Collegevoorstel Jaarrekening 2021-1e Begrotingswijziging 2022 -Programmabegroting 2023-2026 Regionaal Archief Zuid Utrecht

Voorstelnummer: Zaaknummer:

587916 765484

Collegevoorstel

openbaar

P

Onderwerp Jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en programmabegroting 2023-2026 Regionaal Archief Zuid Utrecht

Beslispunten De raad voor te stellen: 1. In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2021 van het RAZU waarin het RAZU toestemming vraagt om uit het positieve jaarrekeningresultaat van € 88.921 een bedrag van € 58.921 toe te voegen aan de nieuw te vormen bestemmingsreserve personeel en € 30.000 aan de nieuw te vormen bestemmingsreserve financiering activa bedoeld voor het aanschaffen van nieuw meubilair; 2. In te stemmen met de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2022 van het RAZU, waarin de bijdrage van Houten vanaf 2022 circa € 17.000 structureel hoger wordt door hogere salariskosten vanwege de uitkomst van het Cao-akkoord 2021 -2022; 3. In te stemmen met de ontwerp-programmabegroting 2023-2026 van het RAZU, waarin de bijdrage van Houten jaarlijks toeneemt tot € 49.000 extra vanaf 2025 o.a. ten behoeve van het te ontwikkelen e-depot; 4. De financiële effecten voor Houten uit beslispunt 2 en 3 te verwerken in de begroting van gemeente Houten; 5. Geen zienswijzen in te brengen op de ontwerpjaarrekening 2021, de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2022 en de ontwerpprogrammabegroting 2023-2026 en middels bijgaande brief het RAZU op de hoogte te stellen.

Verantwoordelijken

Bestuurlijke planning

Vastgoed en Interne Dienstverlening Opsteller : Emiel Schneider Telefoon : 128 Gefiatteerd door team-/programmamanager: Frank Vervoorn

College van 10 mei 2022

Er is intern overlegd met medewerker(s): Paul Ellerbeck 1e portefeuillehouder: Gilbert Isabella

Raad Besluitvorming Verbonden partijen: 7 juni 2022 Besluitvormende raad: 14 juni 2022

2e portefeuillehouder: n.v.t.

*587916* 587916

2-7 Voorstelnummer: Zaaknummer:

587916 765484

Versie datum: Versie nr.:

2-5-2022 9:11:00 53

3-7 Voorstelnummer: Zaaknummer:

587916 765484

Samenvatting Voorgesteld wordt om in te stemmen met de jaarrekening 2021, de eerste begrotingswijziging 2022 en de programmabegroting 2023-2026 van het Regionaal Archief Zuid Utrecht (RAZU). Het RAZU vraagt aan de raden van de deelnemende gemeenten toestemming om het positieve jaarrekeningresultaat 2021 toe te voegen aan 2 nieuw te vormen bestemmingsreserves personeel en financiering activa. Deze laatste reserve is bedoeld voor het aanschaffen van nieuw meubilair. Daarnaast vraagt het RAZU aan de deelnemende gemeenten, via de 1e begrotingswijziging 2022, in te stemmen met een structurele verhoging van de gemeentelijke bijdrage van € 17.000 vanaf 2022. Met de programmabegroting 2023-2026 vraagt het RAZU daarnaast om een structurele verhoging van de gemeentelijke bijdrage beginnend met € 11.000 in 2023 toegroeiend naar € 49.000 vanaf 2025. De programmabegroting 2023-2026 is nog gebaseerd op het beleidsplan Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2019-2022 (zie bijlage). In 2022 wordt een beleidsplan over 2023 -2027 opgesteld. Het ligt in de bedoeling dat het RAZU de deelnemende gemeenten betrekt bij de totstandkoming van dit nieuwe beleidsplan. Mogelijke financiële impact van het nieuwe beleidsplan wordt opgenomen in de Kadernota 2024 van het RAZU.

Aanleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) stelt jaarlijks een jaarrekening van het voorgaande jaar, een programmabegroting voor het volgend jaar en zo nodig een begrotingswijziging van het lopend jaar op. Alvorens ze door het algemeen bestuur van het RAZU definitief worden vastgesteld, worden de ontwerpen – conform art. 20 en 21 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief ZuidUtrecht – aan de raden van de zes deelnemende gemeenten toegestuurd; dit zijn Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Jaarlijks krijgen de deelnemende gemeenten de gelegenheid zienswijzen in te brengen op de jaarrekening, de eerste begrotingswijziging en de begroting. De burgemeester van Houten is lid van het algemeen bestuur van het RAZU. Het bestuur heeft op 13 april jl. de jaarrekening 2021, de begrotingswijziging 2022 en de programmabegroting 2023-2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Utrecht in de bestuursvergadering vastgesteld. Bij het definitief vaststellen van de stukken dient het RAZU eventuele zienswijzen in overweging te nemen.

Beoogd effect Het RAZU financieel in staat te stellen om zijn wettelijke taak uit te voeren door in te stemmen met: a) de jaarrekening 2021; b) de eerste begrotingswijziging 2022; c) de programmabegroting 2023-2026. Met de eerste begrotingswijziging 2022 en de programmabegroting 2023-2026 wordt het mogelijk om uitvoering te geven aan het ontwikkelen van een e-depot zoals genoemd in het beleidsplan “Vooruit met het verleden” van het RAZU.

Argumenten per beslispunt 1.1

Krachtens de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het bestuur van het RAZU verplicht om aan de raden verantwoording af te leggen van de baten en lasten van elk dienstjaar. Door het aanbieden van de jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en programmabegroting 2023-2026 Regionaal Archief aan de raad wordt aan deze verplichting voldaan. 1.2 De jaarrekening over 2021 geeft een goed beeld van de door het RAZU bereikte resultaten. In de jaarrekening wordt verslag gedaan van de uitgevoerde werkzaamheden. In 2021 is vervolg gegeven aan het Privacy Programma zodat beter voldaan wordt aan de AVG. Daarnaast heeft het Versie datum: Versie nr.:

2-5-2022 9:11:00 53

4-7 Voorstelnummer: Zaaknummer:

587916 765484

bestuur besloten om een 1e-depot te laten ontwikkelen op basis van 2Common Ground. Verder is in 2021 het 25-jarig lustrum gevierd en kon de studiezaal de 1.000e nieuwe bezoeker ontvangen. 1.3

Door het vormen van bestemmingsreserves blijft het geld beschikbaar en kan alsnog vervangend personeel worden ingehuurd en het meubilair vervangen worden. Door het plotseling overlijden van een archiefmedewerker is in 2021 een vacature ontstaan die niet direct ingevuld kon worden. Mede door de lagere salariskosten is een positief saldo ontstaan van € 88.921. Voorgesteld wordt om € 58.921 toe te voegen aan de bestemmingsreserve personeel. Het ligt in de bedoeling om in 2022 extra personeel in te huren om de achterstand in het bewerken van de archieven in te lopen. Daarnaast wordt voorgesteld om € 30.000 van het positief resultaat toe te voegen aan de bestemmingsreserve Financiering activa. In 2022 kan dit geld ingezet worden voor de noodzakelijke vervanging van meubilair. 2.1 In de salariskosten wordt nu rekening gehouden met loonstijgingen. De salarissen worden nu begroot op basis van de nieuwe CAO en de maximale inschaling. Hierdoor wordt ruimte in de begroting gecreëerd om hogere personeelskosten op te vangen. Hierbij te denken aan extra kosten bij periodieke verhogingen en inschaling en voor inhuur personeel ter vervanging van zieke medewerkers. Dit leidt in 2022 tot een hoge hogere deelnemersbijdrage. 2.2 De indexering van de kosten van de archiefruimte is contractueel bepaald. Het RAZU huurt archiefruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede.

Jaarlijks wordt de huurprijs overeenkomstig het contract geïndexeerd. De indexering per 2 december 2021 is echter hoger dan waarmee in de primitieve begroting rekening is gehouden. Dit leidt in 2022 tot een hoge hogere deelnemersbijdrage. 3.1 De gemeente Houten heeft belang bij een goed functionerende archiefdienst. Het RAZU wil zich verder ontwikkelen tot een moderne en goed functionerende archiefdienst. Hiervoor is het realiseren van ambities noodzakelijk. De belangrijkste ambities zijn het ontwikkelen van het edepot, uitvoering te geven aan het privacy programma en het digitaliseren van de archieven. Daarnaast adviseert het RAZU de deelnemende gemeenten bij het op orde brengen van hun informatiehuishouding. De deelnemende gemeenten hebben dus baat bij een moderne en goed functionerende archiefdienst. Om deze taken goed te kunnen uitvoeren heeft het RAZU hier voldoende middelen voor nodig. 3.2 De programmabegroting maakt het mogelijk om het beleid uit te voeren. De programmabegroting maakt het mogelijk om uitvoering te geven aan de gestelde beleidsdoelen zoals het ontwikkelen van een e-depot. Dit geldt ook voor de periode 2023-2026 waarbij de uitgezette lijnen gecontinueerd worden. 3.3 De programmabegroting geeft meer inzicht in de activiteiten.

De programmabegroting maakt meer inzichtelijk welke activiteiten het RAZU uitvoert in 2023 en wat daarvan de (geoogde) resultaten zijn. Hierdoor is de beleidsbegroting (Programmaplan en Paragrafen) uitgebreider ten opzichte van voorgaand jaar dit leidt tot meer inzicht in, betrokkenheid en grip op de verbonden partij. 3.4 De programmabegroting 2023 – 2026 is voor 2024-2026 richtinggevend. Met de programmabegroting 2023 – 2026 ligt het budgettair kader voor 2023 voor het RAZU vast, wat inhoudt dat dit voor de volgende jaren nog niet vastligt. Het voor het RAZU geldend budgettair kader 2024 wordt vastgesteld via hun programmabegroting 2024-2027. 4.1 Het budgetrecht ligt bij de raad. Met dit voorstel worden de lasten van de begroting verhoogd. Hiermee moet de raad formeel mee instemmen.

1 e-depot: een voorziening met functionaliteit voor de opslag, het beheer en de ontsluiting van de digitale

archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 2 Common ground: architectuur principe waarbij data en applicaties gescheiden worden.

Versie datum: Versie nr.:

2-5-2022 9:11:00 53

5-7 Voorstelnummer: Zaaknummer:

587916 765484

5.1 Er is geen aanleiding om zienswijzen in te brengen. Zowel de jaarrekening 2021, als de eerste begrotingswijziging 2022 en de programmabegroting 2023-2026 Regionaal Archief Zuid zijn in lijn met het Beleidsplan RAZU 2019-2022 en de besluiten van het RAZU-bestuur op 13 april 2022. Dat de bijdrage van Houten aan het RAZU hoger dan begroot wordt is een logisch gevolg van de ambities van het RAZU waar het RAZU-bestuur mee ingestemd heeft.

Kanttekeningen Geen

Participatie Niet van toepassing.

Financiën en formatie 1e begrotingswijziging 2022 van het RAZU De 1e begrotingswijziging 2022 van het RAZU zorgt voor een structurele verhoging van de gemeentelijke bijdrage van € 17.000. Dit wordt veroorzaakt door algemene loonontwikkeling als gevolg van het Cao-akkoord 2021-2022, individuele loonontwikkeling als gevolg van periodieke verhoging en inschaling en hogere indexering van de overhead. (bedragen x € 1000

Bijdrage Houten in begroting RAZU voor:

2022 164 18 24 4 210

Personeel en materieel Archiefbewaarplaats Overhead en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totaal

1e wijziging 2022 verschil 180 18 25 4 227

16 0 1 0 17

Programmabegroting2023-2026 van het RAZU Naast het structureel ophogend effect uit de 1e begrotingswijziging 2022 neemt de gemeentelijke bijdrage vanaf 2023 verder toe, met € 11.000 in 2023 naar € 49.000 vanaf 2025. Dit is het gevolg van: -

De ontwikkeling van het e-depot met gestelde formatie-uitbreiding naar 2025 met 2,0 fte; Kwaliteitsverhoging van dienstverlening met gestelde formatie-uitbreiding vanaf 2023 met 0,5 fte (al in 2022 gestart met incidentele dekking uit de bestemmingsreserve personeel); ontwikkeling tot het overnemen van de begrotingsuitgangspunten zoals bij gemeenten gebruikelijk is. (bedragen x € 1000)

Omschrijving Bijdrage Houten o.b.v. programmabegroting 2023-2026 RAZU Reeds verwerkte structurele bijstelling uit 1e begrotingswijziging 2022 RAZU Bijdrage Houten o.b.v. programmabegroting 2022 -2025 RAZU Verhoging bijdrage Houten

2023 € 254 -

2024 € 283

€17 € 226

€ 11

-

17 228

€ 38

-

2025 € 296

2026 € 298

17

€17

230

€ 232

€ 49

€ 49

De financiële effecten van dit voorstel zijn verwerkt in begrotingswijzigingen met nummer 114171 (2022) en 114172 (2023 e.v.) Geen financiële consequenties Wet M&O, VPB en/of BTW

Versie datum: Versie nr.:

2-5-2022 9:11:00 53

6-7 Voorstelnummer: Zaaknummer:

587916 765484

Communicatie De ontwerpjaarrekening, -eerste begrotingswijziging en -begroting worden ter inzage gelegd voor raadsleden en burgers van Houten.

Voortgang Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur van het RAZU de jaarrekening, de begrotingswijziging en de begroting vast.

Evaluatie Niet van toepassing.

Bijlagen Raadsvoorstel met bijlagen: 1. Ontwerp jaarrekening 2021 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 2. Ontwerp eerste begrotingswijziging 2022 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 3. Ontwerp programmabegroting 2023-2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht 4. Conceptbrief aan RAZU 5. Beleidsplan RAZU 2019-2022

Versie datum: Versie nr.:

2-5-2022 9:11:00 53

7-7 Voorstelnummer: Zaaknummer:

587916 765484

Collegebesluit Onderwerp Jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en programmabegroting 2023-2026 Regionaal Archief Zuid Utrecht De raad voor te stellen: 1. In te stemmen met de ontwerpjaarrekening 2021 van het RAZU waarin het RAZU toestemming vraagt om uit het positieve jaarrekeningresultaat van € 88.921 een bedrag van € 58.921 toe te voegen aan de nieuw te vormen bestemmingsreserve personeel en € 30.000 aan de nieuw te vormen bestemmingsreserve financiering activa bedoeld voor het aanschaffen van nieuw meubilair; 2. In te stemmen met de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2022 van het RAZU, waarin de bijdrage van Houten vanaf 2022 circa € 17.000 structureel hoger wordt door hogere salariskosten vanwege de uitkomst van het Cao-akkoord 2021 -2022; 3. In te stemmen met de ontwerp-programmabegroting 2023-2026 van het RAZU, waarin de bijdrage van Houten jaarlijks toeneemt tot € 49.000 extra vanaf 2025 o.a. ten behoeve van het te ontwikkelen e-depot; 4. De financiële effecten voor Houten uit beslispunt 2 en 3 te verwerken in de begroting van gemeente Houten; 5. Geen zienswijzen in te brengen op de ontwerpjaarrekening 2021, de ontwerp-eerste begrotingswijziging 2022 en de ontwerpprogrammabegroting 2023-2026 en middels bijgaande brief het RAZU op de hoogte te stellen.

Houten, 10 mei 2022 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de secretaris, de burgemeester, $handtekening2$

$handtekening$ A.J. Barink

G.P. Isabella

Versie datum: Versie nr.:

2-5-2022 9:11:00 53