Bijlage 2 - Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie.pdf

Uitgangspunten

Leidraad omgevingsinitiatieven & participatie 16 september 2021

Aanleiding

Aanpak om te komen tot nieuwe leidraad:

Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

Vervolg:

Opdracht (motie 041-2020) van de raad om te komen tot herziening van bestaande leidraad participatie particuliere (bouw)initiatieven. Door deze leidraad te vernieuwen werken we aan het verbeteren van de manier waarop we in Houten door samenwerking komen tot initiatieven die passender & aantrekkelijker zijn. De nieuwe leidraad en bijbehorend instrumentarium moet: 1) voor inwoners bijdragen aan tijdige en goede betrokkenheid bij ruimtelijke ontwikkelingen, 2) voor initiatiefnemers duidelijker maken hoe die betrokkenheid gerealiseerd kan worden en wat er van hen op dit vlak wordt verwacht, 3) voor raad, college en ambtenaren mogelijkheden bieden om te sturen op de kwaliteit van de communicatie en participatie. Door participatie op deze manier een duidelijker plek te geven werken we aan: betere verhoudingen, meer tevredenheid en aantrekkelijker initiatieven. De kansen op een succesvol initiatief worden vergroot en het versterkt de manier waarop we gezamenlijk werk maken van ruimtelijke initiatieven. Zowel de gemeente, initiatiefnemers en inwoners willen we zo stimuleren om initiatieven in samenspraak met elkaar te ontwikkelen. Na deskresearch zijn we vanuit een helder idee over de vernieuwde leidraad op een toetsende manier met inwoners, professionele initiatiefnemers, gemeenteraad, college en ambtenaren in gesprek gegaan.

Dat deden we op basis van een zogenoemd praatstuk dat zich steeds verder ontwikkelde. Zo ontstond deze notitie met uitgangspunten die de basis vormen voor de invulling van de leidraad en de bijbehorende ondersteunende instrumenten en werkwijze. In de Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie beschrijven we de spelregels voor participatie bij initiatieven en de invulling van de ondersteuning die vanuit de gemeente hiervoor aan initiatiefnemers geboden kan worden. Zodat initiatiefnemers gestimuleerd dan wel verplicht worden aandacht aan participatie te besteden en daarbij met informatie & instrumenten geholpen worden dit ook te kunnen doen. Met de nieuwe publieksvriendelijke leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie kan de komende periode worden geëxperimenteerd. Daarnaast kan op basis van de uitgangspunten uit deze notitie de komende tijd worden gewerkt aan verdere uitwerking van publieksvriendelijke informatie en instrumenten waarmee initiatiefnemers kunnen worden ondersteund. Tot slot bieden de uitgangspunten input voor het nader inrichten van werk- en besluitvormingsprocessen zodat er beter te sturen valt op zowel kwaliteit van de participatieprocessen als het meewegen van de participatie-uitkomsten.

Inhoud: 1. Inleiding 2. Vernieuwde leidraad 3. Planproces, participatieroutes en ondersteuning bij participatieroutes Bijlage 1: Koppelen initiatieven aan participatieroutes (verdieping) Bijlage 2: Beschrijving huidig Houtens planproces Bijlage 3: Verslag van de uitkomsten van de participatie

pag. 2 pag. 5 pag. 9

1) Inleiding In Houten willen we ruimtelijke initiatieven ontwikkelen die passend zijn en waarmee we de kwaliteit van de leefomgeving verbeteren. Daarvoor is het belangrijk dat er samenwerking en overleg is tussen de verschillende belanghebbenden op de goede momenten in de ontwikkeling van een initiatief. Dit is een vorm van participatie waardoor initiatiefnemers beter rekening kunnen houden met: • wederzijdse belangen • zorgen die leven • ideeën uit de gemeenschap Door het ophalen van belangen, zorgen en ideeën, daar vervolgens oplossingen voor te ontwikkelen, wordt de kwaliteit van het initiatief verhoogd. Dit past goed in de manier waarop we in Houten in gezamenlijkheid ruimtelijke initiatieven willen nemen. Door steeds aan het begin van een ruimtelijke ontwikkeling aandacht te geven aan participatie werken we aan een beter en aantrekkelijker Houten met: • betere verstandhoudingen; • betere plannen; • meer tevredenheid. De gemeente heeft hiervoor enkele jaren geleden al een leidraad ontwikkeld die initiatiefnemers kunnen gebruiken bij de invulling van het informeren en betrekken van belanghebbenden. Een vernieuwde en verbeterde versie van deze leidraad is nodig omdat: • het gebruik door initiatiefnemers te wensen overlaat; • de bestaande leidraad beperkt is; • de Omgevingswet in werking gaat treden.

Het resultaat moet zijn een nieuwe leidraad die: • gemakkelijk in gebruik is; • stuurt op uitkomsten die toetsbaar zijn; • helderheid biedt voor initiatiefnemers, ambtenaren, bestuur en gemeenteraad. Participatie bij een omgevingsinitiatief Het gaat om kleine of grotere participatietrajecten. die uitgevoerd worden omdat er een omgevingsinitiatief genomen wordt. De initiatiefnemers informeren op die manier de belanghebbenden en kunnen hen daarbij de kans bieden mee te denken over het initiatief. Initiatieven kunnen genomen worden door: • particulieren • ondernemers • verenigingen • organisaties • overheden Welke ruimtelijke ontwikkelingen? Ruimtelijke ontwikkelingen/omgevingsinitiatieven zijn er in vele soorten en maten. We willen de leidraad toepasbaar maken voor een breed scala van initiatieven: • gebiedsontwikkeling • duurzame energie-initiatieven • infrastructuur • buurtontwikkeling • nieuwbouw en verbouw • evenementen met ruimtelijke component • ontwikkeling buitengebied

pagina

2 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

Impact van een initiatief leidend bij invulling van participatie In de vernieuwde leidraad speelt de impact van een initiatief een belangrijke rol bij de invulling van de participatie. Een grootschalige nieuwbouw vraagt om een ander participatietraject dan een compacte verbouwing. Leidraad biedt een praktische methode en ondersteuning voor participatie Om de bruikbaarheid van die leidraad zo goed mogelijk te maken, gaan we initiatiefnemers ondersteunen met: • bepalen van de impact van hun initiatief • daaraan verbonden een stappenplan & methode, passend bij het type initiatief • bijbehorende informatie & voorbeelden • bijbehorende instrumenten voor uitvoering van een goed participatietraject Hierdoor kunnen initiatiefnemers gemakkelijker de participatieopgave invullen die hoort bij hun initiatief. Zo wordt het voor initiatiefnemers duidelijker hoe ze belanghebbenden kunnen informeren, betrekken en mee kunnen laten denken bij hun initiatief. Ook wordt het voor belanghebbenden duidelijker wat zij kunnen verwachten van de participatie bij een initiatief in hun omgeving. Aansluiting van participatietrajecten op gemeentelijke besluitvorming We willen de participatie bij omgevingsinitiatieven zo goed mogelijk laten aansluiten bij het in de gemeente Houten gebruikte Planproces voor ruimtelijke ontwikkelingen.

Door het maken van deze aansluiting zal ook de rol van raad en college bij verschillende participatietrajecten duidelijk worden. Werkwijze participatie bij omgevingsinitiatieven evaluerend verbeteren De aangepaste werkwijze, de vernieuwde leidraad en de ondersteuning die we daarbij bieden zal in de aankomende periode op basis leren uit de praktijk verder verbeterd worden. We leggen nu een stevige basis, maar door het toepassen op echte projecten en evaluatie daarvan, kristalliseren we werkwijze, leidraad en ondersteuning verder uit. Daarbij zullen we enkele nog te selecteren Houtense casussen gebruiken om de werkwijze te toetsen. Deskresearch, gesprek met professionele initiatiefnemers & onderzoek inwoners De basis om te komen tot de vernieuwde aanpak is ontwikkeld m.b.v. research naar de oplossingen uit andere gemeenten (o.a. Dronten, Wassenaar, Voorschoten, Delft, Amersfoort). Verder werd gebruik gemaakt van informatie van de VNG en vormde de rijksoverheidswebsite ‘Aan de slag met de Omgevingswet’ een belangrijke bron.

Om van hieruit te komen tot een aanpak die passend is voor de gemeente Houten werden: • Professionele initiatiefnemers (projectontwikkelaars, aannemers, woningbouwvereniging) uitgenodigd mee te denken (3 mei 2021) • Raads- en collegeleden uitgenodigd om in interactieve sessies mee te denken en suggesties aan te leveren (23 maart, 11 mei, 21 september, 28 september 2021). • Inwoners benaderd voor deelname aan een onderzoek hierover. Waarbij we ze vanuit het perspectief van een kleine initiatiefnemer, als uit het perspectief van een inwoner die te maken krijgt met een omgevingsinitiatief, bevragen (augustus - september 2021) • Werksessie met betrokken ambtenaren gehouden, om te komen tot een goede inpassing in de Houtense manier van werken (18 maart 2021.) • De uitkomsten van het onderzoek naar het participatietraject i.v.m. de ‘Ruimtelijke Koers’, bestudeerd en gebruikt.

Zie voor verslagen en resultaten van de participatie bijlage 3.

pagina

3 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

Intermezzo; Invoering Omgevingswet Naar verwachting wordt volgend jaar de Omgevingswet in werking gesteld. Eén van pijlers in deze wet is de rol die participatie speelt bij verschillenden instrumenten uit de wet: • Wanneer een gemeente de omgevingsvisie, omgevingsprogramma’s en omgevingsplannen ontwikkeld is participatie verplicht. De gemeente moet op een goede manier belanghebbenden betrokken hebben. • Wanneer een inwoner, bedrijf, organisatie een omgevingsinitiatief neemt en daarvoor in veel gevallen een Omgevingsvergunning nodig heeft, stelt de wet dat het belangrijk is en ook eventueel verplicht kan zijn, dat de initiatiefnemer invulling geeft aan participatie. Dus het betrekken van belanghebbenden bij het initiatief. • De wet stelt dat participatie bij de verschillende instrumenten belangrijk is en verplicht kan worden gesteld, maar de wet geeft nergens aan wat de vorm van deze participatie is. Dus ook voor de participatie bij initiatieven, waarvoor de vernieuwde leidraad bedoeld is, zijn geen vormvereisten bepaald. Het is aan de gemeente en de initiatiefnemers om hier vorm aan te geven. Door nu voor de gemeente Houten deze vernieuwde leidraad te ontwikkelen verbetert deze niet alleen de huidige Leidraad maar bereidt de gemeente zich tevens uitstekend voor op de wet.

Omdat de leidraad zoals we die nu gaan ontwikkelen rekening houdt met verschillende aspecten uit die wet na invoering van de nieuwe wet dan ook goed bruikbaar blijft.

pagina

4 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

2) Vernieuwde leidraad Met de vernieuwde leidraad willen we het volgende bereiken: • We stimuleren en waar mogelijk verplichten dat initiatiefnemers op een goede manier de participatieopgave behorend bij hun initiatief oppakken en uitvoeren. Om op die manier samen met belanghebbenden in een goede verstandhouding, te zorgen voor een betere kwaliteit van het initiatief. Daarvoor worden belangen, meningen en ideeën opgehaald, die vervolgens gebruikt kunnen worden bij het invullen van het ruimtelijk initiatief. • Inwoners van de gemeente Houten weten beter wat ze mogen verwachten op het gebied van informatie, meepraten en meedenken bij omgevingsinitiatieven. Bij goed toepassen van de leidraad door de initiatiefnemer, zullen de inwoners ook daadwerkelijk ervaren dat er ruimte is voor hun belangen, meningen en ideeën. • Met deze leidraad is het voor ambtenaren, college en gemeenteraad beter mogelijk te beoordelen en te toetsen of de participatie goed is uitgevoerd. Daardoor wordt het voor de gemeente bij een aantoonbaar goed doorlopen participatietraject gemakkelijker om toestemming en/of een omgevingsvergunning te verstrekken.

2.1 Invulling van de leidraad Om dit beleid effectief te maken zal de gemeente een leidraad moeten bieden waarmee initiatiefnemers weten wat er verwacht wordt en wat ze kunnen doen om een goed doorlopen participatietraject voor hun initiatief te realiseren. Die leidraad zak bestaan uit: • instrument/methode om de impact van een omgevingsinitiatief te bepalen • daaraan verbonden een stappenplan & methode voor participatie passend bij het initiatief • bijbehorende informatie & voorbeelden • bijbehorende instrumenten voor uitvoering van een goed participatietraject

2.2 Werken met spelregels Voor een werkende leidraad en daarmee voor werkende participatietrajecten hebben we 4 spelregels geformuleerd: • Spelregel 1) We willen participatie die passend is voor het initiatief. • Spelregel 2) We werken daarom met verschillende participatieroutes. • Spelregel 3) Impact is leidend voor de te kiezen participatieroute. • Spelregel 4) (Na invoering omgevingswet) Participatieverplichting bij specifieke initiatieven. Het gaat daarbij om de zogenaamde binnenplanse of buitenplanse initiatieven. Bij buitenplanse initiatieven kan een participatieverplichting meegegeven worden.

Spelregel 1) Participatieopgave passend bij initiatief: Er is een groot scala aan verschillende omgevingsinitiatieven van: kleine verbouwingen, grote bouwprojecten, natuurontwikkeling, infrastructuurprojecten tot functiewijzigingen van gebouwen. Een aanbouw van 4 meter of 6 zonnepanelen op een dak, vraagt om een andere invulling van de participatie dan de ontwikkeling van een appartementengebouw met 24 eenheden of groot veld met zonnepanelen. Het werkt niet wanneer we aan ieder initiatief een gelijke participatieopgave verbinden. Daarom kiezen we ervoor te werken met verschillende participatieopgaves.

Spelregel 2) Verschillende participatieroutes: Deze verschillende participatieopgaves noemen we participatieroutes. Om de goede participatieroute te kunnen kiezen bij een initiatief hebben we iets nodig waardoor het mogelijk wordt initiatieven in te delen. Aan die indeling wordt dan een participatieroute verbonden. De participatieroute die hoort bij een eenvoudig initiatief is kort. Bij een initiatief met meer impact is

pagina

5 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

een langere route nodig. Voor een werkbare leidraad is het belangrijk dat initiatiefnemers zelf in staat zijn hun route te bepalen.

Spelregel 3) Impact van een initiatief is bepalend voor de participatieroute: De impact van een initiatief gebruiken we voor het bepalen van de participatieroute. Impact is een veelzijdig begrip. Het bepalen van impact kan dan ook alleen maar gebeuren door te kijken naar verschillende aspecten. We maken gebruik van de aspecten: 1. Omvang van een initiatief 2. Maatschappelijke aandacht voor een initiatief 3. Hinder van een initiatief 4. Balans in algemeen dan wel persoonlijk belang van een initiatief Instrument om impact te bepalen We bieden initiatiefnemers een instrument/beslisboom om in eerste instantie zelf te bepalen wat de impact van het initiatief is. Daarbij maken ze gebruik van de genoemde vier aspecten. dit instrument komt zowel ‘op papier’ als online beschikbaar. Vergelijkbare instrumenten worden ook in andere gemeenten al gebruikt. We vinden voor Houten dus niet het wiel opnieuw uit. Vanuit de beslisboom wordt een participatieroute geadviseerd die passend is voor het initiatief. Participatieroutes voor initiatieven met: weinig, matig of veel impact Initiatiefnemers kunnen zelfstandig (of indien nodig met wat hulp van de gemeente) bepalen wat de participatieroute voor hun initiatief is. Dit doen ze door een beslisboom te doorlopen en daarbij vragen over hun initiatief te beantwoorden.

Dat levert een score op die aangeeft of er: weinig, matig of veel impact verbonden is aan het initiatief. Nu volgt de verwijzing naar de passende participatieroute met ondersteunende informatie en instrumenten die gebruikt kunnen worden bij het invullen van hun participatietraject • Participatieroute 1 > Beperkte participatie • Participatieroute 2 > Uitgebreide Participatie • Participatieroute 3 > Intensieve participatie Impact route

Weinig impact

Matige impact

Veel impact

Participatieroute 1

Participatieroute 2

Participatieroute 3

* Voor nadere uitwerking en toelichting zie hoofdstuk 3 en bijlage 1.

Spelregel 4) Binnenplans of buitenplans initiatief: Na invoering van de Omgevingswet kan door de gemeente bepaald gaan worden voor welke soort initiatieven een verplichting tot participatie wordt vastgelegd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de begrippen binnenplans en buitenplans. • Binnenplanse initiatieven vallen daarbij binnen de kaders van het omgevingsplan (bestemmingsplan). Een initiatiefnemer met zo’n initiatief, zal hiervoor vanuit het bevoegd gezag in principe altijd een omgevingsvergunning krijgen. Het bevoegd gezag kan participatie stimuleren maar kan de uitvoering hiervan niet afdwingen. • Buitenplanse initiatieven zijn initiatieven die buiten de kaders van het omgevingsplan (bestemmingsplan) vallen en/of specifiek binnen het omgevingsplan zijn aangewezen. Aan dit type initiatieven kan het bevoegd gezag meer verplichtingen meegeven op gebied van participatie.

pagina

6 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

Deze mogelijkheid die de omgevingswet biedt voor het al dan niet verplicht stellen van participatie, zal op een later tijdstip toegevoegd gaan worden aan de werkwijze voor participatie bij omgevingsinitiatieven

2.3 Publieksvriendelijke leidraad opgezet in heldere taal en vormgeving We bieden initiatiefnemers een leidraad met informatie en oplossingen om hun participatieopdracht in te vullen. Die toegankelijke leidraad in heldere taal en vormgeving bevat de routekaart waardoor initiatiefnemers en gemeente weten wat er verwacht wordt. De routekaart geeft duidelijkheid over de participatieopgave en hoe die kan worden uitgewerkt/opgelost. Daaraan verbinden we een concrete participatiemethode, met instructies, instrumenten en voorbeelden. Hiermee wordt het voor de initiatiefnemer mogelijk invulling te geven aan de participatieopgave die hoort bij zijn/haar route. De leidraad verwijst daarbij iedere keer naar meer en verdiepende informatie die beschikbaar komt op de website www.houten.nl. Via de website van de gemeente Houten krijgen initiatiefnemers meer informatie en toegang tot voorbeelden en instrumenten. Dit alles kunnen zij gebruiken bij het opzetten van hun participatietraject. Indien nodig kunnen initiatiefnemers ook contact opnemen met de gemeente. Alle instructies worden gemaakt met behulp van methode Relevant Gesprek. Deze participatiemethode wordt intern binnen gemeente Houten al gebruikt.

Kern van methode Relevant Gesprek Kern van de methode Relevant gesprek betreft het gebruik van de 4 sleutels. De 4 sleutels zijn: 1. Waarom in gesprek? (doel) * 2. Waarover in gesprek? (onderwerp)* 3. Met wie in gesprek (gesprekspartners) 4. Hoe in gesprek (gespreksvorm) * Bij sleutel 1 en 2 wordt bepaald wat het niveau van participatie is. Beperkt dat zich tot informeren van de gesprekspartners (meeweten) of krijgen partners de mogelijkheid tot meedenken/praten, meewerken, of zelfs meebepalen over (onderdelen van) het initiatief. Om te komen tot het geschikte niveau van participatie, maken we gebruik van de participatietrap.

Op deze wijze is steeds van te voren voor iedereen (inwoners, initiatiefnemers en gemeente) duidelijk: wat het doel en het onderwerp van de participatie zijn, wie daarbij betrokken worden, hoe het wordt aangepakt en wat ieders rol en invloed is.

pagina

7 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

Wat bieden we bij iedere route voor de gemeente? Bij ieder route is vastgelegd wat de rol van de gemeente is, inclusief bestuur en gemeenteraad. Waar komt het initiatief bijvoorbeeld binnen en wat gebeurt er vervolgens met betrekking tot de participatieopgave en hoe kan de uitkomst beoordeeld worden.

2.4 Aansluiting op Houtens planproces Hier wordt ook de verbinding met het Houtens planproces gelegd en de 8 stappen waaruit dit planproces bestaat. In het Houtens planproces voor ruimtelijke initiatieven wordt onderscheid gemaakt tussen plannen: • die zich vooral op kavelniveau afspelen en minder impact hebben op de omgeving. De zogenaamde reguliere initiatieven. • die veel impact hebben op de omgeving. De zogenaamde majeure initiatieven.

* Voor verdere toelichting op het huidige Houtens planproces zie bijlage 2. Als een initiatief afwijkt van het bestemmingsplan en/of anderszins als majeur wordt gezien, dan gaat een proces in werking dat bestaat uit 8 stappen. We laten participatieroute 3, voor initiatieven met veel impact aansluiten op deze 8 stappen.

In hoofdstuk 3 vindt u de volgende schematische weergaven • Paragraaf 3.1 schematische weergave van het huidige Houtens planproces. • Paragraaf 3.2 de 3 participatieroutes en de verbinding met het planproces. • Paragraaf 3.3 schematische weergave van de informatie en ondersteuning die we als gemeente bieden bij de 3 participatieroutes

pagina

8 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

3) Planproces, participatieroutes in combinatie met planproces, Inhoud & Ondersteuning bij participatieroutes 3.1 Huidig Houtense Planproces bij majeure initiatieven Dit is het stroomschema dat momenteel gebruikt wordt bij majeure initiatieven. Het schema bestaat uit een deel dat de Prefase heet en een deel dat Projectfase heet. We laten participatieroute 3 voor initiatieven met veel impact, aansluiten op de Prefase en de Projectfase van het planproces

Planproces bij majeur initiatief (zie voor een nadere uitleg en beschrijving bijlage 2)

pagina

9 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

3.2 Stroomschema participatieroutes in combinatie met planproces We maken via een stroomschema duidelijk hoe de verschillende participatieroutes ingevuld kunnen worden, hoe die verbonden kunnen c.q. moeten worden met planproces en waar, wanneer en door wie besluitvorming plaatsvindt.

Intake van het initiatief via: website, telefonisch, loket Initiatiefnemer bepaalt zelf (of met een beetje hulp van de gemeente) aan de hand van een beslisboom welke participatieroute van toepassing is.

Reguliere initiatieven:

Majeure initiatieven - Prefase:

Majeure initiatieven – Projectfase:

Participatieroute 1 en 2 • Belanghebbenden informeren en mee laten denken • Uitkomst terug laten komen in initiatief` • Stappenplan/participatieplan • Uitkomst vastleggen in participatielogboek

Participatieroute 3 • Verkenning initiatief met belanghebbenden in préfase van planproces • Participatieplan voor de préfase • Verkennende participatie uitvoeren • Inventariseren van meningen en belangen • Uitkomsten vastleggen in participatielogboek

Participatieroute 3 • Vervolg participatieroute in aansluiting op projectfase van planproces • Participatieplan maken i.v.m. projectinvulling • Ophalen input voor verdere invulling en uitwerking projectplan • Uitkomsten vastleggen in participatielogboek

Daadwerkelijke aanvraag: • Alle benodigde informatie • Met ingevuld participatielogboek

Inbrengen resultaat in préfase: • Alle benodigde informatie met daarbij resultaat van de gevolgde participatieroute (logboek) • Er volgt nu een gesprek aan bijv. de Omgevingstafel • Resultaat> Startnotitie en Voortgangsadvies

Inbrengen resultaat in projectfase: • Definitiever ontwerp met input van belanghebbenden • Participatielogboek met resultaten traject • Resultaat> definitief Projectplan & Advies ambtenaren

Besluit: • bevoegd gezag geeft al dan/niet toestemming of omgevingsvergunning • College en raad worden geïnformeerd

Voortgangsbesluit: • College & raad worden geïnformeerd middels Startnotitie en Voortgangsadvies • Toelichting initiatiefnemer • College of gemeenteraad neemt voortgangsbesluit

Definitieve besluitvorming • Uitkomsten projectfase naar raad & college • College of gemeenteraad neemt realisatiebesluit

pagina

10 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

3.3 Inhoud van de 3 participatieroutes We werken met 3 participatieroutes. Van beperkte participatie tot intensieve. Hieronder geven we zicht op de inhoud van de informatie en ondersteuningen die we bij deze 3 routes bieden. We geven een beschrijving van de onderdelen van de participatieroute. De vinkjes laten zien of het onderdeel bij een participatieroute hoort. Voor de uitwerking van participatieplannen wordt gebruik gemaakt van de methode Relevant Gesprek®: Participatieroute Beschrijving van het onderdeel van de participatieroute

Participatieroute

Participatieroute

1

2

3

Beperkte participatie

Uitgebreide participatie

Intensieve participatie

•

Ingang en uitleg op de website van de gemeente. Met voorbeelden voor participatie met belanghebbenden.

✓

✓

✓

•

Mogelijkheid om te toetsen of voor initiatief wel of geen participatie nodig is en wat de geadviseerde route* is (aan de hand van de beslisboom waarmee we impact van het

✓

✓

✓

✓

✓

initiatief meten) •

Verwijzing naar Participatieroute 1, 2 of 3 en bijbehorende routekaart. Op routekaart wordt ook advies gegeven over het niveau van participatie.

✓

•

Snel invulbaar stappenplan op basis van methode Relevant gesprek: aanpak, terugkoppeling participanten, informeren van gemeente.

✓

•

Participatieplan tool om zo op een gestructureerde manier de sleutels van het Relevant Gesprek in te vullen en het participatieplan te maken.

✓

✓

•

Met gebruik van publieksanalyse tool om zo belanghebbenden te selecteren.

✓

✓

pagina

11 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

•

Bij problemen mogelijkheid vragen te stellen aan gemeente.

•

Toegang naar de persoonlijke adviseur bij de gemeente voor afstemming.

•

Toegang tot en samenwerking met projectteam gemeente.

•

In gesprek met gemeente aan bijvoorbeeld een Plantafel/Omgevingstafel als onderdeel van planproces Houten.

•

Participatietraject in 2 delen: Deel 1 Préfase , Deel 2 Projectfase.

•

Doorverwijzing naar bijvoorbeeld Omgevingsloket.nl en of andere plek voor daadwerkelijke aanvraag. Zoveel mogelijk aansluiting op nu geldende werkwijze voor omgevingsinitiatieven.

•

Besluitvorming m.b.t. initiatief en participatie door college en/of gemeenteraad. Daarna toestemming en/of vergunningverlening.

pagina

12 van 12 : Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie

✓ ✓

✓ ✓

✓

✓ ✓

✓

✓ ✓

Bijlage 1) Koppelen initiatieven aan participatieroutes (verdieping) We kiezen ervoor te werken met 3 participatieroutes van eenvoudige participatie tot intensieve participatie. We willen mogelijk maken dat een initiatiefnemer zelf relatief gemakkelijk kan bepalen wat de participatieroute is die bij zijn/haar initiatief hoort. Dit doen we door een initiatief aan de hand van de impact te beoordelen. We bieden daarvoor een stroomschema/beslisboom die het mogelijk maakt initiatieven op die manier in te delen en te verwijzen naar de goede participatieroute 1, 2 of 3. Aansluiting op Houtens planproces We sluiten daarbij aan bij het Houtens planproces. Daarin zien we 2 categorieën van initiatieven: regulier initiatieven (eenvoudig) en majeure initiatieven (complex). Instrument dat helpt bij het bepalen van de participatieroute Aan de hand van een compacte vragenlijst kan een initiatiefnemer bepalen wat de geadviseerde participatieroute is. Die compacte vragenlijst zal opgebouwd worden uit 5 onderdelen waarover vragen worden gesteld. Die vragen kunnen op papier beschikbaar komen, maar ook een online beantwoorden zal mogelijk worden. We hebben een eerste versie van de te stellen vragen gemaakt.

1) Gaat het om een regulier of een majeur initiatief Aan de hand van enkele vragen gaan we bepalen met wat voor type initiatief we te maken hebben. 2) Wat is de impact van het initiatief Aan de hand van de 4 aspecten die belangrijk zijn bij het bepalen van de impact gaan we vragen stellen. • Omvang van een initiatief (groot of klein) In hoeverre een initiatief als ‘groot’ of ‘klein’ moet worden gekwalificeerd. Dit kan worden bepaald door de inhoud/functie van het initiatief te koppelen aan omvang. • Maatschappelijke aandacht voor het initiatief Het gaat om de aandacht die het onderwerp geniet in de samenleving en media en dus binnen de politiek. Een initiatief kan politiek gevoelig zijn en/of veel reuring in de samenleving oproepen. • Mate van hinder van het initiatief Hinder van een initiatief is medebepalend voor de impact. Hinder kan er zijn tijdens de ontwikkeling van het initiatief (de bouw), maar kan ook een definitieve consequentie zijn van het initiatief (vermindering uitzicht, extra verkeersdruk). • Dient het initiatief algemeen of voornamelijk persoonlijk belang Is er door het initiatief samenhang met andere beleidsterreinen of projecten te vinden? Vanuit deze invalshoek kunnen initiatieven worden verkend en kan de initiatiefnemer zo nodig worden gewezen op de mogelijkheid om het algemeen belang binnen het plan te versterken.

Mogelijke vragen Door het stellen enkele vragen over het initiatief kan een goede indicatie van de impact gekregen worden. Dit type vragen kan opgenomen worden in de beslisboom. We hebben een aantal mogelijke vragen en antwoordmogelijkheden op een rij gezet. Hier moet nog een definitieve selectie uit gemaakt worden:

1e vragenblok: Hebben we te maken met een regulier of een majeur initiatief? • Gaat het om een initiatief uitsluitend op eigen grond • Verandert er wat aan de bestemming (bijvoorbeeld van wonen/naar werken, van natuur naar landbouw) • Maakt het initiatief onderdeel uit van een grotere ontwikkeling (stadsontwikkeling, natuurontwikkeling) • Verwacht u dat u van meer instanties toestemming of vergunningen nodig heeft?

Denk daarbij naast de gemeente aan bijvoorbeeld het waterschap, provincie, milieuinspectie

2e vragenblok: Wat is de omvang van het initiatief? • Gaat het een kleine verbouwactiviteit? (uitbouw van een huis) • Gaat het om een nieuwbouw op een eigen kavel? (woonhuis, klein bedrijfspand) • Gaat het om bouw van meerdere eenheden op een kavel? (meerdere woningen/panden) • Gaat het om lichte functiewijziging? • Gaat het om een zware functiewijziging? • Gaat het om een lichte herstructurering? • Gaat het een grote herstructurering? • Gaat het om een kleinschalig buurtinitiatief? • Gaat het om een grootschalig buurtinitiatief?

3e vragenblok: Welke maatschappelijke aandacht wordt verwacht voor het initiatief?

Antwoordmogelijkheden: • • • • • • •

Geen aandacht: geen verwachting dat er publieke en/of politieke aandacht is. Misschien aandacht: theoretische mogelijkheid dat er publieke en/of politieke aandacht is. Enige aandacht: enige indicatie dat er publieke en/of politieke aandacht is. Zeker wat aandacht: duidelijke indicatie dat er publieke en/of politieke aandacht is. Zeker flink aandacht: publieke en/of politieke aandacht heeft zich al duidelijk getoond. Zeer veel aandacht: publieke en/of politieke aandacht heeft zich al duidelijk getoond en geeft spanning. Kritiek: het initiatief gaat zeker leiden tot veel publieke en/of politieke spanning.

4e vragenblok: Met welke overlast krijgen we te maken door de uitvoering van het initiatief?

Antwoordmogelijkheden: • • • • • • •

Esthetische aantasting van omgeving na ontwikkeling initiatief Overlast bij ontwikkeling/bouw van initiatief (bijv. geluid, verkeer) Overlast na ontwikkeling van initiatief (bijv. geluid, verkeer, drukte) Aantasting uitzicht na ontwikkeling van initiatief Financiële/economisch hinder na ontwikkeling initiatief

(waardevermindering, bedrijfsuitoefening bemoeilijkt) Praktisch hinder na ontwikkeling initiatief (toegang, parkeren, etc.) Aantasting van: natuur, milieu, cultuur, gezondheid, etc. na ontwikkeling initiatief

5e vragenblok: Wordt er door de uitvoering van het initiatief een positieve bijdrage aan algemeen belang geleverd?

Antwoordmogelijkheden: • • • • • •

Niet: niemand anders dan de initiatiefnemer ervaart profijt Misschien: mogelijk dat nog anderen dan de initiatiefnemer enig profijt kunnen ervaren Enigszins: enkele anderen dan de initiatiefnemer zullen enig profijt ervaren (wijkniveau) Gemiddeld: anderen dan de initiatiefnemer zullen enig profijt ervaren (stadsdeel/dorpsniveau) Behoorlijk: anderen dan de initiatiefnemer zullen profijt ervaren (gemeentelijk niveau) Groot: het initiatief draagt breed bij aan de samenleving (stedelijk/regionaal niveau)

Bijlage 2) Beschrijving huidig Houtens planproces (uit: Notitie Planprocessen bij private initiatieven – versie oktober 2018) In Houten worden momenteel vier hoofdvormen van private initiatieven onderscheiden met elk hun financiële consequenties: Een vooroverleg Een principeverzoek Een ruimtelijk initiatief Een officiële aanvraag via het omgevingsloket In het behandelproces wordt onderscheid gemaakt tussen plannen die een impact hebben op de omgeving (majeure plannen) en plannen die zich vooral op kavelniveau afspelen. In alle gevallen is het gewenst dat initiatieven ter kennisgeving worden gebracht van de gebiedsmanager. Gaat het om een initiatief dat geen vragen oproept en op voorhand duidelijk is welke beslissing daarop volgt, dan gaat het initiatief voor reguliere afhandeling buiten de gebiedsmanager om naar de ‘Procedurekamer’. Deze is ondergebracht bij het team VTH en gericht op vergunningverlening. Als een initiatief afwijkt van het bestemmingsplan en/of anderszins als majeur wordt gezien, dan gaat een proces in werking dat bestaat uit 8 stappen conform het processchema private initiatieven dat hieronder staat en de bijhorende notitie planprocessen bij private initiatieven.

In stap 1 en 2 bekijkt de gebiedsmanager of het om een principeverzoek of ruimtelijk initiatief gaat of er andere afdelingen betrokken moeten worden of het initiatief in principe in aanmerking komt, hoe wordt om gegaan met het kostenverhaal en of de poho betrokken moet worden. In stap 3 bespreken gebiedsmanager en projectmanager de aanpak van het initiatief waaronder proces en planning, met wie intern (bijv. het Planteam) en extern (partners, deskundigen etc.) moet worden overlegd. Hier komt ook, pas voor het eerst, aan de orde of er (maatwerk voor) participatie met de samenleving/omgeving nodig is. Er wordt daarbij verwezen naar de Leidraad communicatie en participatie bij particuliere (bouw)processen en daar bijhorende notitie Burgerparticipatie bij particuliere (bouw)initiatieven (uit december 2017). In de verdere stappen (4 t/m 8) van dit proces komen communicatie en participatie (bijv. check op proces en uitkomsten en hoe daarmee wordt omgegaan) niet meer expliciet terug.

Bijlage 3) Verslag van de uitkomsten van de participatie

1. Onderzoek onder inwoners over participatie bij omgevingsinitiatieven Om de participatie die hoort bij de ontwikkeling van omgevingsinitiatieven beter te laten verlopen wil de gemeente Houten duidelijkheid en ondersteuning bieden aan initiatiefnemers. Zodat zij weten wat er van hen verwacht wordt en zodat ze ook geholpen bij het goed opzetten van de participatie die hoort bij hun initiatief. Een groot deel van de omgevingsinitiatieven in Houten wordt genomen door de inwoners. Van 18 augustus t/m 7 september 2021 konden inwoners een vragenlijst over dit onderwerp invullen. De vragen die we stelden gingen over: • de mening die zij hebben over het betrekken van belanghebbenden bij een initiatief • hoe ze zij zelf deze vorm van participatie zouden invullen • waarmee ze geholpen zouden zijn vanuit de gemeente hierbij In totaal werd de vragenlijst door 185 inwoners ingevuld. Gelet op het onderwerp is dit een aantal waarmee we tevreden zijn. De uitkomsten geven een goede indicatie van de mening van de inwoners van de gemeente Houten. De belangrijkste conclusies zijn: • Bijna 90% van de deelnemers vindt het belangrijk buren/belanghebbenden te informeren over een initiatief en ruim de helft daarvan weet ook hoe ze dit wil doen. De andere helft weet dit niet • Bijna 50% vindt het informeren en betrekken van buren gemakkelijk.

De andere helft weet niet of dit gemakkelijk is, of zegt dat dit moeilijk is. • Wanneer buren het niet eens zijn met een bouwinitiatief: o geeft 58% aan nogmaals in gesprek te gaan en te proberen zo goed mogelijk rekening te houden met bezwaren. o 32% dient de aanvraag in bij de gemeente • Bijna 80% van de deelnemers vindt het belangrijk dat gemeente goede hulp & ondersteuning biedt om deze vorm van participatie te ondersteunen • Zij zien die ondersteuning graag in de vorm van online beschikbare praktische informatie, stappenplannen en voorbeelden van hoe anderen het hebben aangepakt. • Daarbij wil men graag de mogelijkheid hebben tot persoonlijk advies en contact met iemand van de gemeente. Dit laatste met name wanneer er bezwaren en problemen zijn rondom het initiatief. 2. Online interview met professionele initiatiefnemers Op 3 mei 2021 vond een gesprek plaats met professionele initiatiefnemers. Het ging hier om initiatiefnemers die voor (grotere) complexe initiatieven een omgevingsvergunning aanvragen. Met hen gingen we online in gesprek over wat vanuit hun perspectief nodig is voor het realiseren van succesvolle participaties en hoe de gemeente daarbij kan ondersteunen. Hieronder de belangrijkste uitkomsten van het gesprek: • Alle aanwezigen geven aan al (zeer) actief te zijn met participatie. De persoonlijke vorm, bijv.

het keukentafelgesprek, is bij initiatieven met een grotere impact een veelgebruikte vorm. Van persoonlijk voor de mensen het dichts bij, naar een meer informerende vorm voor belanghebbenden die verder af staan van het project. • Ontwikkelaars zijn op zoek naar nieuwe vormen van participatie, belanghebbenden in een zo vroeg mogelijk stadium betrekken bij mogelijkheden op een locatie. • Ontwikkelaars zijn ervan overtuigd dat (goede) participatie kwalitatief betere projecten oplevert. Het gaat erom dat er goed naar belanghebbenden wordt geluisterd en dat er met die input wat gebeurt. Daardoor wordt het meer van iedereen (positieve impact). Maar het kan niet zo zijn dat de gemeente verlangt dat initiatiefnemers ervoor zorgen dat er bij iedereen 100% draagvlak is, dat is onmogelijk.

• •

• • •

•

• •

•

• •

Bij participatie belangrijk om ook te werken vanuit belangen van de gemeenschap (direct betrokken), niet (alleen) vanuit het project en het algemeen belang. Grote wens dat de gemeente ook al in een vroege fase haar stem over het project laat horen aan belanghebbenden. Bijvoorbeeld de steun dat woningbouw past in de ontwikkeling en visie van Houten. Dit speelt ook bij initiatieven rondom zonne- of windenergie, mensen willen weten hoe de gemeente hier over denkt. Vorige punt sluit aan bij problematiek rondom NIMBY (not in my back yard). Initiatiefnemers voelen zich daarbij dan soms wat alleen staan. Processen binnen de gemeenten duren (te) lang wanneer je zelf met een initiatief komt. De wens is uitgesproken om het participatieproces van de gemeente aan te laten sluiten bij de verschillende fasen in de bouw, iedere fase vraagt om een ander soort participatie. Als je het vrij laat ga je in een later moment nog hebben over dingen die je in een eerdere fase al met elkaar had bediscussieerd en afgetikt. Door het op te knippen en aan het eind van elke fase beslissingen te nemen creëer je helderheid en ook bepaalde kaders waarbinnen je werkt. De rol van de gemeente zou duidelijker en meer ondersteunend moeten zijn: faciliteren van middelen, ruimtes voor participatie, voorbeelden van eerdere projecten, mensen/capaciteit, expertise.

Ook ondersteunend bij informatievoorziening over de achtergrond en de bedoeling van een project, bijvoorbeeld zeer waardevol als het gaat om bij zonne- en windenergie. Bij een startnotitie ook input over de omgeving (omgevingsscan) meenemen, dus pré project in gesprek met belanghebbenden. De inwoners van de gemeente Houten moeten weten dat ze moeten en kunnen participeren. Dat ze mee kunnen besluiten over bepaalde dingen. Hier heeft de gemeente een onderwijsfunctie. Van tevoren moet duidelijk zijn wie, binnen de gemeente, verantwoordelijk is, is dat het College of is het de raad? Duidelijke richtlijnen en kaders zijn dan belangrijk bij de start van een project. De lat die je hoog legt voor de initiatiefnemers moet je zelf als gemeente ook waarmaken. Verschil tussen professionele initiatiefnemers en particuliere initiatiefnemer als je kijkt naar de verhouding met de gemeente. Sommige initiatiefnemers (de kleinere) gaven aan door de gemeente gestimuleerd te zijn hen te betrekken bij het proces. Zeer goede verstandhouding. Anderen (de grotere) initiatiefnemers gaven aan dat de gemeente dit initiatief voor contact en voortgang vooral bij hen (de ontwikkelaar) neerlegde. Zij hadden wel wat meer betrokkenheid van de gemeente gewild. Zie voorgaande.

3. Interactieve sessie en toezeggingen aan de raad Op 11 mei 2021 bespraken we met de gemeenteraad de invulling zoals we die willen/kunnen geven aan het beleid en de ondersteuning van participatie bij Omgevingsinitiatieven. De oplossingen die we daarbij presenteerden werden door de deelnemende raadsleden op hoofdlijnen ondersteund. Daarnaast kregen we een aantal punten aangereikt waar we extra aandacht aan moesten besteden bij de verdere ontwikkeling. We geven hieronder aan wat die punten zijn en hoe we die hebben laten terugkomen in de verdere ontwikkeling van het beleid. • Ga uit van het perspectief van de inwoners/belanghebbenden en hoe zij betrokken willen worden bij de ruimtelijke initiatieven: Hiertoe hebben we een onderzoek onder inwoners uitgevoerd en de inzichten daarvan samen met inzichten op basis het i&o onderzoek naar de ruimtelijke ontwikkeling (juni/juli 2021) verwerkt in de Leidraad en de notitie uitgangspunten. Zowel in de Leidraad als in de notitie is bovendien meer publieksvriendelijke taal en vormgeving gebruikt die meer uitgaan van het perspectief van de gebruiker / inwoner. • Kies bij ontwikkelingen van initiatieven meer een insteek vanuit kansen en mogelijkheden die participatie en het betrekken van belanghebbenden biedt: We benadrukken nu zowel in de Leidraad als in de notitie Uitgangspunten dat ontwikkelingen/initiatieven meer kansen en

mogelijkheden bieden als initiatiefnemers belanghebbenden tijdig en goed betrekken. Overigens melden we ook dat de spelregels voor particuliere initiatiefnemers uiteraard ook voor de gemeente gelden. •

Vereenvoudig de structuur van de participatieroutes (minder routes) en leg meer nadruk op dat met name de impact van een initiatief de participatieroute bepaalt: We hebben het aantal participatieroutes teruggebracht van 4 naar 3. De mate van impact bepaalt voor welke participatieroute gekozen wordt. Impact wordt gemeten op basis van vier aspecten; omvang, hinder, maatschappelijke aandacht en mate waarin initiatief het algemeen belang dient.

•

Schep duidelijkheid voor belanghebbenden over rol van de gemeente bij grote initiatieven: In de Leidraad hebben we de mogelijke rollen van de gemeente bij de verschillende participatieroutes nauwkeuriger beschreven. Zodat ook duidelijker wordt wat die gemeentelijke rol in verschillende situaties voor belanghebbenden/inwoners betekent. In de Leidraad is nu helder geformuleerd wat de gemeente concreet aanbiedt. Hoe de raad wil omgaan met de beoordeling van de kwaliteit van een te lopen of gelopen proces en de wijze waarop initiatiefnemers zijn omgegaan met de uitkomsten daarvan, is inderdaad een politieke keuze. Het zal steeds maatwerk zijn waarvoor in elke participatieroute ruimte is. In de notitie Uitgangspunten is aangegeven hoe dit verder in werk- en besluitvormingsprocessen kan c.q. moet worden uitgewerkt.

•

Neem project Beverakker als voorbeeld/leer case voor deze verbeterde participatie werkwijze gebruiken: Dat bleek achteraf niet mogelijk omdat het project al liep en een eigen dynamiek had. Wel hebben meegenomen wat we uit voorgaande processen al leerden. Denk daarbij aan de evaluatie van de Ruimtelijke Koers (door bureau I&O Research) maar ook de evaluatie van participatietraject Wegwijzer den Oord, burgerpanelonderzoeken communicatie en participatie 2016, 2018 en 2020, Monitor Sociale Kracht 2018-2019-2020 en de RKC rapporten 2016 (onderzoek en ontwikkelagenda burgerparticipatie) RKC rapport 2019 (onderzoek uitnodigingsplanologie) en alle gesprekken we in het kader van traject nu voeren. Verder wordt nu voorgesteld om na vaststelling van de nieuwe leidraad hiermee te gaan experimenteren bij vier initiatieven.

•

Raad heeft behoefte aan een tweede sessie met (een deel van) de gemeenteraad over dit onderwerp: Deze staat gepland op 28 september 2021.

4. Overleggen met het college Met het college is voor het eerst op 23 maart 2021 en ook op meerdere momenten daarna overlegd over de voortgang van de ontwikkeling van de leidraad. Daarbij bracht het college de volgende onderwerpen/aandachtspunten naar voren: Het doel van de Leidraad (Stimuleren en waar mogelijk verplichten tot participatie) wordt door het college onderschreven. De vier spelregels worden helder gevonden. Het moet duidelijk worden wat de rol van de overheid is als het gaat om participatie bij initiatieven. Waar speelt de gemeente een rol, hoe krijgen we beter grip op de processen en de uitkomsten. Het verbinden van participatieroutes aan werk- en besluitvormingsprocessen wordt op basis van diverse voorbeelden uit anderen gemeenten gezien als goede aanpak. Dit is eigenlijk te vergelijken met hoe we in Houten werken met Startnotities als het grote initiatieven betreft die op gemeentegrond plaatsvinden. Met nog wel een aanvulling daarop: neem in de ‘startnotitie’ ook al de uitkomsten op van een eerste verkennende participatie plus participatieplan voor de prefase dat op daarbij past. Het college/de raad neemt op basis daarvan een voortgangsbesluit. Vervolgens stelt de initiatiefnemer (eventueel in samenwerking met de gemeente) voor de projectfase een participatieplan op dat gericht is op de projectinvulling.

Het college en/of de rad neemt op basis daarvan een realisatiebesluit. Het bepalen van de te lopen participatieroutes door te kijken naar complexiteit en de impact van het initiatief wordt zinvol gevonden. In dit stadium misschien nog wel iets te ingewikkeld gepresenteerd. Met name het criterium enkelvoudige en meervoudige complexiteit lijkt iets te

intern gericht en moeilijk te begrijpen voor inwoners. Ook vier participatieroutes lijkt wat veel. Het college vraagt dit te toetsen bij (potentiële) initiatiefnemers en bij de raad. Verder prima om te werken met participatieroutes, maar het moet wel duidelijk zijn wanneer welke routes wordt gekozen en hoe die eruitziet. Het college vraagt dit verder uit te werken. Tot introduceer niet te veel nieuwe begrippen. Dus bijvoorbeeld: noem de participatie van initiatiefnemers liever geen initiatiefnemersparticipatie. Er is geen behoefte aan weer een nieuw woord erbij. Noem het gewoon participatie. 5. Overleggen met ambtenaren Onder andere op 18 maart 2021 vond een overleg plaats met diverse programmamanagers, gebiedsmanager en projectmanagers van RO, VTH en Duurzaamheid. Ook later waren er nog kleinere overleggen. Hieruit kwam met name het volgende naar voren. RO en VTH werken met het onderscheid tussen eenvoudige/enkelvoudige aanvragen (daar is slechts één afdeling bij betrokken) en meervoudige aanvragen (daar zijn meerdere afdelingen bij betrokken). Het is dus de complexiteit van de aanvraag (gezien vanuit de gemeente) die de route bepaalt van de vergunningsaanvraag. Enkelvoudige aanvragen zijn vaak gemakkelijk af te handelen; die worden regulier genoemd en gaan via de Procedurekamer. Soms lijkt een aanvraag eenvoudig, bijvoorbeeld een uitbouw, maar blijkt e.e.a.

later tot laster te liggen. We werken bij grotere initiatieven met een intern planproces. Maar niet iedereen binnen de organisatie (ambtenaren, college en raad) is daarvan op de hoogte. Het intern planproces kent een pre-fase en een projectfase: in totaal 8 stappen. Alleen in stap 3 (in de pre-fase) komt participatie aan de orde: gebiedsmanager en/of projectmanager bespreken met de initiatiefnemer wie moeten er betrokken worden. Bijvoorbeeld intern (het Planteam) en extern (partners, deskundigen etc.). De initiatiefnemer wordt in deze stap ook verwezen naar de leidraad. Maar die vinden veel initiatiefnemers te vaag. En er wordt in de volgende stappen van het proces zoals het nu gaat meestal verder niet meer op teruggekomen. Vaak willen initiatiefnemers eerst van de gemeente weten wat de die van hun initiatief vindt vooral dat ze met de omgeving gaan praten. Wellicht moet dat andersom: eerst aan de omgeving vragen en dat dan inbrengen bij de gemeente: zodat we kunnen meewegen hoe een initiatief daar valt (wat de impact daar zal zijn0 en wij dat dan kunnen meewegen bij ons oordeel. De gemeente kan dan vragen: hoe denk je voor dit initiatief de handen op elkaar te krijgen. Dat gesprek moet al vroeg plaats vinden. Nu wordt de omgeving pas heel laat betrokken, als het idee al ver in ontwikkeling is. Dan mag de buurt slikken of stikken.

Eigenlijk hebben we nu nauwelijks grip op het participatieproces van de initiatiefnemer. Laat staan op de uitkomsten daarvan. Problemen die bij de uitvoering van het initiatief met belanghebbenden ontstaan, komen zo uiteindelijke altijd bij de gemeente terecht. Soms is initiatiefnemer dan alweer vertrokken en zitten de buurt en de gemeente met de gebakken peren. Participatie moet in het afwegingskader zitten: hoe het wordt georganiseerd, met welk doel en welke resultaten heeft het opgeleverd. Dat moet van begin tot eind, dus op meerdere momenten in het totaal proces, geregeld zijn. Dan kunnen wij dat meenemen in ons advies richting college en raad, en college en raad dat meenemen in hun besluitvorming. Als we initiatiefnemers vragen dit te doen en als gemeente aanbieden dit samen met ons te doen en hierbij actief gaan helpen en ondersteunen gaat ons dat wel geld kosten (m.n. veel interne capaciteit bij RO, VTH en A&O. Verhalen we die kosten op de initiatiefnemers, zo ja, hoe? Het zou mooi zijn ls een nieuwe leidraad tegelijkertijd een start voor de nieuwe Omgevingswet is. Dat is ook de plek waar het geldstromen en kostenverhaal moet komen te liggen. Overigens betreft de Omgevingswet niet alleen bouwinitiatieven maar alle initiatieven die zich in de openbare ruimte afspelen, daaraan zitten ook aspecten die de leefbaarheid van de openbare ruimte betreffen.