Raadsvoorstel Actualisatie Controleverordening_ Controleprotocol en Financiele verordening.docx

Raadsvoorstel Voorstelnummer: 608041 Zaaknummer: 789856

Houten, 14 maart 2023

Onderwerp: Actualisatie Controleverordening, Controleprotocol, Financiële verordening en normenkader

Beslispunten: 1. De herziene Controleverordening, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 2. De Controleverordening, vastgesteld op 27 januari 2009, in te trekken. 3. Het verantwoordingspercentage in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vast te stellen op 3%. 4. De rapportagegrens voor het rapporteren van afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering vast te stellen op ≥ € 75.000. 5. Het herziene Controleprotocol, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 6. Het Controleprotocol, vastgesteld in 2010, in te trekken. 7. De herziene Financiële verordening, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 8. De Financiële verordening, vastgesteld op 14 december 2021, in te trekken. 9. Het normenkader voor 2023 vast te stellen.

Samenvatting Als gevolg van wijziging van artikel 213 van de gemeentewet met ingang van 1 januari 2023 is actualisatie van de controleverordening, het daarmee samenhangende controleprotocol en de financiële verordening noodzakelijk. In deze geactualiseerde kaders zijn de consequenties verwerkt van de wetswijziging en daarmee de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ten aanzien van: - het verantwoordingspercentage in de rechtmatigheidsverantwoording en - de rapportagegrens voor rapportage in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarnaast wordt het jaarlijks vast te stellen normenkader met de voor de interne controles en de accountantscontrole relevante wet- en regelgeving aangeboden. De voorliggende stukken zijn voor advies voorgelegd aan de Audit- en Rekeningcommissie.

Aanleiding Met de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers is artikel 213 van de gemeentewet met ingang van 1 januari gewijzigd. Het college van burgemeester en wethouders legt met ingang van verslagjaar 2023 in de jaarstukken zelf verantwoording af over de rechtmatigheid. De accountant beoordeelt met ingang van verslagjaar 2023 de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Uitzondering hierop vormen de specifieke uitkeringen: de accountant blijft de rechtmatigheid van specifieke uitkeringen controleren. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft onder meer als doel: - Het markeren van de eigen verantwoordelijkheid van decentrale overheden voor de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. - Het geven van een impuls aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad voor wat betreft de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. - Harmonisering van de wijze waarop de accountant de jaarrekening in de publieke sector controleert en de manier waarop overheden rapporteren over onrechtmatigheden. De invoering rechtmatigheidsverantwoording heeft als doel het gesprek tussen college en raad te bevorderen en de gemeenteraad beter in positie te brengen bij (financiële) rechtmatigheidsvraagstukken.

De rechtmatigheidsverantwoording door het college geeft een extra handvat aan rekenkamers voor het beoordelen van de rechtmatigheid.

*608041* 608041

2-7 Bovengenoemde wetswijziging heeft consequenties voor onderstaande kaders: Controleverordening (art. 213 Gemeentewet) Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet is de gemeente verplicht tot het opstellen van een controleverordening. Deze verordening bevat de uitgangspunten voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De laatste actualisatie is van 27 januari 2009. Controleprotocol Artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad een of meerdere accountants aanwijst voor de controle van de jaarrekening. Daarbij wordt een controleverklaring verstrekt en een verslag van bevindingen uitgebracht. De raad moet als opdrachtgever richting geven aan deze controle. Daartoe dient het controleprotocol. Financiële verordening (art. 212 Gemeentewet) Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet is de gemeente verplicht tot het opstellen van een financiële verordening. Deze verordening bevat de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De laatste actualisatie is van 14 december 2021. Normenkader Het normenkader, met de inventarisatie van de voor de controles relevante wet- en regelgeving, dient jaarlijks geactualiseerd te worden en met ingang van verslagjaar 2023 door de raad te worden vastgesteld.

Beoogd effect -

De controleverordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Met het controleprotocol geeft de raad richting aan de interne controles en de accountantscontroles. In de financiële verordening zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente vastgelegd. Door middel van de in het normenkader opgenomen wet- en regelgeving geeft de raad de kaders aan voor het uitvoeren van (verbijzonderde) interne controles en de accountantscontrole.

Het college en de raad worden hiermee voorzien van een geactualiseerd kader waarbinnen de controlewerkzaamheden verricht kunnen worden.

Argumenten per beslispunt 1.1.

De Controleverordening voldoet aan de wijziging van de Gemeentewet, zoals bedoeld in artikel 213 (de invoering rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023). De vast te stellen controleverordening is opgesteld op basis van de door de VNG aangeboden modelverordening. 2.1.

De huidige controleverordening dient bij vaststelling van de herziene versie te worden ingetrokken.

3.1.

De raad heeft volgens wet- en regelgeving de keuze het verantwoordingspercentage voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen tussen 0 en 3%. Bij een keuze voor 0% moet het college elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat dit leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden.

Versie datum: 11-4-2023 10:25:01

3-7 Wij adviseren voor verslagjaar 2023 een verantwoordingspercentage van 3% te hanteren. Dit betekent dat het college zowel fouten als onduidelijkheden boven 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, verantwoordt in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording wordt vervolgens door de accountant gecontroleerd op getrouwheid. Niet opgenomen fouten en onduidelijkheden boven dit percentage kunnen leiden tot de conclusie dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is. 3.2.

Door het verantwoordingspercentage op 3% vast te stellen wordt de organisatie de mogelijkheid geboden voor verdere verbetering van de interne bedrijfsvoering Verslagjaar 2023 is het eerste jaar waarin de rechtmatigheidsverantwoording wordt afgegeven door het college. Het is ook een leerproces voor de gemeentelijke organisatie. We kiezen hierbij voor een voorzichtige insteek. Er zijn mogelijkheden tot verdere verbetering van de interne bedrijfsvoering (zie ook de managementletter 2022). Dit geeft de gemeentelijke organisatie ook de mogelijkheid invulling te geven aan deze aanbevelingen. Momenteel worden de processen voor de financiële rechtmatigheid beschreven. Dit proces kent een doorlooptijd tot na de zomervakantie. Overigens kan ook geconstateerd worden dat gemeente Houten voldoet aan het normenkader en bewezen rechtmatig handelt. Dit wordt bevestigd in de controleverklaring en het bijbehorend verslag van de externe accountant over het boekjaar 2021. 3.3

Het hanteren van een verantwoordingspercentage van 3% geeft ruimte voor het hanteren van een groeipad richting een verantwoordingspercentage van 1% Wij hebben de ambitie om voor het verantwoordingspercentage een groeipad te hanteren richting een verantwoordingspercentage van 1%. Het hanteren van een groeipad geeft de organisatie tijd om stappen te maken en de ontwikkeling van het rechtmatig verantwoorden met elkaar op een goede en verantwoorde manier te realiseren. Wij stellen voor om in het controleprotocol en in de financiële verordening een verantwoordingsgrens op te nemen van 3% en deze voor het eerst toe te passen op het begrotingsjaar 2023. De jaren daarna streven we ernaar de verantwoordingsgrens in stappen te verlagen naar 2% en vervolgens naar 1%. Het laatstgenoemde percentage is overeenkomstig het huidige goedkeuringspercentage voor de controle van de rechtmatigheid en getrouwheid van de externe accountant. Na afronding van de controle over het boekjaar 2023 en de rechtmatigheidsverantwoording over 2023 zal een evaluatie plaatsvinden door het college in hoeverre de verantwoordingsgrens over het begrotingsjaar 2025 naar 2% kan.

Door de diepgang van de interne controles gelijk te houden aan de diepgang van de accountantscontroles (1%) worden fouten en onduidelijkheden onder het verantwoordingspercentage van 3% wel geconstateerd en kunnen interne verbeteracties worden ondernomen. 4.1

De raad heeft volgens wet- en regelgeving de keuze de rapportagegrens in de paragraaf Bedrijfsvoering vast te stellen en sluit met deze rapportagegrens aan bij de rapportagegrens die de externe accountant hanteert. Om helder te maken wat belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) zijn kan de raad ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te stellen die afwijkt van de verantwoordingsgrens die is vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij stellen voor de raad in de paragraaf bedrijfsvoering te informeren door te rapporteren over alle fouten en onduidelijkheden ≥ € 75.000 en daarbij verbeteracties op te nemen. Door middel van de paragraaf bedrijfsvoering wordt de raad in staat gesteld de ontwikkelingen binnen de organisatie goed te volgen. In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan: - bevindingen en achterliggende oorzaken; - aantal bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving met een motivering waarom is afgeweken en maatregelen ter voorkoming in de toekomst; - maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst; - de relatie tussen de bevindingen van het college en de bevindingen van de accountant; - de voortgang in het realiseren van een adequaat stelsel ter onderbouwing van de verantwoording en de opmerkingen van de accountant hierover (inclusief reactie van het college). Versie datum: 11-4-2023 10:25:01

4-7 5.1 In het controleprotocol is invulling gegeven aan de gevolgen van de wijziging van de Gemeentewet, zoals bedoeld in artikel 213 (de invoering rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023). Het bij beslispunt 3 vastgestelde percentage en bij beslispunt 4 vastgestelde rapportagebedrag worden opgenomen in het controleprotocol. Daarmee is het controleprotocol geactualiseerd. 6.1.

Het huidige controleprotocol dient bij vaststelling van de herziene versie te worden ingetrokken.

7.1.

De aanpassingen van de controleverordening en controleprotocol zoals voortvloeiend uit de wijziging Gemeentewet, artikel 213 (invoering rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023) zijn daarmee verwerkt in de financiële verordening. Financiële verordening, controleprotocol en controleverordening houden onderling verband en sluiten met deze herziening op elkaar aan. 8.1.

De huidige financiële verordening dient bij vaststelling van de herziene versie te worden ingetrokken.

9.1

Het normenkader dient met ingang van verslagjaar 2023 vastgesteld te worden door de raad. Tot op heden is het normenkader jaarlijks vastgesteld door het college en heeft de raad het normenkader ter informatie ontvangen. Met ingang van verslagjaar 2023 wordt het normenkader vastgesteld door de raad. Het normenkader bevat de wet- en regelgeving en vormt het toetsingskader voor het uitvoeren van (verbijzonderde) interne controles. Gecontroleerd wordt in hoeverre de organisatie voor de financiële rechtmatigheid voldoet aan de geldende externe wet- en regelgeving en de regelgeving die door de raad is vastgesteld. Het normenkader is ook de basis voor de accountantscontrole.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Participatie Dit onderwerp betreft de interne bedrijfsvoering. Inwonersparticipatie is niet van toepassing. De Audit- en Rekeningcommissie is om advies gevraagd.

Financiën en formatie Niet van toepassing.

Communicatie De vastgestelde verordeningen worden bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad van de gemeente Houten. De actuele verordeningen/regelingen zijn, op het moment van inwerkingtreding, digitaal raadpleegbaar via www.overheid.nl.

Voortgang De voorliggende documenten worden ter informatie aan de accountant aangeboden. Ten aanzien van de controlewerkzaamheden van de accountant worden de bestaande uitgangspunten gehandhaafd. Op basis van de controleverordening en de financiële verordening worden diverse controlewerkzaamheden namens het college door de ambtelijke organisatie uitgevoerd. Bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van interne controles worden per kwartaal gerapporteerd aan directie en portefeuillehouder. Daarbij wordt ook gerapporteerd over de voortgang van de bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van accountantscontroles. Aan de audit- en rekeningcommissie wordt tweemaal per jaar gerapporteerd over de voortgang op de aanbevelingen van de interne controles en de accountantscontroles. Versie datum: 11-4-2023 10:25:01

5-7 Op basis van het controleprotocol worden diverse controlewerkzaamheden (en de bijbehorende verantwoording) door de accountant uitgevoerd. Aan het college wordt gerapporteerd door middel van de managementletter na de interimcontrole en aan de raad door middel van het accountantsverslag na de jaarrekeningcontrole.

Evaluatie Na afronding van de controle over het boekjaar 2023 en de rechtmatigheidsverantwoording over 2023 zal een evaluatie plaatsvinden door het college en beoordeeld worden wanneer de verantwoordingsgrens naar 2% verlaagd kan worden. Houten, 14 maart 2023 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris,

de burgemeester,

A.J. Barink

G.P. Isabella

Versie datum: 11-4-2023 10:25:01

6-7 Bijlagen 1. Herziene Controleverordening 2. Herziene Controleprotocol 3. Herziene Financiële verordening 4. Normenkader 2023 Verantwoordelijke portefeuillehouders college 1e PoHo: Sander Bos 2e PoHo: n.v.t.

Versie datum: 11-4-2023 10:25:01

Raadsbesluit Voorstelnummer: 608041 Onderwerp Actualisatie Controleverordening, Controleprotocol, Financiële verordening en normenkader De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 14 maart 2023 gelezen en besluit: 1. De herziene Controleverordening, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 2. De Controleverordening, vastgesteld op 27 januari 2009, in te trekken. 3. Het verantwoordingspercentage in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vast te stellen op 3% 4. De rapportagegrens voor het rapporteren van afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering vast te stellen op ≥ € 75.000. 5. Het herziene Controleprotocol, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 6. Het Controleprotocol, vastgesteld in 2010, in te trekken. 7. De herziene Financiële verordening, zoals toegevoegd in bijlage, vast te stellen. 8. De Financiële verordening, vastgesteld op 14 december 2021, in te trekken. 9. Het normenkader voor 2023 vast te stellen Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 9 mei 2023. De raad van de gemeente Houten, de griffier, {{?esl:Signer2:Capture:size(200,100)}}

de voorzitter, {{?esl:Signer1:Capture:size(200,100)}}

C.M.S. Visser

G.P. Isabella