Bijlage 2 - Aanbiedingsbrief van de RAZU

Aan het College van B&W van Houten Postbus 30 3990 DA Houten

Datum: 29 november 2023 Kenmerk: RAZU20231129_02 Bijlagen: - ontwerp GR-RAZU (29 november 2023) - Nota van Wijzigingen

Betreft: ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling RAZU 2023 Geacht college, Het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht stelt u voor om de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief-Zuid Utrecht (hierna: GR-RAZU) te wijzigen. De aanleiding hiervoor is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) die op 1 juli 2022 in werking is getreden. Namens het RAZU bestuur stuur ik u de ontwerp GR-RAZU (versie 29 november 2023) toe met het verzoek: ➢ in te stemmen met de ontwerp GR-RAZU; en ➢ de ontwerp GR_RAZU aan uw raad aan te bieden met het verzoek een eventuele zienswijze kenbaar te maken. Op grond van het gewijzigde artikel 1 van de Wgr heeft uw raad hiervoor 8 weken de tijd. Gevoerd proces Het bestuur van het RAZU heeft op 7 december 2022 de opdracht gegeven om de wijziging van de GR-RAZU voor te bereiden. Naast de opdracht om de Wgr te implementeren heeft het bestuur ook de opdracht gegeven om ➢ Het bestuursbesluit van 16 april 2020 over de zienswijze van de raad van Utrechtse Heuvelrug te verwerken. Deze zienswijze betrof het voorstel om een eventueel batig exploitatiesaldo niet te gebruiken voor investeringen en de betreffende zinsnede uit de GR-RAZU te halen. ➢ De verouderde en summiere archiefbepaling aan te vullen in lijn met de recent verschenen ‘Handreiking informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden’. NB.

deze archiefbepaling betreft het archief van het RAZU, niet de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten. Een ambtelijke werkgroep van directeur RAZU en specialisten van de zes deelnemende gemeenten heeft in het voorjaar verkend welke aanpassingen nodig zijn. De ambtelijke werkgroep heeft hierover advies uitgebracht aan het bestuur RAZU. Dit advies is door het bestuur besproken op 14 augustus 2023.

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01

De door het bestuur gemaakte keuzes zijn verwerkt in een eerste concept voor de nieuwe GR-RAZU. Het RAZU bestuur heeft vervolgens op 29 november 2023 het ontwerp voor de gewijzigde GR-RAZU besproken en vastgesteld. Beknopt overzicht voorgestelde wijzigingen In de ontwerp-GR-RAZU zijn in lijn met de nieuwe Wgr de volgende aanpassingen gedaan: 1. Nieuw artikel over zienswijze procedure bij bestuursbesluiten toegevoegd (art. 9). 2. Nieuw artikel over participatie toegevoegd (art. 11). 3. Wettelijke termijnen aangepast in artikel Kadernota en Begroting (art. 22) en Jaarrekening (art. 23) 4. Nieuw artikel over evaluatie toegevoegd (art. 28). 5. Artikel over toetreding aangepast (art. 29). 6. Artikel over uittreding uitgebreid naar vier artikelen (art. 31 t/m 33). 7. Artikel over wijziging toegevoegd (art. 34). 8. Artikel over opheffing aangepast (art. 35) 9. Slotbepalingen aangepast (art. 37). Conform de opdracht van het bestuur (7 december 2023) zijn naast de implementatie van de Wgr ook de archiefbepaling (art 27) en het artikel over het batig exploitatiesaldo (art 24) aangepast. Tot slot zijn de begrippen in art. 1 verduidelijkt en is deze verduidelijking in alle artikelen (waar nodig) doorgevoerd en is De Nota van Wijzigingen laat het volledig overzicht van aanpassingen zien met bij de voorgestelde wijzigingen een toelichting.

Mogelijke wijziging Archiefwet 1995 Bij het aanpassen van de GR-RAZU bleek dat in artikel art. 3 de verwijzing naar de Archiefwet onvolledig was. Dit is aangevuld door het toevoegen van het jaar ‘1995’. Inmiddels is het proces voor de herziening van de Archiefwet in volle gang. Waarschijnlijk zal in 2024 een nieuwe Archiefwet van kracht worden. Mocht de ingangsdatum van de nieuwe Archiefwet liggen voor de definitieve vaststelling van de nieuwe GR-RAZU, dan zal dit artikel daarop aangepast worden. Dit voorkomt dat de herziene GR-RAZU direct na vaststellen opnieuw een traject van wijziging en herziening moet doorlopen. Planning De Wgr wetswijziging dient voor 1 juli 2024 in alle gemeenschappelijke regelingen (GR-en) geïmplementeerd te worden.

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01

Om aan deze termijn te kunnen voldoen zou het bestuur van het RAZU de reactie van uw college en de door uw raad uitgebrachte zienswijzen daarom graag tijdens de bestuursvergadering van 3 april 2024 willen bespreken. Het zou daarvoor prettig zijn als ik uw reactie dan uiterlijk 1 maart 2024 kan ontvangen.

Met vriendelijke groet, Namens het Bestuur van het RAZU

Erika Hokke Directeur / Archivaris

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01