Raadsvoorstel Memorandum rekenkamer Sociale en maatschappelijke voorwaarden in overeenkomsten
Tekst van het document
Raadsvoorstel Voorstelnummer: 656814 Zaaknummer: 813454
Houten, 10 oktober 2023
Onderwerp: Memorandum rekenkamer Sociale en maatschappelijke voorwaarden in overeenkomsten
Beslispunten: 1. Zo snel mogelijk een organisatorische structuur in te richten op grond waarvan de verantwoordelijkheid voor het opnemen en (laten) volgen van bepalingen inzake duurzaamheid en Social Return On Investment (SROI) op één plaats ligt. 2. Procedures op te laten stellen die iedere betrokkene duidelijk maken wie wat in welke fase moet doen, zodat: * het overleg wordt gevoerd dat moet worden gevoerd; * de informatie die een (andere) betrokkene nodig heeft tijdig en volledig voor haar of hem beschikbaar is; * de inkoopdossiers allemaal compleet zijn. 3. De door de rekenkamer geconstateerde lacunes aan te pakken. 4. De raad uiterlijk in het eerste kwartaal van 2024 te informeren over de stand van zaken bij de bovenvermelde te nemen acties.; 5. De raad nog in 2023 gedocumenteerd te informeren over de stand van zaken met betrekking tot het actieplan dat de gemeente Houten moet opleveren tegen de achtergrond van het ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022-2025’ (MVOI).
Samenvatting De rekenkamer heeft een onderzoek uitgevoerd naar de sociale en maatschappelijke voorwaarden die de gemeente Houten in overeenkomsten wenst op te nemen. Vervolgens heeft de rekenkamer op basis van een steekproef gekeken of die voorwaarden ook in overeenkomsten worden opgenomen en of de gemeente toeziet op naleving van dergelijke voorwaarden. In een vijftal dossiers heeft de rekenkamer een verdiepend onderzoek uitgevoerd en heeft de rekenkamer gekeken of nakoming van de afgesproken voorwaarden gewaarborgd was en of bij verzuim van de contractspartij nakoming is gerealiseerd. Op basis van dat onderzoek adviseert de rekenkamer de raad het college te vragen om op korte termijn een vijftal acties uit te voeren.
Aanleiding De rekenkamer heeft in maart 2023 een onderzoeksplan gepresenteerd. Onderdeel van dat plan was een onderzoek naar de aandacht voor sociale en maatschappelijke voorwaarden in overeenkomsten van de gemeente Houten. Dat onderzoek heeft de rekenkamer op de gebruikelijke wijze uitgevoerd. Het memorandum ‘sociale en maatschappelijke voorwaarden’ bevat het verslag van de bevindingen van de rekenkamer. De rekenkamer constateert onder meer dat de beleidsmatig gewenste voorwaarden niet altijd in overeenkomsten worden opgenomen of dat zonder motivering van die gewenste voorwaarden wordt afgeweken. Op basis van het nadere onderzoek constateert de rekenkamer dat niet altijd duidelijk is of de overeengekomen afspraken ook nagekomen zijn en of de gemeente zorgt voor nakoming als de contractspartij in verzuim is. De rekenkamer constateert dat uit de onderzochte praktijk blijkt dat voorschrift en praktijk nog niet hetzelfde zijn.
Beoogd effect Waarborgen dat beleidsmatig geformuleerde voorwaarden voor overeenkomsten ook daadwerkelijk in overeenkomsten die de gemeente sluit worden opgenomen. Lacunes in bestaande en lopende dossiers met langer lopende overeenkomsten aanpakken. De raad tijdig informeren over de voortgang van een en ander.
Argumenten per beslispunt 1. Voor het realiseren van de beleidsmatige uitgangspunten bij het sluiten van overeenkomsten blijkt de bestaande structuur niet adequaat. Een duidelijke interne
*656814* 656814
2-4 structuur zou moeten waarborgen dat beleidsmatige geformuleerde voorwaarden voor overeenkomsten ook daadwerkelijk in overeenkomsten opgenomen worden en dat duidelijk wordt of de voorwaarden nagekomen worden. Daarnaast zou daardoor duidelijk moeten worden of de voorwaarden ook nagekomen worden en of bij verzuim de contractspartij aangesproken wordt op het nakomen van de overeengekomen afspraken; 2. Heldere en bekendgemaakte procedures dragen niet alleen bij aan het daadwerkelijk in overeenkomsten opnemen van beleidsmatig geformuleerde voorwaarden en kunnen ook zorgen voor effectieve nakoming van de overeengekomen afspraken; 3. Het aanpakken van de geconstateerde lacunes draagt bij aan de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente. 4. De rekenkamer signaleert dat de gemeente Houten op basis van het ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkomen 2022-2025’ in oktober 2023 een actieplan moet opleveren op basis van het ondertekende ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022-2025’ (MVOI) en adviseert vinger aan de pols te houden.
Kanttekeningen 1. Structuur is behulpzaam bij het realiseren van vastgesteld uitgangspunten. Daarnaast is goede communicatie en een aanspreekcultuur nodig om de ingestelde structuur en de opgestelde procedures effectief te laten zijn. 2. Voor de effectiviteit van de aanbevelingen is het nodig dat de ingerichte structuur en de opgestelde procedures ‘tussen de oren’ van alle betrokkenen zitten. Dat is niet iets dat bereikt kan worden met eenmalige communicatie na vaststelling van structuur en procedures. Herhaalde communicatie blijft – naast een cultuur van afspraken maken en aanspreken – nodig. 3. Voor het aanpakken van lacunes is menskracht nodig. 4. Ook voor het tijdig nakomen van verplichtingen is menskracht nodig.
Participatie Niet van toepassing.
Financiën en formatie Niet van toepassing.
Communicatie Het memorandum van de rekenkamer zal na besluitvorming door de raad op de site van de gemeente Houten worden geplaatst, zodat iedereen daar kennis van kan nemen. Verder wordt via de social media aandacht besteed aan het memorandum nadat de gemeenteraad over de rapportage een besluit heeft genomen.
Voortgang Middels de informatie over de stand van zaken actieplan op basis van het ondertekende ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022-2025’ (MVOI) in 2023 en via de rapportage in het eerste kwartaal van 2024 informeert het college de raad over de stand van zaken.
Evaluatie Via de gebruikelijke planning- en control-cyclus meldt het college de vorderingen. Naar aanleiding van die informatie kunnen raadsleden het gesprek over de vorderingen aangaan. Houten, 10 oktober 2023 Houten, De griffier van de gemeente Houten C.M.S. Visser
Versie datum: 10-10-2023 13:24:14
3-4 Bijlagen Memorandum van de rekenkamer Sociale en maatschappelijke voorwaarden in overeenkomsten. Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Bos 2e PoHo: Van Ruitenbeek
Versie datum: 10-10-2023 13:24:14
Raadsbesluit Voorstelnummer: 656814 Onderwerp Memorandum rekenkamer Sociale en maatschappelijke voorwaarden in overeenkomsten De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van de griffier d.d. 10 oktober 2023 gelezen en besluit om het college te verzoeken: 1. zo snel mogelijk een organisatorische structuur in te richten op grond waarvan de verantwoordelijkheid voor het opnemen en (laten) volgen van bepalingen inzake duurzaamheid en Social Return On Investment (SROI) op één plaats ligt; 2. procedures op te laten stellen die iedere betrokkene duidelijk maken wie wat in welke fase moet doen, zodat: * het overleg wordt gevoerd dat moet worden gevoerd; * de informatie die een (andere) betrokkene nodig heeft tijdig en volledig voor haar of hem beschikbaar is: * de inkoopdossiers allemaal compleet zijn; 3. de door de rekenkamer geconstateerde lacunes aan te pakken; 4. de raad uiterlijk in het eerste kwartaal van 2024 te informeren over de stand van zaken bij de bovenvermelde te nemen acties; 5. de raad nog in 2023 gedocumenteerd te informeren over de stand van zaken met betrekking tot het actieplan dat de gemeente Houten moet opleveren tegen de achtergrond van het ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022-2025’ (MVOI). Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 9 november 2023. De raad van de gemeente Houten, de griffier,
de voorzitter,
C.M.S. Visser
G.P. Isabella