Bijlage - Projectplan Ronde van Houten
Tekst van het document
RONDE VAN HOUTEN het Houtens gesprek
over een toekomstbestendige begroting
10 oktober 2023
Samenvatting Ronde van Houten: het Houtens gesprek
Met het collegeprogramma 2022 – 2026 ‘Samen met inwoners bouwen aan een toekomstbestendig Houten’ streeft het college naar open, integer en betrouwbaar bestuur. Het college staat in de bestuursperiode 2022 – 2026 voor het samen met inwoners bouwen aan een toekomstbestendig Houten. De ideeën vanuit inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) organisaties zullen in grote mate leidend zijn voor het handelen. Met dit college gaan Houtenaren meer meedenken, meebeslissen en meedoen. Het collegeprogramma 2022 – 2026 anticipeert op de precaire financiële situatie van gemeenten. Dat gaat aan de gemeente Houten ook niet voorbij. In voorliggend projectplan wordt het samen bouwen aan een toekomstbesteding Houten gericht op het gezamenlijk werken aan een toekomstbestendige begroting voor de gemeente Houten. We gaan met de Houtense samenleving in gesprek over het (door de samenleving gewenste) maatschappelijke rendement van de inzet van gemeentelijke middelen. Doel is een zo maximaal mogelijk gedragen en in balans zijnde begroting voor de gemeente Houten. Voor de begroting 2024 heeft het college voorstellen klaar liggen met een zo beperkt mogelijk maatschappelijk effect. De tweede fase naar een begroting in voldoende balans voor de jaren 2025 en met name 2026 zal naar verwachting gepaard gaan met maatregelen met een groter tot mogelijk zelfs groot maatschappelijk effect.
De huidige begrotingen voor 2026 en verder laten grote tekorten zien momenteel. Ze zijn uiterst onzeker vanwege de onbekendheid van de omvang van de uitkering vanuit het gemeentefonds van het rijk, de effecten van hoge inflatie, nieuwe CAO-afspraken en stijgende rente. Vanwege alle onzekerheden wordt in aanloop naar de begroting 2025 na de zomer 2023 gestart met het bezien van afwegingen via een op te zetten Houtens model voor co-creatie met de samenleving (analoog aan het Zeistermodel). Het verkennen van de te bespreken thema’s en het uitwerken van de hieraan te koppelen maatregelen doen we in gesprek met de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties wonende of actief binnen de gemeente Houten. Dat doen we onder
2
de noemer ‘Ronde van Houten: het Houtens gesprek over een toekomstbestendige begroting’. In de maanden na de zomer van 2023 bereiden we het traject voor, zodat we tegen eind 2023 van start kunnen. De adviezen vanuit de samenleving krijgen vervolgens middels collegevoorstellen een plek in de perspectiefnota 2025 en daarna in de begroting 2025. Daarbij is een uitloop mogelijk van strategische keuzes bij de perspectiefnota naar tactisch operationele keuzes bij de begroting 2025. Het hoofddoel van voorliggende projectplan is daarmee: • Met het Houtens gesprek wordt de kracht van de samenleving ingezet om te komen tot de prioriteiten bij het toekomstbesteding inzetten van mens en middelen binnen de begroting van de gemeente Houten; Het realiseren van dit doel monitoren we met het logboek Het Houtens gesprek waarin momenten van gesprek en resultaten volgend uit de gesprekken blijken. Het eindproduct is een naast input voor de begroting 2025 het borgen van continuïteit van het gesprek met de Houtense samenleving.
Inleiding maatschappelijke impact van de maatregelen is voorliggend projectopdracht opgesteld (tweede fase). Hierin wordt geschetst hoe vanaf het najaar 2023 in co-creatie invulling gegeven gaat worden aan een toekomstbestendige begroting. Zoekrichting daarbij is een maatregelenpakket met een badbreedte tussen € 5,0 tot € 10,0 miljoen. Adviezen en aanbevelingen vanuit de samenleving worden door het college betrokken bij de perspectiefnota 2025 en daarop volgend de begroting 2025. Daarbij is een uitloop mogelijk van strategische keuzes bij de perspectiefnota naar tactisch operationele keuzes bij de begroting 2025. Onderdeel van de perspectiefnota maakt rapport met alle adviezen en aanbevelingen vanuit de samenleving.
Ronde van Houten: het Houtens gesprek
Financieel meerjarenperspectief 2024 – 2026
De prognose van het financieel meerjarenperspectief bij de begroting 2024 vormt de basis voor de uitwerking van de bezuinigingsopgave horend bij de (meerjaren) begroting 2025 – 2027. Ten aanzien van het financieel meerjarenperspectief 2025 en verder bestaan er nog een aantal onzekerheden. De precieze uitwerking van de herverdeling van het gemeentefonds met name vanaf 2026 blijft zeker ook vanwege de komende landelijke verkiezingen onduidelijk. Ook effecten van inflatie, nieuwe CAO regelingen, stijgende rente etc. geven volop onzekerheid in de gemeentelijke begroting. Vanwege alle onzekerheden is in aanloop naar de begroting 2024 een aanvang gemaakt met het bezien van bezuinigingen om te komen tot een sluitende begroting voor 2024: (eerste fase) in eerste instantie maatregelen met een beperkt maatschappelijk effect. Gezien de omvang van de bezuinigingsopgave voor met name de periode vanaf 2026 en de waarschijnlijke
Met inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers start in het najaar een periode van 6 maanden waarin we in verkennende gesprekken komen tot inzicht in acceptabele maatschappelijke effecten van bezuinigingen / ombuigingsideeën. Deze vormen na dit half jaar input om een begroting voor 2025 te kunnen presenteren die beter in balans is. De zoektocht gaat langs maatschappelijke thema’s die we inventariseren in oktober en november. Gesprekspartners passend bij de thema’s worden gezocht en benaderd via de door hun gewenste of bij de doelgroep passende communicatie- en participatiemiddelen. Dit varieert van terugkerende gesprekken tot enquêtes, straatinterviews, online platform, swipocratie etc. Voortgang delen doen we via het dagelijks actuele digitale logboek, terugkoppeling in gesprekken, nieuwsbrieven, e-mails, onze websites en de lokale krant. Het Houtens gesprek voeren we daarmee op alle mogelijke manieren met alle mogelijke belanghebbenden binnen de gemeente Houten: we zoeken daarbij de uitdaging op ook de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties die we als gemeente minder tot niet tegenkomen expliciet op te zoeken.
3
Maatschappelijke impact
Voor de inzet van mens en middelen vanuit de begroting van de gemeente Houten geldt dat deze direct of indirect bijdragen aan maatschappelijke doelstellingen. Hoe meer maatschappelijke doelstellingen we realiseren met de inzet hoe hoger het rendement van de investeringen. Zo bereiken we maximaal maatschappelijk rendement voor inwoners, ondernemers en organisaties. Aan de invulling van onze maatschappelijke opgaven ligt dan ook een bredere afweging van belangen ten grondslag. Met het Houtens gesprek gaan we deze brede afweging, jaarlijks gemaakt door de gemeenteraad bij perspectiefnota en begroting, voor 2025 voorzien van de krachtige input vanuit de samenleving. In de begroting 2025 smelten vier belangrijke onderdelen samen: 1. Behoeften van de Houtense samenleving (opbrengsten uit Houtense gesprekken met inwoners, ondernemers en organisaties). 2. Wensen van het gemeentebestuur (voortkomend uit het coalitieakkoord, collegeprogramma, moties en initiatiefvoorstellen). 3. Relatie met bestaand beleid en lopende projecten (vastgesteld in eerdere raadsdocumenten). 4. Onderbouwing van maatschappelijke impact met objectieve gegevens (ontsluiting van data, kengetallen en cijfers).
4
Met het gestructureerd en in samenhang afwegen, selecteren, prioriteren en monitoren van het geheel van de maatschappelijke opgaven op basis van de 4 benoemde onderdelen wordt de begroting 2025 gericht op een zo breed mogelijk gedragen voorstel voor het behalen van een zo hoog mogelijk maatschappelijk rendement met de beschikbare middelen.
Inhoud
1.
Beoogde doelen, resultaten en producten
6
2.
Aanpak: samen bouwen aan de begroting
7
Stap 1: Thema’s en bouwstenen verzamelen Stap 2: Nader in gesprek Stap 3: Koers uitzetten Stap 4: Vertaling naar het Perspectief Stap 5: In gesprek met het bestuur
8 10 11 12 13
3.
Organisatie en governance
15
4.
Monitoring en bijsturing
17
5.
Raakvlakken
18
6.
Risico’s en beheersmaatregelen
20
5
1
Beoogde doelen, resultaten en producten
Doel
Het doel van dit proces is om de prioriteiten van inzet van mens en middelen weer centraal te zetten en de kracht van een zo breed mogelijk betrokken samenleving daarvoor te gebruiken: het samen bouwen aan een toekomstbestendige begroting 2025 en verder voor de gemeente Houten.
Resultaat
Voldoende gedragen maatregelen om te komen tot een begroting in balans voor 2025 en 2026 voor de gemeente Houten.
Producten •
• • •
Advies vanuit de samenleving voor input van de Begroting 2025 Logboek Het Houtens gesprek Evaluatie Het Houtens gesprek Instrumenten voor het borgen van het Houtense gesprek
Afbakening van het projectplan Het projectplan behelst het co-creatieproces via Het Houtens gesprek met de samenleving om te komen tot zo breed mogelijk gedragen voorstellen voor een begroting 2025 meer in balans dan op basis van huidige inzichten het geval is. Het uitwerken van de perspectiefnota, de begroting 2025 en mogelijke nieuwe communicatiemiddelen zijn onderdeel en eindproducten van het projectplan.
Coördinatie en omgeving Er wordt gebruik gemaakt van de informatie die binnen de gemeentelijke organisatie al is opgehaald bij het opstellen de begroting 2024, onderliggende beleidsdocumenten en Leidraad Participatie & Omgevingsinitiatieven. Voor de tweede fase is opnieuw inhoudelijke expertise vanuit de gemeentelijke organisatie noodzakelijk, voor de voorbereiding van de gesprekken, het meedoen aan de gesprekken en het adviseren bij de uitkomsten van de gesprekken. Op themaniveau zal dit vanuit het project worden georganiseerd.
Middelen
•
•
6
Met het Coalitieakkoord Samen met inwoners bouwen aan een toekomstbestendig Houten is in de begroting voor 2023 een bedrag van € 150.000,- opgenomen voor uitvoering van voorliggende projectopdracht. De middelen worden ingezet ter dekking van de inzet van de projectleider specifiek gericht op het vertalen van de geïnventariseerde maatregelen naar concrete effecten in de
begroting en inhuur van een bureau ter ondersteuning van het co-creatieve proces waaronder het actueel houden van het logboek.
Capaciteit
Het projectplan ‘Ronde van Houten, het Houtens gesprek’ maakt onderdeel uit van de regulieren planning- & controlcyclus en daarmee Team Financiën en Inkoop. Vanwege de beperkt beschikbare capaciteit binnen het team fungeert Directeur Bedrijfsvoering als ambtelijk opdrachtgever. • De leden van het projectteam worden gedekt uit het beschikbare budget. Dit betreft de financiële projectleider en de externe ondersteuning op co-creatie. • De inzet van het Team Financiën en Inkoop valt onder de algemene middelen en daarmee passend binnen de reguliere begroting. • Overige ambtelijke inzet valt onder de reguliere algemene middelen en zijn daarmee passend binnen de begroting 2023 / 2024. De gedetailleerde ambtelijke inzet wordt in overleg met de teammanagers uitgewerkt in de eerste fase van het project. Eventuele knelpunten in capaciteit worden in het DT besproken.
2
Aanpak: samen bouwen aan de begroting
Algemeen
De inzet van co-creatie voor het komen tot een meer in balans zijnde begroting voor 2025 voor de gemeente Houten is na het Houtens DNA en Energie de 3e pilot op het gebied van participatie. Met het Houtens gesprek streven we naar het maximaal betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties uit de Houtense samenleving en geeft het college invulling aan motie 094-2022 Kaders en uitgangspunten bezuinigingen Houten.
waarop. Die bepalen we eerst samen. Verdiepende gesprekken per geïnventariseerd thema met vertegenwoordigers van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisatie (analoog aan het Zeister model) maken onderdeel uit van het proces. Iedereen kan meedoen. Vanuit de gemeentelijke inzet streven we naar een brede vertegenwoordiging en zoeken daarbij vooral naar de doelgroepen die we niet vaak of makkelijk tegenkomen.
Vanaf de inzet van de communicatiemiddelen, de te bespreken thema’s tot en met de besluitvorming en mogelijk zelfs de uiteindelijke verantwoording over 2025 zal de betrokkenheid vanuit de samenleving gezocht en geborgd worden. Daarbij is het streven om zoveel mogelijk doelgroepen vroegtijdig te identificeren en zeker de moelijker bereikbare doelgroepen zo actief als mogelijk op te zoeken en ruimte voor inbreng te bieden. Belangrijk is het zo feitelijk mogelijk bespreken van de maatschappelijke impact van de mogelijke opties voor andere inzet van mensen en middelen binnen de begroting. Voor de gemeentelijke organisatie is de werkwijze grotendeels nieuw en aanvullend op het huidig toch al onder druk staande takenpakket.
Randvoorwaarden bij het Houtens gesprek
Houtens gesprek
Het Houtens gesprek is een Houtense variant op het Zeister model. Het verschil zit in de start: in Houten maken we de agenda van de te bespreken thema’s en de manier waarop we met de samenleving communiceren eerste punt van overleg. Het wordt daarmee meer een cocreatief proces waarbij het samen werken aan maatregelen het doel is: de gemeente is niet leidend in de te bespreken thema’s en de wijze
Om daadwerkelijk in contact te komen met de doelgroepen en een open gesprek te kunnen voeren zijn belangrijke randvoorwaarden bij het Houtense gesprek: • Alles is bespreekbaar: alle taken, inkomsten en uitgaven • We werken met maximale openheid en transparantie: verslaglegging is direct openbaar middels het logboek Het Houtens gesprek • Iedereen met een band met Houten is welkom • We borgen ieders privacy • Wederzijds respect en gelijkwaardig vormen de basis voor de gesprekken • De gemeenteraad beslist. Met het Houtens gesprek genereren inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties ideeën en oplossingen om te komen tot een toekomstbestendige gemeentelijke begroting vertaald in een advies dat door de gemeenteraad betrokken wordt in de besluitvorming bij de Begroting 2025.
7
De aanpak Stap 1: Thema’s en bouwstenen verzamelen In de eerste stap is het intern ordenen van beschikbare informatie, het voorbereiden van de stappen naar buiten en gereed maken van communicatiemiddelen die dit ondersteunen het voornaamste werk. Voorstel is om inwoners in de vorm van een ‘kopgroep’ te benaderen en (grotere) ondernemers en maatschappelijke organisaties als stakeholders. Het eerste contact met de samenleving zit er al in: de inventarisatie van hoe de samenleving wil participeren en over welke thema’s. Ook toetsen we in deze stap de kernboodschap van het Houtense gesprek. Voorlopige werkhypothese hierin is: Houten houdt de hand op de knip.
Activiteiten binnen de ambtelijke organisatie • • • • •
8
Inschatten mogelijke maatschappelijke thema’s Formats Begroting 2024 ordenen naar thema’s Kansen en bedreigingen per thema uitwerken Inventarisatie stakeholders per thema Inventarisatie ambtelijke agenda’s bij stakeholders per thema.
Communicatie • • • • •
Voorbereiden en uitrollen campagne Inrichting eigen pagina www.houten.nl en www.houtenpraatmee.nl Plaatsen logboek op website(s) Bepalen inzet communicatiemiddelen sociale media, krant, e-mail, huis-aan-huis brief, etc. Uitwerken uitnodigingen meedenkers & stakeholders.
Opdrachtgeversoverleg • •
Ambtelijk Bestuurlijk.
Inschatten onderwerpen t.b.v. maatschappelijk rendement •
Verkennen van format in beeld brengen maatschappelijk effect per maatregel.
Het Houtens gesprek • •
Eerste vragenlijsten naar thema’s uitzetten Eerste overleggen stakeholders.
Het logboek zal na elk contactmoment een update krijgen op de website(s). Hiermee is het logboek uiterst actueel. Interne informatievoorziening zal hierop gaan achterlopen.
Resultaten stap 1 • • • •
Procesaanpak Samen bouwen aan toekomstbestendige begroting Communicatie & Participatieplan Het Houtens gesprek Gespreksagenda / thema’s bezuinigingen Opzet Logboek Het Houtens gesprek
9
Stap 2: Nader in gesprek Met de 2e stap begint de co-creatie in volle omvang in de dorpen op logische momenten van evenementen of drukke momenten van beoogde doelgroepen. Specifiek gericht op jongeren worden gesproken met de jongerenadviesraad, scholen bezocht en is er een swipocratie campagne. Ook andere (moeilijker bereikbare) doelgroepen krijgen specifieke aanpak. Een online actief platform ondersteunt deze middelen. De eerste momenten met koplopers en stakeholders worden georganiseerd. Dit zijn inwoners (koplopers), ondernemers of vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties (stakeholders) die op meerdere momenten in het proces een uur of 2-3 willen investeren.
Activiteiten binnen de ambtelijke organisatie • • •
Uitwerken opbrengst thema’s en reactie op stellingen; Informatiebehoefte en bouwstenen per thema (opbrengst stap 1) uitwerken; Bijpraatsessie met de raad.
Ronde van Houten: het Houtens gesprek • •
Houten en de dorpen in; Op bezoek bij basisscholen, verzorgingshuizen, sportverenigingen etc; Online participatie: swipocratie / platform Houten praat mee / burgerpanel (optioneel) / jongerenadviesraad; ‘Denk mee café’ on tour met de kopgroep; Stakeholdersbijeenkomsten.
•
• •
Communicatie •
Logboek, social media, krant, stand matrixborden etc
Opdrachtgeversoverleg • •
Ambtelijk Bestuurlijk
Resultaten stap 2 • • • •
10
Betrokken groep van koplopers per thema; Betrokken stakeholders per thema; Input voor 1e concept koers richting Perspectiefnota 2025; Logboek Het Houtens gesprek / begroting 2025.
In deze kolom staat beschreven wat een oplossing kan opleveren voor de samenleving (maatschappelijk rendement). Dat kan één of meerdere van de volgende effecten zijn: Eenzaamheid tegengaan Woongenot verhogen
€ Lokale economie versterken Mentale en fysieke gezondheid verbeteren CO2-uitstoot verlagen Luchtkwaliteit verbeteren
Stap 3: Koers uitzetten
Hitte, droogte en wateroverlast verminderen
De eerste resultaten zijn er nu per thema. Ook eventuele effecten uit de decembercirculaire zijn bekend. Na ambtelijke ordening volgt toetsing in de samenleving: hebben we het goed begrepen en klopt de verwerking van de opgehaalde input?
Met een meter wordt het potentiële effect van de oplossing weergegeven op een schaal van 1 (zeer klein) tot 5 (zeer groot). Van sommige oplossingen is het potentiële effect niet te bepalen. Bijvoorbeeld als er een onderzoek plaatsvindt. Dan zijn dus alleen de effecten weergegeven.
Activiteiten binnen de ambtelijke organisatie • •
Uitwerken opbrengst thema’s en reactie op stellingen Informatiebehoefte en bouwstenen per thema (opbrengst stap 1) uitwerken
Voorbeeld
Communicatie •
Logboek, social media, krant, stand matrixborden etc
Opdrachtgeversoverleg • •
Ambtelijk Bestuurlijk
Het Houtens gesprek • •
Toetsen 1e resultaten in Mee denk cafés Toetsen 1e resultaten in Stakeholdersoverleggen.
Resultaten stap 3 • • •
Eerst concept koers richting perspectiefnota 2025 Eerste beelden bij maatschappelijk effect van bezuinigingen Logboek Het Houtens gesprek / begroting 2025.
11
Digitale polls .
.. De dorpen in
eholders Stak ;
fés Denk mee ca
Stap 4: Vertaling naar het Perspectief Na de fase van toetsing, eventueel een extra ronde van opnieuw ophalen van nieuwe ideeën wordt een 1e concept Perspectiefnota uitgewerkt met veel aandacht voor de geïnventariseerde maatregelen vanuit de samenleving. Op basis van een dashboard brengen we op hoofdlijn het maatschappelijk effect in beeld. Ook in deze fase veel toetsing maar ook afstemming hoe de samenleving ook in het proces van de besluitvorming betrokken wil en kan blijven.
Activiteiten binnen de ambtelijke organisatie • • • • •
•
Polls maken ter toetsing van uitkomsten Richting kiezen en maatregelen vormgeven Financiële kaders schetsen per programmaonderdeel Maatschappelijk effect per programmaonderdeel 1-op-1 gesprekken beleidsmedewerkers toetsing maatregelen, maatschappelijk effect en beoogde financieel effect Bijptraatsessie met de raad
Ronde van Houten: het Houtens gesprek •
De dorpen in als toetsing van uitkomsten per thema Maatschappelijk middenveld en vaste gesprekspartners Digitale polls voor toetsing, ook via het online platform Afrondende mee-denk-cafés waaronder bespreken inbreng in bestuurlijke traject; Afrondende stakeholdersbijeenkomsten waaronder bespreken inbreng bestuurlijke traject
• • • •
Communicatie •
Infographic – matrixborden met uitkomsten per thema
Opdrachtgeversoverleg • •
12
Ambtelijk Bestuurlijk
Resultaten stap 4 • •
Eerste versie perspectiefnota 2025 Logboek Het Houtens gesprek / begroting 2025.
Stap 5: In gesprek met het bestuur Afronding van het proces met het opleveren van een Begroting 2025, een logboek, evaluatie van het proces en nieuwe instrumenten voor toekomstige co-creatie binnen andere Houtense opgaven.
Activiteiten binnen de ambtelijke organisatie • •
Regulier proces Perspectiefnota Borgen vervolginbreng koplopers en stakeholders in de lijn
Communicatie • •
Definitieve versie Perspectiefnota en opbrengst vanuit samenleving in infographic uitwerken Afsluitende campagne uitwerken met opbrengst van het proces middels diverse communicatiekanalen
Opdrachtgeversoverleg • •
Ambtelijk Bestuurlijk
Het Houtens gesprek •
Inbreng vanuit koplopers en stakeholders borgen in bestuurlijke overlegmomenten (aanbieding Perspectiefnota door koploper / basisschool etc)
Resultaten stap 5 • • • • •
Eerste uitkomsten opgenomen in de perspectiefnota 2025 Logboek Het Houtens gesprek / begroting 2025 Start besluitvorming toekomstbestendige begroting 2025 Evaluatie co-creatieproces Instrumenten voor toekomstige co-creatie.
13
De aanpak
Thema’s en bouwstenen verzamelen
Nader in gesprek
Koers uitzetten
Activiteiten Breed in gesprek met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisatie om maatregelen, eerste adviezen, denkrichtingen en thema’s op te halen. Actieve inwoners worden koplopers
Bijpraatsessie raad
Opbrengst uit stap 1 wordt geordend naar thema’s. Thema’s en denkrichtingen worden voorzien van data en financiën. Met koplopers en stakeholders voeren we verdiepende gesprekken 3-4 sessies per thema.
Bijpraatsessie raad
Uitkomst van de verdieping wordt omgezet in een koers. De concept toetsen we weer breder in de samenleving.
Bijpraatsessie raad & raadsinformatiebrief
Vertaling naar eerste perspectief
Met koplopers en stakeholders worden thema’s afgerond.
In gesprek met het bestuur
Koplopers aanwezig bij begrotingsbehandeling.
14
Gemeenteraad
Perspectiefnota 2025
Begroting 2025
3
Organisatie en governance
De ambitie van de gemeente Houten om opdrachtgestuurd te gaan werken is leidend bij de inrichting van de projectorganisatie voor Het Houtens gesprek / begroting 2025.
Ambtelijk Opdrachtgever (AOG) binnen het DT is de interim Directeur bedrijfsvoering, bij beëindiging van zijn opdracht opgevolgd door de gemeentesecretaris. De teams binnen de organisatie leveren capaciteit voor de projectteams in overleg tussen projectleider en teammanager. Mogelijke knelpunten in capaciteit worden in DT geagendeerd.
Organigram
In onderstaand organigram is geschetst hoe het project Het Houtens gesprek / begroting 2025 wordt georganiseerd.
Gemeenteraad
RTG
College B&W
Stuurgroep Houtens gesprek
Directieteam
AOG
AON Projectleider
Teams
Projectteams
Beleid
Houtens gesprek
Data
Financiën
Capaciteit
Maatschappelijke impact
15
College B&W
Het college wordt maandelijks geïnformeerd door de portefeuillehouder Financiën over voortgang van het co-creatieproces, de opbrengsten vanuit het co-creatieproces per thema en de tussenstand van de maatregelen voor zover al van toepassing. Portefeuillehouders van beleidsvelden vallend binnen thema’s hebben de ruimte om deel te nemen aan overleggen met vertegenwoordigers van inwoners, maatschappelijke organisaties en/of ondernemers. Medio januari 2024 wordt met stap 3: uitzetten van de koers een tussenrapportage opgeleverd aan het college met opbrengsten uit het proces en de zichtbare lijn van adviezen vanuit de samenleving.
16
Gemeenteraad
Raadsleden kunnen individueel deelnemen aan het co-creatieve proces in de gesprekken met inwoners, maatschappelijke organisaties en/of ondernemers. In januari wordt de gemeenteraad geïnformeerd middels een informatiebrief als onderdeel van stap 3: uitzetten van de koers. Tussentijdse voortgang van het cocreatieproces is te volgen middels het digitale actuele logboek en bijpraatsessie per stap. De adviezen vanuit de samenleving worden door het college betrokken bij de Perspectiefnota 2025. Onderdeel van de Perspectiefnota 2025 is een separate rapportage met alle adviezen vanuit de samenleving. Deze rapportage bevat als bijlage tevens de legitimatie van de adviezen en kwaliteit van het co-creatieproces middels het logboek. Besluitvorming over de al dan niet door het college verwerkte adviezen ligt daarmee als onderdeel van de perspectiefnota 2025 transparant voor aan de gemeenteraad.
4
Monitoring en bijsturing
Met de uitvoering van het project gaan we complex proces in waar het balans houden is tussen maatschappelijke ontwikkelingen, inhoudelijke (beleids)afwegingen, bereiken van groot draagvlak en betrokkenheid vanuit de samenleving, beperkte ambtelijke capaciteit bij een nieuwe werkwijze en een inhoudelijke grote bezuinigingsopgave. Om de kans op het realiseren van onze doelen te maximaliseren, is het van belang om twee zaken goed te borgen: • •
zicht houden op de voortgang (monitoring) bij kunnen sturen indien nodig (bijsturing).
In dit hoofdstuk wordt geschetst hoe we de monitoring en bijsturing vormgeven in relatie tot de ambtelijke overlegstructuur, het college van B&W en de gemeenteraad.
Monitoring en informatie
Goede beschikbaarheid van informatie is een noodzakelijke voorwaarde voor monitoring (en bijsturing). Voor het succes van het project is het daarom van groot belang dat de verschillende teams en (bestuurlijke) opdrachtgevers, voldoende actuele informatie tijdig krijgen. De aard en frequentie van informatievoorziening is afhankelijk van de rol die gespeeld wordt in het project. Het uitwerken van de informatievoorziening maakt onderdeel uit van de ambtelijke activiteiten in stap 1.
De gemeenteraad
De begroting 2025 wordt medio september 2024 aan de Raad aangeboden ter vaststelling. Eerste resultaten van Het Houtens gesprek worden medio mei middels de perspectiefnota 2025 ter vaststelling aangeboden. Tussentijds zullen raadsleden informeel bijgepraat worden en actueel geïnformeerd middels het logboek. Meer formeel loopt de tussentijdse informatievoorziening middels Raadsinformatiebrieven. Deze wordt in ieder geval bij stap 3: uitzetten van de koers aangeboden.
College van B&W
In het College is de projectopdracht onderdeel van de portefeuille Financiën en daarmee onderdeel van de portefeuille van wethouder Bos. Mede vanwege de veelheid van ambities en raakvlakken met de overige portefeuilles in het College is er sprake van collegiaal bestuur. Wethouders kunnen vanuit hun portefeuille deelnemen aan gesprekken met inwoners, maatschappelijke organisatie en/of ondernemers.
Bijsturing
Het project is een dynamisch: de Houtense gesprekken maar ook politieke ontwikkelingen (landelijke verkiezingsuitslag) zullen zeker leiden tot inhoudelijk bijstelling(en) die via het DT worden geactualiseerd en aangeboden aan het college. Bijsturing van het projectplan vindt plaats op initiatief van de Bestuurlijk Opdrachtgever zijnde portefeuillehouder Financiën.
17
5
Raakvlakken
De combinatie van intensieve participatie en bezuinigingen kent raakvlakken met een aantal door de raad vastgestelde beleidsdocumenten. De belangrijkste worden hier toegelicht.
•
Vanwege alle onzekerheden in de begroting voor 2024 en verder willen we toch een aanvang maken met het bezien van ombuigingsmogelijkheden via een op te zetten Houtens model. In 2023 bereiden we het traject voor, zodat we eind 2023 van start kunnen. Dit moet leiden tot een taakstellend bedrag in de begroting van 2024. De maatregelen krijgen vervolgens een plek in de perspectiefnota 2025 en begroting 2025.
•
Een inwonersgerichte overheid. Er ligt een grote opgave voor ons als bestuur om het vertrouwen tussen de inwoner en de overheid te verbeteren. Inwoners betrekken we zo vroeg mogelijk bij nieuwe plannen, vanuit een inwonersgerichte overheid. De deskundigheid van onze inwoners helpt ons bij het besturen van de gemeente. De bewonersparticipatie krijgt in dit collegeprogramma een extra impuls.
•
Inwoners betrekken bij eventuele bezuinigingen. Het doel van dit proces is om de prioriteiten van inzet van mens en middelen weer centraal te zetten en de kracht van samenleving daarvoor te gebruiken. In 2023 bereiden we dit traject voor, zodat we eind 2023 van start kunnen.
Collegeprogramma Samen met de inwoners bouwen aan een toekomstbesteding Houten
Vanuit de inwoners is bij de totstandkoming van het Coalitieakkoord een inspiratiebundel met ideeën aangeboden. Deze zal bezien worden op mogelijke meerwaarde voor het co-creatieproces. In het Collegeprogramma ‘Samen met de inwoners bouwen aan een toekomstbestendig Houten’ zijn op hoofdlijn de volgende raakvlakken met voorliggende projectopdracht opgenomen: •
•
18
Open, integer, betrouwbaar. Het college streeft naar open, integer en betrouwbaar bestuur. Waarin wij samen met inwoners, ondernemers, de gemeentelijke organisatie en de gemeenteraad aan een toekomstbestendig Houten werken. De inwoners van Houten mogen hiervoor op hun gemeentebestuur vertrouwen. Het college zet bij het realiseren van de doelen altijd de uitvoerbaarheid en betaalbaarheid (voor inwoner en gemeente) centraal.
Begroting 2024
Parallel aan het opstellen van de Perspectiefnota 2024 is een inventarisatie gehouden van mogelijke maatregelen op de korte termijn en maatregelen die eventueel mee kunnen worden genomen in de lange termijn bezuinigingen. Op basis van deze inventarisatie is op 29 augustus de lijst met definitieve maatregelen die het college aan de raad wil voor leggen, vastgesteld. Het college onderscheidt daarbij 3 typen maatregelen: • Technische maatregelen • Ingezette onderbestedingen • Maatregelen met een effect op de samenleving Met de door het college van burgemeester en wethouders voorgestelde maatregelen, is sprake van een structureel sluitende begroting 2024.
Opdrachtgestuurd werken
Binnen de gemeentelijke organisatie wordt Opdrachtgestuurd werken geïmplementeerd. Conform dit principe is voorliggend projectplan opgesteld. Er vindt frequent overleg en afstemming plaats over concepten en werkwijze in een separaat overleg ambtelijke opdrachtgever en projectleider Opdrachtgestuurd werken.
Leidraad Participatie & Omgevingsinitiatieven
Het Houtens gesprek is ook een pilot om te verkennen welke aanvullende communicatiemiddelen er in participatietrajecten ingezet kunnen orden. Ter toetsing van de communicatiemiddelen ingezet tijdens Het Houtens gesprek vindt frequent overleg en afstemming plaats met de teammanager Advies en Ondersteuning.
Moties en amendementen
Aan de projectopdracht te relateren moties en amendementen zijn: • Motie 094-2022 Kaders en uitgangspunten bezuinigingen Houten. Inhoud van de motie: o Indien blijkt dat een ombuigingsoperatie nodig is, hiervoor kaders en uitgangspunten op te stellen voorafgaand aan de gesprekken met inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemer. o Over deze kaders en uitgangspunten in gesprek te gaan met de raad waarna deze conform reguliere besluitvorming worden vastgesteld door de raad.
19
6
Risico’s en beheersmaatregelen
De combinatie van intensieve participatie en bezuinigingen is een uitdagende voor de ambtelijke organisatie en het bestuur. Belangrijke risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen in het proces zijn: Beschrijving risico op hoofdlijn
Beschrijving bijbehorende beheersmaatregel
Kwaliteit van de gesprekken
Tijdige start verzamelen van data
Wanneer de ambtelijke organisatie onvoldoende in staat is de door de samenleving ingebrachte thema’s financieel en met maatschappelijke impact te onderbouwen kan dit leiden tot beperkte kwalitatieve vertaling van de inbreng.
Vanuit de projectgroep zal een lid verantwoordelijk worden voor maatschappelijke impact en met de ambtelijke organisatie investeren in de kwaliteit van de benodigde data. Aangezien de gemeente Houten beperkt datagestuurd werkt kan dit een bewerkelijk proces zijn en op enkele thema’s mogelijk leiden tot een beeld meer op hoofdlijn.
Onvoldoende maatregelen begroting 2025
Monitoren opbrengst
De opgave voor met name 2026 en verder is enorm. Mogelijk komt er vanuit de samenleving onvoldoende input of is er onvoldoende zicht op het totaal aan mogelijke opties om te komen tot een begroting volledig in balans.
De projectleider zal met de AOG maandelijks monitoren in hoeverre de opties vanuit de samenleving voldoende opleveren. Indien dit achter lijkt te blijven zal bijgestuurd worden en het traject gericht geïntensiveerd worden.
Ambtelijke capaciteit
Monitoren beschikbare capaciteit
De ambtelijke organisatie staat onder grote druk met het werken aan reguliere taken en nieuwe opgaven. De opgave om middels een intensief participatieproces te komen tot een begroting in balans wordt daar onderdeel van. In delen van de organisatie kan dit tot tijdelijke overbelasting leiden.
De AOG zal eventuele cruciale knelpunten in de inzet bespreken op DT niveau. Gestuurd wordt op het vermijden van knelpunten door vroegtijdig naar alternatieven te zoeken (capaciteit elders uit organisatie inzetten, heroverwegen van delen van inzet, inhuur extra inzet etc).
Open bestuur
Dialoog met het bestuur
Met het logboek komt de input opgehaald vanuit de samenleving redelijk direct (binnen enkele dagen) openbaar beschikbaar. Het logboek laat de opbrengsten feitelijk zien zonder richting te bepalen. Uiteindelijk besluit de gemeenteraad hoe om te gaan met de inbreng vanuit de Samenleving. Door de open structuur van het proces kan dit leiden tot bestuurlijke dynamiek.
De portefeuillehouder zijnde wethouder Financiën zal vanaf de start van het proces investeren in de informatievoorziening richting de raad. Het proces en de producten waaronder inhoud en functie van het logboek maakt daar onderdeel vanuit.
Budget
Bewaking
Er is met het collegeprogramma in totaal € 150.000,gereserveerd voor dit proces. Mogelijk komt dit budget onder druk bij intensiever dan nu voorzien proces.
Budgetbewaking hoort bij het opdrachtgestuurd werken. Wanneer druk op het budget wordt voorzien zal eerst gestuurd worden op het inperken van externe inzet. Indien dit mede door capaciteitsknelpunten in de organisatie niet mogelijk is wordt voorstel voor aanvullend incidenteel budget aan de raad voorgelegd.
20
Oktober 2023