Brief bevindingen jaccountantscontrole in reacte op RIB college - plateauplanning_DEF

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan het college en de leden van de raad i.a.a. de commissieleden

Datum

Uw kenmerk

Uw brief van

Ons kenmerk

1 juli 2024

Onderwerp: Bevindingen ARC en accountantscontrole jaarstukken 2023

Geacht college en raad, Graag geeft de ARC door middel van deze brief een reactie op onze bevindingen betreffende het accountsverslag. Daartoe zijn we in overleg getreden met de accountant, bestuurder en directie op 28 juni jongstleden. Er is een knip gemaakt in de normale procedure waarbij we in één keer reflecteren op zowel de inhoud van de jaarstukken als de accountantscontrole. Voor het eerste deel hebben wij reeds 23 mei gereageerd in de vorm van een brief aan de raad. Het college heeft daarop gereageerd met een RIB (gedateerd 7 juni 2024). Op het accountantsverslag heeft het college eveneens gereageerd in een RIB (gedateerd 27 juni 2024). In deze brief reflecteren wij op beide RIB’s. Dit doen wij aan de hand van een eerste aanzet voor de door ons voorgestelde plateauplanning. . Een plateauplanning kan behulpzaam zijn bij het verkrijgen van meer sturing en grip. In de eerste RIB heeft het college deze omarmt als een planmatige manier van werken aan verbetering van de bedrijfsvoering. Dit jaar heeft het college voor het eerst verantwoording over de rechtmatigheid afgelegd in de in de jaarstukken opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. De accountant heeft de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording beoordeeld en als getrouw aangemerkt. Het is fijn dat dit gelukt is al doen zich volgens de accountant nog de nodige belangrijke verbeterpunten voor.

Meer in zijn algemeenheid vindt de ARC dat er verbeteringen nodig ten aanzien van sturen en verantwoorden in de jaarstukken. Niet alleen betreffende financiën en output, maar graag ziet de ARC dat de bedoeling meer centraal wordt gezet: doen we de juiste dingen en doen we die op een goede manier? Zie ook onze brief van 23 mei. De effecten van ons beleid zouden beter in beeld gebracht moeten worden. Verder constateert de ARC - en ook de accountant vraagt hier aandacht voor - dat er weer veel geld overblijft, waarop voor een deel gestuurd had kunnen/ moeten worden door de raad. Het gat tussen de 2e Berap en de jaarstukken is te groot. Zo wordt getornd aan het budgetrecht van de raad. Dit geeft het belang aan voor het goede gesprek aangaande het budgetrecht van de raad: hoe wenst de raad met de geconstateerde verschillen om te gaan in de toekomst? Waar is een strakker proces gewenst en waar verduidelijking in de financiële verordening? Hieronder zetten wij de toezeggingen van het college op een rij (verwoord in beide RIB’s), sommige voorzien van een duidelijke deadline waar deze bij andere nog ontbreekt, We willen het college vragen om een duidelijk planning van de toezeggingen (met waar nodig tussenstappen), zodat wij als ARC/ raad het college hierover kunnen bevragen gedurende de komende 12 maanden. Daar waar reeds data zijn genoemd nemen wij deze over.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Bijlagen

Een plateauplanning wordt ook gebruikt om belangrijke tussenstappen te formuleren en te voorzien van een planning. De volgorde der dingen doet er daarbij toe. Deze tussenstappen ontbreken nog en dienen door het college toegevoegd te worden. Voortgangsrapportages naar de raad kunnen mede worden opgehangen aan de integrale plateauplanning waarbij ook mogelijke herprioritering aan de orde kan komen indien de omstandigheden daarom vragen. Toezeggingen vanuit het college ten baten van plateauplanning Toezeggingen

Toelichting accountant / reactie college

Middelen organisatieontwikkeling

Voor de nieuwe directie ligt de opdracht voor om het huidige concept programmaplan Bedrijfsvoering Basis op Orde definitief te maken inclusief een plateauplanning. De rol en betrokkenheid van uw raad is onderdeel van het programmaplan.

Sturen op maatschappelijke effecten

Het inzichtelijk maken van beoogd maatschappelijk effect bij de inzet van de gemeentelijke middelen is een belangrijk aandachtspunt voor het college. Met het toevoegen van indicatoren is daartoe een eerste stap gezet. Het college stelt een moment van afstemming met uw raad voor middels een bijpraatsessie om te komen tot een evaluatie van de informatiewaarde van de nieuwe indicatoren en overige toelichtingen aangaande maatschappelijke effecten.

Diversiteit aan doelstellingen en indicatoren

Om de samenhang tussen de diverse doelstellingen en indicatoren te verhelderen, zal per indicator de bron worden toegevoegd in een toe te voegen bijlage bronvermelding. Tevens zal bij wijziging van de bron deze wijziging worden toegelicht. De kleuren van de indicatoren zullen ten alle tijden hetzelfde betekenen, om verwarring over de betekenis te voorkomen. De informatiewaarde van de gehanteerde indicatoren en de global goals maken onderdeel uit van bovengenoemde evaluatie, evenals de aanbevelingen van de Rekenkamer.*

Helikopterview

Met het verder werken aan de verbetering van de kwaliteit van de informatievoorziening, waar de planning- en control cyclus een belangrijke rol in speelt, streeft het college naar steviger integraal beeld bij de stand van onze opgaven, het maatschappelijke rendement van uw investeringen en mogelijkheden tot bijsturing. Ter ondersteuning en toetsing van deze verbeteringen stelt het college voor in juni of net na de zomer een eerste bijpraatavond te organiseren voor de raadsleden en deze bijpraatavonden regelmatig in te plannen. In deze bijpraatavonden wordt de raad bijgepraat over voortgang van de verbeteringen in combinatie met de inhoudelijke ontwikkelingen binnen onze opgaven en de samenhang der dingen.*

Het college stelt voor in juni of net na de zomer een eerste bijpraatavo nd te organiseren en deze bijpraatavonden regelmatig in te plannen..*

Weerstandsverm ogen en risicobeheersing

Accountant: Wij willen u vragen kritisch de risicoanalyse te beoordelen om een zo realistisch mogelijk beeld te presenteren in uw jaarverslag

Een geactualise erde nota risicomana gement is

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Start/ tussenstap pen Per juli nieuwe directie

afgerond

Streven is om deze bijpraatses sies voor of net na het zomerreces te houden.

Pagina 2 van 5

in voorbereiding en staat gepland voor raadsbehan deling in 2024. Onvoldoende sturing op budgetten

Gestreefd wordt naar een bestuursrapportage die maximaal actueel is. Een actuele bestuursrapportage biedt betere mogelijkheden om tussentijds bij te sturen en verrassingen in het najaar te voorkomen. De begrotingsrechtmatigheid wordt hierdoor groter en het budgetrecht van de raad komt beter tot zijn recht. Het werken aan grote maatschappelijke opgaven en het zicht hebben op resultaten wordt gestimuleerd, voorbeeld daarvan is de ‘Ronde van Houten’. Het in gesprek gaan met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen zorgt voor input die wij gebruiken bij de uitwerking van in dit geval het nieuwe financiële kader voor 2026 en verder en het bijbehorende maatschappelijke rendement. *

Handelingsperspectief risicoparagraaf

Vóór het zomerreces zal er een start worden gemaakt met het evalueren en beschrijven van het proces ‘Bestuursrapportage’ .

Dit jaar is een begin gemaakt met het herzien van de nota risicomanagement. Vooruitlopend hierop is de paragraaf weerstandsvermogen in de jaarstukken 2023 geactualiseerd. Dit impliceert met name het actualiseren van de onderkende risico’s, het al dan niet kwantificeren hiervan en het bepalen van de ratio van het weerstandsvermogen. Hierbij is het belangrijk dat verwachte verliezen en risico’s zoveel mogelijk worden betrokken, zodat een duidelijk inzicht wordt gegeven van het (weerstands-)vermogen van de gemeente. Dat vormt ook de basis om beleid te formuleren om de reservepositie van de gemeente te herijken of zo nodig (op termijn) te versterken. Voor de gekwantificeerde risico’s zijn ook beheersmaatregelen getroffen om het uiteindelijke risico zoveel mogelijk te beperken of te voorkomen. Het is aan de raad om te beoordelen in hoeverre de weerstandsratio acceptabel is gelet op de onderkende risico’s en de getroffen beheersmaatregelen.

Rechtmatigheid (Vermoeden van) Fraude

Accountant: Wij raden u aan om de procedure voor de inhuur van externen aan te scherpen. Naast een VOG verklaring kunnen ook andere werkzaamheden worden uitgevoerd zoals bijvoorbeeld een Google check. Fraude wordt voorkomen door adequaat werkende beheersmaatregelen in de processen. Er is in de nieuwe instroom- en doorstroomprocessen reeds aandacht voor het uitvragen van aanvullende functie- en rolspecifieke screeningsprofielen bij het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 5

Verlofsparen

De omvang van de voorziening is in 2023 opnieuw beoordeeld en aangepast. Hierdoor is de stand van de voorziening correct opgenomen in de eindbalans 2023.

Sociaal Domein/verantw oording uitvoering Jeugdzorg en Wmo (Zorg In Natura)

De onzekerheid (€ 684.000 in 2023 ten opzichte van € 877.000 in 2022) vloeit onder andere voort uit het beleid dat voor crediteuren met een besteding kleiner dan € 50.000 geen controleverklaring is vereist. Het is aan de deelnemende gemeenten om dit beleid te evalueren en hier desgewenst (in gezamenlijkheid) andere keuzes in te maken.

Sociaal Domein/prestatie levering persoonsgebond en budgetten (PGB’s)

In de dienstverleningsovereenkomst met de Stichting Sociaal Team Houten is opgenomen dat de Stichting richting gemeente Houten verantwoording aflegt over de rechtmatige uitvoering van de bij de Stichting belegde taken. Over het jaar 2023 is door de gemeente Houten een interne controle uitgevoerd op de toekenning en prestatielevering van persoonsgebonden budgetten (pgb’s). De in 2023 gehanteerde aanpak wordt op korte termijn met de nieuwe accountant besproken en zo nodig aangepast. Hiermee wordt getracht de onzekerheid op de prestatielevering pgb’s over 2024 te verminderen c.q. zoveel mogelijk te voorkomen. Wij monitoren de afspraken met de WIL en blijven met de WIL in gesprek over het nakomen van de gemaakte afspraken.

Sociaal Domein/Particip atiewet (WIL) Analyse van het rekeningresultaat Rechtmatigheids verantwoording

De accountant adviseert het college , in lijn met de aanbevelingen van de commissie BBV om meer aandacht te hebben voor afwijkingen op baten en lasten, niet zijnde begrotingsoverschrijdingen. Doorlopend is het advies de afwijkingen nader te analyseren waarom deze pas bij het opstellen van de jaarrekening inzichtelijk waren, zodat voordelen eerder richting de raad gemeld kunnen worden. Accountant: In de financiële verordening artikel 10 lid 4 a t/m c is het begrip acceptabel uitgewerkt maar dit kan nog verder gedetailleerd worden met verschillende praktijksituaties. Het begrip tijdigheid is in zijn geheel niet uitgewerkt in de financiële verordening.

Reeds in 2023 verwerkt

X

Raadsbeha ndeling van de aangepaste financiële verordening staat gepland voor de raadsverga dering van 10 december 2024.

De raad wordt zoveel als mogelijk tijdig geïnformeerd. Over het begrip tijdigheid en overhead worden met de raad nieuwe afspraken gemaakt en vastgelegd in de te actualiseren financiële verordening. * De ARC adviseert het college niet zelf het wiel uit te vinden maar gebruik te maken van ‘best practises’ uit bijvoorbeeld omringende gemeentes. De ARC gaat hierover graag verder met het college in gesprek. Zie ook ter inspiratie het voorbeeld uit Utrecht:

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 4 van 5

https://utrecht.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/f96a9627-b39e-4b5c-a96ea391efa8eb00?documentId=d8f115b7-801d-45de-9bf1-3bf91cf4571d&agendaItemId=86bb545f-ec294964-8e09-454e0a70fadf 1

Met vriendelijke groet,

Frank van der Meij (ITH) Voorzitter Mede namens de andere leden van de Audit- en Rekeningcommissie:

Jan Rinkel (VVD) Marcel van Gooswilligen (D66) Jane Lobbrecht (GroenLinks)

1 Voor de gehele voorgetelde aanpassing beleidscyclus en programmabegroting, zie:

https://utrecht.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/f96a9627-b39e-4b5c-a96e-a391efa8eb00?documentId=86ce3ffa9b8f-4861-b4bc-9429b014883d&agendaItemId=86bb545f-ec29-4964-8e09-454e0a70fadf

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 5 van 5