Bijlage 2 - Adviesmemo Jaarstukken 2023
Tekst van het document
Adviesmemo Auteur: W.G. Koolmees
√ Bestuur
Team: Staf
√ Openbaar
Utrecht, 3 april 2024
Geheim
Effect op de begroting Verordening
Beleidsregels
Besluit van algemene strekking √
Overige
Onderwerp
Onderwerp Jaarstukken 2023 Te besluiten om: 1.
Het jaarverslag en de jaarrekening 2023 vast te stellen;
2.
Het resultaat als volgt te bestemmen:
3.
a.
€ 348.530 toe te voegen aan de bestemmingsreserve ICT-Transitie SaaS.
b.
€ 446.447 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Plan van Aanpak.
Het jaarverslag en de jaarrekening 2023 inclusief de controleverklaring ter informatie aan de deelnemers van BghU te verzenden.
Inleiding/ probleemstelling
Aan het bestuur van BghU ligt voor het jaarverslag en de jaarrekening 2023 van BghU. In het jaarverslag legt BghU verantwoording af over haar activiteiten en de mate waarin zij haar doelen heeft weten te realiseren in 2023. De jaarrekening behandelt de financiële resultaten en geeft een toelichting op de staat van baten en lasten 2023 en de balans ultimo 2023. Ook bevatten de jaarstukken de controleverklaring van de onafhankelijke accountant. Het controleverslag is als separate bijlage bij dit voorstel beschikbaar. Beoogde effect Met dit voorstel sluit het bestuur het jaar 2023 formeel af, bestemt het rekeningresultaat en besluit het de informatie te delen met de besturen van haar deelnemers. Argumenten 1.1. Het jaarverslag en de jaarrekening liggen zoals gebruikelijk voor in de eerste bestuursvergadering van het bestuur in het jaar volgend op het controlejaar. Het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening betekent dat het bestuur het jaar 2023 zowel financieel als inhoudelijk afsluit. Daarmee voldoet het bestuur ook aan de plicht conform artikel 67 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regeling, die voorschrijft dat het bestuur in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft, de jaarrekening vast te stellen.
2.1. BghU kent over 2023 een positief rekeningresultaat. De toelichting bij het positieve rekeningresultaat is te lezen onder de toelichting bij de staat van baten en lasten in paragraaf 2.4 van de jaarrekening. Het betreft een resultaat vóór bestemming, dat het bestuur in haar vergadering dient te bestemmen voor specifieke doeleinden. De beschikbare middelen voor bestemming bedragen € 794.977. 2.2. Het voorstel is om € 348.530 te storten in de alreeds bestaande bestemmingsreserve Transitie SaaS. De ICT-transitie & uitrol hardware loopt in 2024 verder door. De middelen die in 2023 daarvoor bestemd waren zijn niet ten volle in 2023 besteed omdat een groot deel van het werk nog in 2024 plaats zal vinden. Door dit bedrag toe te voegen aan de bestemmingsreserve kunnen de werkzaamheden afgewikkeld worden. 2.3. De ontvangen rente op de baten €446.447 moet terugvloeien aan de deelnemers. Afgelopen jaren waren er bijna geen inkomsten uit rente baten en speelde dit issue niet. Het voorstel is dit bedrag niet terug te storten aan de deelnemers maar dit te doteren aan de bestemmingreserve Plan van Aanpak. Zodat dit ingezet kan worden voor de verbetering van de dienstverlening, inclusief de verbeterpunten vanuit het toezicht van de Waarderingskamer. 3.1.
Hoewel het jaarverslag en de jaarrekening niet voor een zienswijze aan de raden van de deelnemers worden voorgelegd, wordt voorgesteld om de drie onderdelen van de jaarstukken (jaarverslag, jaarrekening en controleverklaring) naar de deelnemers te verzenden. Dit kan als achtergrondinformatie dienen bij de behandeling van de (ontwerp)begroting BghU 2025 en het meerjarenperspectief 20262028. Financiën Aan het jaarverslag en de jaarrekening zelf zijn geen kosten verbonden. De accountantscontrole is onderdeel van de reguliere budgetten. Risico’s Niet specifiek van toepassing Communicatie Niet van toepassing, betreft een onderdeel van de P&C-cyclus Vervolg Het jaarverslag en de jaarrekening verzendt BghU na vaststelling aan de diverse deelnemers gezamenlijk met de (ontwerp)begroting 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028. Ook zal BghU binnen 2 weken na vaststelling en ondertekening de stukken verzenden aan de provinciaal toezichthouder conform artikel 67 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regeling. Bijlagen •
Jaarverslag en jaarrekening 2023
•
Controleverslag onafhankelijke accountant
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2024,
De voorzitter, J.C.H. Haan
De secretaris,
M. Vrisou van Eck