utrecht door middel van brief hierover te informeren.

Samenvatting Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Ingevolge art. 20 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) van het RAZU, stelt het bestuur een Kadernota op en stuurt deze naar de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen bij het bestuur eventuele zienswijzen naar voren brengen.

Aanleiding Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. En het RAZU toetst de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. De digitalisering vraagt om nieuwe manieren van het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Het e-depot is hiervoor een technische oplossing. Bij het gezamenlijk ontwikkelen van het e-depot wordt aangesloten bij de uitgangspunten van common ground. Het RAZU stelt jaarlijks een kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. Alvorens deze nota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art. 20 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de Kadernota. De burgemeester van Houten is lid van het bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 7 december 2022 de ontwerpkadernota 2024 in de bestuursvergadering besproken. Op basis van de door het bestuur gemaakte opmerkingen en keuzes is een definitieve ontwerpKadernota 2024 opgesteld.

Dit definitief ontwerp is op 15 december 2022 door het bestuur vastgesteld. De raad is het bevoegde orgaan om eventuele zienswijzen op de kadernota bij het bestuur van de RAZU in te dienen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het bestuur de ingediende zienswijzen van gemeenteraden in overweging te nemen.

*606807* 606807

2-6 Beoogd effect De raad te laten instemmen met de beleids- en financiële kaders van de gemeenschappelijke regeling en de financiële consequenties die hierdoor voor de gemeente Houten als deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling uit voortvloeien. Argumenten per beslispunt 1.1 De kadernota stelt gemeenteraden in staat te participeren in de beleidsinhoudelijk en financiële kaderstelling voor de RAZU. Het bestuur van het RAZU stelt, conform de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht, jaarlijks een Ontwerp Kadernota op en stuurt deze toe aan de raden van de deelnemende gemeenten om hen de gelegenheid te stellen een eventuele zienswijze in te brengen. 1.2 De Ontwerp Kadernota 2024 geeft een volledig beeld van de beleidsmatige, organisatorische en financiële uitgangspunten. In het voorjaar van 2023 wordt binnen het bestuur van het RAZU verder gesproken over een nieuw beleidsplan voor de jaren 2024-2027. Er wordt nu geen extra bijdrage gevraagd voor nieuw beleid. 2.1 De gemeente Houten is verplicht om de financiële effecten op de omvang van de gemeentelijke bijdrage te verwerken in zijn eigen meerjarenbegroting. Volgens de huidige werkwijze laten we de gemeentelijke meerjarenbegroting aansluiten op die van de verbonden partij.

2.2 Er is sprake van reële indexering van lonen en prijzen (prijspeil 2024) De gehanteerde indexering is gebaseerd op indexeringen die zijn opgenomen in de (september)circulaires van het Gemeentefonds: Prijs overheidsconsumptie beloning werknemers voor de lonen en prijs overheidsconsumptie netto materieel voor materiële uitgaven. Deze indexeringssystematiek neemt ook ontwikkelingen mee die zich voordoen voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar waarmee de inschatting van het prijspeil 2024 zo reëel mogelijk is. Deze systematiek is vergelijkbaar aan de Houtense systematiek. 3.1 Het RAZU nodigt de deelnemers uit tot het indienen van zienswijzen In de Kadernota 2024 zijn de financiële en beleidsmatige kaders voor de begroting van 2023 opgenomen conform de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht. De Kadernota vormt het startpunt van het proces van begroting en verantwoording. In dit proces is ook het indienen van zienswijzen geregeld. 3.2 De Ontwerp Kadernota 2024 is gebaseerd op reële financiële uitgangspunten en omvat geen nieuw beleid. De Kadernota bevat alleen mutaties als gevolg van de actualisatie van de loon- en prijsaanpassingen. De financiële uitgangspunten (indexeringspercentages e.d.) hiervan zijn reëel. Het beleidsplan 2024-2027 is nog niet gereed waardoor er sprake is van een beleidsarme Ontwerp Kadernota.

Hierdoor is er geen sprake van een extra bijdrage voor nieuw beleid.

Kanttekeningen 3.1 De informatievoorziening in P&C-producten van het RAZU vraagt een verdiepingsslag. Ieder P&C-product heeft de vastgestelde (meerjaren)begroting als uitgangspunt. In plaats van in elk P&C-product een nieuwe cijfermatige (meerjaren)begroting te presenteren, neemt de informatiewaarde toe als de financiële consequenties van ontwikkelingen worden afgezet tegen de vastgestelde (meerjaren)raming.

Versie datum: 2-3-2023 9:23:40

3-6 De meerwaarde neemt nog toe als de inhoud van een P&C-product is afgestemd naar de functie en het doel van het P&C-product. De Kadernota kan zich daarbij toespitsen op de kaderstelling en meerjarenperspectief, waarbij de begroting een nadere verdieping en concretisering voor het lopend jaar geeft. Een dergelijke verzoek is opgenomen in bijgevoegde concept reactiebrief

Participatie Diverse betrokkenen, zoals bezoekers van de studiezaal, erfgoedpartners, ambtenaren en medewerkers, zijn gevraagd mee te denken over de ontwikkelingen die het RAZU doormaakt. Zij hebben teruggekeken naar de activiteiten in de voorgaande jaren, maar ook hun wensen voor de komende jaren geformuleerd. Ook bij de uitwerking van de Kadernota en het opstellen van het nieuwe beleidsplan 20242027 zullen inwoners en de raad betrokken worden door de mogelijkheid hun inbreng te geven en zo mede richting te geven aan de organisatie. Financiën en formatie De ontwerp-Kadernota 2024 laat op een aantal punten wijzigingen zien ten opzichte van de begrotingsprognose 2024 in de Programmabegroting 2023-2026: - Loon- en prijsontwikkelingen Om eenzelfde indexering van lonen en prijzen te hanteren voor alle gemeenschappelijke regelingen, wordt de post salariskosten geïndexeerd. Hiervoor is de index van 6,4% gehanteerd. Voor de overige posten wordt een prijsindex van 9% aangehouden, Het bestuur volgt hierin het advies van de gemeente Vijfheerenlanden. - Formatie correct in de HR systemen In de zomer van 2022 bleek dat de formatie van het RAZU niet correct in de HR-systemen was opgenomen waardoor een te laag bedrag begroot was bij de salariskosten.

Het corrigeren hiervan leidt tot een hogere post salariskosten in deze ontwerp-Kadernota 2024 ten opzichte van de begrotingsprognose 2024 in de Programmabegroting 2023-2026. - Post ‘overhead’ In 2022 is de HR overeenkomst tussen RAZU en gemeente Houten geactualiseerd: dit leidt tot hogere kosten dan in de begrotingsprognose 2024 werd verwacht. Op basis van bovenstaande uitgangspunten is de bijdrage van de gemeente Houten aan het RAZU voor de komende jaren als volgt: Bijdrage Houten

2024

2025

2026

2027

Kadernota 2024 programmabegroting 20242027

Nieuwe stand

310.299

324.687

327.065

329.442

Meerjarenbegroting Houten bron: LIAS

Huidige stand

283.183

296.324

298.702

305.853

mutatie

27.116

28.363

28.363

23.589

Communicatie Niet van toepassing.

Versie datum: 2-3-2023 9:23:40

4-6 Voortgang Na vaststelling van de Kadernota zal in de programmabegroting 2024-2027 een uitwerking plaatsvinden van de activiteiten die het RAZU in 2024 zal uitvoeren. Deze programmabegroting zal in het voorjaar van 2023 aan de raad worden voorgelegd. Evaluatie Niet van toepassing.

Houten, 17 januari 2023 Houten, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester,

A.J. Barink

G.P. Isabella

Versie datum: 2-3-2023 9:23:40

5-6 Bijlagen Bijlage 1 – Ontwerp-kadernota RAZU 2024 Bijlage 2 – Reactiebrief aan het RAZU

Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 2-3-2023 9:23:40

Raadsbesluit Voorstelnummer: 606807 Onderwerp Ontwerp Kadernota 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 17 januari 2023 gelezen en besluit: 1. In te stemmen met de Ontwerp-Kadernota 2024 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2. Het hierin opgenomen structureel financieel effect voor de gemeente Houten van gemiddeld € 25.000 te verwerken in de meerjarenbegroting 2024-2027 3) 3. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-kadernota 2024. 4. Het bestuur van Regionaal Archief Zuid-Utrecht door middel van brief hierover te informeren Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 14 maart 2023. De raad van de gemeente Houten, de griffier, {{?esl:Signer2:Capture:size(200,100)}}

de voorzitter, {{?esl:Signer1:Capture:size(200,100)}}

C.M.S. Visser

G.P. Isabella