Raadsvoorstel Jaarrekening 2024, eerste begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 774743 Zaaknummer: 871776

Houten, 22 april 2025

Onderwerp: Jaarrekening 2024, eerste Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Beslispunten: 1. In te stemmen met de ontwerp Jaarrekening 2024 van het RAZU; 2. In te stemmen met de ontwerp eerste Begrotingswijziging 2025 van het RAZU waarin de bijdrage van deelnemende gemeenten met € 9.500 (effect voor Houten € 2.200) stijgt als gevolg van de Cao-loonstijging van oktober 2024 en de indexatie van de huurkosten; 3. In te stemmen met de ontwerp Begroting 2026 met meerjarenraming 2027-2029 waarin de bezuinigingsmaatregelen met effect voor Houten € 9.100 uit de vastgestelde Kadernota 2026 zijn doorgevoerd; 4. De financiële effecten op de gemeentelijke bijdrage van Houten uit de Jaarrekening 2024, eerste Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026 van het RAZU ten gunste van het meerjarig begrotingsresultaat te brengen en te verwerken in de meerjarenbegroting 2027-2029; 5. Geen zienswijze in te dienen op de drie documenten en het RAZU hiervan op de hoogte te stellen met bijgaande brief.

Samenvatting Voorgesteld wordt in te stemmen met de Jaarrekening 2024, de eerste Begrotingswijziging 2025 en de Begroting 2026 met meerjarenraming 2027-2029 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Het RAZU vraagt aan de raden van de deelnemende gemeenten toestemming om het positieve jaarrekeningresultaat 2024 toe te voegen aan de bestemmingsreserves; Personeel, Digitalisering, E-depot en de algemene reserve Vriendenstichting. Daarnaast vraagt het RAZU aan de deelnemende gemeenten, via de eerste Begrotingswijziging 2025, in te stemmen met een verhoging van de gemeentelijke bijdrage voor toegenomen kosten van de bedrijfsvoering (met name loonontwikkelingen). Voor Houten betekent dit in 2025 een verhoging van € 2.200.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een jaarrekening van het afgelopen jaar, een begroting voor het komend jaar en zo nodig een begrotingswijziging over het lopende jaar op. Alvorens ze door het algemeen bestuur van het RAZU definitief worden vastgesteld, worden de ontwerpen – conform art. 22 en 23 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd; dit zijn Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te brengen op de Jaarrekening, de eerste Begrotingswijziging en de Begroting. De burgemeester van Houten is lid van het algemeen bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft in zijn bestuursvergadering van 3 april jl. de Jaarrekening 2024, de Begrotingswijziging 2025 en de Begroting 2026 met de meerjarenraming 2027 – 2029 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht vastgesteld om aan te bieden aan de gemeenteraden voor het proces van zienswijzen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het RAZU eventuele zienswijzen in overweging te nemen.

Beoogd effect Het RAZU financieel in staat te stellen om zijn wettelijke taak uit te voeren door in te stemmen met: a. de Jaarrekening 2024;

*774743* 774743

2-4 b. de eerste Begrotingswijziging 2025; c. de Begroting 2026 met de meerjarenraming 2027-2029.

Argumenten per beslispunt 1.1

Krachtens de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het bestuur van het RAZU verplicht om aan de raden verantwoording af te leggen van de baten en lasten van elk dienstjaar. Door het aanbieden van de Jaarrekening 2024, eerste Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026 met de meerjarenraming 2027 - 2029 van het RAZU aan de raad wordt aan deze verplichting voldaan. 1.2 De Jaarrekening over 2024 eindigt met een positief saldo Het RAZU stelt voor om de bijdrage vanuit de gemeenten voor 2024 met in totaal € 145.332 te verlagen en terug te storten aan de gemeenten. Voor Houten betekent dit een positief effect van € 33.880. Na het verlagen van de bijdrage aan de gemeenten over 2024 resteert een positief resultaat van € 65.371. Het RAZU vraagt aan de raden van de deelnemende gemeenten toestemming om het positieve jaarrekeningresultaat 2024 van € 65.371 toe te voegen aan de bestemmingsreserves: Personeel € 6.181 Digitalisering € 10.273 E-depot € 37.867 Algemene reserve Vriendenstichting € 11.050 2.1 De loonkosten en huurkosten van het RAZU zijn toegenomen In oktober 2024 is er een akkoord bereikt over de CAO 2025 voor de gemeentelijke sector. Het financieel effect van deze CAO krijgt met de eerste Begrotingswijziging 2025 zijn plaats in de Begroting 2025 en in structurele zin met de Begroting 2026 (en meerjarenraming 2027 – 2029).

Hetzelfde geldt voor de financiële consequenties van de indexatie van de huurkosten voor de kantoorruimte en archiefbewaarplaats. 3.1 De gemeente Houten heeft belang bij een goed functionerende archiefdienst. Het RAZU wil zich verder ontwikkelen tot een moderne en goed functionerende archiefdienst. Hiervoor is het realiseren van ambities noodzakelijk. De belangrijkste ambities zijn het ontwikkelen van het e-depot, uitvoering te geven aan het privacy programma en het digitaliseren van de archieven. Daarnaast adviseert het RAZU de deelnemende gemeenten bij het op orde brengen van hun informatiehuishouding. De deelnemende gemeenten hebben dus baat bij een moderne en goed functionerende archiefdienst. Om deze taken goed te kunnen uitvoeren heeft het RAZU hier voldoende middelen voor nodig. 3.2 In de Begroting zijn bezuinigingsmaatregelen doorgevoerd. In de programmabegroting zijn de bezuinigingsmaatregelen doorgevoerd uit de vastgestelde Kadernota 2026. Het effect voor Houten bedraagt € 9.100. Daarnaast maakt de begroting 2026 de voorgenomen activiteiten en beoogde resultaten goed zichtbaar. Dit leidt tot goed inzicht in, betrokkenheid en grip op de verbonden partij. 3.3 De meerjarenraming 2027 -2029 is vanaf 2027 richtinggevend. Met de Begroting 2026 ligt het budgettair kader voor het RAZU voor 2026 vast.

Dit geldt niet voor de opgenomen meerjarenraming 2027-2029, die indicatief is. Het voor het RAZU geldend budgettair kader 2027 wordt vastgesteld via hun begroting 2027. 4.1 Het budgetrecht ligt bij de raad. Met dit voorstel worden de lasten van de Begroting 2026 verlaagd. Hiermee moet de raad formeel instemmen. 5.1 Er is geen aanleiding om zienswijzen in te brengen. Zowel de Jaarrekening 2024, als de eerste Begrotingswijziging 2025 en de Begroting 2026 zijn in lijn met het huidig Beleidsplan RAZU 2024-2027 en de genomen besluiten van het RAZU-bestuur. De gehanteerde financiële uitgangspunten zijn reëel en komen overeen met wat bij gemeenten gangbaar is.

Versie datum: 19-6-2025 15:58:38

3-4

Kanttekeningen Geen

Participatie Niet van toepassing

Financiën en formatie De financiële consequenties van de twee documenten voor de gemeentelijke bijdrage Houten aan het RAZU worden in de onderstaande tabellen weergegeven.

Bovenstaand financiële effect van het RAZU wordt ten gunste begrotingsresultaat 2025. De financiële effecten van dit voorstel zijn verwerkt met begrotingswijzigingsnummer 131465. De financiële bijdrage van de gemeente Houten aan het RAZU is als volgt:

Communicatie De ontwerp Jaarrekening 2024, eerste Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026 worden ter inzage gelegd voor raadsleden en overige belangstellenden.

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de desbetreffende documenten vast.

Evaluatie Niet van toepassing

Houten, 22 april 2025 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de secretaris, de burgemeester,

R. van Netten

H.C. Heerschop

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Aanbiedingsbrief jaarstukken RAZU Ontwerp Jaarrekening 2024 RAZU Ontwerp eerste Begrotingswijziging 2025 RAZU Ontwerp Begroting 2026 met meerjarenraming 2027-2029 Zienswijze op Jaarrekening 2024, eerste Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026

Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: H.C. Heerschop 2e PoHo:

Versie datum: 19-6-2025 15:58:38

Raadsbesluit Voorstelnummer: 774743 Onderwerp Jaarrekening 2024, eerste Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 22 april 2025 gelezen en besluit: 1. In te stemmen met de ontwerp Jaarrekening 2024 van het RAZU; 2. In te stemmen met de ontwerp eerste Begrotingswijziging 2025 van het RAZU waarin de bijdrage van deelnemende gemeenten met € 9.500 (effect voor Houten € 2.200) stijgt als gevolg van de Cao-loonstijging van oktober 2024 en de indexatie van de huurkosten; 3. In te stemmen met de ontwerp Begroting 2026 met meerjarenraming 2027-2029 waarin de bezuinigingsmaatregelen met effect voor Houten € 9.100 uit de vastgestelde Kadernota 2026 zijn doorgevoerd; 4. De financiële effecten op de gemeentelijke bijdrage van Houten uit de jaarrekening 2024, eerste Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026 van het RAZU ten gunste van het meerjarig begrotingsresultaat te brengen en te verwerken in de meerjarenbegroting 2027-2029; 5. Geen zienswijze in te dienen op de drie documenten en het RAZU hiervan op de hoogte te stellen met bijgaande brief. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 26 juni 2025. De raad van de gemeente Houten, de griffier,

de voorzitter,

H. Khairouni

H.C. Heerschop