Bijlage 1b -Reactie college Rapport jaarstukken 2021 ARC en concept-accountantsverslag 2021.docx

Reactie van het college op het rapport jaarstukken 2021 van de Audit- en Rekeningcommissie (ARC) en op het concept-accountantsverslag 2021 Hieronder wordt ingegaan op de aanbevelingen zoals deze in het rapport jaarstukken 2021 van de ARC zijn opgenomen. Bij elke aanbeveling wordt een reactie van het college gegeven.

Rapport jaarstukken 2021 van de ARC De ARC heeft dit jaarrapport gericht op aanbevelingen over de jaarstukken 2021: - Hoofdstuk 4 follow up bestaande aanbevelingen - Hoofdstuk 5 een nieuw aanbeveling - Hoofdstuk 6 aanbevelingen naar aanleiding van het voorlopige accountantsverslag 2021 en het gesprek hierover met de accountant op 24 mei 2022.

Hoofdstuk 4. Follow up aanbevelingen jaarstukken 2020 4.1 Meer reflectie in bestuurlijke beschouwingen 4.2 De bedoeling meer centraal in bestuurlijke beschouwingen 4.4 Betere relatie tussen prestaties en de te bereiken doelen 4.5 Toelichting ontbreekt soms bij groot verschil tussen ambitie en behaald resultaat Gezien de samenhang tussen deze vier aanbevelingen worden deze hieronder als een geheel besproken. Aanbevelingen - Meer aandacht voor reflectie in de bestuurlijke beschouwingen. Bijvoorbeeld met betrekking tot het achterblijven van eerdere prognoses ten aanzien van aantallen te bouwen woningen in de afgelopen jaren en de toenemende krapte op de woningmarkt. - Aandacht wordt gevraagd voor de eigenlijke bedoeling van beleid om bepaalde maatschappelijke effecten te bewerkstelligen. - Er wordt meer diepgang, onderbouwing in de analyses van het verband tussen doelstellingen en prestaties gevraagd. Reactie Het nieuwe coalitieakkoord 2022-2026 zal vertaald worden in onze P&C documenten, zo ook in de programmabegroting. Hierbij zal aandacht worden gegeven aan de doelstellingen en de bijbehorende indicatoren. Hierbij wordt ook verband gelegd met de gewenste maatschappelijke effecten. Hierdoor wordt het mogelijk ook in de jaarstukken op een goede wijze te reflecteren. 4.3 Betere data m.b.t.

sturing en verantwoording Aanbeveling Verdere professionalisering van het gebruik van informatie en data in het kader van sturing en verantwoording. Reactie College onderkent de behoefte aan meer sturingsinformatie en de behoefte aan professionalisering van het gebruik van informatie en data. Dit vraagt nader onderzoek naar de mogelijkheden van onze informatiesystemen en het gebruik van wat data-analyses voor onze gemeente kunnen betekenen. Dit vraagt onder andere veel van onze organisatie en ICT. Zoals bekend loopt er momenteel een aanvraag voor extra middelen voor ICT aan de gemeenteraad. Pas als het informatiebeheer binnen de lijn en onze ICT op orde is kan nader invulling worden gegeven aan deze behoefte voor informatievoorziening. Voor het kunnen groeien naar een ICS is het rand voorwaardelijk dat de informatievoorziening in de lijn op orde is. 4.8 Uitgebreider aandacht voor signaleringswaarden financiële positie Aanbeveling Betekenis/definitie van signaalwaarde en nadere duiding van de score standaard opnemen als toelichting bij de signaalwaarden.

Reactie In het kader van het beperken van het aantal bladzijden zijn deze duidingen eruit gehaald. Op verzoek van de ARC gaan we deze weer opnemen. In de jaarlijkse toezicht brief van de provincie wordt eveneens een oordeel uitgesproken over deze signaleringswaarden. 4.9 Tijdiger beschikbaarheid accountantsverklaringen RBL en WIL Aanbevelingen De ARC vraagt het college in gesprek te treden met de accountant, de RBL en de WIL om samen te bepalen wat er nodig is om tijdiger te beschikken over de eindcontrole in Houten. Als het niet mogelijk is tijdiger over het noodzakelijke gegeven te beschikken, vraagt de ARC de accountant na te denken over een andere methodiek waarbij op basis van schattingen (door middel van ervaringscijfers van voorgaande jaren), gewerkt wordt met bepaalde aannames en onzekerheden. Reactie In december 2021 zijn de ARC en de accountant over de met de RBL en de WIL gemaakte afspraken geïnformeerd. Ten aanzien van de planning (aanlevering van het accountantsverslag en de accountantsverklaring) zijn met de accountant afspraken gemaakt. De samenwerking met de WIL verloopt op dit moment conform planning. Het college onderschrijft deze aanbevelingen. We gaan in 2022 opnieuw het gesprek aan met de RBL en bezien hoe dit proces kan worden geoptimaliseerd.

4.10 Betere (eind)redactie nodig 4.11 Omvang jaarstukken terugbrengen Aanbeveling - Aandacht voor (eind)redactie blijft nodig. - Minder omvangrijk document Reactie Zoals de ARC terecht in haar rapport schijft is een minder omvangrijk document geen doel op zich. Het uitgangspunt moet zijn de leesbaarheid en informatiewaarde (in het kader van de controlerende rol van de raad) van de jaarstukken. De coördinator jaarstukken heeft een sturende/coachende rol naar ‘schrijvers’ van de teksten in het jaarverslag. Hierdoor kan ook gestuurd worden op een éénduidigere invulling van de verschillende onderdelen. Belangrijke insteek is dat teksten korter, bondiger en met oog op de doelgroep (de raad) worden opgesteld. Beoordeling van de omvang van de jaarstukken is onderdeel van het continu verbeterproces van de planning & control-producten.

Hoofdstuk 5. Aanbevelingen naar aanleiding van jaarstukken 2021 5.11 Aandachtspunten nieuwe uitwerking programma Samenleving: onderbouwing met data en samenhang jeugd Aanbevelingen Meer onderbouwen met cijfers/ informatie. Overzicht creëren voor wat betreft het beleid en de stand van zaken rond jeugd. Reactie Het aandachtspunt wordt meegenomen als verbeterpunt voor de planning&control cyclus.

Pagina 2 van 5

Hoofdstuk 6. Reactie college op concept-accountantsverslag 2021 Bevindingen accountantscontrole jaarstukken 2021

Getrouwheid Onzeker

Prestatielevering persoonsgebonden budgetten Jeugdhulp en Wmo Verantwoording Jeugdhulp en Wmo Naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen

Financiële rechtmatigheid Fout Onzeker

642.000

0

642.000

p.m. 0

494.000

p.m. 0

Europese aanbestedingen Ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen constateert de accountant een rechtmatigheidsfout van € 494.000. De accountant raadt aan de interne beheersing op aanbestedingen verder aan te scherpen. Reactie college Dit betreft 6 dossiers, waarvan 4 dossier inhuur personeel. De 4 inhuurovereenkomsten zijn inmiddels in de loop van 2021 beëindigd. De overige 2 dossiers betreffen reguliere inkoopovereenkomsten. Voor deze dossiers wordt onderzocht of tussentijds herstelacties mogelijk zijn. Hierdoor bestaat de mogelijkheid dat de onrechtmatigheid voor deze dossier in 2022 beperkt blijft. Beheersmaatregel Met ingang van 2021 wordt per kwartaal een spendanalyse uitgevoerd. De 2e lijn (vakgroep inkoop) gebruikt onder andere de informatie uit de spendanalyses voor verdere procesverbetering en voor intensivering in de advisering en ondersteuning van de 1e lijn. Sociaal Domein/prestatielevering persoonsgebonden budgetten (PGB’s) De verantwoording van de SVB inzake de PGB-stromen Jeugdwet en WMO over 2021 bevat een verklaring met beperking. Hierdoor is er vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten verstrekt. De gemeente Houten heeft voor 2021 zelf geen controles uitgevoerd op de PGB’s.

Het volledige bedrag aan PGB’s is derhalve als onzekerheid meegenomen in het oordeel van de accountant: € 642.000. Reactie college De Stichting Sociaal Team Houten voert de toekenning van persoonsgebonden budgetten voor de gemeente Houten uit. In de dienstverleningsovereenkomst 2022 is opgenomen dat de Stichting Sociaal Team Houten richting gemeente Houten verantwoording aflegt over de rechtmatige uitvoering van de bij de Stichting belegde taken. Beheersmaatregel Met ingang van 2022 voert de Stichting interne controles uit op de toekenning en prestatielevering van persoonsgebonden budgetten. De gemeente Houten voert vervolgens een verbijzonderde interne controle uit op dit proces. Sociaal Domein/verantwoording uitvoering Jeugdzorg en Wmo De accountant adviseert om net als in 2021 af te stemmen met de RBL welke mogelijkheden er zijn om de gecontroleerde verantwoording uitvoering Jeugdzorg en Wmo eerder aan te leveren. Door eerdere aanlevering kunnen de gemeente van de gemeente hun werkzaamheden op een efficiënte wijze uitvoeren en in één keer afronden. Een andere optie is de jaarrekeningcontrole later uit te voeren zodat de gecontroleerde gegevens van de RBL bij aanvang van de accountantscontrole beschikbaar zijn. Reactie college De gemeente treedt wederom in overleg met de RBL en bespreekt de mogelijkheden.

Sociaal Domein/Tozo Het belangrijkste onderdeel van het M&O-beleid van de WIL (Misbruik en Oneigenlijk gebruik) is het onderzoeken van signalen van het Inlichtingenbureau. Hierbij wordt beoordeeld of de aanvragen geen of een lager recht op vergoeding had, hetgeen resulteert in het terugvorderen. De accountant van de WIL heeft vastgesteld dat er sprake is van een toereikend M&O-beleid, waarbij signalen, al dan niet steekproefsgewijs, op basis van een risico-afweging nader worden onderzocht.

Pagina 3 van 5

De accountant vraagt de gemeente toe te zien op de in 2022 uit te voeren controle 'Misbruik en Oneigenlijk gebruik’ op basis van signalen Inlichtingenbureau ten aanzien van Tozo 2021. Reactie college De gemeente stelt dit aandachtspunt aan de orde tijdens de ambtelijke afstemmingen met de WIL en verzoekt de WIL de gemeente te informeren wanneer de controle is uitgevoerd. Grondexploitaties/kostenstijgingen De gemeente hanteert voor de kostenstijgingen grondexploitaties een parameter van 1,5%. Dit percentage ligt net onder het landelijk gehanteerde prijsindexcijfer van 2-4%. Gezien de nog te realiseren kosten beperkt zijn kan de accountant zich verenigen met het door de gemeente Houten gehanteerde percentage. Een deel van de kosten is al aanbesteed, een ander deel betreft plankosten en verder is de mogelijkheid om keuzes te maken aanwezig. Beheersmaatregel De kostenstijging wordt gemonitord en zo nodig wordt de parameter aangepast. Grondexploitaties/activering gerealiseerde kosten De gerealiseerde kosten voor de planvorming Ruimtelijke Koers en motie 120 mogen maximaal 5 jaar geactiveerd blijven. De accountant adviseert na te gaan op welke wijze deze kosten aan de nog te openen grondexploitatie kunnen worden toegerekend. Indien er geen grondexploitatie is dienen deze kosten te worden afgeboekt.

Beheersmaatregel De gerealiseerde kosten worden gemonitord/zijn in beeld en worden toegerekend aan nog te openen grondexploitatie c.q. tijdig afgeboekt. Om deze mogelijke afboeking te doen is bij aanvang van de ruimtelijke koers een voorziening getroffen. Materiele vaste activa/Investeringskredieten In verband met een gesignaleerde kredietoverschrijding adviseert de accountant waarborgen te treffen om kredietoverschrijdingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat wijzigingen in kredieten tijdig en volledig in de administratie worden verwerkt. Reactie college In artikel 5, lid 5 van de door de raad vastgestelde financiële verordening is opgenomen dat aan het college gedelegeerde mutaties (waaronder mutaties < € 25.000 in investeringskredieten) door middel van maandelijkse begrotingswijzigingen worden doorgevoerd in de begroting. Beheersmaatregelen Verplichtingenadministratie: intern beleid is om bij het verstrekken van een opdracht of aangaan van een overeenkomst > € 5.000 een verplichting in te voeren in de financiële administratie. Facturen worden van de betreffende verplichting afgeboekt. Hierdoor is de uitputting van het budget en ook het kredietbedrag continu in beeld. De monitoring op het aanmaken van verplichtingen is in 2022 verder aangescherpt.

Planning & control cyclus: bij het samenstellen van de 2e berap worden kredieten beoordeeld en wordt zo nodig besluitvorming van de raad gevraagd. Daarnaast wordt met ingang van 2022 nog een extra controle ingevoerd bij het opstellen van de maandelijkse begrotingswijziging december. Dit is namelijk de laatste mogelijkheid voor formele besluitvorming door de raad in het lopende boekjaar. Voorziening riolering Ultimo 2021 bedraagt de voorziening vooruitsparen toekomstige kosten ten aanzien van riolering € 2,1 miljoen. Deze voorziening wordt nu gevoed vanuit het Water en Rioolplan (WRP) waarbij in het tarief dat wordt geïnd een spaarcomponent is opgenomen voor toekomstige investeringen. De accountant heeft vastgesteld dat de toevoeging conform het WRP is. Wat opvalt is dat er geen aanwendingen zijn ondanks dat er wel investeringen zijn op dit vlak. In dit kader heeft de accountant navraag gedaan bij de gemeente en die heeft het volgende bevestigd: 1. In het WRP is geen plan/beleid opgenomen op welke wijze het bedrag aangewend gaat worden. 2. In het saldo van € 2,1 miljoen zit nog een bedrag van voor de wijzigingen in de regelgeving rondom riolering. Ook voor dit bedrag is er nog geen beleid hoe dit in te zetten. Voor de jaarrekening 2021 heeft dit geen impact. Wel adviseert de accountant beleid te gaan ontwikkelen op welke wijze deze gespaarde middelen ingezet gaan worden.

Reactie college Tijdens de evaluatie van het huidige WRP wordt beoordeeld of de gespaarde middelen ingezet kunnen worden. Hierbij moet rekening gehouden worden met een minimumomvang van € 1.250.000 van deze voorziening voor het opvangen van risico's.

Pagina 4 van 5

Prestatielevering inkopen De accountant heeft voldoende zekerheid verkregen over de prestatielevering. Het traject om dit vast te stellen is voor de gemeente en de accountant intensief. De accountant vraagt blijvende aandacht voor het beter documenteren en onderbouwen van prestatielevering. Reactie college Als onderdeel van het continu verbeterproces vindt in 2022 bekijken we hoe verdere procesoptimalisatie en verbetering in de procesuitvoering mogelijk is. Opbrengsten huren en pachten Naast inventarisatie vaste activa ook gebruik gebouwen/gronden aangeven en daar waar sprake is van verhuur/pacht vaststellen of hier een overeenkomst aan ten grondslag ligt en of de facturatie volledig is. Reactie college In 2022 wordt een start gemaakt met het creëren van een totaalbeeld gebouwen en gronden.

Pagina 5 van 5