Raadsvoorstel Algemene Subsidieverordening Houten 2023

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 650845 Zaaknummer: 800686

Houten, 30 mei 2023

Onderwerp: Algemene Subsidieverordening Houten 2023

Beslispunten: 1. De Algemene subsidieverordening gemeente Houten 2023 vast te stellen. 2. In te stemmen met de inwerkingtreding per 1 september 2023 met gelijktijdige intrekking van de Algemene subsidieverordening gemeente Houten 2017.

Samenvatting Naar aanleiding van een rapport van de rekenkamercommissie heeft het college de afgelopen 1,5 jaar ingezet op het verbeteren van de doeltreffendheid en rechtmatigheid van het subsidiebeleid. Onderdeel daarvan is het herzien van de Algemene subsidieverordening (Asv). Op 11 oktober 2022 is een eerste versie van de herziene Asv reeds besproken met de raad. Uit dit Ronde Tafelgesprek (RTG) bleek dat er onvoldoende draagvlak was om de bevoegdheid voor het vaststellen van subsidieplafonds over te dragen aan het college. Dit is aangepast in het voorliggende voorstel. De nieuwe Algemene Subsidieverordening is nu op twee (in plaats van drie) belangrijke punten inhoudelijk aangepast: 1. De aanvraag- en beslistermijnen zijn gestandaardiseerd en logisch(er) in lijn met het subsidieproces. 2. De drie categorieën van verantwoordings- en vaststellingsvereisten worden aangepast.

Aanleiding Eerste aanleiding: het onderzoek van de rekenkamercommissie In 2021 heeft de Rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de doeltreffendheid en rechtmatigheid van het subsidiebeleid van de gemeente Houten. Het rapport bevat een aantal aanbevelingen die de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het subsidiebeleid moeten verbeteren. In de bestuurlijke reactie (d.d. 13 oktober 2021) op dit rapport stelt het college: “Met betrekking tot de kwaliteit van de geldende verordening en subsidieregelingen voelen wij de noodzaak om de Algemene Subsidieverordening (Asv) te vernieuwen.” De Rekenkamercommissie wijst in haar rapport voornamelijk op de ‘inconsistenties’ bij de verantwoordings- en vaststellingsvereisten. “De Asv hanteert een kern-indeling in subsidies tot € 25.000, tussen € 25.000 en € 125.000 en vanaf € 125.000, waarbij per categorie specifieke eisen zijn gesteld aan het indienen van aanvragen en aan het verantwoorden van geleverde prestaties.” De bevinding is dat hiermee (om onduidelijke redenen) wordt afgeweken van de bedragen/categorieën uit de modelverordening van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Tijdens het verbetertraject, dat naar aanleiding van het Rekenkamercommissie-rapport is ingezet, is geconstateerd dat de subsidietermijnen in de Asv de uitvoeringspraktijk belemmeren.

*650845* 650845

2-6

Tweede aanleiding: eerdere behandeling van de Asv in RTG Tijdens de RTG van 11 oktober 2022 is een eerder raadsvoorstel over de herziene Asv besproken. Op basis daarvan is het raadsvoorstel op een aantal punten aangepast: 1. De bevoegdheid om subsidieplafonds vast te stellen, blijft in het huidige voorstel een

bevoegdheid van de gemeenteraad; 2. Er is aanvullend onderzoek gedaan naar de administratieve lasten als gevolg van de verantwoordingscategorieën; 3. Het raadsvoorstel is aangevuld met concretere praktijkvoorbeelden.

Beoogd effect Het verbeteren van zowel de rechtmatigheid als de doeltreffendheid van de subsidieverlening door: 1. Rechtmatigheid: de aanvraag- en beslistermijnen te verduidelijken, logischer toe te

passen en daarmee haalbaar te maken. 2. Doeltreffendheid: de verantwoordings- en vaststellingsvereisten aan te passen op

basis van de hoogte van de verleende subsidie.

Argumenten per beslispunt 1.1

Door de verantwoordings- en vaststellingsvereisten aan te passen op basis van de hoogte van de subsidie, wordt de doeltreffend van het subsidiebeleid vergroot. De huidige verantwoordings- en vaststellingsvereisten kent drie categorieën: 1. € 0 t/m € 25.000, 2. € 25.001 t/m € 125.000 3. € 125.000+. Voor met name de eerste categorie geldt dat er nu met relatief weinig verantwoordingseisen, substantiële subsidies worden verleend. Een organisatie die op grond van de subsidieregeling samenlevingsactiviteiten € 20.000 subsidie per jaar ontvangt, hoeft op dit moment alleen een bestedingsverklaring in te vullen. Een bestedingsverklaring zegt echter niks over de gesubsidieerde activiteiten. Het ontbreken van een vorm van eindverslag of verantwoording is een gemiste kans om met de aanvrager in gesprek te gaan over de gesubsidieerde activiteiten. Zo’n gesprek levert nuttige beleidsinformatie op om in de toekomst de subsidie nog effectiever in te kunnen zetten. Dat hoeft niet altijd om geld te gaan, de gemeente kan ook samenwerking bevorderen of kennisdeling faciliteren waardoor maatschappelijke partners beter in staat zijn de (beleids)doelen te realiseren. Met de herziene Asv worden de drie categorieën aangepast in lijn met de modelverordening van de VNG: 1. € 0 t/m € 5.000 2. € 5.001 t/m € 100.000 3. € 100.000+.

De aanpassing betekent dat subsidies t/m € 5.000 geen verantwoordingseisen kennen en direct worden vastgesteld. Voor de tweede categorie (t/m € 100.000) geldt vervolgens de eis dat er een verzoek tot vaststelling moet worden ingediend. Daarbij kunnen de verantwoordingseisen per subsidieregeling variëren of op maat worden uitgewerkt. Het kernidee is dat er informatie wordt aangeleverd door de subsidieaanvrager over de uitgevoerd activiteiten. Vanzelfsprekend is dat anders en/of minder uitgebreid voor een subsidie van € 10.000 dan voor een subsidie van € 90.000. Voor de derde categorie is afgeweken van de VNG-norm; deze gaat uit van een bedrag van € 50.000.

Versie datum: 27-6-2023 13:32:52

3-6

Maar in dat geval zouden naar verwachting zo’n 10 extra aanvragers een accountantsverklaring moeten aanleveren. 1.2

Door het verduidelijken van de aanvraag- en beslistermijnen wordt de rechtmatigheid van het subsidiebeleid vergroot.

De huidige aanvraag- en beslistermijnen zijn onduidelijk, onrealistisch en resulteren in overschrijdingen van de gestelde beslistermijn. Dit komt voornamelijk omdat er veel versnippering is in de gehanteerde beslistermijnen en dat er weinig rekening wordt gehouden met de jaarlijkse subsidiecyclus. Bijvoorbeeld: sommige beschikkingen kunnen pas aan het einde van het kalenderjaar worden opgesteld. Als daarvoor een beslistermijn van 13 weken geldt, is het logischer om de deadline voor het indienen van aanvragen vast te stellen op 1 september (in plaats van 1 juni). In de herziene Asv is dit verbeterd. 2.1

Door een ingangsdatum van 1 september 2023 te hanteren, verloopt de transitie naar de nieuwe Asv beter en is de subsidiestructuur op 1 januari 2024 volledig actueel.

Bij een overgang naar een nieuwe Asv moet rekening worden gehouden met de veranderingen. Op dit moment dienen organisaties al een subsidieaanvraag in voor 2024. Door de Asv op 1 september in te laten gaan, ontstaat er voor de ingediende subsidieaanvragen geen verwarring: de oude spelregels zijn nog van toepassing. Tegelijkertijd is er nog ruimte om subsidieregelingen vóór 1 januari aan te laten passen. Dit betekent dat op 1 januari 2024 de hele subsidiestructuur is geactualiseerd. De administratieve formats, zoals een nieuwe subsidiebeschikking zijn al voorbereid en kunnen eenvoudig worden geïmplementeerd zodra de nieuwe Asv is aangenomen.

Kanttekeningen 1.1

Door het aanpassen van de verantwoordings- en vaststellingsvereisten op basis van de hoogte van de subsidie, moeten aanvragers meer verantwoorden dan zij nu doen.

Door de wijziging in de verantwoordingcategorieën verschuiven ontvangers met een subsidie tussen de € 5.000 t/m € 25.000 van categorie 1 naar categorie 2. Dat wil zeggen: van geen verantwoordingseisen naar geringe administratieve lasten. In plaats van een bestedingsverklaring wordt er in de nieuwe situatie gevraagd om een toelichting te geven op de projectactiviteiten. Dat gaat om vragen als: is de subsidie volledig besteed? Zijn er activiteiten anders uitgevoerd dan begroot? Zijn de doelen behaald? Wat zou in de toekomst anders of beter kunnen? Om een onderbouwde afweging te maken tussen de baten (sturingsinformatie) en de lasten (extra administratie voor aanvragers), is een enquête afgenomen onder subsidieontvangers. Deze uitkomsten zijn toegevoegd als bijlage. De belangrijkste conclusies: • •

Een verzoek tot vaststelling wordt niet als belastend beschouwd en de verantwoording van de subsidie vinden organisaties begrijpelijk. Hun verzoek daarbij is wel om een gemeenteformat voor te bereiden; Organisaties waarderen de uitvraag en het contact met de gemeente.

Participatie Er is bij een groot aantal organisaties via een enquête gevraagd naar hun mening over een verandering van de administratieve lasten. Zie voor de resultaten ook bijlage 2 bij dit raadsvoorstel. De Asv is een raamregeling met bepalingen over procedures die op alle subsidies van de gemeente Houten van toepassing zijn. Concrete activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend, worden in de Asv niet genoemd. Dit wordt uitgewerkt in de nadere Versie datum: 27-6-2023 13:32:52

4-6

subsidieregelingen. Omdat de Asv vooral gaat over de verhouding tussen raad en college, heeft er naast de enquête geen algemene externe consultatie plaatsgevonden bij gesubsidieerde organisaties. Dit zal wel gebeuren bij de nieuwe subsidieregelingen.

Financiën en formatie De herziening van de Asv zorgt niet voor wijzigingen in de financiën, middelen en capaciteit.

Communicatie Naast de herziene Asv, wordt ook gewerkt aan de herziening van een aantal subsidieregelingen. De subsidieregelingen zijn een inhoudelijke aanvulling op de Asv. Dat betekent dat wijzigingen in de Asv doorwerken in de subsidieregelingen. Het meest logische moment om maatschappelijke organisaties te informeren is wanneer de subsidieregelingen ook afgerond zijn. Naast dit voorstel is de gemeenteraad ook middels een aparte raadsinformatiebrief geïnformeerd over het subsidiebeleid in bredere zin. In deze brief is ingegaan op onder andere de motie over het subsidieplafond, de opvolging van het rekenkamerrapport en de nieuwe subsidieregelingen.

Voortgang Het raadsvoorstel wordt op 27 juni besproken in het RTG en vervolgens op 6 juli ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Indien het raadsvoorstel wordt aangenomen treedt de Asv in werking vanaf 1 september 2023.

Evaluatie Voor specifiek de herziene Asv geldt dat deze is bedoeld om de subsidieverlening in de praktijk te verbeteren (zowel qua rechtmatigheid als doelmatigheid). De subsidiecoördinator bewaakt de praktische implementatie en zal in samenspraak met betrokkenen doorlopend monitoren of een eventuele aanpassing nodig is. Houten, 30 mei 2023 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester,

A.J. Barink

G.P. Isabella

Versie datum: 27-6-2023 13:32:52

5-6 Bijlagen 1. Algemene subsidieverordening gemeente Houten 2023 2. Steekproef verantwoordingslasten subsidieontvangers 3. Was-wordt-tabel Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Sander Bos 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 27-6-2023 13:32:52

Raadsbesluit Voorstelnummer: 650845 Onderwerp Algemene Subsidieverordening Houten 2023

De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2023 gelezen en besluit: 1. De Algemene subsidieverordening gemeente Houten 2023 vast te stellen. 2. In te stemmen met de inwerkingtreding per 1 september 2023 met gelijktijdige intrekking van de Algemene subsidieverordening gemeente Houten 2017. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 6 juli 2023. De raad van de gemeente Houten, de griffier,

de voorzitter,

C.M.S. Visser

G.P. Isabella