Raadsvoorstel Actualisatie Financiele verordening en Controleverordening

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 787585 Zaaknummer: 891710

Houten, 28 oktober 2025

Onderwerp: Actualisatie Financiële verordening en Controleverordening

Beslispunten: 1. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole vast te stellen op 2%. 2. De rapportagegrens voor het rapporteren van afwijkingen in het verslag van bevindingen van de accountant vast te stellen op groter of gelijk aan € 150.000. 3. De herziene Controleverordening, zoals toegevoegd in de bijlage, vast te stellen. 4. De Controleverordening, vastgesteld op 9 mei 2023, in te trekken. 5. Het Controleprotocol, vastgesteld op 9 mei 2023, in te trekken. 6. Het verantwoordingspercentage in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vast te stellen op 2%. 7. De rapportagegrens voor het rapporteren van afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering vast te stellen op groter of gelijk aan € 150.000. 8. De herziene Financiële verordening, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 9. De Financiële verordening, vastgesteld op 10 december 2024, in te trekken.

Samenvatting Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), in verband met het verder uitwerken van de rechtmatigheidsverantwoording, opgenomen. Het Bado regelt hoe accountants de jaarrekening van gemeenten, provincies en waterschappen moeten controleren. Het gewijzigde Bado gaat over de toe te passen goedkeuringstolerantie, de samenvoeging van fouten en onzekerheden in de controleverklaring en de daarbij te hanteren omvangsbasis. Het BBV regelt onder andere hoe het college zich verantwoord aan de raad over de rechtmatigheid in de jaarrekening. De wijziging gaat over de toe te passen verantwoordingsgrens, de samenvoeging van fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording en de te hanteren omvangsbasis. Vanwege deze wijzigingen is actualisatie van de controleverordening en de financiële verordening noodzakelijk en is een afzonderlijk controleprotocol niet meer nodig. In de geactualiseerde verordeningen zijn de consequenties verwerkt van deze wetswijzigingen. De voorliggende stukken worden voor advies voorgelegd aan de Audit- en Rekeningcommissie.

Aanleiding Met ingang van het verslagjaar 2023 is, met de wijziging van de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Daarmee is de verantwoordelijkheid voor de verantwoording over de rechtmatigheid van het financieel beheer verschoven van de accountant naar het college van burgemeester en wethouders. Het college legt sindsdien in de jaarrekening zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Om het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) hiermee in lijn te brengen, is het besluit op 11 april 2025 gewijzigd (gepubliceerd in Staatscourant 2025, nr. 13222 en in werking getreden op 18 april 2025). De aanpassing van het Bado heeft tot doel de accountantscontrole verder te harmoniseren met de rechtmatigheidsverantwoording. Dit gaat over de toe te passen goedkeuringstolerantie, de samenvoeging van fouten en onzekerheden in de controleverklaring en de daarbij te hanteren omvangsbasis.

*787585* 787585

2-7 Gevolgen voor de accountantscontrole De wijzigingen volgen uit artikel 2 Bado. De gevolgen voor de accountantscontrole zijn hierna toegelicht. Voor de goedkeuringstolerantie wordt een percentage voorgesteld van 2% voor fouten en onzekerheden gezamenlijk. Dit geldt voor alle decentrale overheden. De wijziging betekent, dat de accountant strenger kijkt naar onzekerheden en minder streng naar fouten. Hiervoor was namelijk 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van toepassing. Daarnaast is de omvangsbasis aangepast. Dit is de grondslag voor de berekening van de goedkeuringsgrens. De grondslag wordt de totale lasten exclusief de toevoeging aan de reserves. Dit was de totale lasten inclusief de toevoeging aan de reserves. Daarmee wordt de omvangsbasis lager. Dat betekent dat na toepassing van het nieuwe percentage het bedrag dat gezamenlijk fout en onzeker mag zijn dus ook lager is dan voorheen. Tenslotte wordt voorgesteld om de rapportagegrens die de accountant hanteert voor fouten en onzekerheden vast te stellen op groter of gelijk aan € 150.000. Deze grens is een afgeleide van de goedkeuringstolerantie. Tot nu toe werd een grens gehanteerd groter of gelijk aan € 75.000. Dit betekent, dat elke individuele fout of onzekerheid groter of gelijk aan € 150.000, wordt opgenomen in het verslag van bevindingen bij de jaarrekening.

Indien de optelsom van fouten en onzekerheden boven de grens van 2% van de totale lasten (exclusief toevoeging aan de reserves) van de jaarrekening uitkomt, wordt de strekking ‘controleverklaring met beperking’. Boven de 4% wordt de strekking ‘controleverklaring van oordeelonthouding’ of ‘afkeurende controleverklaring’. De wijzigingen, zoals hiervoor genoemd, hebben geen gevolgen voor de omvang van de accountantscontrole van de jaarrekening als geheel. Ook voor de controle van de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen door de accountant heeft dit geen gevolgen. De specifieke uitkeringen worden afzonderlijk opgenomen in een bijlage bij de jaarrekening. Met de nu voorgestelde goedkeuringstolerantie van 2% zou bij de jaarrekening 2024 eveneens een goedkeurende controleverklaring zijn afgegeven. Gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording De wijzigingen en gevolgen voor de accountantscontrole zijn hierna toegelicht. Met deze wijzigingen is ook bedoeld om de verhouding te verduidelijken tussen de goedkeuringstolerantie van de accountant en de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording, die door de raad wordt vastgesteld. In het BBV (artikel 58b) zijn achtereenvolgens de regels voor de toe te passen verantwoordingsgrens, de samenvoeging van fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording en de te hanteren omvangsbasis aangepast.

Voor de verantwoordingsgrens is het percentage verlaagd naar een door de gemeenteraad vast te stellen percentage tussen 0% en 2%. Dit was 0% tot en met 3%. Daarnaast worden fouten en onduidelijkheden (afwijkingen van de rechtmatigheid) bij elkaar opgeteld. Tot nu toe werden deze elk afzonderlijk opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Tot en met de jaarrekening 2024 is een percentage gehanteerd van 3% voor de verantwoordingsgrens. De raad heeft nu de keuze tussen 0 en 2%. Het voorstel is om deze op 2% vast te zetten. Dit heeft geen gevolgen voor de omvang van interne controlewerkzaamheden, die nodig zijn om de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen en te controleren. Ook voor de verantwoordingsgrens is de omvangsbasis aangepast. Dit is de grondslag voor de berekening van de grens, waarboven het college afwijkingen opneemt in de rechtmatigheidsverantwoording. De grondslag wordt de totale lasten exclusief de toevoeging aan de reserves. Dit was de totale lasten inclusief de toevoeging aan de reserves. Daarmee wordt de omvangsbasis lager. Dat betekent, dat na toepassing van het nieuwe percentage het bedrag, dat gezamenlijk fout en onduidelijk mag zijn, dus ook lager is dan voorheen. Versie datum: 1-12-2025 13:13:30

3-7 Tenslotte wordt voorgesteld om de rapportagegrens voor de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken vast te stellen op groter of gelijk aan € 150.000. Deze grens is een afgeleide van de verantwoordingsgrens en sluit daarmee aan op de rapportagegrens van de accountant. Tot nu toe werd een grens gehanteerd groter of gelijk aan € 75.000. Met de nu voorgestelde verantwoordingsgrens van 2% en gewijzigde omvangsbasis zou het college niet tot een ander oordeel over de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties over 2024 zijn gekomen. Gevolgen voor de kaderstelling Bovengenoemde wetswijzigingen hebben gevolgen voor onderstaande kaders: Controleverordening (art. 213 Gemeentewet) Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet is de gemeente verplicht tot het opstellen van een controleverordening. Deze verordening bevat de uitgangspunten voor de controle door de accountant op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De laatste actualisatie is van 9 mei 2023. Controleprotocol Het controleprotocol is een niet verplicht document. Hierin is een nadere uitleg opgenomen van de controle op rechtmatigheid, de goedkeuringstolerantie en de rapportagegrens voor de accountant. Daarnaast is hierin een nadere toelichting opgenomen van de rechtmatigheidsverantwoording, verantwoordingsgrens en rapportagegrens.

Deze toelichtingen zijn (nu) ook opgenomen in de Controleverordening respectievelijk de Financiële verordening. Om dubbele vastlegging te voorkomen, komt het controleprotocol te vervallen. Financiële verordening (art. 212 Gemeentewet) Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet is de gemeente verplicht tot het opstellen van een financiële verordening. Deze verordening bevat de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Tevens zijn hierin de toepasselijke regels opgenomen voor de rechtmatigheidsverantwoording. De laatste actualisatie is van 10 december 2024.

Beoogd effect -

De controleverordening waarborgt een onafhankelijke controle op de rechtmatigheid en getrouwheid van het financieel beheer van de gemeente. In de financiële verordening zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente vastgelegd.

Het college en de raad worden hiermee voorzien van een geactualiseerd kader, waarbinnen de controlewerkzaamheden verricht kunnen worden.

Argumenten per beslispunt 1.1.

De raad heeft volgens het Bado (artikel 2 lid 8) de keuze de goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole op een lager percentage vast te stellen dan 2%

Voor de goedkeuringstolerantie stellen we voor om 2% toe te passen voor de accountantscontrole. Hiermee sluiten we aan bij hetgeen hierover is opgenomen in artikel 2 lid 1 Bado. ‘De accountant gebruikt ten behoeve van de controle van de jaarrekening van de provincie, bedoeld in artikel 217, derde lid, van de Provinciewet, de jaarrekening van de gemeente, bedoeld in artikel 213, derde lid, van de Gemeentewet en de jaarrekening van het waterschap, bedoeld in artikel 109, derde lid, van de Waterschapswet, een goedkeuringstolerantie van 2% van de omvangsbasis. Deze goedkeuringstolerantie geldt voor de gehele jaarrekening, inclusief de bijlagen.’ Ook voor het nu gewijzigde Bado (artikel 2 lid 8) was het mogelijk om een lagere goedkeuringstolerantie vast te stellen. Daar heeft de raad in het verleden geen gebruik van gemaakt. In de praktijk sluiten alle gemeenten aan bij de goedkeuringstolerantie zoals opgenomen in het Bado. Versie datum: 1-12-2025 13:13:30

4-7 Daarmee blijft de vergelijkbaarheid behouden in de diepgang van de controle en strekking van het oordeel met andere gemeenten, die de wettelijke goedkeuringstolerantie volgen. Daarnaast is er ook geen specifieke aanleiding om af te wijken van de wettelijke norm van 2%. 2.1.

De raad heeft volgens het Bado (artikel 5 lid 2) de keuze de rapportagegrens voor fouten en onzekerheden in het verslag van bevindingen lager vast te stellen dan het bedrag dat volgt uit de goedkeuringstolerantie

Voor de rapportagegrens stellen we een bedrag voor groter of gelijk aan € 150.000. Deze grens wordt door de accountant afgeleid van de goedkeuringstolerantie. Hiermee sluiten we aan bij de rapportagegrens van de accountant. 3.1

Daarmee voldoet de Controleverordening aan de wijziging van april 2025 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden

4.1

De huidige controleverordening dient bij vaststelling van de herziene versie te worden ingetrokken

5.1

Het huidige controleprotocol dient bij vaststelling van de herziene controleverordening te worden ingetrokken

Het controleprotocol is een niet verplicht document. In de herziene Controleverordening is de goedkeuringstolerantie en de rapportagegrens opgenomen voor de accountantscontrole. Daarnaast is de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens voor de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken opgenomen in de Financiële verordening. Om dubbele vastlegging te voorkomen, komt het controleprotocol te vervallen. 6.1

De raad heeft volgens het BBV (artikel 58b lid 4) de keuze het verantwoordingspercentage voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen tussen 0% en 2%

Bij een keuze voor 0% moet het college elke afwijking melden en dus van elke Euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat dit leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. Met het tot voor kort geldende percentage van 3% zijn over de verslagjaren 2023 en 2024 afwijkingen van de rechtmatigheid ruim boven deze grens geconstateerd. Er zijn nog voldoende mogelijkheden tot verdere verbetering van de interne beheersing. Dit geeft de organisatie ook de mogelijkheid invulling te geven aan deze verbeteringen. Wij adviseren vanaf het verslagjaar 2025 een verantwoordingspercentage van 2% te hanteren. Daarmee sluiten we aan bij het maximale percentage van 2% zoals dit nu wettelijk is voorgeschreven. Dit betekent dat het college afwijkingen (de optelsom van fouten en onduidelijkheden) boven 2% van de totale lasten, exclusief toevoegingen aan reserves, verantwoordt in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording wordt vervolgens door de accountant gecontroleerd op getrouwheid. Niet opgenomen afwijkingen boven dit percentage kunnen leiden tot de conclusie dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is. De accountant kan dan vragen de rechtmatigheidsverantwoording hierop aan te passen. 7.1

De raad heeft volgens de Financiële verordening de keuze de rapportagegrens in de paragraaf Bedrijfsvoering vast te stellen

Om helder te maken wat belangrijke afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) zijn kan de raad ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te stellen die afwijkt van het verantwoordingspercentage welke is vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij stellen voor de raad in de paragraaf bedrijfsvoering te informeren over alle afwijkingen groter of gelijk aan € 150.000 en daarbij verbetermaatregelen op te nemen. Deze rapportagegrens was € 75.000. Met het verhogen van de grens tot € 150.000, sluiten we aan bij de rapportagegrens, die de externe accountant hanteert.

Versie datum: 1-12-2025 13:13:30

8.1 9.1.

5-7 Daarmee voldoet de Financiële verordening aan de wijziging van april 2025 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten De huidige financiële verordening dient bij vaststelling van de herziene versie te worden ingetrokken

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Participatie Dit onderwerp betreft de interne bedrijfsvoering. Inwonersparticipatie is niet van toepassing. De Audit- en Rekeningcommissie is om advies gevraagd.

Financiën en formatie Niet van toepassing. Geen financiële consequenties Wet M&O, VPB en/of BTW

Communicatie De vastgestelde verordeningen worden bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad van de gemeente Houten. De actuele verordeningen zijn, op het moment van inwerkingtreding, digitaal raadpleegbaar via www.overheid.nl.

Voortgang De voorliggende documenten worden voor advies voorgelegd aan de ARC conform de verordening op de audit- en rekeningcommissie (artikel 2.1.a). Zij kunnen een afwijkend standpunt in nemen. De voorliggende documenten worden na besluitvorming ter informatie aan de accountant aangeboden. Op basis van de controleverordening worden diverse controlewerkzaamheden (en de bijbehorende verantwoording) door de accountant uitgevoerd. Aan het college wordt gerapporteerd door middel van de managementletter na de interim-controle en aan de raad door middel van het verslag van bevindingen na de jaarrekeningcontrole. Op basis van de financiële verordening worden diverse controlewerkzaamheden namens het college door de ambtelijke organisatie uitgevoerd. Bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van interne controles worden tenminste jaarlijks gerapporteerd aan directie en college. De portefeuillehouder wordt zo nodig tussentijds geïnformeerd.

Evaluatie Na afronding van de controle over het boekjaar 2025 en de rechtmatigheidsverantwoording over 2025 zal een evaluatie plaatsvinden door het college van de uitgevoerde controlewerkzaamheden en geconstateerde bevindingen. Dit mede in relatie tot de vastgestelde goedkeuringstolerantie en verantwoordingsgrens. Houten, 28 oktober 2025 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de loco-secretaris, de burgemeester,

R.W. Vrieling

Versie datum: 1-12-2025 13:13:30

H.C. Heerschop

6-7 Bijlagen 1. Herziene Controleverordening 2. Herziene Financiële verordening Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Vermeulen 2e PoHo:

Versie datum: 1-12-2025 13:13:30

Raadsbesluit Voorstelnummer: 787585 Onderwerp Actualisatie Financiële verordening en Controleverordening De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 28 oktober 2025 gelezen en besluit: 1. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole vast te stellen op 2%. 2. De rapportagegrens voor het rapporteren van afwijkingen in het verslag van bevindingen van de accountant vast te stellen op groter of gelijk aan € 150.000. 3. De herziene Controleverordening, zoals toegevoegd in de bijlage, vast te stellen. 4. De Controleverordening, vastgesteld op 9 mei 2023, in te trekken. 5. Het Controleprotocol, vastgesteld op 9 mei 2023, in te trekken. 6. Het verantwoordingspercentage in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vast te stellen op 2%. 7. De rapportagegrens voor het rapporteren van afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering vast te stellen op groter of gelijk aan € 150.000. 8. De herziene Financiële verordening, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 9. De Financiële verordening, vastgesteld op 10 december 2024, in te trekken. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 9 december 2025. De raad van de gemeente Houten, de griffier a.i., {{?esl:Signer2:Capture:size(200,100)}}

de voorzitter, {{?esl:Signer1:Capture:size(200,100)}}

M.A.J.R. Hermans

H.C. Heerschop