Raadsinformatiebrief collegereactie op ARC-brief Bevindingen jaarrekening 2024

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan de leden van de raad i.a.a. de commissieleden

Datum

Uw kenmerk

6 juni 2025

Uw brief van

Ons kenmerk

Bijlagen

877193

1

Onderwerp: Raadsinformatiebrief collegereactie ARC-brief 'Bevindingen jaarstukken 2024' Geachte leden van de raad, In deze brief bieden wij u de reactie van het college aan op de brief ‘Bevindingen jaarstukken 2024’ van de audit- en rekeningcommissie (ARC). Dit betreft de concept jaarstukken 2024 van 19 maart 2025. Voor de volledigheid zijn de bevindingen van de ARC in de bijlage opgenomen. Aanleiding Het jaarrekeningproces 2024 bevindt zich in de afrondende fase. De externe accountant rondt binnenkort de controle af met het verstrekken van het accountantsverslag over 2024 en de controleverklaring bij de jaarrekening 2024. De bespreking hiervan met de ARC staat gepland op 19 juni 2025. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de reactie van het college op de bevindingen en aanbevelingen van de ARC d.d. 23 mei 2025 . De ARC heeft een scherpe en gedetailleerde brief met bijlage opgesteld. Het college waardeert de inspanning en tijd van de ARC om de jaarstukken te beoordelen en te voorzien van bevindingen en aanbevelingen. Kernboodschap In de jaarstukken 2024 signaleert de ARC enerzijds positieve ontwikkelingen: de leesbaarheid is verbeterd, sommige teksten leveren een vrij helder beeld op, zijn concreet en evenwichtig.

Ook worden ambities en verbeterpunten benoemd die herkenbaar zijn voor de ARC, zoals de ontwikkeling van risicomanagement en verbetering van de informatiewaarde. Anderzijds zijn er ook tekortkomingen: de ARC mist het zicht op sturing. Het beeld / beleid is vaak onvoldoende duidelijk / professioneel geduid. Doelen, activiteiten en geld zijn niet altijd duidelijk verwoord. De ARC mist een duidelijk overzicht van de stappen die worden gezet om tot een beter beheersbaar en inzichtelijk beleid te komen. De ARC omarmt de inventarisatie van bestaande visies en nieuw op te stellen visies. Tegelijkertijd vraagt de ARC aandacht voor de onderlinge samenhang en uitgangspunten van deze visies. Het college erkent de noodzaak om de organisatie verder te professionaliseren. De directie werkt hard aan het op orde maken van de bedrijfsvoering. Dit past ook in een brede ontwikkelopgave van de organisatie. Dit vraagt veel van de medewerkers in de organisatie. Deze opgave zal stapsgewijs zichtbaar worden. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

*776712*

De ARC noemt vier thema’s die te maken hebben met onvoldoende duiding of bepaalde redactionele zaken. Deze thema’s zijn: 1. Geld over: voldoende planmatig gewerkt? 2. Kostenbeheersing WMO/Jeugd 3. Gebrek aan sensitiviteit voor raad en inwoners, cijfers en trends niet altijd nader geduid 4. Redactie Per onderdeel gaan we hieronder in op de bevindingen en aanbevelingen. Geld over: voldoende planmatig gewerkt? In 2024 is er opnieuw een hoger dan verwacht resultaat namelijk € 4,2 miljoen. Daarnaast is een bedrag van € 5,2 miljoen toegevoegd aan de reserve overlopende posten. Hiervoor is bij de 2e bestuursrapportage een uitgebreide toetsing van de budgetten gedaan waarbij beoordeeld is of vrijval of overheveling naar 2025 nodig is. Als gevolg hiervan is destijds € 4,4 miljoen via de bestemmingsreserve overlopende posten naar 2025 overgeheveld. Een groot deel (€ 3,1 miljoen) heeft betrekking op de SPUK Oekraïne-middelen. Voor de inzet van deze middelen wordt in 2025 besluitvorming verwacht. De structurele omvang van onderbesteding en afwijkende (incidentele) baten vraagt om een scherpere manier van plannen, begroten en bijsturen. De vóór het zomerreces van 2024 genomen maatregelen (w.o. herzien van het proces bestuursrapportage en een actuelere stand in de tweede bestuursrapportage) hebben helaas niet het beoogde effect gehad.

Hier moeten we beter en scherper aan de wind zeilen, mede gelet op de financiële uitdagingen (bezuinigingen) waar de gemeente de komende jaren voor aan de lat staat. Bij de 1e bestuursrapportage 2025 heeft het college de volgende maatregelen genomen: • Actuelere informatie door korte doorlooptijd van de bestuursrapportage. • Actueel inzicht in beleidsinhoudelijke ontwikkelingen. • Betere duiding en uitleg van financiële afwijkingen. • Consequenter toetsen van collegevoorstellen (vanwege extra budget en/of investeringskredieten) op de ‘3 O’s’ (Onvoorzien, Onvermijdelijk en Onuitstelbaar) Ook voor komende bestuursrapportages en de jaarrekening is het college alert op het tijdig signaleren van afwijkingen en de noodzaak van budgetoverheveling, mede gelet op de beschikbare uitvoeringscapaciteit. Kostenbeheersing WMO/Jeugd We delen de zorg van de ARC over de ontwikkeling en beheersing van de kosten van de WMO/Jeugd en de noodzaak van goede monitoring en sturing. In de 1e bestuursrapportage 2025 zien we opnieuw een forse toename van de kosten voor jeugdhulp. Dit volgt uit de prognoses in de T3-rapportage 2024 zorg in natura (ZIN) jeugd en het meest recente overzicht van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) over de uitgaven 2024 van de persoonsgebonden budgetten (PGB's).

We zien een toenemende complexiteit van problematiek bij cliënten, grotere inzet van ambulante hulpverlening om thuiszitters richting onderwijs te krijgen, maar ook om cliënten langer thuis te laten wonen. De alsmaar toenemende kosten WMO/Jeugd is een landelijk probleem en niet uniek voor Houten. Voor de gemeente is de kostenstijging 6% minder dan het landelijk gemiddelde. Lokaal, regionaal en bovenregionaal heeft dit alle aandacht. Er is sprake van lange termijn effecten die nu zichtbaar worden. We hebben beperkte invloed op de ontwikkeling van deze kosten. Tegelijkertijd heeft dit onze volle aandacht en gaan we mede als gevolg van noodzakelijke bezuinigingen na wat dit betekent voor de gemeente Houten.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 4

Gebrek aan sensitiviteit voor raad en inwoners, cijfers en trends niet altijd nader geduid We onderschrijven het belang van de informatiewaarde van de jaarstukken. Hoewel we op onderdelen de informatiewaarde hebben verbeterd zijn we er zeker nog niet, gelet op de punten die de ARC noemt. Deze kritiek is niet nieuw en de boodschap is helder. Om dit te verbeteren hebben we in het kader van motie 68-2024 een groot aantal maatregelen opgenomen in het verbeterplan Voor elkaar!. Daarmee geven we de komende twee jaar een stevige impuls aan verbeteringen in onze bedrijfsvoering en dienstverlening en specifiek aan de planning en control cyclus als onderdeel van ons dagelijks werk. Het vraagt opnieuw capaciteit, tijd en geduld om de zo gewenste verbeterpunten te realiseren in een turbulente periode van bezuinigingen. Het college is van mening dat de in de jaarrekening 2024 verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Dit ziet voornamelijk op het niet tijdig melden aan de raad van onderbesteding van lasten en afwijkende baten. Dit tornt aan het budgetrecht van de raad. Hier moeten we zoals eerder aangegeven beter en scherper aan de wind zeilen en de raad tijdig informeren.

In de paragraaf bedrijfsvoering (rechtmatigheidsverantwoording) worden maatregelen genoemd, die het college neemt om toekomstige afwijkingen te beperken. Dit betreft onder andere: • De raad (tussentijds) tijdig informeren over afwijkingen zowel inhoudelijk als financieel. • De interne voorspelbaarheid van het verwachte resultaat meer aandacht en verdieping geven. • Bij tussentijdse rapportages nauwkeuriger sturen op en analyseren van mogelijke begrotingsafwijkingen in de laatste maanden van het jaar. Tenslotte neemt het college zich voor om het proces en de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording te evalueren. Dit ziet op de toepasselijke grenzen voor verantwoording en rapportage, het huidige beleid van afwijkingen in de bestuursrapportages (financiële verordening) en de ontwikkelingen op dit gebied in de publieke sector. De uitkomst van de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening 2024 heeft overigens geen invloed op de strekking van de controleverklaring van de externe accountant. Uiteraard mits deze verantwoording getrouw is weergegeven en daar voldoen we aan, ondanks het overschrijden van de verantwoordingsgrens. In de jaarstukken is een korte paragraaf gewijd aan het integriteitsonderzoek 2024 onder het programma ‘Voor en met inwoners’.

Dit is niet nader geduid omdat in de periode van samenstellen van de jaarstukken het onderzoek net was afgerond met een rapportage en debat in de raad. Dit laat onverlet dat het college zich zeer bewust is van de impact van dit rapport voor de organisatie. Door de driehoek (burgemeester, gemeentesecretaris en griffie) wordt gewerkt aan herstel van vertrouwen aan de hand van een plan van aanpak. Met het herzien van de nota reserves en voorzieningen medio 2025 beogen we de raad te informeren over de ontwikkeling van de reserves en de benodigde omvang hiervan gelet op de financiële ontwikkelingen van de gemeente als geheel. Redactie Het college waardeert de genoemde verbeterpunten waarmee de leesbaarheid van de jaarstukken ten goede komt. Dit is een concreet punt zoals we dat aanpakken op basis van motie 68-2024. Concreet betekent dit het volgende: • Herzien en vereenvoudigen van het model jaarstukken met een kortere doorlooptijd en minder details. • Leesbaarheid verbeteren door uitlijnen / standaardiseren van de programmateksten en gegevens meer visualiseren in grafieken of tabellen en standaardiseren van getalsnotaties.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 4

• •

Verbeterpunten uit de planning en control producten 2025 meenemen in de jaarstukken 2025. De bevindingen en aanbevelingen uit bijlage 1 van de brief van de ARC betrekken bij de jaarstukken 2025.

Het college ziet de bevindingen en aanbevelingen van de ARC ondersteunend aan het huidige proces van organisatieontwikkeling en professionalisering van de bedrijfsvoering. Met motie 68-2024 en de bijbehorende voortgangsmonitor zijn in 2025 concrete acties gestart. Hierover gaan wij graag met u in gesprek tijdens één van de bijpraatavonden. Mochten er nog vragen zijn kunt u contact opnemen met R. Vrieling (directeur bedrijfsvoering) via telefoonnummer 06-53649774 of email: richard.vrieling@houten.nl.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de loco-secretaris, de burgemeester,

R.W. Vrieling

H.C. Heerschop

Bijlage(n) : - ARC-brief ‘Bevindingen jaarstukken 2024’ met bijlage

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 4 van 4