Raadsvoorstel Herijking Kaderstelling ten behoeve van inkoop bij hoge inflatie

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 606513 Zaaknummer: 787558

Houten, 21 februari 2023

Onderwerp: Herijking kaderstelling ten behoeve van inkoop bij hoge inflatie

Beslispunten: 1. In afwijking van de financiële verordening voor boekjaar 2023 in het geval van uitzonderlijke prijsstijgingen door de inflatie: a. Voor nieuwe contracten het mandaat van het college te verhogen naar een budgetoverschrijding van maximaal 10%; b. Voor bestaande contracten de inhoudelijke kaders leidend te laten zijn voor de beschikbare budgetten en daarbij te accepteren dat dit leidt tot een overschrijding van uitgaven, waarbij in het geval van budgetoverschrijdingen groter dan € 50.000 van het toegekende budget het college te laten besluiten over doorgaan van de opdracht/werkzaamheden; c. De financiële effecten van zowel de uitgaven als de inkomsten te verwerken in de bestuursrapportages in 2023.

Samenvatting Bij de behandeling van begroting 2023 is besproken dat het college een vinger aan de pols houdt bij de financiële ontwikkelingen in verband met de verwachte inflatie. Een tijdelijke verruiming van het mandaat van het college wordt gevraagd, met als doel het voorkomen van vertraging bij inkoopprocessen. Voor nieuwe contracten (zoals bij aanbestedingen) wordt een verhoging van het mandaat van 10% van het budget voorgesteld. Bij grote prijsstijgingen (groter dan € 50.000) van bestaande contracten besluit het college of de werkzaamheden doorgang moeten vinden om te voorkomen dat budgetverhogingen onbeperkt plaatsvinden. Er vindt een kritische toetsing plaats of een prijsverhoging door inflatie veroorzaakt is. Budgetverhogingen vanwege andere oorzaken worden, in het geval deze boven de delegatie van het college zijn, voorgelegd aan de raad. Dit voorstel gaat over een deel van de begroting (materiële kosten; ongeveer 20% van de totale lasten in de begroting) en geeft geen beeld van de totale ontwikkelingen van inkomsten en uitgaven in 2023. Naast materiele budgetten zijn er kosten voor het sociaal domein (zoals uitkeringen, jeugdhulp, Wmo, etc), personeel, overhead, gemeenschappelijke regelingen, subsidies, vergoedingen en mutaties reserves en voorzieningen. Deze vallen niet onder dit voorstel.

De financiële ruimte in het huidige begrotingssaldo 2023 is naar verwachting geheel nodig voor de consequenties van dit voorstel. De mogelijke compensatie vanuit het rijk is hierin nog niet meegenomen. Als de compensatie bekend is, wordt dit met de raad gedeeld.

Aanleiding De hoge inflatie zorgt voor problemen bij de inkoop. Op alle vlakken zijn de prijsstijgingen zichtbaar, bij nieuwe contracten en aanbestedingen, maar ook prijsstijgingen bovenop bestaande contracten. De door de raad vastgestelde ambities en inhoudelijke kaders verhouden zich, door deze hoge inflatie, niet langer tot de middelen die hiervoor door de raad beschikbaar zijn gesteld in de begroting (incl. collegeprogramma). Ook bij andere gemeenten speelt dit probleem. Het probleem Deze prijsstijgingen hebben nu in de praktijk tot gevolg dat de raad inkoopopdrachten moet accorderen, waar dit voorheen binnen de bevoegdheid van het college viel. Volgens de Financiële Verordening zijn financiële mutaties kleiner dan € 50.000 (incidenteel) of kleiner dan € 25.000 (structureel) gedelegeerd aan het college. Deze norm is sinds 2014 in de Financiële Verordening vastgelegd en sindsdien niet geïndexeerd. Met deze ontwikkeling komt de rechtmatigheid en het budgetrecht van de gemeenteraad in het geding. Bovendien kunnen projecten en werkzaamheden aanzienlijke vertraging oplopen

*606513* 606513

2-7 of zelfs stil komen te liggen. Om dit te voorkomen is tijdelijk aanvullende kaderstelling nodig en stellen we een verruiming van het mandaat voor. De voorgestelde werkwijze Met de voorgestelde werkwijze heeft het college mandaat, waarbinnen het kan besluiten prijsstijgingen te accepteren, in de wetenschap dat dit ook leidt tot compensatie vanuit het Rijk via de meicirculaire. Voor nieuwe contracten wordt een verhoging van het mandaat van het college van 10% van het budget voorgesteld. Bij grote prijsstijgingen (groter dan € 50.000) van bestaande contracten besluit het college of de werkzaamheden doorgang moeten vinden om te voorkomen dat budgetverhogingen onbeperkt plaatsvinden. Hierbij wordt o.a. gekeken naar het voorkomen van stilvallen van werkzaamheden en het overschrijden van reactietermijnen. De reikwijdte en compensatie vanuit het Rijk Dit voorstel gaat nadrukkelijk over een deel van de begroting (zie ook kanttekening 1.2 en de financiële paragraaf) en geeft geen beeld van de totale ontwikkelingen van inkomsten en uitgaven in 2023. De financiële ruimte in het huidige begrotingssaldo 2023 is naar verwachting geheel nodig voor de consequenties van dit voorstel. De mogelijke compensatie vanuit het rijk is hierin nog niet meegenomen. Inflatie wordt door een hoger accres vanuit het Gemeentefonds gecompenseerd.

De gebruikelijke werkwijze is om af te wachten tot de meicirculaire van het rijk verwerkt wordt. Dit is een belangrijk ijkpunt. Via de 2 e bestuursrapportage en de begroting 2024 wordt de compensatie van het Rijk voor respectievelijk het jaar 2023 en de jaren 2024-2027 in onze begroting verwerkt. Zodra er meer informatie is over de compensatie, wordt dit met de raad gedeeld. Met dit voorstel wijken we af van de financiële verordening. Via de bestuursrapportages worden de effecten zichtbaar. Door deze besluitvorming wordt voorkomen dat een overschrijding leidt tot onrechtmatigheid bij een accountantscontrole.

Beoogd effect Een aanvullende besluitvorming over de wijze waarop het college met de hoge inflatie kan omgaan in het licht van het budgetrecht van de gemeenteraad en de noodzakelijke voortgang in projecten en werkzaamheden zodat ambities gerealiseerd kunnen worden en uitgaven rechtmatig kunnen plaatsvinden.

Argumenten per beslispunt 1a.1 Dit voorkomt vertraging in werkzaamheden en realisatie van ambities. Bij aanbestedingen en prijsopgaven van leveranciers is er vaak een korte termijn waarbinnen gereageerd moet worden. De voorgestelde werkwijze geeft het college en de organisatie een kader waarbinnen het kan besluiten prijsstijgingen te accepteren, zonder dat de raad daar afzonderlijk over wordt geraadpleegd. Hiermee wordt vertraging voorkomen. Prijsstijgingen buiten het kader worden eerst voorgelegd aan de raad. Er vindt een kritische toetsing plaats of een prijsverhoging door inflatie veroorzaakt is. Budgetverhogingen vanwege andere oorzaken worden, in het geval deze boven de delegatie van het college zijn, voorgelegd aan de raad. 1a.2 We verwachten compensatie van het Rijk Door het Rijk is besloten om het accres van de algemene uitkering vast te zetten en niet meer de trap-op-trap-af systematiek te hanteren. Het is dus niet meer zo dat als het Rijk door inhoudelijke besluitvorming meer uitgeeft de gemeenten automatisch ook meer krijgen. Het accres wordt alleen nog verhoogd met een inflatiepercentage. We verwachten dat de verhoging van de algemene uitkering hiermee onze extra kosten compenseert. In de decembercirculaire 2022 van het gemeentefonds is aangekondigd dat over het jaar 2022 een extra structurele prijsbijstelling zal gaan plaatsvinden via de meicirculaire 2023.

1a.3 De hogere inflatie is niet opgenomen in de primitieve begroting 2023 In het “Financieel kader 2023-2026” zijn de begrotingsrichtlijnen, met daarin het gehanteerde indexpercentage, opgenomen. De primitieve begroting 2023 is aan de raad aangeboden voor de raadsvergadering van 10 november. De ophanden zijnde prijsstijgingen waren toen reeds bekend. Het was toen echter niet mogelijk een herziening van de begroting te presenteren. Dit is een zeer arbeidsintensief traject. Versie datum: 28-3-2023 12:03:55

3-7 1b.1

Het college moet bij grote prijsontwikkelingen van bestaande contracten een afweging kunnen maken of de werkzaamheden/inkoop door moeten gaan Bij grote prijsstijgingen (groter dan € 50.000) van bestaande contracten toetst het college of de werkzaamheden doorgang moeten vinden. Dit voorkomt dat budgetverhogingen onbeperkt plaatsvinden. Het college kan keuzes maken in bijstelling van ambities. 1c.1 Hiermee wordt de begroting door de gemeenteraad deels geactualiseerd. Goedkeuring van de raad is onder andere nodig voor het wijzigen van de begroting over het lopende begrotingsjaar en de meerjarenbegroting. Met dit voorstel voor aanvullende kaders accordeert de raad achteraf de bijstellingen in de begroting via een Planning & Control document. Hiermee wordt voorkomen dat een overschrijding leidt tot onrechtmatigheid bij een accountantscontrole.

Kanttekeningen 1.1 De hoogte van de compensatie van het Rijk is nog niet bekend. Inflatie wordt vanuit het Gemeentefonds gecompenseerd door een hoger accres uit te keren. Het hogere accres wordt in de meicirculaire 2023 bekend gemaakt. Het Rijk gebruikt daarbij de ramingen in het Centraal Economisch Plan, van het CPB, van maart 2023. Kort na publicatie van de meicirculaire 2023 wordt de raad geïnformeerd over de effecten voor Houten. Via de 2 e bestuursrapportage en de begroting 2024 wordt dit voor respectievelijk het jaar 2023 en de jaren 2024-2027 in onze begroting verwerkt. Dan zal duidelijk worden of deze compensatie voldoende is om de hogere kosten te dekken. 1.2 Er komen mogelijk nog andere kostenstijgingen in 2023 op de gemeente af. Dit voorstel heeft betrekking op de materiele budgetten in de begroting. Deze maken een kleine 20% van de totale lasten uit. Naast materiele budgetten zijn er kosten voor het sociaal domein (zoals uitkeringen, jeugdhulp, Wmo, etc.), personeel, overhead, gemeenschappelijke regelingen, subsidies, vergoedingen en mutaties reserves en voorzieningen. Andere kostenstijgingen zijn te verwachten bij het sociaal domein, personeelslasten en gemeenschappelijke regelingen. De goedkeuring op de verhoging van deze lasten vallen niet onder dit voorstel maar komen op een ander tijdstip tot u via losse raadsvoorstellen.

Voor kapitaallasten, subsidies, vergoedingen, reserves, voorzieningen en overige posten heeft de hoge inflatie naar verwachting geen impact in 2023.

Participatie Niet van toepassing.

Financiën en formatie Er zijn verschillende manieren om prijsindexatie te verwerken in je begroting, elke gemeente is vrij om te kiezen welke manier je gebruikt. Gemeente Houten gebruikt al jaren de “prijs bruto binnenlands product” voor het bepalen van de indexering. Dit is methode 1 in onderstaande tabel. Overzicht geraamde inflatiecijfers 2022 en 2023 Verschil met Effect op Begroting saldo 2023 2023

Methode voor indexatie

2022*

2023*

1) Prijs bruto binnenlands product, stand maart 2022 2) Prijs bruto binnenlands product, stand augustus 2022 3) Prijs materiele overheidsconsumptie (imoc), stand augustus 2022

3,4% 4,2%

3,0% 5,4%

0,0% 3,2%

7,8%

5,8%

7,2%

€ 0,8 mln € 1,8 mln

*) Bron: Centraal Economisch Plan (CPB.nl)

Om een grove inschatting te kunnen maken van de extra lasten als gevolg van de hoge inflatie gaan we voor nu uit van een correctie met een bandbreedte tussen methode 2 en 3 (3,2% en 7,2%). Bij deze percentages moeten we rekening houden met tussen de € 0,8 en € 1,8 miljoen voor extra inkoopkosten. Het inflatiecijfer voor 2023 is een voorspelling. Achteraf kunnen we pas vaststellen welke index het dichtst in de buurt van de realisatie kwam. Versie datum: 28-3-2023 12:03:55

4-7

Versie datum: 28-3-2023 12:03:55

5-7 Ontwikkeling begrotingssaldo 2023 De volgende tabel geeft het huidige geraamde verloop van het begrotingssaldo weer en het effect van de mogelijke hogere inkooplasten. Het begrotingssaldo zal geheel nodig zijn voor de kostenstijgingen. We willen u er daarom nadrukkelijk op attenderen dat er naar verwachting weinig ruimte is voor andere voorstellen ten laste van het begrotingssaldo 2023, voordat de compensatie vanuit het Rijk bekend is. Deze compensatie volgt via de meicirculaire, het effect op begroting 2023 wordt verwerkt in de 2e Bestuursrapportage. Indien na verwerking van de meicirculaire blijkt uit de meerjarenbegroting dat bezuinigingen nodig zijn, dan hanteren we zoals aangekondigd het Zeistermodel. Overzicht ontwikkeling begrotingssaldo 2023 Stand 7/7/2022 Collegeprogramma Begroting 2023-2026 (incl. meicirc.’22) 2 e bestuursrapportage 2022 Vastgestelde begroting Voorgenomen raadsbesluiten 1 e berap-septembercirulaire’22 1 e berap-decembercirulaire’22 Indexering jeugd/wmo Uitkomst aanbesteding onkruidbeheersing WIL 1 e wijziging 2023 Geraamd saldo Raming saldo bij methode 2 - 3,2% (effect € -0,8 mln) Raming saldo bij methode 3 - 7,2% (effect € -1,8 mln)

(x € 1.000)

2023 55 -2.787 3.873 -53 1.088 1.155 -437 -317 -74 -97 1.318 518 -482

Communicatie Via de P&C producten wordt u nader geïnformeerd over de ontwikkelingen.

Voortgang Gedurende het jaar sturen we bij door middel van Bestuursrapportages. Daarin zullen we expliciet terugkomen op de in dit voorstel gedane aannames m.b.t. de ontwikkeling van de kosten en de ontwikkeling van het accres van het gemeentefonds.

Evaluatie Niet van toepassing. Houten, 21 februari 2023 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester,

A.J. Barink

G. Isabella

Versie datum: 28-3-2023 12:03:55

6-7 Bijlagen Geen Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Sander Bos 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 28-3-2023 12:03:55

Raadsbesluit Voorstelnummer: 606513 Onderwerp Herijking kaderstelling ten behoeve van inkoop bij hoge inflatie De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 21 februari 2023 gelezen en besluit: 1. In afwijking van de financiële verordening voor boekjaar 2023 in het geval van uitzonderlijke prijsstijgingen door de inflatie: a. Voor nieuwe contracten het mandaat van het college te verhogen naar een budgetoverschrijding van maximaal 10%; b. Voor bestaande contracten de inhoudelijke kaders leidend te laten zijn voor de beschikbare budgetten en daarbij te accepteren dat dit leidt tot een overschrijding van uitgaven, waarbij in het geval van budgetoverschrijdingen groter dan € 50.000 van het toegekende budget het college te laten besluiten over doorgaan van de opdracht/werkzaamheden; c. De financiële effecten van zowel de uitgaven als de inkomsten te verwerken in de bestuursrapportages in 2023; Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 4 april 2023. De raad van de gemeente Houten, de griffier, {{?esl:Signer2:Capture:size(200,100)}}

de voorzitter, {{?esl:Signer1:Capture:size(200,100)}}

C.M.S. Visser

G.P. Isabella