Raadsinformatiebrief Tussenevaluatie reorganisatie per 1 januari 2019

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan de leden van de raad i.a.a. de commissieleden

Datum

Uw kenmerk

Uw brief van

Ons kenmerk

Bijlagen

753119

1

Onderwerp: Raadsinformatiebrief Tussenevaluatie reorganisatie per 1 januari 2019 Geachte leden van de raad, In deze brief informeren wij u over de tussenevaluatie die heeft plaatsgevonden in de eerste helft van 2021, naar aanleiding van de reorganisatie per 1 januari 2019. Aanleiding Per 1 januari 2019 wordt er gewerkt met een nieuwe organisatiestructuur (2-laags managementmodel) en zijn ook de uitgangspunten voor de manier van sturen en samenwerken herijkt. Nu, twee jaar later, heeft er een tussenevaluatie plaatsgevonden, met als hoofdvraag; ‘In hoeverre hebben de aanpassingen in de structuur en investeringen in de sturing en manier van werken tot nu toe het gewenste effect?’ Het onderzoek heeft geresulteerd in de rapportage ‘Tijd voor verandering; tussenevaluatie van de reorganisatie per 1 januari 2019’. Het onderzoek is deels door interne medewerkers uitgevoerd waarbij het medewerkerstevredenheid onderzoek door het externe bureau MonitorGroep is uitgevoerd. Beiden in het kader van het artikel 213a Gemeentewet1. Kernboodschap De rapportage laat zien dat de betrokkenheid van de medewerkers bij elkaar en het werk hoog is. De algehele tevredenheid van de medewerkers scoort een 7,3, wat in vergelijking met andere organisaties een prima cijfer is.

Tegelijkertijd schetst de tussenevaluatie het beeld, dat de aanpassingen in de structuur en de investeringen in de sturing en manier van werken op dit moment (nog) niet het gewenste effect bieden. Het gaat dan om effecten op het gebied van meer wendbaar sturen, resultaatgericht samenwerken en een actief lerende organisatie zijn. De vastgestelde uitgangspunten die daarbij horen worden wel gesteund, maar een effectieve uitwerking of toepassing is in de praktijk vooralsnog onvoldoende uit de verf gekomen. Een aantal zaken vraagt de komende periode nadrukkelijk de aandacht, om onze organisatie de benodigde en gewenste veranderingen ook daadwerkelijk door te laten maken. En de organisatie daarmee toekomstbestendig te houden. Zo wordt er onder andere een zorgwekkend hoge werkdruk ervaren in de organisatie, wordt er te weinig feedback gegeven aan elkaar en is er sprake van enkele belemmerende obstakels in de structuur en processen. 1 In een 213a gemeentewet onderzoek onderzoekt het college de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de

gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Het periodiek aandacht hiervoor hebben impliceert ook het doel om te leren, om na te denken en te streven naar verbetering. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

*341856*

Het feit dat iedereen in het afgelopen anderhalf jaar, vanwege de coronapandemie, op fysieke afstand met elkaar heeft moeten samenwerken, heeft ongetwijfeld geen positieve invloed gehad op de ontwikkeling van de organisatie. Het college spreekt graag op deze plek nogmaals haar enorme waardering uit naar de medewerkers, voor de wijze waarop zij in deze moeilijke periode het werk met elkaar hebben verzet. De gesprekken vanuit de directie, over het vervolg op deze tussenevaluatie, zijn met geledingen in de organisatie opgestart. Evenals het gesprek tussen het college en de directie over de wijze waarop de uitkomsten kunnen worden omgezet in concrete acties. Wij hebben de directie gevraagd om met een plan van aanpak te komen in nauwe samenspraak met de medewerkers en in afstemming met het college. Hierbij wordt een drieslag voorgestaan: a) mens en cultuur, b) organisatie en sturing, c) randvoorwaardelijke processen ondersteund door ICT. We kiezen daarbij bewust voor een gezamenlijk veranderproces, dat gericht is op zowel het investeren op de gedrags- en cultuurkant, alsook op het verbeteren van de randvoorwaarden waarbinnen gewerkt wordt. Daarbij zullen wij ook nadrukkelijk bezien in welke de formatie toereikend is voor de huidige en toekomstige opgaven waar onze organisatie zich voor gesteld ziet.

Wat betekent dit voor de raad (procedureel) De rapportage ‘Tijd voor verandering; tussenevaluatie van de reorganisatie per 1 januari 2019’ wordt u ter kennisgeving aangeboden. Naar aanleiding van de uitkomsten van de tussenevaluatie zullen wij de raad bij de Begroting 2022 voorstellen een incidenteel krediet beschikbaar te stellen. Om zo per direct eerste stappen in het veranderproces te kunnen zetten. En ook om per direct verlichting te kunnen bieden bij de ervaren werkdruk, waarna een verdiepingsslag kan worden gemaakt. Dit vooruitlopend op noodzakelijke aanpassingen in relatie tot de eerder benoemde uitgangspunten van 2019. Daarmee zijn wij in staat om eerste goede stappen te zetten in het proces, om de benodigde veranderingen door te maken en de organisatie van de gemeente Houten toekomstbestendig te houden. Voorjaar 2022 zullen wij u nader berichten over de vervolgstappen die zijn gezet op basis van het plan van aanpak en de voortgang van het veranderproces.

Als u nog vragen hebt kunt u contact opnemen met Boukje Nijdeken via telefoonnummer (030) 63 92 611. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders de secretaris, de burgemeester,

Bijlage(n) : 1. Rapportage ‘Tijd voor verandering; tussenevaluatie van de reorganisatie per 1 januari 2019’ (eindversie 2021)

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 2