Raadsvoorstel Jaarrekening 2020 - eerste begrotingswijziging 2021 en programmabegroting 2022-2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 333598 Zaaknummer: 740032

Houten, 6 mei 2021

Onderwerp: Jaarrekening 2020, eerste begrotingswijziging 2021 en programmabegroting 2022-2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Beslispunten: 1.

2.

3.

In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2020 waarin het RAZU toestemming vraagt om uit het positieve jaarrekeningresultaat van € 61.577 een bedrag van € 57.812 toe te voegen aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve personeel en € 3.765 aan de bestemmingsreserve digitalisering; In te stemmen met de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2021 en de ontwerpprogrammabegroting 2022-2025, waarin: a) de incidentele bijdrage van Houten voor 2021 circa € 250 lager wordt dan begroot en de structurele bijdrage van Houten jaarlijks gemiddeld € 2.500 lager wordt dan begroot; b) een eerste onttrekking plaatsvindt uit de bestemmingsreserve personeel; Geen zienswijzen in te brengen op de ontwerpjaarrekening 2020, de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2021 en de ontwerpprogrammabegroting 2022-2025 en middels bijgaande brief het RAZU op de hoogte te stellen.

Samenvatting Voorgesteld wordt om in te stemmen met de jaarrekening 2020, de eerste begrotingswijziging 2021 en de programmabegroting 2022-2025 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Het RAZU vraagt aan de raden van de deelnemende gemeenten toestemming om uit het positieve jaarrekeningresultaat van € 61.577 een bedrag van € 57.812 toe te voegen aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve personeel en € 3.765 aan de bestemmingsreserve digitalisering. De programmabegroting 2022-2025 is in lijn met het beleidsplan Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2019-2022. Dit beleid wordt na 2022 voortgezet. De bijdrage van Houten aan het RAZU wordt structureel plusminus € 2.500 lager en blijft in 2021 nagenoeg gelijk aan de vastgestelde begroting.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een jaarrekening, een programmabegroting en zo nodig een begrotingswijziging op. Alvorens ze door het algemeen bestuur van het RAZU definitief worden vastgesteld, worden de ontwerpen – conform art. 20 en 21 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd; dit zijn Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te brengen op de jaarrekening, de eerste begrotingswijziging en de begroting. De burgemeester van Houten is lid van het algemeen bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 21 april jl. de jaarrekening 2020, de begrotingswijziging 2021 en de programmabegroting 2022-2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Utrecht in de bestuursvergadering vastgesteld voor het proces van zienswijzen. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het RAZU eventuele zienswijzen in overweging te nemen.

*333598* 333598

2-6

Beoogd effect Het RAZU financieel in staat te stellen om zijn wettelijke taak uit te voeren door in te stemmen met: a) de jaarrekening 2020; b) de eerste begrotingswijziging 2021; b) de programmabegroting 2022-2025. Met de eerste begrotingswijziging 2021 en de programmabegroting 2022-2025 wordt het mogelijk om in 2021 en 2022 uitvoering te geven aan de digitalisering (nieuw beleid) zoals genoemd in het beleidsplan “Vooruit met het verleden” van het RAZU.

Argumenten per beslispunt 1.1

Krachtens de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het bestuur van het RAZU verplicht om aan de raden verantwoording af te leggen van de baten en lasten van elk dienstjaar. Door het aanbieden van de jaarrekening 2020, eerste begrotingswijziging 2021 en programmabegroting 2022-2025 Regionaal Archief aan de raad wordt aan deze verplichting voldaan. 1.2

De jaarrekening over 2021 geeft een goed beeld van de door het RAZU bereikte resultaten. In de jaarrekening wordt uitgebreid verslag gedaan van de uitgevoerde werkzaamheden. Als gevolg van extra werkzaamheden voor Vijfheerenlanden, de coronapandemie en het datalek (kopieën van bij het RAZU berustende archiefstukken waren via een papiercontainer voor publiek toegankelijk) zijn echter niet alle voorziene speerpunten en werkzaamheden uit het programmaplan voor 2020 uitgevoerd. Wel zijn er langs alle 17 actielijnen uit het beleidsplan 2019-2022 belangrijke stappen gezet. De productie is in overeenstemming met de uitgaven. 1.3

Door het vormen van bestemmingsreserves blijft het geld beschikbaar en kan alsnog het vervangend personeel worden ingehuurd en toekomstige digitalisering worden uitgevoerd. Het RAZU heeft van de gemeente Vijfheerenlanden een geldbedrag ontvangen voor het wegwerken van de archiefachterstanden over een periode van 10 jaar. Een ervaren archiefmedewerker van het RAZU is in 2020 ingezet voor het wegwerken van deze archiefachterstanden. Daardoor konden reguliere taken niet uitgevoerd worden. Het was de bedoeling om voor de uitvoering van deze reguliere taken extra personeel in te huren. Omdat dit 2020 door de coronacrisis niet mogelijk was is het hiervoor bestemde bedrag nog beschikbaar. Voorgesteld wordt om een bedrag van € 57.812 toe te voegen aan een te vormen bestemmingsreserve personeel. Daarnaast wordt voorgesteld om een bedrag van € 3.765 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering zodat dit geld beschikbaar blijft voor digitaliseringsprojecten zoals de ontwikkeling van een e-depot. 2.1

De 1 e wijziging van de begroting 2021 heeft tot gevolg dat de gemeentelijke bijdragen nagenoeg gelijk blijven in 2021. Hogere kosten door dubbele salarislasten van de directeur-archivaris wegen op tegen de minderkosten ten gevolge van o.a. een lagere huur voor de archiefbewaarplaats in Wijk bij Duurstede, het later uitvoeren van werkzaamheden zoals het digitaliseren van de notariële archieven. De dubbele salarislasten worden veroorzaakt door het langer aanblijven van de huidige directeur-archivaris. 2.2 De meerjarenbegroting is in lijn met het beleidsplan 2019-2022. De meerjarenbegroting maakt het mogelijk om uitvoering te geven aan de gestelde beleidsdoelen. Dit geldt ook voor de periode 2022-2025 waarbij de uitgezette lijnen gecontinueerd worden. 2.3 De programmabegroting is voor 2022-2025 richtinggevend. De begrotingen van 2022-2025 moeten middels de kadernota’s nog uitgewerkt worden. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen zienswijzen indienen op de begrotingen 2022 en verder. De programmabegroting is nu dus richtinggevend.

Versie datum: 20-5-2021 16:25:25

3-6 3.1 Er is geen aanleiding om zienswijzen in te brengen. Zowel de jaarrekening 2020, als de eerste begrotingswijziging 2021 en de programmabegroting 2022-2025 Regionaal Archief Zuid zijn in lijn met het Beleidsplan RAZU 2019-2022. Daarnaast wordt de bijdrage van Houten aan het RAZU structureel plusminus € 2.500 lager en blijft in 2021 nagenoeg gelijk aan de vastgestelde begroting.

Kanttekeningen Geen

Participatie Niet van toepassing

Financiën en formatie 1 e begrotingswijziging voor 2021 De aangepaste begroting 2021 is nagenoeg gelijk aan de vastgestelde begroting. BegrotingsBegroting 2021 wijziging 2020-1

begroting RAZU

verschil

Component A

personeel

163.176

163.176

0

Component B

archief

18.019

17.770

-249

Component C

overhead

24.266

24.266

0

205.461

205.212

-249

4.109

4.104

-5

209.570

205.316

-254

winstopslag

begroting Houten beschikbaar vanuit begroting 2021

BegrotingsBegroting 2021 wijziging 2021-1 209.570

209.316

vrijval -254

Programmabegroting 2022-2025 De programmabegroting is ten opzichte van de kadernota 2022 ongewijzigd gebleven, Deze kadernota is behandeld en goedgekeurd in de raadsvergadering van 9 maart jl.

Communicatie De ontwerpjaarrekening, -eerste begrotingswijziging en -begroting worden ter inzage gelegd voor raadsleden en burgers van Houten.

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de jaarrekening, de begrotingswijziging en de begroting vast.

Evaluatie Niet van toepassing

Versie datum: 20-5-2021 16:25:25

4-6 Houten, 6 mei 2021 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester,

A.J. Barink

G. Isabella

Bijlagen 1. Ontwerpjaarrekening 2020 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 2. Ontwerp-eerste begrotingswijziging 2021 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 3. Ontwerpprogrammabegroting 2022-2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 4. Conceptbrief aan RAZU 5. Beleidsplan RAZU 2019-2022 Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Gilbert Isabella 2e PoHo: n.v.t.

Advies commissie Verbonden Partijen d.d. 17 mei 2021: 

De commissie stemt in met het advies van het college.

Versie datum: 20-5-2021 16:25:25

Raadsbesluit Voorstelnummer: 333598 Onderwerp Jaarrekening 2020, eerste begrotingswijziging 2021 en programmabegroting 2022-2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 6 mei 2021 gelezen en besluit: 1.

2.

3.

In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2020 waarin het RAZU toestemming vraagt om uit het positieve jaarrekeningresultaat van € 61.577 een bedrag van € 57.812 toe te voegen aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve personeel en € 3.765 aan de bestemmingsreserve digitalisering; In te stemmen met de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2021 en de ontwerpprogrammabegroting 2022-2025, waarin: a) de incidentele bijdrage van Houten voor 2021 circa € 250 lager wordt dan begroot en de structurele bijdrage van Houten jaarlijks gemiddeld € 2.500 lager wordt dan begroot; b) een eerste onttrekking plaatsvindt uit de bestemmingsreserve personeel; Geen zienswijzen in te brengen op de ontwerpjaarrekening 2020, de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2021 en de ontwerpprogrammabegroting 2022-2025 en middels bijgaande brief het RAZU op de hoogte te stellen.

Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 27 mei 2021. De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, $ $handtekening2$ d$ C.M.S. Visser

G.P. Isabella