Brief ARC aan Raad Jaarstukken 2021 DEFINITIEF.pdf

Audit- en Rekeningcommissie Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan de Gemeenteraad van Houten Postbus 30 3990 DA HOUTEN

Datum

Uw kenmerk

30 mei 2022

Uw brief van

Ons kenmerk

Bijlagen

Audit- en Rekeningcommissie

1

Onderwerp

Onderzoek jaarstukken 2021

Geachte raad, Met genoegen bieden wij u ons rapport aan over de jaarstukken 2021. In het rapport staan onze bevindingen over het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeente Houten. Ook dit jaar was de controle echter nog niet geheel afgesloten bij het opstellen van ons advies. Zo was de accountantscontrole van de RBL nog onderhanden op het moment dat de ARC de accountant sprak. Omdat het gesprek met de accountant op 24 mei zo dicht op de collegebehandeling van de bevindingen van de ARC lag op 31 mei 2022, is dit jaar gekozen voor een separate bestuurlijke reactie op de bevindingen van de accountant. De ARC heeft zich daarom beperkt in haar rapportage tot bevindingen op basis van de jaarstukken alleen. Daarnaast zal zij op de bestuurlijke reactie op de bevindingen van de accountant reflecteren in een aparte brief aan de raad. Jaarverslag De ARC is, alles in aanmerking nemende, tevreden over het jaarverslag 2021. Uitgangspunt is dat de raad zich een goed oordeel kan vormen over het (door het college) gevoerde beheer en beleid en wat het maatschappelijke effect hiervan is geweest. Daaraan voldoet het jaarverslag in voldoende mate. Wel moet de ARC gelijktijdig constateren dat de doorontwikkeling van de jaarstukken daar waar het de programmaverantwoording betreft, langzaam gaat. Ook kan de accountant nog weinig systeemgericht controleren.

Hetgeen zich onder meer uit in meerwerk door gegevensgerichte controles. De financiële verslaglegging wordt wel steeds beter. Dit maakt dat onze technische vragen steeds minder betrekking hebben op dit deel van de jaarstukken. De ARC wil gezien het bovenstaande graag opnieuw wijzen op de noodzaak tot een verdere professionalisering van het gebruik van informatie, analyse en kentallen in het kader van sturing en verantwoording. Bereiken we voldoende wat we willen bereiken en doen we daarvoor de goede dingen? Het inzicht in wat het maatschappelijke resultaat van beleid en interventies is geweest kan beter. Ook in de bestuurlijke beschouwing zou hier meer de nadruk op mogen liggen. We zien wel duidelijke verbeteringen ten opzichte van vorig jaar. Zo laat het programma betrokken dit jaar bijvoorbeeld duidelijk zien dat niet alle ambities behaald zijn. Accountant De accountant kan - zoals hierboven al gesteld - nog niet volledig steunen op de IT-omgeving van Houten. Dit verdient dan ook aandacht. Hier speelt enerzijds de noodzaak om te investeren in nieuwe technieken en de mogelijkheden die data-analyses en automatisering bieden. Anderzijds vraagt de interne beheersing van verschillende niveaus in de organisatie een nieuwe manier van werken die nog onvoldoende in het DNA van de organisatie lijkt te zitten. Processen met betrekking tot de interne beheersing moeten scherper.

En ernaar handelen vraagt ook nieuw gedrag en eigenaarschap. Ook uit

de voortgangsrapportage managementletter en frauderisicoanalyse van februari 2022, blijkt dat er nog veel werk onderhanden is. Ontwikkeling en dialoog Wij realiseren ons dat er veel op de gemeente afkomt. 2021 was wederom een bijzonder jaar waarin corona de samenleving en de gemeentelijke organisatie op de proef stelde. Wij hebben het college en de directie vorig jaar gevraagd vaker met de ARC in gesprek te treden over de voortgang van aanbevelingen, wat haalbaar en nodig is. Daarbij zien we ook een proces voor ons waarbij de vraag gesteld wordt hoe we de raad beter kunnen bedienen als het gaat om het verantwoorden en sturen op basis van informatie. Het beeld dat we daar bij hebben is dat de raad vaker en uitvoeriger op basis van informatie en analyse geïnformeerd wordt over de grote thema’s die spelen. Per thema is er dan ook meer tijd voor gesprek en debat. De jaarstukken zouden dan veel beknopter kunnen en zich tot de kern van ‘de staat van houten’ kunnen beperken. De nieuwswaarde van de jaarstukken zou in zo’n geval ook beperkter kunnen zijn.

Wij zijn als ARC dan ook benieuwd naar de uitkomsten van het Rekenkameronderzoek dat voor dit jaar op het programma staat: “Hoe het debat over (eerst) de begroting en (later) de jaarrekening kan worden gedynamiseerd gedurende het jaar, maar vooral meer en scherper over de inhoud kan gaan?” In Control Statement Het streven naar een ‘In Control Statement’ (ICS) in 2026 past bij het hiervoor geschetste beeld. Met een ICS verklaren het bestuur en management dat de interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn. Dat de gehele bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen. Het gaat dan ook om borging van een diversiteit aan processen én om de competenties van de medewerkers. Het omvat ook de doeltreffendheid en doelmatigheid van beleid. Veel breder dus dan 'we hebben de financiën en de financiële rechtmatigheid onder controle’ zoals de met ingang van het verslagjaar 2022 in te voeren rechtmatigheidsverantwoording door het college omhelst. Ook de VNG pleit ervoor een ICS te overwegen. Tot slot De commissie is tevreden over de wijze waarop zij in de afgelopen periode haar werk heeft kunnen doen. Dit ondanks dat de controle van de accountant nog niet geheel is afgerond.

Met betrekking tot het laatste verneemt de ARC graag welke maatregelen het college samen met de RBL kan nemen opdat de controle in Houten in de toekomst geen vertraging (meer) oploopt. Wij vragen het college opnieuw om een verkenning met betrekking tot dit vraagstuk, samen met de accountant en de RBL, zodat hier tijdig afspraken over gemaakt kunnen worden. Onze bevindingen (en die van de accountant) hebben voor een groot deel betrekking op het kunnen doen van systeemgerichte controles door de accountant en het beter positioneren van de raad als het gaat om verantwoording van gestelde ambities en te behalen maatschappelijke doelen. Dit vraagt de noodzakelijke borging van een diversiteit aan processen binnen de organisatie én voldoende competenties van medewerkers. De te zetten stappen op weg naar een zogenaamde In Control Statement gaan nog (te) langzaam. Het verbinden van het informatiebeleid aan de strategische doelen is een belangrijke randvoorwaarde om het informatiebeleid te laten leven binnen de organisatie. Op deze manier wordt het informatiebeleid een gezamenlijk vraagstuk van management en bestuur. Wij willen organisatie, college en raad vragen hierin meer te investeren opdat we in de nieuwe collegeperiode de noodzakelijke meters kunnen maken. Ten slotte willen wij graag wijzen op het belang van een goede gebalanceerde programma-indeling van de begroting.

Daarin dienen de belangrijkste opgaven (en ambities) van de nieuwe collegeperiode goed tot uitdrukking te komen, liefst zoveel mogelijk aansluitend bij de bestaande inrichting van de organisatie. Ook pleiten wij voor programma’s die in materiële zin zoveel mogelijk elkaars gelijken zijn. Indien mogelijk denkt de ARC graag mee bij een nieuwe opzet. Wij bedanken het college en de directie voor het feit dat zij, net als in vorige jaren, al in een vroeg stadium de beschikking kreeg over het concept jaarverslag. Dit maakte het mogelijk om ondanks de geringe tijd die gegeven was, toch met elkaar de stukken serieus door te nemen. Het gesprek met de accountant vond dit jaar echter te laat plaats om onze bevindingen hierover te kunnen rapporteren in voorliggend rapport. Voor volgend jaar vragen wij hier dan ook speciale aandacht voor. Verder wil de commissie haar dank uitspreken voor de ondersteuning die zij daarbij heeft ontvangen vanuit de ambtelijke organisatie.

Pagina 2 van 3

Met vriendelijke groet,

Frank van der Meij (ITH) Voorzitter Mede namens de andere leden van de Audit- en Rekeningcommissie: Jan Rinkel (VVD) Marian Aanen (Natúúrlijk Houten) Marcel van Gooswilligen (D66) Axel Eerdman (Houten Anders!)

Bijlage:

- Rapport Jaarstukken 2021

Pagina 3 van 3