Bijlage 2 - Herziene Controleprotocol Houten 2023

Controleprotocol

1 Controleprotocol gemeente Houten

Inhoud 1. Inleiding ...............................................................................................................................................3 2. Algemene uitgangspunten...................................................................................................................3 3. Goedkeurings- en rapporteringstolerantie ...........................................................................................3 3.1 Goedkeuringstolerantie..................................................................................................................3 3.2 Rapportagetolerantie .....................................................................................................................3 3.3 Single information Single audit (SiSa) ...........................................................................................4 4.

Rechtmatigheidsverantwoording .........................................................................................................4 4.1 Ambitieniveau ................................................................................................................................4 4.2 Toetsingscriteria.............................................................................................................................4 4.3 Normen- en toetsingskader............................................................................................................5 4.4 Verantwoordingspercentage en rapportagegrens..........................................................................5 4.5 Paragraaf bedrijfsvoering...............................................................................................................5 5. Slotbepalingen.....................................................................................................................................6 5.1 Inwerkingtreding en intrekking .......................................................................................................6 5.2 Citeertitel........................................................................................................................................6

2 Controleprotocol gemeente Houten

1. Inleiding De raad heeft op 9 mei 2023 een geactualiseerde controleverordening vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Dit protocol heeft het karakter van een beleidsregel van de raad en geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Het beschrijft onder andere het normen- en toetsingskader en de goedkeurings- en rapportagetoleranties. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. In dit geval is dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf verslagjaar 2023 verschuift de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening van de accountant naar het college. Met deze verantwoording verklaart het college dat de cijfers in de jaarrekening volgens de (financiële) wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Ook geven ze een overzicht van de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) als deze boven de verantwoordingsgrens komen.

2. Algemene uitgangspunten Artikel 213 van de Gemeentewet beschrijft de algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole van de jaarrekening. Die uitgangspunten zijn neergelegd in de controleverordening.

3. Goedkeurings- en rapporteringstolerantie De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling. De controle wordt zo ingericht dat er voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.

3.1 Goedkeuringstolerantie De definitie van goedkeuringstolerantie is ‘het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed’. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de strekking van de af te geven controleverklaring. In onderstaande tabel staan de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) schrijft deze minimumeisen voor. Strekking van de controleverklaring Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening* Onzekerheden in de controle*

Goedkeurend ≤1% ≤3%

Met beperking >1%<3% > 3 % < 10 %

Oordeelonthouding ≥ 10 %

Afkeurend ≥3% -

* percentage van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves

3.2 Rapportagetolerantie De accountant rapporteert in het accountantsverslag aan de raad de geconstateerde en nietgecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden. Hierbij hanteert de accountant een rapporteringstolerantie. De accountant richt de controle zo in om te waarborgen dat alle fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden in het accountantsverslag worden opgenomen. Daarnaast rapporteert de accountant in alle gevallen als naar het oordeel van de accountant sprake is van belangrijke kwalitatieve fouten of onzekerheden. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als norm dat de accountant elke fout of onzekerheid groter dan € 75.000 rapporteert.

3 Controleprotocol gemeente Houten

3.3 Single information Single audit (SiSa) In de jaarrekening legt de gemeente ook verantwoording af over specifieke uitkeringen (subsidies en bijdragen) die vallen onder SiSa. Jaarlijks publiceert het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het overzicht welke specifieke ontvangen subsidies en bijdragen vanuit het Rijk en de provincie onder de SiSa moeten worden opgenomen. De accountant controleert de verantwoordingen op fouten en onzekerheden en rapporteert hierover in het accountantsverslag. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) schrijft rapporterings-toleranties voor de SiSa voor. In onderstaande tabel staan de rapporteringstoleranties voor de SiSa. Financiële omvang specifieke uitkering ≤ € 125.000 € 125.000 - € 1.000.000 ≥ € 1.000.000

Rapporteringstolerantie € 12.500 10% van de financiële omvang € 125.000

Voor de goedkeuringstoleranties zijn geen voorschriften. De verantwoording van de specifieke uitkeringen is een onderdeel van de jaarrekening. Daarom hanteert de raad dezelfde goedkeuringstoleranties voor de SiSa die ook voor de overige onderdelen van de jaarrekening gelden.

4. Rechtmatigheidsverantwoording De controle op de rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving. Het college neemt vervolgens bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op. Hiermee verklaart het college nadrukkelijk dat de cijfers volgens de (financiële) wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Ook geven ze een overzicht van afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) als deze boven de verantwoordingsgrens komen.

4.1 Ambitieniveau Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie ambitieniveaus mogelijk. De raad stelt vast om de rechtmatigheidsverantwoording te richten op de financiële rechtmatigheid; het eerste ambitieniveau. Daarmee voldoet de gemeente aan de wettelijke norm.

4.2 Toetsingscriteria Voor de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening zijn in totaal negen verschillende toetsingscriteria te onderscheiden. Deze eerste zes criteria hebben betrekking op zowel rechtmatigheid als getrouwheid. Deze criteria zijn afgedekt in het getrouwheidsoordeel van de accountant. De laatste drie criteria hebben alleen betrekking op rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording zal specifiek verantwoording worden afgelegd over de laatste drie criteria. In onderstaande tabel zijn de toetsingscriteria opgenomen. Nr. 1 2

Criterium Calculatiecriterium Valuteringscriterium

3 4 5 6 7

Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium

8

Voorwaardencriterium

9

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Korte duiding De gepresenteerde bedragen zijn juist vastgesteld en/of berekend. Het tijdstip van betaling en de verantwoording van de verplichtingen is juist. De betaling is gedaan aan de juiste persoon of organisatie. Alle te verantwoorden opbrengsten zijn verantwoord. De financiële beheershandelingen passen binnen de gestelde kaders. De geleverde goederen en diensten zijn juist (prestatielevering). De financiële beheershandelingen passen binnen de vastgestelde begroting. De financiële beheershandelingen voldoen aan de geldende regelgeving. De door derden verstrekte gegevens bij het gebruik van overheidsregelingen zijn juist en volledig (misbruik). Derden hebben bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (oneigenlijk gebruik). 4

Controleprotocol gemeente Houten

4.3 Normen- en toetsingskader Het is een bevoegdheid van de raad om vast te leggen welke wetten en regels (voorwaarden) onderwerp zijn van de jaarrekeningcontrole. De raad is niet bevoegd om landelijke en Europese regels niet van toepassing te verklaren. Het normenkader wordt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole door de raad vastgesteld Het normenkader is impliciet onderdeel van de procesbeschrijvingen en kan verder worden geoperationaliseerd in een toetsingskader. In de kaderstellende documenten zijn enkel de artikelen met financiële implicatie relevant voor de rechtmatigheidscontrole. Deze artikelen vormen het toetsingskader voor controles.

4.4 Verantwoordingspercentage en rapportagegrens De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag of percentage, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De raad hanteert een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor de rapporteringsgrens stelt de raad als norm dat het college elke afwijking (fouten en onduidelijkheden) groter of gelijk aan € 75.000 toelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag.

4.5 Paragraaf bedrijfsvoering In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag geeft het college een toelichting over de oorzaken van de geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast meldt het college, indien van toepassing, de volgende aspecten met betrekking tot rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering: • bevindingen en achterliggende oorzaken; • aantal bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving met een motivering waarom is afgeweken en maatregelen ter voorkoming in de toekomst; • maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst; • de relatie tussen de bevindingen van het college en de bevindingen van de accountant; • de voortgang in het realiseren van een adequaat stelsel ter onderbouwing van de verantwoording en de opmerkingen van de accountant hierover (inclusief reactie van het college).

5. Slotbepalingen 5.1 Inwerkingtreding en intrekking 1. 2.

Dit controleprotocol treedt in werking op 1 januari 2023. Het door de raad in 2010 vastgestelde controleprotocol wordt ingetrokken.

5.2 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als ‘Controleprotocol gemeente Houten’ Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 9 mei 2023. de griffier, {{?esl:Signer2:Capture:size(200,100)}}

de voorzitter, {{?esl:Signer1:Capture:size(200,100)}}

C.M.S. Visser

G.P. Isabella

5 Controleprotocol gemeente Houten