Bijlage 1, Notitie CRK versie 4 oktober 2022.docx

Bijlage 1, notitie CRK, versie 4 oktober 2022.

Notitie inrichting Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Inleiding In het kader van de invoering van de Omgevingswet is het wettelijk verplicht dat wij als gemeente per 1 januari 2023 (ervan uitgaande dat dit de inwerkingstredingsdatum van de Omgevingswet is) een Commissie Ruimtelijke Kwaliteit (CRK) hebben die advies geeft over erfgoed (adviezen over bouwplannen voor monumenten zowel gemeentelijke als Rijksmonumenten en adviesaanvragen op het gebied van cultuurhistorie; hierna te noemen ‘bouwplannen’). Archeologie is ook een nieuw aspect dat wettelijk verplicht moet worden ondergebracht in deze CRK; binnen onze huidige Erfgoedcommissie was dit nog niet was ondergebracht. Daarnaast zijn er onderwerpen waarvoor een gemeente kan kiezen die ook onder te brengen in deze commissie bij de beoordeling van bouwplannen, bijvoorbeeld het aspect landschap. Ook vindt Houten het belangrijk dat deze commissie voorlichting geeft over bouwplannen en ontwikkelingen op het gebied van erfgoed. Dat gebeurt nu ook binnen de Erfgoedcommissie, wordt als waardevol ervaren en willen wij in principe voortzetten. De gemeente Houten is een ‘welstandsvrije gemeente’. Vooralsnog gaan wij ervan uit dat de CRK daar ook niet over adviseren. Binnen de gemeente Houten is nu een Erfgoedcommissie actief die een deel van de taken van de CRK reeds verricht.

In het kader van de Omgevingswet zullen ook archeologie en de zwaardere Rijkserfgoedtaken overgaan naar de gemeente en zal een toekomstige CRK daarover ook verplicht moeten adviseren. Met deze zwaardere Rijkserfgoedtaken heeft onze Erfgoedcommissie al enige ervaring. Vanuit het bestuur van de gemeente Houten is gevraagd met een voorstel te komen hoe de CRK binnen de gemeente Houten wordt voorgesteld. Hierbij is gevraagd een voorstel te doen op basis van een duidelijke beleidskeuze. Erfgoedcommissie De Erfgoedcommissie van de gemeente Houten overlegt ongeveer 11 keer per jaar (eenmaal per maand) en geeft gemiddeld zo’n 12 adviezen per jaar aan het College. Daarnaast zijn er ongeveer 12 plannen waarover met de Erfgoedcommissie wordt vooroverlegd door initiatiefnemers om adviezen te krijgen over toekomstige plannen. Daarnaast komen ander zaken aan de orde zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet, Visie Oude Dorp, invloed van de energietransitie op het cultuurlandschap, duurzaamheid en monumenten, voorstellen voor wat betreft isolatie en energieopwekking zoals het aanbrengen van zonnepanelen op historische daken, het na-isoleren van gevels en het aanbrengen van ramen met dubbelglas. In totaal geeft de Erfgoedcommissie gemiddeld over 25 plannen/ onderwerpen per jaar advies aan het College. Vanuit team VTH wordt het secretariaat van de Erfgoedcommissie gevoerd.

Hierbij gaat het onder andere om het ontvangen en beoordelen van bouwplannen en onderwerpen voor de Erfgoedcommissie, opstellen van de agenda, toezenden van stukken aan de leden en geven van algemeen advies aan monumenteigenaren. Mogelijkheden CRK Voor het opzetten van een CRK binnen onze gemeente lijken er vooralsnog twee reële opties: Optie 1. Wij vormen de Erfgoedcommissie om tot een CRK. Kennis die niet binnen deze commissie aanwezig is, wordt aangevuld vanuit een flexibele schil/ ingehuurd vanuit een externe partij. In dat geval wordt een samenwerking aangegaan met deze externe partij; Optie 2. Wij gaan samenwerken met MooiSticht of een andere externe partij waarbij wij als gemeente aansluiten bij een bestaande CRK. Wanneer voor deze optie wordt gekozen hebben wij

geen eigen commissie meer nodig en ook geen secretariaatsvoering vanuit VTH. In de regio zijn er verschillende gemeenten (21 gemeenten) die op dit vlak reeds samenwerken met de organisatie MooiSticht. Met MooiSticht zijn verkennende gesprekken gevoerd waarbij zij hebben aangegeven open te staan voor een samenwerking met Houten. De keuze om samen te werken met MooiSticht lijkt logisch en ligt voor de hand vanwege het feit dat zij dit werk al doen voor 21 andere gemeenten in onze regio, daarmee ervaring hebben met het soort werk en waarbij er geen vergelijkbaar alternatief voorhanden lijkt te zijn. MooiSticht heeft adviseurs met kennis en ervaring binnen verschillende Commissies Ruimtelijke Kwaliteit die voor andere gemeenten in de regio worden ingezet. Hun adviseurs kunnen, wanneer gewenst, tijdelijk binnen de CRK van de gemeente Houten worden ingezet. Wanneer een besluit is genomen over welke optie wordt gekozen, zullen ook andere opties worden onderzocht om invulling te geven aan een flexibele schil of om onze CRK in te vullen. Onderstaand worden beide opties nader uitgewerkt. Ad 1. Omvormen Erfgoedcommissie naar CRK Insteek is de huidige Erfgoedcommissie om te zetten naar een CRK voor de gemeente Houten. Hierbij zal de Erfgoedcommissie in eerste instantie worden ontbonden, waarna de huidige leden opnieuw zullen worden benoemd als lid van de CRK.

De huidige leden staan hiervoor open. Omdat deze CRK over een breder spectrum moet kunnen oordelen en adviseren dan de Erfgoedcommissie (bijvoorbeeld over verbouw van Rijksmonumenten, archeologie en landschap) is het nodig aanvullende kennis daarvoor aan te wenden. Wanneer dat nodig is voor het kunnen beoordelen van plannen, kunnen mensen vanuit een flexibele schil worden ingezet die kennis hebben van onderdelen waar de nieuwe leden van de CRK van Houten onvoldoende kennis over hebben. Deze flexibele schil kan in ieder geval tijdelijk worden ingevuld door MooiSticht of een andere partij. Op deze manier kan ervaring worden opgedaan met deze werkwijze binnen de Omgevingswet zodat na een evaluatie, in 2024 een definitieve keuze kan worden gemaakt over de opzet en inzet van de CRK en hoe dat past in de Houtense bedrijfsvoering. De huidige Erfgoedcommissie bestaat uit vier leden waarvan één lid (voorzitter) op termijn wil stoppen en mogelijk een tweede lid ook. De huidige leden hebben al jaren zitting in deze commissie waarbij er geen rooster van aftreding is. Voorstel is derhalve deze Erfgoedcommissie te ontbinden en de vier leden opnieuw te benoemen als leden van de CRK voor een termijn van ten hoogste 4 jaar.

Vervolgens zal in overleg met de leden een rooster van aftreding worden opgesteld waarbij in ieder geval jaarlijks deze commissie de mogelijkheid heeft een nieuw lid te ontvangen en waarbij er dan één lid aftreedt. Op dat moment kan worden beoordeeld of en welke (nieuwe) expertise nodig is om daarmee de commissie zo optimaal mogelijk te kunnen laten functioneren binnen het taakveld van de CRK binnen de gemeente Houten. Wanneer voor deze optie wordt gekozen, betekent dat de ambtelijke ondersteuning vanuit VTH op dezelfde manier wordt voortgezet. Voor de invulling van de flexibele schil geeft MooiSticht aan in ieder geval tijdelijk te willen meewerken en zullen zij zo nodig volgend jaar aangeven of zij open staan om dit op langere termijn te willen doen. Ook kan nog worden gezocht naar een andere partij die kennis vanuit een flexibele schil wil en kan inbrengen. Werkafspraak zou dan zo zijn dat de secretaris van nieuwe CRK van Houten contact houdt met MooiSticht of een andere partij en op tijd aangeeft als er commissieleden voor bepaalde bouwplannen nodig zijn. Hierover moeten nog werkafspraken worden gemaakt.

Voordeel van deze optie is dat de CRK kan worden voortgezet vanuit de huidige Erfgoedcommissie die kennis en ervaring heeft binnen de gemeente. Ook de ambtelijke ondersteuning kan op dezelfde effectieve en efficiënte manier worden voortgezet. Nu zijn de lijnen kort en kan snel worden geacteerd ook op laat ingebrachte plannen. De tijdelijke samenwerking met MooiSticht of een andere partij, voor de invulling van de flexibele schil, geeft vervolgens de mogelijkheid om tijd te hebben voor het beoordelen van een toekomstig takenpakket van deze commissie die past binnen de Omgevingswet én de gemeentelijke (interne) processen. Deze processen worden op dit moment aangepast in het kader van de komende Omgevingswet om de effecten op de taken en formatie van VTH te beoordelen. Nadeel van deze optie is dat minder ervaringen uit andere gemeenten wordt meegenomen in de beoordeling van bouwplannen en bij de adviezen van Houtense projecten. Ook is deze commissie kwetsbaar bij bijvoorbeeld ziekte van een commissielid en wanneer mensen uittreden uit de commissie. Mogelijk is dit op te vangen door de flexibele schil vanuit MooiSticht of een andere partij. Ad 2. Samenwerken met MooiSticht of een andere externe partij Bij deze optie sluit de gemeente Houten aan bij een CRK waar meerdere gemeenten uit de directe omgeving hun plannen laten beoordelen.

Bijvoorbeeld MooiSticht heeft voor het behandelen van plannen en het geven van adviezen clusters gemaakt van gemeenten die bij elkaar in de buurt liggen en die vervolgens samen in één CRK ‘zitten’. Hierbij worden plannen van verschillende gemeenten in één overleg besproken, eenmaal per twee weken. Gemeenten hebben de mogelijkheid Burgerleden naar die CRK-vergadering af te vaardigen die er namens hen voor zorgen dat – in ons geval – de Houtense identiteit gegarandeerd blijft; MooiSticht heeft ervaring met deze werkwijze. Burgerleden zijn dan leden die kennis hebben van de Houtense situatie en daarover binnen de commissie kunnen adviseren. Ook biedt MooiSticht de mogelijkheid dat leden van onze Erfgoedcommissie vacatures invullen binnen MooiSticht voor een CRK, mits zij voldoende expertise en/of kennis hebben. Dat verloopt via een normale sollicitatieprocedure. MooiSticht verzorgt een verslag per plan met een overzicht van wat is besproken en welk advies is geven. Dit wordt na een interne toets binnen de gemeente naar de indiener van het plan en naar de gemeente gestuurd. In de huidige opzet van de CRK binnen MooiSticht zou het een optie kunnen zijn dat onze plannen behandeld worden in een cluster samen met die van de gemeenten IJsselstein, Lopik, Montfoort, Nieuwegein en Oudewater.

Wanneer Houten werkelijk beslist om aan te sluiten bij MooiSticht zal samen met alle partijen gekeken worden of wij werkelijk aan deze commissie worden toegevoegd of dat een andere indeling volgt. Wanneer voor deze optie wordt gekozen, betekent dat ook dat de ambtelijke ondersteuning vanuit VTH wijzigt en beperkter is. Het gaat dan vooral om de secretariaatsfunctie die verdwijnt en de te organiseren ambtelijke afstemming (door VTH) die overblijft. Het is niet meer nodig per definitie bij de vergaderingen aanwezig te zijn en de verslagen te maken. De werkwijze vanuit MooiSticht is zo dat zij initiatief nemen voorafgaand aan het overleg af te stemmen met de ambtelijke organisatie over specifieke zaken die moeten worden meegenomen bij de beoordeling van plannen in het overleg. Ook zal het feitelijk organiseren van de vergaderingen niet meer nodig zijn vanuit het secretariaat van de gemeente Houten. Bij bovenstaande is de werkwijze in een samenwerking met MooiSticht beschreven. Hoewel er vooralsnog geen andere organisaties zijn gevonden die deze werkzaamheden ook op dezelfde effectieve en efficiënte manier zouden kunnen verrichten, zal hier nog wel onderzoek naar worden gedaan, ook de komende jaren. De vergaderlocatie van de commissie waar Houten bij zou kunnen aansluiten is nu Nieuwegein. Mogelijk dat de vergaderlocatie ook bij toerbeurt in Houten zou kunnen zijn.

Daarover kunnen afspraken worden gemaakt.

Houten is een Welstandsvrije gemeente. Met de CRK moeten afspraken worden gemaakt over waar zij wel en niet over adviseren. Deze optie zou ook een mogelijkheid zijn als een vervolg op Optie 1 waarbij dan eerst meer ervaring is opgedaan met de nieuwe Omgevingswet en daar beter op kan worden ingespeeld en ook met de samenwerking met MooiSticht. Dit is een mogelijkheid die in de evaluatie in 2023 kan worden meegenomen. Voordeel van deze optie is dat de CRK bestaat uit mensen met specifieke vakkennis op het gehele gebied waarover de CRK moet adviseren. Dat samen met Burgerleden die als Houtense afvaardiging kennis en ervaring over de gemeente Houten inbrengen. Ervaringen met projecten in andere gemeenten kunnen worden ingebracht in Houtense projecten. De ambtelijke ondersteuning zal beperkter zijn waarbij in het vooroverleg het nog altijd mogelijk is specifieke zaken mee te geven aan de commissie. Ook de kwetsbaarheid is kleiner omdat MooiSticht meerdere CRK heeft waaruit mensen kunnen worden ingevlogen bij bijvoorbeeld ziekte. Ook een andere partij zou dit kunnen verzorgen. Daarnaast vergadert deze commissie tweewekelijks waardoor het eenvoudiger is procedures binnen de gevraagde termijn af te ronden. Nadeel van deze optie is dat deze commissie niet meer alleen een Houtense commissie betreft; met de inbreng van Burgerleden kan dit nadeel worden beperkt.

De commissie staat ‘verder van de gemeente af’ waarbij wij ook afhankelijk zijn van andere gemeenten waar je mee samenwerkt. Ook is het voor ambtenaren minder eenvoudig – wanneer bijvoorbeeld in Nieuwegein wordt overlegd – om even kort aan te sluiten bij een overleg over een bepaald plan; dan is er extra reistijd. In deze optie is het dan ook van belang dat er, ondanks deze “op afstand plaatsing”, voldoende ambtelijke uren voor afstemming zijn. Na een jaar zal de werkwijze en de inrichting van de nieuwe CRK (per 1 januari 2023) geëvalueerd worden. Op basis daarvan kan een keuze gemaakt worden of deze werkwijze en inrichting gecontinueerd wordt of dat er gekeken wordt naar de mogelijkheid om de CRK meer op afstand te plaatsen bij MooiSticht of een andere partij. Beschikbaar budget en kosten per optie Budgetten met een relatie met de Erfgoedcommissie zijn: - Budget voor vergoeding van inzet van leden Erfgoedcommissie is € 9.880. - Daarnaast is ongeveer 0,3 fte beschikbaar voor de ambtelijk secretaris van de Erfgoedcommissie. In onderstaande tabel is weergegeven wat de huidige kosten van de Erfgoedcommissie zijn en wat de kosten zijn van de twee bovengenoemde opties. Omschrijving Huidige situatie Kosten ten laste van beschikbare budgetten. Beschikbaar budget Kosten voor nieuwe CRK Kosten MooiSticht(6 Flexibele schil vanuit MooiSticht(1 Inzet van Burgerleden Subtotaal

€ 9.880

Kosten Optie 1

€ 9.880(2 € 1.485

Optie 2

€ 3.625(3

€ 9.880

€ 11.365

€ 6.850(4 € 10.475

Kosten ten laste van personeelsbudgetten Personele kosten Subtotaal

€ 23.000 € 23.000

€ 23.000 € 23.000

€ 11.500(5 € 11.500

Totaal

€ 32.880

€ 34.365

€ 21.975

(1: Uitgegaan is van 11 vergaderingen van 2 uur waarbij deze mensen uit de flexibele schil de helft van de tijd aanwezig zijn. (2: Vooralsnog uitgegaan van CRK bestaande uit 4 personen (vergelijkbare met Erfgoedcommissie) (3: Bij het bepalen van de kosten van MooiSticht is aangehouden dat zij net als momenteel geldt zij 25 plannen per jaar beoordelen waarbij de kosten per plan gemiddeld € 145/plan bedragen (25 x € 145 = € 3.625) (4: Voor Burgerleden geldt de huidige aanwezigheidsvergoeding van € 137,00 per vergadering. Hoewel deze vergaderingen voor het Houtense deel korter duren heb ik rekening gehouden deze vergoeding te handhaven voor meer vergaderingen (5: Betreffen uren voor verzamelen info en doorsturen naar CRK, vooroverleg CRK, algemene adviestaken naar monumenteigenaren en dergelijke (inschatting). (6: Of een andere partij. Van MooiSticht zijn de verwachte kosten reeds bekend.

In bovenstaand overzicht is een onderscheid gemaakt in enerzijds budget en kosten die ten laste komen van beschikbare budgetten zoals de vergoeding voor de leden van de CRK en de kosten voor leden binnen de flexibele schil van MooiSticht. Anderzijds zijn er personele kosten waarvoor geldt dat wanneer bijvoorbeeld iemand minder secretariaatswerkzaamheden voor de CRK moet verrichten, dan niet direct een besparing oplevert, die als dekking voor dit plan kunnen worden ingezet. Aangezien het hier gaat om taken uitgevoerd door medewerkers in vaste dienst, kunnen deze middelen alleen als dekking voor dit plan worden gebruikt als deze mensen voor andere taken met bijbehorende dekking kunnen worden ingezet. Dit moet nog worden onderzocht waarbij het de voorkeur heeft om deze personele effecten te bezien in samenhang met de personele effecten van de Omgevingswet, de Wet Kwaliteitsborging en de aan het bestuur voorgestelde overheveling van milieutaken naar de RUD. Advies Op basis van deze informatie lijkt het gewenst de CRK op afstand te plaatsen, waarbij de keuze voor MooiSticht voor de hand ligt. Zeker ook gezien de mogelijkheid van Burgerleden en participatie, in de geest van het Collegeprogramma en de Omgevingswet.

Het op afstand plaatsen vraagt echter om nader onderzoek, om de regievoering en aansluiting op interne werkprocessen te waarborgen en de personele effecten in kaart te brengen. Om deze reden adviseren wij dan ook per 1 januari 2023 over te gaan tot een CRK conform Optie 1, na een jaar een evaluatie te doen en de voordelen en randvoorwaarden van Optie 2 verder te onderzoeken. Wij adviseren dit omdat: -

-

-

Pas in de maand oktober 2022 duidelijk wordt of de Omgevingswet per 1 januari 2023 ingaat. Op dit moment het accent en de prioriteit van inzet van medewerkers van Team VTH ligt op het aanpassen en oefenen van de nieuwe processen in het kader van het programma Omgevingswet. Mocht worden besloten tot het op afstand zetten van de CRK (Optie 2), een proces wat nog niet in het programma is meegenomen, dan moet ook dit proces worden gedefinieerd en geoefend. Gezien de beperkte tijd tot de verwachtte inwerkingstredingsdatum van de Omgevingswet is dit onwenselijk. Het op afstand zetten van de CRK mogelijke formatieve gevolgen heeft voor VTH, die pas echt goed kunnen worden geduid als het proces is vastgesteld, waardoor financiële gevolgen en dekkingsmogelijkheden nu nog niet echt concreet zijn. Het geniet de voorkeur om in één keer naar de formatieve gevolgen voor VTH in het kader van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging (Wkb) te kijken. Dit zal naar verwachting begin 2023 pas helder zijn, ook weer uitgaande van de daadwerkelijke inwerkingtredingsdatum van deze wetten. De huidige Erfcommissie goed functioneert en met een kleine toevoeging, in de vorm van aanvullende advisering vanuit MooiSticht, kan worden omgezet in een CRK waardoor we tijdig aan de wettelijke verplichting van de Omgevingswet voldoen.

Deze aanvullende advisering zal in ieder geval plaats moeten vinden op het gebied van archeologie en ook op het gebied van

-

landschap. Tijdens de evaluatie kan ook worden meegenomen met welke andere partijen zo mogelijk op dit gebied zouden kunnen samenwerken. Vooralsnog lijkt MooiSticht een partij waar wij op korte termijn mee kunnen samenwerken. Optie 1 om een beperkte financiële aanvulling van middelen vraagt voor de kosten van de inzet van mensen in de flexibele schil vanuit MooiSticht. Dit betreft een bedrag van € 1.500 waarvoor extra budget nodig is.

Gevolg Per 1 januari 2023 moet op grond van de Omgevingswet ook de Erfgoedverordening worden aangepast. Met de geadviseerde “tweetrapsraket” om nu voor Optie 1 te gaan en Optie 2 na de evaluatie ook te gaan onderzoeken, zal het bij een keuze voor verdere uitplaatsing van de CRK noodzakelijk zijn om de Erfgoedverordening nog een keer aan te passen, wanneer werkelijk wordt overgegaan naar Optie 2. De verordening wordt gemaakt door The Missing Link en het ligt in de rede dat zij dat dan ook weer doen. Hierdoor is dan een aanvullend budget van maximaal € 500,00 nodig. Proces In het kader van de Omgevingswet is het noodzakelijk een CRK in te richten. Dit moet gebeuren via een College- en Raadsvoorstel. Daarin wordt het volgende geregeld: - Ontbinden van de Erfgoedcommissie en conform Optie 1, de leden van de Erfgoedcommissie opnieuw te benoemen én een samenwerking met MooiSticht aan te gaan voor 1 jaar voor invulling van de flexibele schil. - Voorstellen om na één jaar een evaluatie te doen van de werkwijze en inrichting van de CRK. - Bij deze evaluatie voorstellen te onderzoeken of Optie 2 meerwaarde heeft en kan worden geïmplementeerd in onze gemeentelijke processen. - Dat ambtelijk een samenwerkingsovereenkomst met MooiSticht wordt afgesloten voor één jaar op basis van een vooraf gemaakte keuze voor Optie 1.

- De Raad vragen het College te mandaten om nieuwe leden van de CRK te benoemen. Het benoemen van leden van de CRK is in principe een Raadsbevoegdheid. De Raad heeft de mogelijkheid dit te mandateren aan het College. Dit heeft het voordeel dat wanneer een commissielid opzegt, deze sneller zijn of haar werk te doen binnen de CRK.