Ontwerp Eerste Begrotingswijziging 2021.pdf

Ontwerp

Eerste Begrotingswijziging 2021

Bijlage 3

21 april 2021

Inhoud 3

1. Inleiding

4

2. Toelichting op de wijzigingen

6

3. Vaststellingsbesluit

7

4. Bijgesloten tabellen

7 8 10 11

Begroting over 2021 Specificatie van de lasten en baten Verloopoverzicht reserves Bijdrage per gemeente

Afbeelding voorzijde: Een van de acht nog aanwezige zegelfragmenten aan een charter uit 1557 in het Weeskamerarchief Wijk bij Duurstede, gefotografeerd door vrijwilliger Winfried Leeman. RAZU - Archief 076, inventarisnr. 19-9 Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

2

1. Inleiding Op 30 juni 2020 is de primaire begroting voor 2021, als onderdeel van de Programmabegroting 2021-2024, door het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) vastgesteld en daarna door alle zes gemeenten goedgekeurd. Inmiddels zijn we zo’n acht maanden verder en kan in een begrotingswijziging voor dit lopende jaar 2021 worden aangegeven wat er gewijzigd moet worden en waarover meer duidelijkheid bestaat. Deze Eerste Begrotingswijziging 2021 betreft de verantwoording van: 1. De actuele personeelskosten, waarbij structurele en incidentele kosten worden onderscheiden, en de dekking van de incidentele overschrijding; 2. De vorming van een nieuwe bestemmingsreserve voor personeel als gevolg van de prestatieovereenkomst met Vijfheerenlanden, en de eerste onttrekking daaraan; 3. De incidentele onttrekking aan de algemene reserve (2% winstopslag) voor de jubileumviering en het afscheid van de directeur-archivaris; 4. Een andere besteding van de reserve voor incidentele digitaliseringskosten; 5. Het uitstellen van de onttrekking aan de bestemmingsreserve restauratie; 6. De restauratiekosten voor Vijfheerenlanden. 7. De lagere huur van de archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede; 8. Het krantenscanproject voor Vijfheerenlanden. De begrotingswijziging heeft niet of nauwelijks gevolgen voor de hoogte van de gemeentelijke bijdragen over 2021.

Er is een kleine daling (0,16% of € 1.500 in totaal) vergeleken met de goedgekeurde begroting. Wel vinden er verschillende mutaties in de reserves plaats en stijgt het budget. Nadat het bestuur dit ontwerp van de Eerste Begrotingswijziging 2021 op 21 april 2021, al dan niet in gewijzigde vorm, heeft vastgesteld, wordt het aan de deelnemende gemeenten toegestuurd. Zij hebben acht weken (tot 15 juni 2021) de tijd voor het indienen van een eventuele zienswijze. Daarna stelt het bestuur voor 1 juli de definitieve begrotingswijziging 2021 vast en zendt deze aan de provincie als toezichthouder.

3

2. Toelichting op de wijzigingen 1. Gewijzigde personeelskosten, structureel en incidenteel

te onttrekken aan de bestemmingsreserve Vijfheerenlanden. In de ontwerp-jaarrekening 2020 wordt hierover rekenschap afgelegd. Omdat, mede vanwege de coronacrisis, de inventarisatiewerkzaamheden vooralsnog door het eigen personeel zijn en worden uitgevoerd en er nog niet extra is ingehuurd, is voorgesteld om het positieve saldo van € 57.812 uit de jaarrekening in een nieuw te vormen bestemmingsreserve personeel onder te brengen.

De voor 2021 begrote personeelskosten zijn ten opzichte van die in de primitieve begroting door een aantal factoren gewijzigd:

• Structureel wordt de salarisindexatie van 1,6% verlaagd naar 1,1% (cf. het bestuursbesluit van 16 december 2020); • Incidenteel worden een half jaar dubbele salarislasten begroot voor de directeur-archivaris in verband met haar verlofdagen en opvolging vanaf 1 juli 2021 (cf. het bestuursbesluit van 10 maart 2021); • Structureel wordt de functieomvang van medewerker cultuurhistorie met 2 uur verminderd tot 16 uur; bovendien is er een incidenteel voordeel doordat de nieuwe functionaris pas op 1 mei 2021 in dienst treedt.

Wanneer de thans begrote, incidentele overschrijding van de personeelskosten in 2021 van € 34.091 (zie sub 1) hieraan wordt onttrokken, resteert € 23.721. Op dit moment is onduidelijk of het in 2021 al mogelijk is om hiervoor tijdelijk extra personeel aan te trekken, zodat de reguliere inventarisatiewerkzaamheden zoveel mogelijk doorgang vinden. Omdat dit werk grotendeels op locatie moet plaatsvinden, er door verschuivingen in het personeelsbestand sinds 2020 al het nodige wordt opgevangen, en omdat de belangrijkste medewerker die met de uitvoering van de prestatieovereenkomst is belast, eind oktober 2022 met pensioen gaat, lijkt het verstandig en verantwoord om hiermee nog te wachten tot eind 2021 of begin 2022.

Per saldo worden de personeelskosten voor 2021 daarom volgens de laatste opgave van de gemeente Houten van 25 februari 2021 begroot op € 658.197 aan salariskosten sec en € 19.746 overige personeelskosten (3%). In totaal dus € 677.943 in plaats van de eerder voor 2021 begrote € 643.852 (€ 625.099 + € 18.753). Het betreft een incidenteel nadeel van € 34.091. Voorgesteld wordt om dit in 2021 te dekken uit de nieuwe bestemmingsreserve personeel (zie hierna, sub 2).

3. Jubileumviering en afscheid uit 2% winstopslag

De deelnemende gemeenten betalen een opslag van 2% bovenop het werkelijke aandeel in de kosten van het RAZU. Daarmee wordt bereikt dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u, van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is. Hierdoor kan de betaalde BTW worden teruggevorderd en is de optie belaste verhuur mogelijk. Het vermogen dat de gemeenschappelijke regeling aldus vormt, mag niet worden gebruikt voor het uitvoeren van archiefwerkzaamheden en evenmin aan de gemeenten worden terugbetaald. Het mag wel worden gebruikt voor eenmalige projecten op cultuurhistorisch gebied samen met andere erfgoedpartners, zoals de belastinginspectie schriftelijk in 2012 en telefonisch in 2015 heeft laten weten. Tot dusver zijn in 2012, 2015, 2016, 2017, 2018 en 2020 zes grote publieksprojecten samen met anderen uitgevoerd. Daarmee (en met enkele kleinere projecten) was een bijdrage van het RAZU gemoeid van in totaal € 90.334. Eind 2020 bedroeg de algemene reserve € 61.062.

2. Nieuwe bestemmingsreserve personeel en eerste onttrekking

Het RAZU en de gemeente Vijfheerenlanden hebben in augustus 2020 een prestatieovereenkomst gesloten waarbij het RAZU gedurende tien jaar een groot deel van de nog niet overgebrachte archieven van Vijfheerenlanden in een goede, geordende en toegankelijk staat zal brengen. De overeenkomst is gebaseerd op het bestuursbesluit over de toetreding van 21 augustus 2019. Hierin is een totaalbedrag van € 632.000 voor salariskosten (€ 532.000), materiaalkosten (€ 50.000) en restauratiekosten (€ 50.000) opgenomen, dat Vijfheerenlanden in oktober 2020 heeft vooruitbetaald aan het RAZU. Voor deze inkomsten is eind 2020 een geoormerkte bestemmingsreserve gevormd. Op 16 februari 2021 hebben B&W van Vijfheerenlanden ingestemd met het eerste verslag over de uitvoering van de prestatieovereenkomst in 2020. Het ging om € 57.812 aan gemaakte salariskosten en € 5.000 aan materiaalkosten,

Najaar 2021 bestaat het RAZU 25 jaar als regionale archiefdienst. De organisatie wil dit eerste jubileum 4

vieren in combinatie met het afscheid van de directeur-archivaris. Door het voortduren van de coronacrisis en het ontbreken van een medewerker cultuurhistorie, zijn de plannen nog maar deels uitgewerkt. We gaan op dit moment uit van een post-pandemiebijeenkomst op vrijdag 15 en zaterdag 16 oktober (oktober is tevens de maand van de geschiedenis met als thema: ‘Aan het werk’) en van twee sporen, een publieksspoor en een bijeenkomst voor genodigden (zie het bestuursvoorstel hierover van 10 maart 2021). Ook heeft het Stadsmuseum Rhenen aangeboden een kleine expositie te willen maken. Het is de bedoeling om het hele werkgebied van de archiefdienst bij de jubileumviering te betrekken. De publiciteit zal daar op gericht zijn. Indien oktober 2021 vanwege de coronabeperkingen niet mogelijk blijkt, verschuift het hele programma naar november of december 2021 of zelfs naar het voorjaar van 2022.

Programma uit de bestemmingsreserve digitalisering te dekken en dit jaar dus geen geld uit te geven voor het digitaliseren van de notariële archieven van het RAZU.

5. Uitstel onttrekking bestemmingsreserve restauratie

Omdat in 2021 voorrang wordt gegeven aan het extern laten restaureren van de eerste serie beschadigde stukken van de gemeente Vijfheerenlanden (voor ca. € 10.000 uit een apart budget, zie hierna, sub 6), zal aan deze bestemmingsreserve voor de andere vijf gemeenten ook in 2021 niets worden onttrokken. Het bedrag van € 33.920 blijft daarom staan voor 2022 en volgende jaren.

6. Restauratiekosten Vijfheerenlanden

In 2021 wordt aan restauratiekosten voor Vijfheerenlanden in plaats van € 5.000 € 10.000 begroot. Er kan dit jaar een inhaalslag worden gemaakt, waarbij ook het in 2020 niet gebruikte jaarbudget wordt ingezet voor het eerste herstel van beschadigde archiefstukken van Vijfheerenlanden door een extern restauratiebedrijf.

De projectkosten van de jubileumviering en het afscheid van de directeur-archivaris in oktober 2021 kunnen geheel gedekt worden uit de 2% winstopslagreserve van het RAZU. Zodra de plannen inhoudelijk volledig zijn uitgewerkt, wordt een gedetailleerde begroting worden gemaakt. De hoogste kosten zijn die voor de huur en catering van het theater en de bijdrage aan een boek. Op dit moment worden de kosten globaal geschat op € 17.500.

7. Lagere huur Wijkse archiefbewaarplaats Begin december 2020 is een nieuwe huurovereenkomst vanaf 2021 voor tenminste tien jaar gesloten tussen het RAZU en de gemeente Wijk bij Duurstede voor in totaal 1400 strekkende meter depotruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats in de kelder van het Huis van de Gemeente. Omdat niet het gehele depot wordt gehuurd, valt de huurprijs structureel iets lager uit dan eerder is begroot: € 21.000 in plaats van € 22.500.

Daarnaast wordt nog € 5.000 geraamd voor verzoeken van erfgoedpartners voor andere, kleine publieksprojecten waarbij het RAZU betrokken is. In totaal gaat het om een begrote onttrekking van € 22.500.

4. Andere besteding reserve incidentele digitaliseringskosten

De bestemmingsreserve voor incidentele digitaliseringskosten bevat eind 2020 nog € 17.328. Dit is onvoldoende om het oude plan uit te voeren om een deel van de notariële archieven voor € 27.000 in 2021 te digitaliseren. In afwachting van een nieuw (digitaliserings)plan is het scanproject voor de notariële archieven voorlopig van de baan. Voor de uitvoering van het nieuwe Privacy Programma wordt in 2021 een bedrag van € 10.000 begroot voor eenmalige projectkosten voor met name het digitaliseren van een aantal studiezaalprocedures (cf. het bestuursbesluit van 10 maart 2021). Dit laatste heeft zowel in uitvoering als in financiële dekking voorrang op de digitalisering van de notariële archieven en kan het beste uit deze bestemmingsreserve worden betaald. Voorgesteld wordt daarom om de kosten voor het Privacy

8. Krantenscanproject Vijfheerenlanden

Eind 2020 heeft de gemeente Vijfheerenlanden € 19.993 aan het RAZU vooruitbetaald voor de uitvoering van een digitaliseringsproject voor een groot deel van haar veel geraadpleegde papieren krantencollectie. Mede door de coronabeperkingen kan dit project pas in 2021 worden voorbereid en uitgevoerd door medewerkers en vrijwilligers. Het gaat om incidentele inkomsten en uitgaven. Het Bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht, in vergadering bijeen op 21 april 2021, besluit:

5

3. Vaststellingsbesluit • in te stemmen met de voorgestelde mutaties in de algemene reserve en de bestemmingreserves restauratie, digitalisering, extra werkzaamheden Vijfheerenlanden, en personeel; • het ontwerp van de Eerste Begrotingswijziging 2021 vast te stellen; • aan de deelnemende gemeenten ter goedkeuring toe te sturen.

Aldus vastgesteld op 21 april 2021,

De voorzitter,

De secretaris,

J.A. van der Pas

M.A. van der Eerden-Vonk

6

4. Bijgesloten tabellen Begroting over 2021

7

Specificatie van de lasten en baten

8

9

Verloopoverzicht reserves

10

Bijdrage per gemeente

11