Raadsvoorstel Jaarrekening 2023, 1e Begrotingswijziging 2024 en Begroting 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 726007 Zaaknummer: 835376

Houten, 21 mei 2024

Onderwerp: Jaarrekening 2023, eerste begrotingswijziging 2024 en Begroting 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Beslispunten: 1. In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2023 van het RAZU, onder voorbehoud van een passende controleverklaring van de accountant; 2. In te stemmen met de ontwerp 1 e begrotingswijziging 2024 van de RAZU waarin de bijdrage van deelnemende gemeenten met € 6.000 (effect voor Houten € 1.000) toeneemt door hogere salariskosten als gevolg van de CAO 2024 en beperkt hogere huurkosten; 3. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2025 met meerjarenraming 2026–2028 waarin de structurele ontwikkelingen van € 69.000 uit de 1 e begrotingswijziging 2024 zijn verwerkt (effect voor Houten € 16.000); 4. De financiële effecten op de gemeentelijke bijdrage van Houten uit de jaarrekening 2023, 1 e begrotingswijziging 2024 en begroting 2025 van het RAZU ten laste van het meerjarig begrotingsresultaat te brengen en te verwerken in de meerjarenbegroting 2024-2028; 5. Geen zienswijze in te dienen op de drie documenten en het RAZU hiervan op de hoogte te stellen met bijgaande brief.

Samenvatting Voorgesteld wordt in te stemmen met de jaarrekening 2023, de eerste begrotingswijziging 2024 en de begroting 2025 met meerjarenraming 2026 -2028 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Het RAZU vraagt aan de raden van de deelnemende gemeenten toestemming om het positieve jaarrekeningresultaat 2023 toe te voegen aan de bestemmingsreserves Personeel, E-depot en Digitalisering. Daarnaast vraagt het RAZU aan de deelnemende gemeenten, via de 1e begrotingswijziging 2024, in te stemmen met een verhoging van de gemeentelijke bijdrage voor toegenomen kosten van de bedrijfsvoering (met name loonontwikkelingen). Voor Houten betekent dit in 2024 een verhoging van € 1.000. Het structurele effect van de toename van de bedrijfsvoeringskosten komt tot uitdrukking in de begroting 2025. Dit zorgt voor een structurele verhoging van de Houtense bijdrage van € 16.000.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een jaarrekening van het afgelopen jaar, een begroting voor het komend jaar en zo nodig een begrotingswijziging over het lopende jaar op. Alvorens ze door het algemeen bestuur van het RAZU definitief worden vastgesteld, worden de ontwerpen – conform art. 20 en 21 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief ZuidUtrecht – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd; dit zijn Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te brengen op de jaarrekening, de eerste begrotingswijziging en de begroting. De burgemeester van Houten is lid van het algemeen bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft in zijn bestuursvergadering van 2 april jl. de jaarrekening 2023, de begrotingswijziging 2024 en de begroting 2025 met de meerjarenraming 2026 – 2028 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht vastgesteld om aan te bieden aan de gemeenteraden voor het proces van zienswijzen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het RAZU eventuele zienswijzen in overweging te nemen.

*726007* 726007

2-5

Beoogd effect Het RAZU financieel in staat te stellen om zijn wettelijke taak uit te voeren door in te stemmen met: a) de jaarrekening 2023; b) de eerste begrotingswijziging 2024; c) de begroting 2025 met de meerjarenraming 2026 - 2028.

Argumenten per beslispunt 1.1

Krachtens de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het bestuur van het RAZU verplicht om aan de raden verantwoording af te leggen van de baten en lasten van elk dienstjaar. Door het aanbieden van de jaarrekening 2023, eerste begrotingswijziging 2024 en begroting 2025 met de meerjarenraming 2026 - 2028 van het RAZU aan de raad wordt aan deze verplichting voldaan. 1.2 De jaarrekening over 2023 eindigt met een positief saldo Het RAZU stelt voor om de bijdrage vanuit de gemeenten voor 2023 met in totaal € 90.000 te verlagen en terug te storten aan de gemeenten. Voor Houten betekent dit een positief effect van € 20.308. Na het verlagen van de bijdrage aan de gemeenten over 2023 resteert een positief resultaat van € 62.197. Het RAZU vraagt aan de raden van de deelnemende gemeenten toestemming om het positieve jaarrekeningresultaat 2023 van € 62.197 toe te voegen aan de bestemmingsreserves; Personeel € 37.000, E-depot € 17.500 en Digitalisering € 7.697. 2.1 De loonkosten en huurkosten van het RAZU zijn toegenomen In december 2023 is er een akkoord bereikt over de CAO 2024 voor de gemeentelijke sector. Het financieel effect van deze CAO krijgt met de 1e begrotingswijziging 2024 zijn plaats in de begroting 2024 en in structurele zin met de begroting 2025 (en meerjarenraming 2026 – 2028).

Hetzelfde geldt voor de financiële consequenties van de huurstijging en meerkosten van uitbreiding kantoorruimte. 3.1 De gemeente Houten heeft belang bij een goed functionerende archiefdienst. Het RAZU wil zich verder ontwikkelen tot een moderne en goed functionerende archiefdienst. Hiervoor is het realiseren van ambities noodzakelijk. De belangrijkste ambities zijn het ontwikkelen van het edepot, uitvoering te geven aan het privacy programma en het digitaliseren van de archieven. Daarnaast adviseert het RAZU de deelnemende gemeenten bij het op orde brengen van hun informatiehuishouding. De deelnemende gemeenten hebben dus baat bij een moderne en goed functionerende archiefdienst. Om deze taken goed te kunnen uitvoeren heeft het RAZU hier voldoende middelen voor nodig. 3.2 De begroting geeft goed inzicht in de activiteiten 2025. De programmabegroting maakt de beoogde resultaten en voorgenomen activiteiten 2025 goed zichtbaar. Dit leidt tot goed inzicht in, betrokkenheid en grip op de verbonden partij. 3.3 De meerjarenraming 2026 -2028 is vanaf 2026 richtinggevend. Met de begroting 2025 ligt het budgettair kader voor het RAZU voor 2025 vast. Dit geldt niet voor de opgenomen meerjarenraming 2026-2028, dat indicatief is. Het voor het RAZU geldend budgettair kader 2026 wordt vastgesteld via hun begroting 2026. 4.1 Het budgetrecht ligt bij de raad.

Met dit voorstel worden de lasten van de begroting verhoogd. Hiermee moet de raad formeel mee instemmen. 5.1 Er is geen aanleiding om zienswijzen in te brengen. Zowel de jaarrekening 2023, als de eerste begrotingswijziging 2024 en de begroting 2025 Regionaal Archief Zuid zijn in lijn met het huidig Beleidsplan RAZU 2024-2027 en genomen besluiten van het RAZU-bestuur. De gehanteerde financiële uitgangspunten zijn reëel en komen overeen met wat bij gemeenten gangbaar is. Dat de bijdrage van Houten aan het RAZU toeneemt, is realistisch, de toename is het gevolg van autonome en niet beïnvloedbare ontwikkelingen

Kanttekeningen 1.1

Er is nog geen passende controleverklaring door de accountant afgegeven op de Jaarrekening Er is momenteel veel gaande inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop deze in de jaarrekening wordt opgenomen vanaf boekjaar 2023. Op dit moment is het BADO en BBV nog niet gepubliceerd waarin de gewijzigde regelgeving is verwerkt in de regelgeving voor de controlerend Versie datum: 12-6-2024 17:11:25

3-5 accountant. Daardoor is de controle nog niet afgerond voor boekjaar 2023. De passende controleverklaring kan pas afgegeven worden als dit regelgevend kader duidelijk is.

Participatie Niet van toepassing.

Financiën en formatie De financiële consequenties van de drie documenten voor de gemeentelijke bijdrage Houten aan het RAZU worden in de onderstaande tabellen weergegeven. Totale financiële consequenties RAZU voor Houten Effect Jaarrekening 2023 Effect 1e begrotingswijziging 2024 Effect begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 Gecumuleerde financieel effect begroting Houten

(bedragen x € 1.000)

2024 -20 1

-19

2025

2026

2027

2028

16

16

16

16

16

16

16

16

Bovenstaand financiële effect van de drie stukken van de RAZU worden ten laste van het meerjarige begrotingsresultaat gebracht en verwerkt in de meerjarenbegroting 2024-2027, aan de hand van begrotingswijzigingsnummer 129426 Daarmee ontwikkelt de financiële bijdrage van de gemeente Houten aan de RAZU zich als volgt: Meerjarige ontwikkeling bijdrage Houten o.b.v. begroting 2025 RAZU 2024 2025 Bijdrage Houten o.b.v. Kadernota 2025 331 357 Structurele bijstelling o.b.v. 1e wijziging 2024 1 Effect begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 16 Bijdrage Houten

332

373

(bedragen x € 1.000)

2026 359

2027 361

2028 364

16

16

16

375

377

380

Communicatie De ontwerpjaarrekening, -eerste begrotingswijziging en -begroting worden ter inzage gelegd voor raadsleden en overige belangstellenden.

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de desbetreffende documenten vast.

Evaluatie Niet van toepassing Houten, 21 mei 2024 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de secretaris, de burgemeester,

A. Oortgiesen

Versie datum: 12-6-2024 17:11:25

G.P. Isabella

4-5 Bijlagen 1. Ontwerp jaarverslag en jaarrekening 2023 RAZU, incl. controleverklaring door accountant a. Verklaring van bevindingen door accountant 2. Ontwerp eerste begrotingswijziging 2024 RAZU 3. Ontwerp begroting 2025 met meerjarenraming 2026-2028 RAZU 4. Conceptbrief reactie op Jaarrekening 2023, eerste begrotingswijziging 2024 en de begroting 2025 met meerjarenraming 2026-2028

Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 12-6-2024 17:11:25

Raadsbesluit Voorstelnummer: 726007 Onderwerp Jaarrekening 2023, eerste begrotingswijziging 2024 en Begroting 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 21 mei 2024 gelezen en besluit: 1. In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2023 van het RAZU, onder voorbehoud van een passende controleverklaring van de accountant; 2. In te stemmen met de ontwerp-1 e begrotingswijziging 2024 van de RAZU waarin de bijdrage van deelnemende gemeenten met € 6.000 (effect voor Houten € 1.000) toeneemt door hogere salariskosten als gevolg van de CAO 2024 en beperkt hogere huurkosten; 3. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2025 met meerjarenraming 2026–2028 waarin de structurele ontwikkelingen van € 69.000 uit de 1 e begrotingswijziging 2024 zijn verwerkt (effect voor Houten € 16.000); 4. De financiële effecten op de gemeentelijke bijdrage van Houten uit de jaarrekening 2023, 1 e begrotingswijziging 2024 en begroting 2025 van het RAZU ten laste van het meerjarig begrotingsresultaat te brengen en te verwerken in de meerjarenbegroting 2024-2028; 5. Geen zienswijze in te dienen op de drie documenten en het RAZU hiervan op de hoogte te stellen met bijgaande brief. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 11 juli 2024. De raad van de gemeente Houten, de griffier,

de voorzitter,

C.M.S. Visser

G.P. Isabella