Bijlage 1 - Reactie van het College op accountantsverslag 2022

Reactie van het college op het accountantsverslag 2022 Bevindingen accountantscontrole jaarstukken 2022

Getrouwheid Fout

Naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen Voorziening verlofsparen Prestatielevering persoonsgebonden budgetten Jeugdhulp en Wmo Verantwoording Jeugdhulp en Wmo Totaal

Onzeker

Financiële rechtmatigheid Fout Onzeker

0 363.600 0

0 0 597.000

817.000 364.000 0

0 0 597.000

0 363.600

877.000 1.474.000

0 1.181.000

877.000 1.474.000

Proces jaarrekeningcontrole Accountantsverslag Dit voorjaar heeft geen goede en volledige oplevering plaatsgevonden van de jaarrekening 2022. Met name een aantal op te leveren gegevens was niet juist, volledig of niet tijdig beschikbaar voor de accountant. Dit heeft geleid tot zowel extra controlekosten als een vertraging in het controleproces omdat de accountant niet meer de personele capaciteit beschikbaar had om de opgelopen vertraging voor de zomer in te lopen. Reactie college De verbeterpunten worden in projectvorm opgepakt binnen het programma ‘Doorontwikkeling bedrijfsvoering’. De richt zich met name op de processen - afsluiting financiële administratie - jaarrekening opstellen en controle voorbereiden - jaarrekeningcontrole Een belangrijk doel is tussentijdse aansluitingen uit te voeren en daaruit voortvloeiende bevindingen/knelpunten te identificeren en op te lossen. In september vindt evaluatie van het jaarrekeningproces 2022 plaats zodat de procesrisico’s in beeld worden gebracht en voor het jaarrekeningproces 2023 kunnen worden geminimaliseerd. Europese aanbestedingen Accountantsverslag Ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen constateert de accountant een rechtmatigheidsfout van € 817.000. De accountant raadt aan de interne beheersing op aanbestedingen verder aan te scherpen.

Reactie college De gesignaleerde verbeterpunten voor het proces zijn in projectverband opgepakt. Proces ‘Inkopen, aanbesteden en betalen is beschreven. Er is inzicht gecreëerd in de onderlinge samenhang van (deel)processen. Beschrijving van de beheersmaatregelen is onderhanden, evenals het zorgen voor deugdelijke basisregistraties en onderbouwingen. Stroomlijnen van de per kwartaal uitgevoerde spendanalyse is onderhanden. Communicatie over voorgaande punten richting organisatie vindt al plaats vanaf begin 2023. De 2e lijn (cluster inkoop) gebruikt onder andere de informatie uit de spendanalyses voor verdere procesverbetering en intensivering in de advisering en ondersteuning van de 1e lijn. Dit laatste is onderdeel van het tijdig signaleren en escaleren als het proces niet gevolgd wordt. Uit de door ons uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle blijken 8 dossiers onjuist: - 1 niet Europees aanbestede inhuurovereenkomst, inmiddels beëindigd - 4 niet Europees aanbestede overeenkomsten inmiddels beëindigd - 1 niet Europees aanbestede (4-jarige) overeenkomst eindigt 31 maart 2024 - 1 dossier: geen overeenkomst, aanbesteding is gepland in 2023 - 1 dossier: geen raamovereenkomst, totaal aan afzonderlijke opdrachten boven Europese drempel

Voorziening verlofsparen Accountantsverslag Met ingang van 1 januari 2022 hebben werknemers volgens de CAO-gemeenten de mogelijkheid tot verlofsparen. Gezien bij verlofsparen sprake is van een arbeidskosten gerelateerde verplichting met een onvoorspelbaar element, dient conform BBV een voorziening gevormd te worden. Het bedrag van de voorziening bedraagt € 376.000. Eén van de voorwaarden voor het vormen van de voorziening verlofsparen is dat een medewerker expliciet een aanvraag moet indienen voor het verlofsparen. Dit is ultimo 2022 bij slechts drie medewerkers het geval en derhalve dient de voorziening gecorrigeerd te worden naar een bedrag van € 12.400. Reactie college Over de interpretatie van de regelgeving verlofsparen is op 21 december 2022 door de commissie BBV gecommuniceerd. Kort samengevat is het antwoord van de commissie BBV dat alle bovenwettelijke verlofuren, niet-zijnde wettelijk verlof en zoals gespecificeerd in de Cao, ultimo boekjaar 2022 in de voorziening moeten zijn opgenomen, ongeacht de vraag of gemeenten bij hun personeel al dan niet expliciet uitvraag hebben gedaan of zij hun uren als ‘uren verlofsparen’ willen aanmerken en ook ongeacht de vraag of (een deel van) deze uren mogelijk al in het nieuwe kalenderjaar wordt opgenomen. Op 25 januari 2023 heeft de commissie BBV een nadere toelichting gegeven op de regelgeving.

De benodigde omvang van de voorziening wordt periodiek beoordeeld op basis van ontvangen aanvragen en zo nodig aangepast. Sociaal Domein/prestatielevering persoonsgebonden budgetten (PGB’s) Accountantsverslag De SVB heeft voor de verantwoording inzake de PGB-stromen Jeugdwet en WMO over 2022 geen goedkeurende verklaring ontvangen. Hierdoor is er vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De gemeente Houten heeft voor 2022 zelf geen controles uitgevoerd op de PGB’s. Het volledige bedrag aan PGB’s is derhalve als onzekerheid meegenomen in het oordeel van de accountant: € 597.000. De accountant adviseert de toets- en aandachtspunten uit de SDO-notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ mee te nemen, mocht de keuze worden gemaakt in 2023 wel controles uit te voeren. Reactie college De Stichting Sociaal Team Houten voert de toekenning van persoonsgebonden budgetten voor de gemeente Houten uit. In de dienstverleningsovereenkomst met de Stichting Sociaal Team Houten is opgenomen dat de Stichting richting gemeente Houten verantwoording aflegt over de rechtmatige uitvoering van de bij de Stichting belegde taken. Voor de controles van de gemeente is in 2022 in eerste instantie de focus gelegd op posten met hogere omvang en grotere risico’s.

In verband met de beperkte beschikbare controle-capaciteit zijn in 2022 geen controles uitgevoerd op de toekenning en prestatielevering van PGB’s en was de onzekerheid op deze post reeds vooraf bekend en in te schatten. Over het jaar 2023 willen we dat de Stichting interne controles uitvoeren op de toekenning en prestatielevering van persoonsgebonden budgetten. De gemeente Houten voert dan vervolgens een verbijzonderde interne controle uit op dit proces. Daarbij wordt ook rekening gehouden met/aandacht gegeven aan de toets- en aandachtspunten uit de SDO-notitie. Sociaal Domein/verantwoording uitvoering Jeugdzorg en Wmo (Zorg In Natura) Accountantsverslag De accountant kan zich vinden in de uitgevoerde werkzaamheden door de controlerend accountant van de RBL. Van een aantal zorgleveranciers is geen controleverklaring ontvangen waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is er sprake van een onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering, zowel voor wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid van de betreffende lasten.

Reactie college De onzekerheid (€ 877.000) betreft ca 5% van de totale lasten voor Zorg in Natura Jeugdzorg en Wmo (€ 17.792.264). Dit vloeit onder andere voort uit het beleid dat voor crediteuren met een besteding kleiner dan € 50.000 geen controleverklaring is vereist. Het is aan de deelnemende gemeenten om dit beleid te evalueren en hier desgewenst (in gezamenlijkheid) andere keuzes in te maken. Egalisatievoorzieningen Accountantsverslag De accountant vraagt aandacht voor het inzichtelijk blijven maken van de afwijkingen tussen de voorzieningen en onderhoudsplannen en de impact hiervan op de bedrijfsvoering vast te stellen. Reactie college Egalisatievoorzieningen zijn voorzieningen waaronder geen onderhoudsplan hangt, omdat ze het karakter hebben van egaliseren en dus afhankelijk zijn van resultaat. Voorzieningen Accountantsverslag De accountant herhaalt de opmerking uit het accountantsverslag 2021 dat de gemeente in de uitvoer achterloopt ten opzichte van de onderhoudswerkzaamheden zoals opgenomen in het onderhoudsplan. Reactie college Het is relevant om een traceerbare relatie te onderhouden tussen de verschillende voorzieningen en de onderhoudsplannen.

Daarvoor zijn al verschillende acties ingezet in 2023, waaronder het voorleggen aan de raad (van updates van) de verschillende onderhoudsplannen, het beleggen van het beheer van deze plannen en het inzetten van een nieuwe module in LIAS, Meerjareninvesteringsplanning, om de relatie met de begroting (incl. reserves en voorzieningen) te behouden. Daarnaast wordt onderhoud vaak bewust uitgesteld omdat het nog niet nodig blijkt te zijn. De analyse van uitstel van onderhoud nemen we mee bij het opmaken van de jaarrekening 2023. Verhuur en pacht opbrengsten Accountantsverslag De accountant adviseert om naast de inventarisatie van de vaste activa ook het gebruik van gebouwen/gronden aan te geven en daar waar er sprake is van verhuur/pacht vast te stellen of hier een overeenkomst aan ten grondslag ligt en of de facturatie volledig is. Reactie college Het gemeentelijke bezit is inmiddels op basis van kadaster-uitdraaien in beeld en alle huurovereenkomsten zijn in de vastgoedapplicatie opgenomen. De analyse of daarmee ook alle baten uit het gemeentelijk vastgoed en huurovereenkomsten zijn gerealiseerd is afgerond. Bij de jaarrekeningcontrole 2022 is een analyse aangeleverd met verwachte en gerealiseerde huuropbrengsten op basis van panden en huurovereenkomsten.

Met ingang van 2023 wordt voortgeborduurd op het ingezette verbetertraject en wordt de monitoring op gerealiseerde baten in relatie tot huurovereenkomsten versterkt. Op 6 juli 2023 heeft de raad de visie op maatschappelijk vastgoed vastgesteld. Op basis van de uitgangspunten in de vastgestelde visie worden vastgoedbeleid en strategie uitgewerkt en aan de raad aangeboden. M&O-beleid inburgering Accountantsverslag De accountant constateert dat binnen de vak afdeling richtlijnen/controles aanwezig zijn die waarborgen dat geen misbruik wordt gemaakt van de faciliteiten. De accountant adviseert komend jaar een specifiek M&O-beleid op te stellen voor inburgering. Reactie college Onderzocht wordt of naast de bestaande richtlijnen/controles M&O-beleid voor inburgering wordt opgesteld.

Fraude Accountantsverslag Wij adviseren u kennis te nemen van de 11 aanbevelingen uit de NBA brochure ‘Frauderisicobeheersing’ (februari 2022). Reactie college In 2023 wordt wederom een frauderisicoanalyse uitgevoerd. De genoemde 11 aanbevelingen worden daarin meegenomen. Analyse van het rekeningresultaat Accountantsverslag Enkele afwijkingen ten opzichte van begroting na wijziging konden volgens de accountant in een eerder stadium worden voorzien. De accountant adviseert nader te analyseren waarom deze afwijkingen pas bij het opstellen van de jaarrekening inzichtelijk waren, zodat voordelen eerder richting de raad gemeld kunnen worden. Reactie college In de planning & control cyclus is hier continu aandacht voor. De raad wordt tijdig geïnformeerd.