Raadsinformatiebrief collegereactie accountantsverslag 2022

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan de leden van de raad i.a.a. de commissieleden

Datum

Uw kenmerk

Uw brief van

1 september 2023

Ons kenmerk

808221

Onderwerp: Raadsinformatiebrief collegereactie accountantsverslag 2022 Geachte leden van de raad, In deze brief informeren wij u over de reactie van het college op het accountantsverslag 2022. Aanleiding Het jaarrekeningtraject 2022 is succesvol afgerond. Bij de jaarstukken ontvangt u de goedkeurende controleverklaring van de accountant, samen met het accountantsverslag. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de reactie van het college op het accountantsverslag. Het college stelt het op prijs dat het concept van het accountantsverslag door de accountant met de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, directeur bedrijfsvoering, de concerncontroller en teammanager Financiën is besproken op 23 augustus jl. Het college streeft naar een goede samenwerking met de accountant. Echter heeft het proces van de jaarrekening 2022 onvoorziene omstandigheden gekend in eerste instantie bij de gemeentelijke organisatie en vervolgens in de afronding van de accountantscontrole bij Baker Tilly. Hierover bent u geïnformeerd in een raadsinformatiebrief van 26 mei 2023. In september vindt met betrokkenen een evaluatie van het gehele jaarrekeningproces plaats. De afzonderlijke controleverklaring voor de SISA-regelingen (eenmalige informatieverstrekking) bleek voor het Rijk niet afdoende te zijn. Een jaarrekening met controleverklaring is benodigd.

Hiervoor is alsnog uitstel aangevraagd en toegekend. Op 5 september 2023 bespreekt de ARC (Audit en Rekeningcommissie ) het accountantsverslag met de accountant. De ARC zal in een aparte brief naar de raad reageren. Eerder heeft het college in een raadsinformatiebrief van 2 juni 2023 een reactie gegeven op de bevindingen van de ARC op de jaarrekening. Kernboodschap We zijn blij dat het proces van de jaarrekening succesvol is afgerond met, zoals voor de gemeente Houten gebruikelijk, een goedkeurende controleverklaring voor zowel rechtmatigheid als getrouwheid. In de afgelopen maanden is door de ambtelijke organisatie en de accountant intensief gewerkt aan een goede afronding van het jaarrekeningproces. De provincie heeft voor de aanlevering van de stukken uitstel verleend tot 15 september 2023. Met de voorliggende stukken voldoen we aan deze deadline. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

*654858*

Bijlagen

Wel noemt de accountant in zijn verslag fouten (Europees aanbesteden en voorziening verlofsparen) en onzekerheden (sociaal domein/persoonsgebonden budgetten en sociaal domein/verantwoording uitvoering Jeugdzorg en Wmo/Zorg In Natura). Daarnaast geeft de accountant een aantal aanbevelingen. In het accountantsverslag zijn een aantal kernpunten genoemd, waarop hieronder kort wordt ingegaan. In de bijlage bij deze raadsinformatiebrief is een en ander uitgebreider toegelicht. Europese aanbestedingen/inkopen Ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen constateert de accountant een rechtmatigheidsfout van € 817.000. De accountant raadt aan de interne beheersing op aanbestedingen verder aan te scherpen. De gesignaleerde verbeterpunten voor het proces inkoop en aanbesteden zijn al in 2022 projectverband opgepakt. Proces ‘Inkopen, aanbesteden en betalen is opnieuw beschreven. Er is inzicht gecreëerd in de onderlinge samenhang van (deel)processen. De gemeentelijke organisatie is gewezen op de geldende spelregels. De tweede lijn (cluster inkoop) gebruikt de informatie uit de spendanalyses voor verdere procesverbetering en voor intensivering in de advisering en ondersteuning van de eerste lijn. Over het eerste kwartaal 2023 zijn de bevindingen en aanbevelingen besproken met de verantwoordelijken in de organisatie.

Inmiddels is ook beleid voor prestatie verklaren voorbereid en een plan van aanpak voor invoering hiervan opgesteld. Tevens wordt het vastleggen van verplichtingen aangescherpt. Voorziening verlofsparen Met ingang van 1 januari 2022 hebben werknemers volgens de CAO-gemeenten de mogelijkheid tot verlofsparen. Gezien bij verlofsparen sprake is van een arbeidskosten gerelateerde verplichting met een onvoorspelbaar element, dient conform BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) een voorziening te worden gevormd. In de jaarrekening bedraagt het bedrag van de voorziening € 376.000. De accountant is van mening dat dit bedrag neerwaarts moet worden bijgesteld. Een van de voorwaarden voor het vormen van de voorziening verlofsparen is dat een medewerker expliciet een aanvraag moet indienen voor het verlofsparen. Dit is ultimo 2022 bij slechts drie medewerkers het geval. De accountant adviseert derhalve de storting in de voorziening te corrigeren. Om de deadline van de provincie en het bestuurlijke besluitvormingstraject voor afronding van de jaarrekening 2022 te kunnen halen is aanpassen van de jaarrekening 2022 van gemeente Houten nu niet meer haalbaar. In 2023 bezien we wat ons standpunt omtrent de omvang van de voorziening is. De benodigde omvang van de voorziening wordt in 2023 periodiek beoordeeld op basis van ontvangen aanvragen en zo nodig aangepast.

Sociaal domein /persoonsgebonden budgetten (PGB's) De SVB heeft voor de verantwoording inzake de PGB-stromen Jeugdwet en WMO over 2022 geen goedkeurende verklaring ontvangen. Hierdoor is er vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De Stichting Sociaal Team Houten voert de toekenning van persoonsgebonden budgetten voor de gemeente Houten uit. In verband met de beperkt beschikbare controle-capaciteit zijn in 2022 geen controles uitgevoerd op de toekenning en prestatielevering van PGB’s en was de onzekerheid op deze post reeds vooraf bekend en in te schatten. Het volledige bedrag aan PGB’s is derhalve als onzekerheid meegenomen in het oordeel van de accountant: € 597.000. In de

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 3

dienstverleningsovereenkomst met de Stichting Sociaal Team Houten is opgenomen dat de Stichting Sociaal Team richting gemeente Houten verantwoording aflegt over de rechtmatige uitvoering van de bij de Stichting belegde taken. Voor het jaar 2023 willen we dat de Stichting interne controles uitvoert op de toekenning en prestatielevering van persoonsgebonden budgetten. De gemeente Houten kan vervolgens een verbijzonderde interne controle uit voeren op dit proces. Sociaal Domein/verantwoording uitvoering Jeugdzorg en Wmo (Zorg In Natura) De accountant kan zich vinden in de uitgevoerde werkzaamheden door de controlerend accountant van de RBL (Regionale Backoffice Lekstroom). Van een aantal zorgleveranciers is geen controleverklaring ontvangen waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is er sprake van een onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering, zowel voor wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid van de betreffende lasten. De onzekerheid (€ 877.000) betreft 5% van de totale lasten voor Zorg in Natura Jeugdzorg en Wmo (€ 17.792.264). Dit vloeit onder andere voort uit het beleid dat voor crediteuren met een besteding kleiner dan EUR 50K geen controleverklaring is vereist.

Het is aan de deelnemende gemeenten om dit beleid te evalueren en hierin desgewenst (in gezamenlijkheid) andere keuzes te maken. Het college ziet de aanbevelingen van de accountant ondersteunend aan het continue proces van verbeteringen waar wij als organisatie mee bezig zijn. Zoals in onze reactie is te lezen gaan wij graag periodiek in gesprek met de ARC en accountant over de voortgang van de aanbevelingen van de accountant, de ARC en onze eigen verbijzonderde interne controle (VIC). Consequentie De jaarrekening 2022 inclusief controleverklaring kan na vaststelling door de raad uiterlijk 15 september 2023 worden aangeleverd bij de provincie. In september vindt evaluatie van het jaarrekeningproces 2022 plaats zodat de procesrisico’s in beeld worden gebracht en voor het jaarrekeningproces 2023 kunnen worden geminimaliseerd. Wat betekent dit voor de raad (procedureel) De jaarstukken inclusief controleverklaring worden voor behandeling aangeboden voor de raad van 14 september a.s. Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met A. Jacobs via telefoonnummer (030) - 63 92 611. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders de secretaris, de burgemeester,

A.J. Barink

G.P. Isabella

Bijlage(n) : - Reactie van het college op het accountantsverslag 2022

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 3