Raadsvoorstel Ontwerp-kadernota 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (1).docx

Raadsvoorstel (concept) Voorstelnummer: 345741 Zaaknummer: 757757

Houten, 11 januari 2022

Onderwerp: Ontwerp-kadernota 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Beslispunten: 1. In te stemmen de ontwerp-kadernota 2023 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU); 2. De financiële effecten (2023-2026) zoals opgenomen in de Kadernota 2023 van het RAZU te laten verwerken in de meerjarenbegroting en dit ten laste te laten brengen van het begrotingssaldo 2023 en verder; 3. Geen zienswijzen in te dienen op de ontwerp-kadernota 2023; 4. Het bestuur van het RAZU middels bijgevoegde brief hierover te informeren.

Samenvatting Het RAZU werkt ten behoeve van de gemeente Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Ingevolge art. 20 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) van het RAZU, stelt het bestuur een kadernota op en stuurt deze naar de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen bij het bestuur eventuele zienswijzen naar voren brengen. Omdat deze kadernota een beperkte verhoging in de gemeentelijke bijdragen betekent wordt voorgesteld hierover geen zienswijzen in te dienen.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. Alvorens deze nota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art. 20 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Dit zijn Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de kadernota. De burgemeester van Houten is lid van het algemeen bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 15 december 2021 de ontwerpkadernota 2023 in de bestuursvergadering besproken. De raad is het bevoegde orgaan om eventuele zienswijzen op de kadernota in te dienen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het RAZU de zienswijzen in overweging te nemen.

Beoogd effect De raad kennis te laten nemen van de beleidskaders en financiële consequenties die Houten heeft als deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling en de raad te adviseren om zienswijzen in te dienen.

Argumenten per beslispunt 1.1 De bijdrage van de gemeente Houten aan de gemeenschappelijke regeling neemt bepekt toe. Door de beperkte formatie voor de dienstverlening en de toenemende vraag naar onder andere het opzoeken van bouwvergunningen is een knelpunt ontstaan. Regelmatig moet door de adviseurs bijgesprongen worden waardoor hun werk blijft liggen. Het bestuur heeft in de bestuursvergadering van 15 december 2021 besloten om de formatie ten behoeve van de dienstverlening met 0,5 FTE uit te breiden. De kosten en de gemeentelijke bijdragen zullen hierdoor stijgen. De bijdrage van de gemeente Houten neemt in 2023 € 13.000 toe. 1.2 De keuze voor het e-depot is nu duidelijk. Het bestuur van het RAZU heeft gekozen voor een e-depot op basis van Common Ground1. Hierdoor wordt het mogelijk om een toekomst bestendig e-depot te ontwikkelen en wordt tevens voldaan aan wettelijke verplichtingen. De start van deze ontwikkeling zal nog nader bepaald worden evenals de fasering van het project en de benodigde investeringen. De kosten zullen worden vertaald in de programmabegroting 2023-2026 of in een begrotingswijziging 2023.

1 Common Ground: architectuur principe waarbij data en applicaties gescheiden worden.

*345741* 345741

2-4 1.3 Het bestuursbesluit over het e-depot is vertaald in de kadernota 2023. De pilot e-depot is in 2020/2021 uitgevoerd en eind 2021 geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie heeft het RAZU bestuur voor het scenario gekozen van een e-depot op basis van Common Ground. De financiële consequenties zijn in de kadernota 2023 verwerkt. De kosten voor personele uitbreiding op langere termijn voor het e-depot is nu als een PM post opgenomen. Dit wordt op termijn financieel vertaald in de uitwerking van de meerjarenbegroting. 1.4 De 2e informatieadviseur wordt geformaliseerd. Het RAZU bestuur heeft besloten dat de tijdelijke aanstelling van de 2e informatieadviseur wordt omgezet naar een structurele. De taak van deze adviseur is nu het adviseren en ondersteunen van de gemeenten op het gebied van het lange termijn beheer van digitale archieven. Voor de kadernota 2023 heeft dit geen gevolgen omdat de salariskosten reeds verwerkt waren in de Programmabegroting 2022-2025. 1.5

De kadernota wijkt slechts beperkt af van de programmabegroting 2021-2024 die in mei 2021 aan de raad is voorgelegd en er is grotendeels al rekening gehouden met de indexatie. In de kadernota 2023 zijn de volgende kostenstijgingen opgenomen: • 1,1% indexatie salarissen, • 1,0% stijging contracten. Ook de gemeente Houten gaat de budgetten voor 2023 indexeren. Hierdoor is het effect dus beperkt. De werkelijke salariskostenstijging ten gevolge van de nieuwe CAO die in 2022 wordt vastgesteld is nog niet verwerkt in de kadernota 2023. Evenals de verwachtte verhogingen, boven de genoemde 1,0%, voor de HR dienstverlening en ICT ondersteuning . Een toekomstige kostenverhoging en een begrotingswijziging voor 2023 is dan alsnog te verwachten. 2.1 De gemeente Houten is verplicht om de financiële effecten uit de kadernota te verwerken in de meerjarenbegroting. Volgens de huidige werkwijze laten we de gemeentelijke meerjarenbegroting aansluiten op die van de verbonden partij, hier dus op de meerjarenbegroting van het RAZU. 3.1

Ingevolge art.20 lid 1 GR RAZU stelt het dagelijks bestuur een kadernota op en stuurt deze naar de raden van de deelnemende gemeenten. De raad van de gemeente Houten is het bevoegde orgaan om zienswijzen in te brengen op de concept kadernota. 3.2 De kadernota is in lijn met het beleidsplan. Het college is van mening dat de kadernota een verdere uitwerking van het beleidsplan 2019-2022 van het RAZU is. Daarnaast zijn de besluiten van het RAZU bestuur van 15 december 2021 ten aanzien van onder andere het e-depot en de personele uitbreiding zijn geheel verwerkt in de kadernota 2023. 4.1

De gemeente Houten moet middels een brief formeel het bestuur van het RAZU informeren dat zienswijzen worden ingediend. Het spreekt voor zich dat deze brief anders komt te luiden wanneer de raad niet overeenkomstig dit voorstel besluit.

Kanttekeningen 1.1

De ontwikkeling van het e-depot2 scenario wijkt enigszins af van het vorige advies van de Commissie Verbonden partijen. Bij de vorige kadernota heeft de Commissie Verbonden Partijen (CVP) van de gemeente Houten middels zienswijzen, geadviseerd om de ontwikkeling van het e-depot te blijven volgen maar pas op de plaats te maken en te wachten op de uitrol van Common Ground (CG). In de kadernota wordt uitgegaan van het ontwikkelen van een e-depot op basis van CG. Het RAZU sluit hiermee aan bij de ontwikkelingen van de landelijk koplopers. Het advies van de commissie wordt hierdoor deels gevolgd door zelf geen koploper te zijn. De ontwikkelingen gaan snel en zijn onzeker waardoor in zekere zin risico’s gelopen worden omdat veel nog ontwikkeld moet worden. Daarnaast wordt bij dit scenario voldaan aan de wettelijke verplichting om te beschikken over een werkend e-depot. Het verder ontwikkelen van de digitale archivering in de gemeente Houten is hierbij een voorwaarde.

e-depot: een voorziening met functionaliteit voor de opslag, het beheer en de ontsluiting van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 2

Versie datum: 12-1-2022 14:18:53

3-4

Participatie n.v.t.

Financiën en formatie Een aantal factoren zoals de personele uitbreiding van 0,5 FTE ten behoeve van de dienstverlening, de indexatie van de salariskosten met 1,1% en een prijsstijging van 1,0% voor de contractuele verplichtingen, zijn van invloed op de hoogte van de bijdrage van de gemeente Houten aan het RAZU voor 2023. Op basis van bovenstaande uitgangspunten is de bijdrage van de gemeente Houten aan het RAZU voor de komende jaren als volgt: Huidige meerjarenbegroting RAZU Houten bijdrage huidige bijdrage meerjarenbegroting conform kadernota 2023 verschil t.o.v. huidige meerjarenbegroting

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

212.646 225.560 -12.914

214.672 227.762 -13.090

216.721 229.987 -13.266

216.721 232.237 -15.516

Geadviseerd wordt het financiële effect meerjarig te verwerken conform bovenstaand overzicht. Het financiële effect van dit voorstel is verwerkt in een begrotingswijziging met nummer 113291.

Communicatie n.v.t.

Voortgang Na vaststelling van de kadernota zal in de programmabegroting 2022-2025 een uitwerking plaatsvinden van de activiteiten die het RAZU in 2022 zal uitvoeren. Deze programmabegroting zal in mei 2022 aan de raad worden voorgelegd.

Evaluatie n.v.t.

Houten, 11 januari 2022 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de loco-secretaris, de burgemeester,

R. Oonk

G.P. Isabella

Bijlagen Concept-kadernota 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 12-1-2022 14:18:53

Raadsbesluit (concept) Voorstelnummer: 345741 Onderwerp Ontwerp-kadernota 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 11 januari 2022 gelezen en besluit: 1. In te stemmen de ontwerp-kadernota 2023 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU); 2. De financiële effecten (2023-2026) zoals opgenomen in de Kadernota 2023 van het RAZU te laten verwerken in de meerjarenbegroting en dit ten laste te laten brengen van het begrotingssaldo 2023 en verder; 3. Geen zienswijzen in te dienen op de ontwerp-kadernota 2023; 4. Het bestuur van het RAZU middels bijgevoegde brief hierover te informeren.

Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 15 februari 2022. De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, $ $handtekening2$ d$ D. Berends a.i.

G.P. Isabella