Raadsvoorstel Jaarrekening 2022, eerste begrotingswijziging 2023 en programmabegroting 2024-2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 650952 Zaaknummer: 794644

Houten, 30 mei 2023

Onderwerp: Jaarrekening 2022, eerste begrotingswijziging 2023 en Begroting 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Beslispunten: 1. In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2022 van de RAZU. 2. In te stemmen met de 1 ste ontwerpbegrotingswijziging 2023 van de RAZU waarin de bijdrage van deelnemende gemeenten met € 119.000 (effect voor Houten € 28.000) toeneemt met name als gevolg van het cao-akkoord 2023 en uitbreiding huisvesting; 3. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2024 met meerjarenraming 2025–2027 waarin de structurele ontwikkelingen van € 84.000 uit de 1 ste begrotingswijziging 2023 zijn verwerkt (effect voor Houten € 21.000): 4. De financiële effecten op de gemeentelijke bijdrage van Houten uit de jaarrekening 2022, 1 ste begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 van de RAZU ten laste van het meerjarig begrotingsresultaat te brengen en te verwerken in de meerjarenbegroting 2023 - 2027 5. Geen zienswijze in te dienen op de drie documenten en de RAZU hiervan op de hoogte te stellen met bijgaande brief.

Samenvatting Voorgesteld wordt in te stemmen met de jaarrekening 2022, de eerste begrotingswijziging 2023 en de begroting 2024 met meerjarenraming 2025 -2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Het RAZU vraagt via hun jaarrekening 2022 aan de raden van de deelnemende gemeenten toestemming om het positieve jaarrekeningresultaat 2022 toe te voegen aan 2 bestemmingsreserves; personeel en digitalisering. Daarnaast vraagt het RAZU aan de deelnemende gemeenten, via de 1ste begrotingswijziging 2023, in te stemmen met een verhoging van de gemeentelijke bijdrage voor toegenomen kosten van de bedrijfsvoering (met name loonontwikkelingen). Voor Houten betekent dit in 2023 een verhoging van € 28.000. Het structurele effect van de toename van de bedrijfsvoeringskosten komt tot uitdrukking in hun begroting 2024. Dit zorgt voor een structurele verhoging van de Houtense bijdrage van € 21.000.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een jaarrekening van het afgelopen jaar, een begroting voor het komend jaar en zo nodig een begrotingswijziging over het lopende jaar op. Alvorens ze door het algemeen bestuur van het RAZU definitief worden vastgesteld, worden de ontwerpen – conform art. 20 en 21 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief ZuidUtrecht – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd; dit zijn Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te brengen op de jaarrekening, de eerste begrotingswijziging en de begroting. De burgemeester van Houten is lid van het algemeen bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft in zijn bestuursvergadering van 5 april jl. de jaarrekening 2022, de begrotingswijziging 2023 en de begroting 2024 met de meerjarenraming 2025 – 2027 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht vastgesteld om aan te bieden aan de gemeenteraden voor het proces van zienswijzen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het RAZU eventuele zienswijzen in overweging te nemen.

*650952* 650952

2-6

Beoogd effect Het RAZU financieel in staat te stellen om zijn wettelijke taak uit te voeren door in te stemmen met: a) de jaarrekening 2022; b) de eerste begrotingswijziging 2023; c) de begroting 2024 met de meerjarenraming 2025 - 2027.

Argumenten per beslispunt 1.1 Krachtens de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het bestuur van het RAZU verplicht om aan de raden verantwoording af te leggen van de baten en lasten van elk dienstjaar. Door het aanbieden van de jaarrekening 2022, eerste begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 met de meerjarenraming 2025 - 2027 van RAZU aan de raad wordt aan deze verplichting voldaan. 1.2 De jaarrekening over 2022 geeft een goed beeld van de door het RAZU bereikte resultaten. In de jaarrekening wordt verslag gedaan van de uitgevoerde werkzaamheden. Door de versoepeling van de Coronamaatregelen, begin 2022 was de dienstverlening aan bezoekers en onderzoekers weer ruim op pré-Coronaniveau. Het 2-jarig privacy programma werd afgerond, waardoor sindsdien de openbaarheidsbeperkingen van de archieven volledig up-to-date zijn. De architectuur voor het e-depot was eind 2022 op hoofdlijnen gereed. 1.3 Door verlaging van de gemeentelijke bijdrage 2022 resteert er een acceptabel rekeningsaldo om, via bestemmingsreserves personeel en digitalisering in 2023 in te zetten voor het inhalen van beheerwerkzaamheden en vervanging van verouderd hardware. De halverwege 2022 ontstane vacature coördinator archieven is in 2022 niet ingevuld wat lagere salarislasten met zich meebrengt.

Samen met diverse onderuitputtingen en extra inkomsten acht de RAZU het opportuun om een deel van de gemeentelijke bijdrage 2022 (€ 50.000) terug te geven aan de deelnemende gemeenten. 2.1 en 3.1 Deelnemende gemeenten zijn gebaat met een reële begroting. In 2022 is er aansluiting gemaakt tussen de toegestane formatie en begrote salarislasten. Het structurele financieel effect hiervan (€ 28.000) heeft de RAZU aan de hand van de kadernota 2024 opgenomen in hun meerjarenraming 2024 e.v. In de eerste wijziging van 2023 wordt dit ook bijgesteld in hun begroting 2023. Daarnaast is er medio april is er akkoord bereikt over de CAO 2023 voor de gemeentelijke sector. Het financieel effect van deze CAO krijgt met de 1e begrotingswijziging 2023 zijn plaats in de begroting 2023 en in structurele zin met de begroting 2024 (en meerjarenraming 2025 – 2027). Hetzelfde geldt voor de financiële consequenties van de huurstijging en meerkosten van uitbreiding kantoorruimte. 3.1

De gemeente Houten heeft belang bij een goed functionerende archiefdienst.

Het RAZU wil zich verder ontwikkelen tot een moderne en goed functionerende archiefdienst. Hiervoor is het realiseren van ambities noodzakelijk. De belangrijkste ambities zijn het ontwikkelen van het edepot, uitvoering te geven aan het privacy programma en het digitaliseren van de archieven. Daarnaast adviseert het RAZU de deelnemende gemeenten bij het op orde brengen van hun informatiehuishouding. De deelnemende gemeenten hebben dus baat bij een moderne en goed functionerende archiefdienst. Om deze taken goed te kunnen uitvoeren heeft het RAZU hier voldoende middelen voor nodig. 3.2

De begroting geeft goed inzicht in de activiteiten 2024.

De programmabegroting maakt de beoogde resultaten en voorgenomen activiteiten 2024 goed zichtbaar. Dit leidt tot goed inzicht in, betrokkenheid en grip op de verbonden partij.

Versie datum: 15-6-2023 14:32:15

3.3

3-6 De meerjarenraming 2025 -2027 is vanaf 2025 richtinggevend.

Met de begroting 2024 ligt het budgettair kader voor het RAZU voor 2024 vast. Dit geldt niet voor de opgenomen meerjarenraming 2025-2007, dat indicatief is. Het voor het RAZU geldend budgettair kader 2025 wordt vastgesteld via hun begroting 2025. 4.1

Het budgetrecht ligt bij de raad.

Met dit voorstel worden de lasten van de begroting verhoogd. Hiermee moet de raad formeel mee instemmen. 5.1

Er is geen aanleiding om zienswijzen in te brengen.

Zowel de jaarrekening 2022, als de eerste begrotingswijziging 2023 en de begroting 2024 Regionaal Archief Zuid is in lijn met het huidig Beleidsplan RAZU 2019-2022 en genomen besluiten van het RAZU-bestuur. De gehanteerde financiële uitgangspunten zijn reëel en komen overeen met wat bij gemeenten gangbaar is. Dat de bijdrage van Houten aan het RAZU toeneemt, is realistisch, de toename is het gevolg van autonome, niet-beïnvloedbare ontwikkelingen

Kanttekeningen Geen

Participatie Niet van toepassing

Financiën en formatie De financiële consequenties van de drie documenten voor de gemeentelijke bijdrage Houten aan het RAZU worden in de onderstaande tabellen weergegeven. Totale financiële consequenties voor Houten Effect jaarrekening 2022 RAZU Effect 1e begrotingswijziging 2023 RAZU Effect begroting 2024 en meerjarenraming 2025 - 2027 RAZU Gecumuleerd financieel effect begroting Houten

(bedragen x € 1.000)

2023 -12 28 0 16

2024

2025

2026

2027

21 0 21

21 0 21

21 0 21

21 0 21

Bovenstaand financiële effect van de drie stukken van de RAZU worden ten laste van het meerjarige begrotingsresultaat gebracht en verwerkt in de meerjarenbegroting 2023-2027. Daarmee ontwikkelt de financiële bijdrage van de gemeente Houten aan de RAZU zich als volgt: Meerjarige ontwikkeling bijdrage Houten o.b.v. begroting 2024 RAZU 2024 2025 Bijdrage Houten o.b.v. kadernota 2024 RAZU 310 324 Structurele bijstelling o.b.v. 1e begrotingswijziging 2023 RAZU 21 21 Extra aanvulling in begroting 2024 met meerjarenraming 2025 2027 RAZU 0 0 Bijdrage Houten o.b.v. begroting 2024 met meerjarenraming 2025 -2027 331 345

(bedragen x € 1.000)

2026 327 21 0 348

Communicatie De ontwerpjaarrekening, -eerste begrotingswijziging en -begroting worden ter inzage gelegd voor belangstellenden.

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de desbetreffende documenten vast.

Versie datum: 15-6-2023 14:32:15

2027 329 21 0 350

4-6

Evaluatie Niet van toepassing. Houten, 30 mei 2023 Houten, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester,

A.J. Barink

G.P. Isabella

Versie datum: 15-6-2023 14:32:15

5-6 Bijlagen 1. Ontwerp jaarrekening 2022 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 2. Ontwerp eerste begrotingswijziging 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 3. Ontwerp begroting 2024 met meerjarenraming 2025-2027 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 4. Conceptbrief aan RAZU

Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 15-6-2023 14:32:15

Raadsbesluit Voorstelnummer: 794644 Onderwerp Jaarrekening 2022, eerste begrotingswijziging 2023 en Begroting 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2023 gelezen en besluit:

1. In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2022 van de RAZU 2. In te stemmen met de 1 ste ontwerpbegrotingswijziging 2023 van de RAZU waarin de bijdrage van deelnemende gemeenten met € 119.000 (effect voor Houten € 28.000) toeneemt met name als gevolg van het cao-akkoord 2023 en uitbreiding huisvesting; 3. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2024 met meerjarenraming 2025–2027 waarin de structurele ontwikkelingen van € 84.000 uit de 1e begrotingswijziging 2023 zijn verwerkt (effect voor Houten € 21.000) 4. De financiële effecten op de gemeentelijke bijdrage van Houten uit de jaarrekening 2022, 1e begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 van de RAZU ten laste van het meerjarig begrotingsresultaat te brengen en te verwerken in de meerjarenbegroting 2023 - 2027 5. Geen zienswijze in te dienen op de drie documenten en de RAZU hiervan op de hoogte te stellen met bijgaande brief Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 6 juli 2023. De raad van de gemeente Houten, de griffier,

de voorzitter,

C.M.S. Visser

G.P. Isabella