bijlage 1 Verslag van het het bestuurlijk overleg Atletiek en de Stichting ELB week 15 oktober

Verslag bestuurlijk overleg van 15 oktober 2021 Atletiek en de Stichting Een Leven Bewegen (ELB) Aanwezig: namens de gemeente: wethouder K. van Dalen, mevrouw E. Arendse, de heer H. de Jong namens ELB: de heren Van Strien en Schabracq namens Atletiek: de heren M. Monsteren C. Raaphorst Namens Platform Sport Houten: de heer P. van der Wens 1. Opening door de wethouder 2. Toelichting Hette de Jong op het bijgaande excel-verzicht waar is gekozen voor: a. de goedkoopste variant a € 155.000 excl btw b. geen servicekosten de eerste 5 jaar c. vanuit de gemeente een bijdrage van € 5.000,- euro voor de eerste 5 jaar d. vanuit het sportfonds een bijdrage van € 100.000,3. Servicekosten: ELB wil een “zachte landing” en stelt het volgende: a) Het streven is om met de Atletiek een bepaald ingroei model te bespreken gekoppeld aan het ledenaantal/ groei van de Atletiek. Groei moet komen uit enerzijds het doel/ streven om zelfstandig te worden van Hellas Utrecht en anderzijds omdat de atletiek zich succesvol settled op de Meerpaal en van daaruit groei aantrekt. Het ingroeimodel (tempo etc) is hiermee een streven - en geen harde randvoorwaarde. b) Omdat het ieders belang dient dat de Atletiek zelfstandig en financieel krachtiger wordt, is het uitgangspunt bij start gericht op een ‘ zachte landing’ op ons complex: a. De atletiek draagt niet bij aan de servicekosten de aankomende 5 jaren b.

De atletiek wordt een volwaardige derde sportaanbieder op het complex en kan van alle faciliteiten gebruik maken, doet mee in overleggen etc (hoe exact bv kleedkamer gebruik is nader uit te werken) c. De onderlinge integratie en samenwerking met de atletiek wordt door de sportaanbieders en Fysio Activ actief opgezocht d. Hockey staat open voor ondersteuning op bestuurlijk vlak - al is dit niet iets wat op voorhand ‘hard toegezegd’ kan worden Daartegenover staat: 1. een constructieve houding en de wil tot samenwerken en het streven tot groei vanuit de Atletiek 2. de gemeente sluit een huurovereenkomst met de atletiek 3. een eerste recht op gebruik van de Atletiek faciliteit door HO/HOSO en FA in het kader van brede sportontwikkeling - Na de uren van de Atletiek 4. in overleg trainersondersteuning door de Atletiek in het kader van bovengenoemde brede sportontwikkeling 5. geen aandeel in barinkomsten 6. verhuur door ELB van de faciliteit aan derden - inkomsten ELB 7. verhuur door de atletiek van de faciliteit aan derden - afdracht aan ELB (deels)?? Nader uit te werken. ELB en Atletiek Zij zullen concreet via de mail aangeven waar ze mee akkoord gaat zodat de afspraken helder en duidelijk zijn (inmiddels hebben zij een intentie-overeenkomst opgestuurd zie de bijlage bij dit verslag).

Aanbesteding duurder Wanneer de aanbesteding hoger blijkt uit te vallen dan geraamd dan gaan alle partijen rond de tafel om tot een oplossing te komen en vindt er terugkoppeling plaats naar college/raad. Uitgangspunt is

dat de alle kosten worden verrekend in een kostprijsdekkende huur. Er bestaat de mogelijkheid om niet te gunnen wanneer blijkt dat er geen financiële oplossing te bedenken is. Intentieovereenkomst Voorwaarde tot aanleg is dat de Stichting Atletiek Houten aangeeft de intentie te hebben de huur van € 10.000,- te willen betalen waarvan € 5.000,- wordt opgebracht door Atletiek zelf en € 5.000,via subsidie (periode 2022 tot en met 2026).

1

Intentieverklaring Stichting Een Leven Bewegen – Stichting Atletiek Houten De ondergetekenden A. Stichting Atletiek Houten, gevestigd Heidetuin 71, 3994PD Houten, hierin vertegenwoordigd door haar Voorzitter Matthijs Monster ("Atletiek Houten") en B. Stichting Een Leven Bewegen, gevestigd De Groene Hoon 1, 3991LZ Houten, hierin vertegenwoordigd door haar Voorzitter Karin van Duuren en haar Penningmeester Jeroen van Strien, ("Stichting ELB") verklaren de intentie te hebben tot samenwerking en daarvoor onderstaande afspraken te maken. Introductie: Voor u ligt een intentieverklaring waaruit blijkt dat de Stichting ELB en Atletiek Houten graag een samenwerkingsrelatie willen aangaan. � Stichting ELB stelt zich met uitsluiting van winstoogmerk als algemeen doel het geven van gelegenheid tot sportbeoefening, het bevorderen van sportbeoefening en het ondersteunen van de Gebruikers van Sportcomplex De Meerpaal te Houten,(“De Meerpaal”) alsmede het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

De stichting tracht haar doel te bereiken door het beheren en het exploiteren van de sportvelden en het multifunctionele clubhuis op De Meerpaal, ten behoeve van en in samenwerking met de gebruikmakende sportverenigingen, thans Honk- en Softbalvereniging Houten Dragons (“Houten Dragons”) en Hockey Club Houten (“HC Houten”) en de ondernemers op het gebied van Sport, Zorg en Onderwijs (sportverenigingen en ondernemers gezamenlijk “Gebruikers”). � Atletiek Houten stelt zich met uitsluiting van winstoogmerk als algemeen doel het bevorderen van sport in het algemeen en atletiek in het bijzonder, alsmede het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door in nauw overleg met diverse belanghebbende een geschikte locatie voor de beoefening van atletiek te realiseren in Houten en de beoefening van de sport atletiek te stimuleren. Atletiek Houten is momenteel met de Gemeente Houten in gesprek over het realiseren van een geschikte accommodatie voor de beoefening van atletiek in Houten en het stimuleren 2

van de beoefening van de sport atletiek in Houten. Voor de realisatie van deze atletiekvoorziening is een perceel op De Meerpaal beschikbaar waar thans het huidige handbalveld en een grasveld zijn gesitueerd. De huidige stand van zaken is dat Sportfonds Houten een voorwaardelijke subsidie heeft verstrekt voor de realisatie van een nieuwe atletiekaccommodatie. De Gemeente Houten onderzoekt of hiermee de accommodatie gerealiseerd kan worden en wat de huurprijs gaat worden. Met Stichting ELB worden in deze intentieverklaring enkele uitgangspunten vastgelegd die de basis vormen voor een verdere samenwerking in de eerste 5 jaar na realisatie van de nieuwe atletiekaccommodatie op De Meerpaal. De intenties vanuit Stichting ELB zijn gelet op beider financiële belangen, besproken met en bekend bij Houten Dragons en HC Houten en zijn verder, voor zover relevant, medegedeeld aan de overige Gebruikers. Uitgangspunten samenwerking “Een zachte landing”:

Op basis van een voorstel van de Gemeente Houten aan Stichting ELB om geen servicekosten (een vergoeding voor onder andere energiekosten, schoonmaak, beheer en onderhoud van De Meerpaal, welke wordt gefactureerd door Stichting ELB aan de Gemeente Houten en vervolgens door haar wordt door gefactureerd aan Houten Dragons en HC Houten) in rekening te brengen aan Atletiek Houten voor de eerste 5 jaar, komen beide partijen de volgende uitgangspunten voor samenwerking overeen: a. het streven is om met Atletiek Houten een bepaald ingroei model te bespreken gekoppeld aan het ledenaantal/ groei van Atletiek Houten. Het ingroeimodel is een streven - en geen harde randvoorwaarde, naar een situatie waarbij Atletiek Houten op een evenredige wijze mee gaat delen in de servicekosten voor sportverenigingen welke thans vrijwel volledig worden gedragen door Houten Dragons en HC Houten; b. Atletiek Houten draagt niet bij aan de servicekosten voor de eerste 5 jaar na ingebruikname van de te realiseren atletiekaccommodatie, met uitzondering van directe elektriciteitskosten voor verlichting van de te realiseren atletiekaccommodatie en alleen voor zover deze middels een separate elektriciteitsmeter identificeerbaar zijn; c.

Atletiek Houten wordt een volwaardige derde sportaanbieder op De Meerpaal en kan van alle algemene faciliteiten gebruik maken, doet mee in overleggen etc (hoe exact bv kleedkamer gebruik is nader uit te werken); d. de onderlinge integratie en samenwerking met Atletiek Houten wordt door de Gebruikers in het algemeen en Fysio-Active, Houten Dragons en HC Houten in het bijzonder, actief opgezocht; e. HC Houten staat open voor ondersteuning op bestuurlijk vlak - al is dit niet iets wat op voorhand ‘hard toegezegd’ kan worden . Daartegenover staat: f. een constructieve houding en wil tot samenwerken en streven tot groei vanuit Atletiek Houten; g. een eerste recht op gebruik van de atletiekaccommodatie door Gebruikers in het kader van brede sportontwikkeling – doch slechts NA de uren van Atletiek Houten; 3

h. in overleg trainersondersteuning door Atletiek Houten in het kader van bovengenoemde brede sportontwikkeling; i. geen aandeel in barinkomsten welke worden genoten door HC Houten als exploitant en Houten Dragons; j. verhuur door ELB van de atletiekaccommodatie aan derden, slechts NA de uren Atletiek Houten - inkomsten ELB; k. verhuur door Atletiek Houten van de faciliteit aan derden - afdracht aan ELB (40% van de opbrengst). Onderliggende overeenkomst zal gedeeld worden met direct belanghebbenden zijnde de Gemeente Houten, Houten Dragons en HC Houten. Aldus overeengekomen te Houten, Stichting Een Leven Bewegen Stichting Atletiek in Houten Datum: Datum: Handtekening: Naam, functie: Handtekening: Naam, functie:

Handtekening: Naam, functie: