Bijlage 1a - Verslag van bevindingen Van Ree Accountants

Regionaal Archief Zuid-Utrecht t.a.v. het bestuur Postbus 64 3960 BB WIJK BIJ DUURSTEDE

Datum: 4 juni 2024

Betreft: Verslag van bevindingen

Geacht bestuur, geachte mevrouw Hokke, Hierbij doen wij u de controleverklaring betreffende de jaarrekening 2023 toekomen van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht. Deze verklaring heeft betrekking op de jaarrekening 2023 zoals wij deze van u hebben ontvangen. De jaarrekening bevat de volgende kerncijfers:   

Balanstotaal per 31 december 2023 Eigen vermogen per 31 december 2023 Resultaat na bestemming over 2023

€ 1.092.235 € 258.209 € -62.197

Wij geven u hierbij toestemming onze controleverklaring op te nemen in bovengenoemde jaarrekening. Wij hebben de controleverklaring voorzien van een originele (digitale) handtekening. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met deze jaarrekening. Mocht dit aan de orde zijn, verzoeken wij u met ons contact op te nemen om te bepalen wat de (on)mogelijkheden zijn.

Rechtmatigheid Uw normenkader is actueel Voor de controle op de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties heeft uw bestuur over 2023 een geactualiseerd normenkader vastgesteld. Het normenkader bevat naast de actuele wet- en regelgeving met financiële consequenties ook toepasselijke interne regelgeving. Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2023, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat voor belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig tot besluitvorming en begrotingswijziging kan worden gekomen. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegewogen in het oordeel van de accountant. De accountant moet in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen aan de orde stellen. Onafhankelijkheid Onze beroepsorganisatie, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), heeft in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), richtlijnen ten aanzien van de onafhankelijkheid gegeven.

Ook in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) worden nadere richtlijnen gegeven betreffende de onafhankelijkheid. Deze richtlijnen worden door ons gehanteerd bij onze beroepsuitoefening. De ViO die op 1 januari 2014 in werking is getreden omvat onder andere regelgeving met betrekking tot samenloop van assurance-opdrachten met andere diensten en eventuele langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controle-team. Wij hebben in 2023, naast de controles van de jaarrekeningen geen andere diensten voor het Regionaal Archief Zuid-Utrecht verricht. Door ons zijn maatregelen getroffen om de onafhankelijkheid te waarborgen, zodat bovengenoemde werkzaamheden niet conflicteren met de richtlijnen die de wet en onze beroepsorganisatie ten aanzien van de onafhankelijkheid geven.

2

Frauderichtlijn De primaire verantwoordelijkheid van het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden, inclusief het naleven van wet- en regelgeving, berust bij de directie van de organisatie. Ook het nemen van preventieve en repressieve beheersingsmaatregelen om de kans op fraude of onjuistheden en overtreding van wet- en regelgeving te beperken behoort tot de verantwoordelijkheid van de directie. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2023 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn ons geen aanwijzingen van fraude gebleken.

Automatisering Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening hebben wij geen bijzondere controlebevindingen omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij merken hierbij op dat dit controlebevindingen zijn die voortvloeien uit het onderzoek van de administratieve organisatie en interne controle voor zover noodzakelijk in het kader van de controle van de jaarrekening en niet de uitkomsten zijn van een onderzoek naar de toereikendheid van het systeem van geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij vertrouwen erop u hiermede van dienst te zijn. Met vriendelijke groet, Van Ree Accountants Digitaal ondertekend met Hix door J.K.J. (Carlo) van Egdom MSc RA op 03-06-2024 10:44 {{stempel;cvanegdom@vanreeacc.nl}} vanaf IP x.x.x.52

J.K.J. van Egdom MSc Registeraccountant

Bijlage: controleverklaring (digitaal)

3