Raadsvoorstel ontwerp kadernota 2022 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 325375 Zaaknummer: 732176

Houten, 19 januari 2021

Onderwerp: Ontwerp-kadernota 2022 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Beslispunten: 1. In te stemmen met de ontwerp-kadernota 2022 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) waarin de bijdrage van de gemeente Houten voor 2022 ten opzichte van de prognose uit de meerjarenbegroting 2021-2024 nagenoeg gelijk is; 2. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-kadernota 2022; 3. Het bestuur van het RAZU middels bijgevoegde brief hierover te informeren.

Samenvatting Het RAZU werkt ten behoeve van de gemeente Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Ingevolge art. 20 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) van het RAZU, stelt het bestuur een kadernota op en stuurt deze naar de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen bij het bestuur eventuele zienswijzen naar voren brengen. Omdat deze kadernota geen nieuw beleid bevat wordt voorgesteld geen zienswijze in te dienen.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een kadernota op voor het volgende begrotingsjaar. Alvorens deze nota door het algemeen bestuur van het RAZU definitief wordt vastgesteld, wordt het ontwerp – conform art. 20 van de Gemeenschappelijke regeling RAZU – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd. Dit zijn Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te dienen op de kadernota. De kadernota is beleidsarm opgesteld en komt daarmee tegemoet aan eerdere opmerkingen vanuit de gemeente Houten om vooral op hoofdlijnen de kaders te benoemen en deze in latere documenten verder uit te werken. De burgemeester van Houten is lid van het algemeen bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 16 december 2020 de ontwerpkadernota 2022 in de bestuursvergadering besproken. De raad is het bevoegde orgaan om eventuele zienswijzen op de kadernota in te dienen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het RAZU de zienswijzen in overweging te nemen.”

Beoogd effect De raad te laten instemmen met de beleidskaders en financiële consequenties die Houten heeft als deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling.

Argumenten per beslispunt 1.1

De kadernota is in lijn met de programmabegroting 2021-2024 die in mei 2020 al aan de raad is voorgelegd. In de kadernota 2022 is de cao-verhoging en de prijsverhoging voor prijsgevoelige uitgaven en de contractueel vastgelegde indexatie voor de huur-, dienstverlenings- en servicekosten van 1% verwerkt. Daarnaast is de nieuwe kostenverdeelsleutel, die in 2019 is vastgesteld, toegepast. Per saldo zijn de kosten voor de gemeenten nagenoeg gelijk. 1.2 Vijfheerenlanden draagt zelf de kosten voor het wegwerken van de archiefachterstanden. De kosten voor het wegwerken van de archiefachterstanden zijn geraamd op € 630 K. Het RAZU gaat in een periode van 10 jaar deze achterstanden wegwerken. Vijfheerenlanden heeft het gehele bedrag aan het RAZU overgemaakt voor het uitvoeren van deze taak en het bedrag is toegevoegd aan de bestemmingsreserve. Het RAZU gaat deze inkomsten gebruiken voor de inhuur van extra tijdelijk personeel en de aanschaf van de benodigde materialen.

*325375* 325375

2-5 1.3 De definitieve beslissing over het e-depot is nu nog niet genomen. De pilot e-depot wordt in 2020/2021 uitgevoerd en eind 2021 geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie kan besluitvorming plaatsvinden over de definitieve e-depot oplossing. De keuze voor de e-depotoplossing en de financiële consequenties hiervan worden in de kadernota 2023 verwerkt. Voorzichtigheidshalve wordt vanaf 2022 de PM-post voor het e-depot gehandhaafd. 1.4 De kadernota is nog in ontwikkeling. De kadernota is verder op een aantal punten aangepast. O.a. door het schrappen van overbodige informatie heeft de kadernota nu niet meer het karakter van een pre-begroting. De inzichtelijkheid is hierdoor vergroot. Daarnaast is gelet op de leesbaarheid van de financiële overzichten. De kadernota 2022 moet gezien worden als een tussenproduct. Vanaf 2021 wordt de financiële administratie en consultancy uitgevoerd door Non Profit Support. 2.1

Ingevolge art.20 lid 1 GR RAZU stelt het dagelijks bestuur een kadernota op en stuurt deze naar de raden van de deelnemende gemeenten. De raad van de gemeente Houten is het bevoegde orgaan om zienswijzen in te brengen op de concept kadernota. 3.1

De gemeente Houten moet middels een brief formeel het bestuur van het RAZU informeren dat er geen zienswijzen worden ingediend. Het spreekt voor zich, dat deze brief anders komt te luiden wanneer de raad niet overeenkomstig dit voorstel besluit.

Kanttekeningen n.v.t.

Participatie n.v.t.

Financiën en formatie Een aantal factoren zoals de gewijzigde kostentoerekening en salarisverhogingen ten gevolge van de nieuwe cao per 1-7-2019, zijn van invloed op de hoogte van de bijdrage van de gemeente Houten aan het RAZU voor 2022. Op basis van bovenstaande uitgangspunten is de bijdrage van de gemeente Houten aan het RAZU voor de komende jaren als volgt: Kadernota 2022 programmabegroting 2020-2025 Meerjarenbegroting Houten 2020

21-12-2020 LIAS

Bijdrage Houten nieuwe stand huidige stand mutatie

2022 210.641 209.570 1.071

2023 212.646 209.570 3.076

2024 214.672 209.570 5.102

2025 216.721 209.570 7.151

Geadviseerd wordt het financiële effect meerjarig te verwerken conform bovenstaand overzicht. In de Perspectiefnota 2022 zullen de begrotingsrichtlijnen voor het jaar 2022 worden opgenomen. Hierin worden onze eigen kaders voor de begroting 2022 uitgewerkt (o.a. indexatie). Op basis hiervan zal dan ook budget beschikbaar komen voor o.a. indexatie voor 2022 van onze begrote bijdrage aan de RAZU. Hoewel nog niet duidelijk is hoeveel hiervoor in onze begroting beschikbaar komt (dit wordt pas in de loop van 2021 bekend), is de verwachting dat het financiële effect van deze kadernota hieruit kan worden gedekt. Het financiële effect van dit voorstel is verwerkt in begrotingswijziging 111274.

Communicatie n.v.t.

Versie datum: 11-2-2021 18:24:07

3-5

Voortgang Na vaststelling van de kadernota zal in de programmabegroting 2021-2024 een uitwerking plaatsvinden van de activiteiten die het RAZU in 2022 zal uitvoeren. Deze programmabegroting zal in mei 2021 aan de raad worden voorgelegd.

Evaluatie n.v.t. Houten, 19 januari 2021 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester,

A.J. Barink

G.P. Isabella

Versie datum: 11-2-2021 18:24:07

4-5 Bijlagen 1. Ontwerpkadernota 2022 2. Reactiebrief aan RAZU Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: G. Isabella 2e PoHo:

Advies commissie Verbonden Partijen d.d. 2 februari 2021: 

De commissie stemt in met het voorstel van het college.

Versie datum: 11-2-2021 18:24:07

Raadsbesluit Voorstelnummer: 325375 Onderwerp Ontwerp-kadernota 2022 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 januari 2021 gelezen en besluit: 1. In te stemmen met de ontwerp-kadernota 2022 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) waarin de bijdrage van de gemeente Houten voor 2022 ten opzichte van de prognose uit de meerjarenbegroting 2021-2024 nagenoeg gelijk is; 2. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-kadernota 2022; 3. Het bestuur van het RAZU middels bijgevoegde brief hierover te informeren. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 9 maart 2021. De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, $handtekening2$ $handtekening$ C.M.S. Visser

G.P. Isabella