Bijlage 1 - Memorandum Rekenkameronderzoek Prestatieafspraken met Viveste.pdf

Rekenkamercommissie Houten

Memorandum Prestatieafspraken met Viveste

12 april 2021

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021

Inhoud

I

Ter introductie

II

Onderzoek en bevindingen

**

Bijlagen

1.

Bestuurlijke reactie

2.

Nawoord Rekenkamercommissie

blad 1

3

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Blad 1 van totaal 7

I

Ter introductie

De Rekenkamercommissie van de gemeente Houten bestaat in de jaren 2020 en 2021, ingevuld via het zogenoemde directeursmodel, uit Frank Hordijk. Zijn formele benoeming vond plaats in de vergadering van de gemeenteraad van 11 februari 2020. Aan de inzet van Hordijk ligt een overeenkomst ten grondslag tussen de gemeente Houten en het advies- en onderzoeksbureau Hordijk & Hordijk B.V., dat is gevestigd in Culemborg. In die overeenkomst is bepaald dat de Rekenkamercommissie per jaar één groter en ook één kleiner onderzoek verricht. Onderzoeksplan 2020 In het onderzoeksplan voor 2020, dat is samengesteld nadat Hordijk alle fracties in de raad had benaderd (en gesproken) voor het inventariseren van (mogelijke) suggesties, zijn als onderwerpen voor dat jaar ‘verbonden partijen’ (voor het beoogde grotere onderzoek) en ‘lokale inkomensregelingen’ opgenomen. In het plan is aanvullend het voornemen verwoord om een kort verkennend onderzoek te verrichten naar de prestatieafspraken met woningcorporatie Viveste. Onafhankelijk De Rekenkamercommissie opereert geheel onafhankelijk. De commissie hanteert een (uiteraard openbaar) reglement van orde met bijbehorend onderzoeksprotocol, waarin alle relevante kaders zijn opgenomen, inclusief verwijzingen naar de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Houten van 25 januari 2018.

Hordijk onderhoudt via de griffie contact met de Audit- en Rekeningcommissie uit de raad. De Rekenkamer wordt (ook) rond diverse formele en praktische zaken door de griffie ondersteund. Aandachts- of verbeterpunten Memoranda van de Rekenkamercommissie – dus ook het voorliggende, hoewel dat gegeven het uitsluitend verkennende karakter van het uitgevoerde werk extra beknopt is – zijn primair bedoeld voor de raad. Hordijk heeft bij zijn Rekenkamerwerk altijd de intentie om vanuit een kritisch-positieve insteek een zo feitelijk mogelijke analyse te maken, waaruit dan meestal enkele (kleinere of grotere) potentiële aandachts- of verbeterpunten voortkomen. De raad kan die punten vervolgens desgewenst vertalen in vragen of verzoeken aan het college. Memorandum In het voorliggende memorandum zijn de bevindingen opgenomen uit het verkennende vooronderzoek inzake de (jaarlijkse) prestatieafspraken tussen de gemeente Houten en woningcorporatie Viveste,

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Blad 2 van totaal 7

zoals dat in de voorbije maanden door de Rekenkamercommissie is uitgevoerd. Hordijk 1 stelt vast dat er in de relatie tussen de gemeente Houten en Viveste vooral behoefte is aan rust en overzicht, en dat er een ontwikkeling gaande is – richting het maken van meerjarige prestatieafspraken – die daaraan zonder twijfel zal bijdragen. Parallel aan die ontwikkeling, zo geven de onderzoekers in dit memorandum aan, moet (maar ook kan) de raad veel beter ‘in positie’ komen, mede in het belang van Viveste. De Rekenkamercommissie is voornemens om eind 2021, aanvullend op het voor dat jaar vastgestelde onderzoeksprogramma, over de voortgang van het Viveste-dossier een beknopte stand-van-zaken-brief voor de raad op te stellen. Ook rond dit (korte en beknopte) onderzoek is de Rekenkamercommissie perfect ambtelijk ondersteund. Alle gevraagde informatie (en meer dan dat) is prompt en zeer geordend aangereikt. Daarbij was onze contactpersoon steeds heel behulpzaam en snel bereikbaar. Aan het onderzoek is mede bijgedragen door een beleidsmedewerker van Viveste (in de vorm van een Teams-interview). Hordijk heeft een concept van dit memorandum op 12 januari 2021 voor ambtelijk wederhoor (gericht op het herstellen van mogelijke feitelijke onjuistheden) aangeboden.

Na het verwerken van de daaruit gevolgde aantekeningen is op 16 februari 2021 gevraagd om een bestuurlijke reactie, dus van het college. De op dat verzoek ontvangen brief is als bijlage 1 bij dit memorandum opgenomen. Na die reactie is (als bijlage 2) een kort nawoord ingevoegd.

1

Gegeven de eenpersoons-bezetting van de Rekenkamercommissie Houten wordt in dit memorandum met ‘Rekenkamercommissie’, ‘de commissie’ en ‘Hordijk’ dezelfde persoon bedoeld, in casu Frank Hordijk. Als wordt gesproken van ‘de onderzoekers’, dan betreft dat mede Hordijks collega Peter van Loon.

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Blad 3 van totaal 7

II

Onderzoek en bevindingen

In het onderzoeksplan voor 2020 is het uitgevoerde vooronderzoek als volgt aangekondigd: De Rekenkamercommissie voert een kort, verkennend onderzoek uit naar de afspraken – en de beleidsmatige context van die afspraken – die vigeren tussen de gemeente Houten en Viveste. De Rekenkamercommissie beziet daarbij ook de ‘positie van de raad’ (in termen van informatievoorziening en mogelijkheden voor actief of passief sturende besluitvorming). Hordijk en zijn collega Van Loon zijn het dossier aldus ‘open’ ingegaan. Op basis van (veel) documentatie, ondersteund door mondeling verkregen toelichtingen, is het beeld ontstaan dat hieronder puntsgewijs is weergegeven.

Viveste De Stichting Viveste (Handelsregister 30038910) is ontstaan in 1953. Viveste is een zogenoemde toegelaten instelling op grond van de Woningwet. Die status geeft bijzondere rechten, maar brengt ook uiteenlopende beleidsmatig-inhoudelijke, financiële, organisatorische en verslaggevingsverplichtingen met zich mee. Viveste realiseert met circa 50 medewerkers (van wie een beperkt deel parttime werkt) ruwweg € 50 miljoen aan baten en lasten, primair door het verhuren en onderhouden van ruwweg 7.000 zogenoemde verhuureenheden (waarvan circa 5.000 in Houten). Viveste kent een stabiele financiële positie. De jaarrekening over 2019 is ruim tijdig gepubliceerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Zoals alle corporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden is Viveste sinds 2020 een zogenoemde organisatie van openbaar belang (OOB), waardoor de controle van de jaarrekening nog slechts mag worden gedaan door een kantoor met een zogenoemde OOB-vergunning van de AFM. De huidige accountant heeft die vergunning. Viveste is, wordt en/of blijft in het werkgebied (Houten en Wijk bij Duurstede, met enkele woningen in Bunnik) betrokken bij een veelheid aan maatschappelijke ontwikkelingen, opgaven en acties.

Het jaarverslag 2019 van Viveste geeft daarvan een uitstekend beeld: van ‘reguliere’ zaken als doorstroom, renovatie, sloop, nieuwbouw en het beheersen van wachttijden via wonen met zorg en het bijdragen aan ‘samenredzaamheid’ tot issues als leefbaarheid, veiligheid en de gewenste energietransitie. Het is schaken op vele borden tegelijk, binnen op diverse elementen strikte wettelijk bepaalde kaders, ook qua in te zetten middelen. Bij alles heeft Viveste er uiteraard voor te zorgen doorlopend in control te zijn: financieel (met steeds een horizon van meerdere decennia), maar ook in termen van procedures

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Blad 4 van totaal 7

(van de rechtmatige toewijzing van woningen via de wettelijk verplichte huurdersbetrokkenheid tot de organisatie van het interne toezicht).

Prestatieafspraken 2020 De gemeente Houten, Viveste en de HuurdersAdviesRaad Houten (afgekort HAR) zijn voor het laatst voor 2020 een (wettelijk verplichte) set prestatieafspraken overeengekomen. De Rekenkamercommissie ziet in dat document (gedateerd 4 december 2019) een veelheid aan uiteenlopende acties en voornemens. Die zijn soms concreet en eenduidig verwoord, in andere gevallen globaal en ‘intentioneel’. De diverse acties zijn ingedeeld naar de thema’s ‘inclusieve samenleving’, ‘beschikbaarheid en betaalbaarheid’ en ‘duurzaamheid’, waarmee wordt aangesloten op voorschriften vanuit het Rijk. In het zogenoemde ‘Bod’, dat (eveneens op basis van een wettelijke verplichting) eerder in de cyclus van totstandkoming van prestatie-afspraken door Viveste aan de gemeente is aangeboden, is een poging tot (verdergaande) aansluiting gedaan tussen de Woonvisie Houten 2016-2025, het bedrijfsplan van Viveste zelf en het jaarlijkse prestatie-document.

HAR De HAR functioneert op dit moment (= februari 2021) niet als het belangrijke en (ook) wettelijk voorgeschreven positief-kritische klankbord voor Viveste. Uit het openbare Handelsregister blijkt dat de secretaris van de Stichting HuurdersAdviesRaad Houten (dossier 69055262) is geschorst, waardoor het bestuur effectief nog slechts uit twee personen bestaat. Op de eigen website vermeldt de HAR dat Viveste de samenwerking heeft verbroken en dat een procedure bij de Huurcommissie is gestart, gericht op het herstel van de positie van de HAR. Wat de oorzaak of oorzaken van de ontstane situatie ook is of zijn: de Rekenkamercommissie acht het van groot belang dat Viveste een ‘stevige’, positief-kritisch acterende vertegenwoordiging van de huurders kent. Het ligt voor de hand dat de gemeente Houten en/of Viveste de HAR bijstaat c.q. bijstaan om zich (verdergaand) te professionaliseren en (weer) te stabiliseren.

Afspraken 2021 – richting meerjarigheid Inmiddels is de datum verstreken waarop de set prestatieafspraken voor 2021 had moeten zijn bekrachtigd (en aan het ministerie van BZK had moeten zijn aangeboden). Dat is naar verluidt niet direct een groot probleem, en intussen is al wel een (ruw) concept beschikbaar van een set afspraken met een andere opzet: Viveste, de gemeente Houten en – bij gebrek aan inbreng vanuit de HAR – de bewonerscommissies van enkele complexen werken aan de totstandkoming van prestatieafspraken voor meerdere jaren (nu voor de periode 2021 tot en met 2024). De Rekenkamercommissie heeft

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Blad 5 van totaal 7

vastgesteld dat de Woningwet c.a. daarvoor de ruimte laat (zie onder meer de Kamerbrief van de minister van BZK van 9 november 2018), mits in een set meerjarige afspraken de voornaamste accenten en specifieke acties voor het eerstvolgende jaar staan aangegeven – en mits ieder jaar een geactualiseerd document wordt vastgesteld. De onderzoekers zien dat koepelorganisatie Aedes de totstandkoming van meerjarige prestatieafspraken propageert en stimuleert, onder meer door het delen van belangrijke suggesties en van sprekende voorbeelden uit het land. Overigens zal, als (blijvend) wordt overgegaan tot het maken van meerjarige prestatieafspraken, ook de subroute naar het jaarlijkse ‘Bod’ andere accenten krijgen. En intussen … werkt de gemeente Houten aan de afronding van de Ruimtelijke Koers 2040 (die kan rekenen op veel belangstelling vanuit de Houtense samenleving, stelt de Rekenkamercommissie vast) en heeft Viveste het voornemen om per 1 juli 2021 te fuseren met de (grotere) Stichting Woongoed Zeist. Los hiervan is de Woonvisie 2016-2025 aan een opfrisbeurt toe. De Rekenkamercommissie ziet in het concept van de prestatieafspraken voor de periode 2021-2024, dat ons op verzoek is toegestuurd maar dat nog ver van een ‘bestuurlijke status’ verkeert, de eerste en nog ongepolijste uitkomsten van een betrokken poging om te komen tot een werkbaar document.

Werkbaar, in die zin dat de sets met eerdere (jaarlijkse) prestatieafspraken dat dan niet waren? De onderzoekers mogen hier wat ongenuanceerd zijn: meerdere opeenvolgende bundels met jaarafspraken ademen in de waarneming van de Rekenkamercommissie een sfeer van een ‘verplichting’ (wat niets afdoet aan het vele werk dat de voorbereiding steeds zal hebben gevergd). Die bundels bevatten (tot en met 2020) diverse weinig concrete voornemens, waarbij na afloop van het jaar zonder veel moeite kon worden betoogd waarom de uitvoering ervan (vaak) anders, later of niet was geschied. Daarbij kwam dat de raad, los van andere (tussentijdse) contactmomenten, pas over de prestatieafspraken voor een nieuw jaar werd geïnformeerd als het stuk met die afspraken al was vastgesteld en zelfs al naar BZK was gestuurd.

Eenduidige cyclus De Rekenkamercommissie is heel positief over de overgang naar meerjarige prestatieafspraken. In relatie tot die afspraken, die als vermeld een jaarlijkse actualisering moeten krijgen (waarbij overigens ook met een zogenoemd dakpanmodel kan worden gewerkt: nu voor de jaren 2021-2024, vervolgens voor 2022-2025, enzovoorts, met steeds het aangegeven accent op acties in het eerstkomende jaar) is het belangrijk om een eenduidige cyclus van informeren van en door de raad in te richten.

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Blad 6 van totaal 7

Daarbij dient: 1. steeds duidelijk te zijn welke mogelijkheden, maar ook welke beperkingen Viveste kent waar het gaat om het realiseren van concrete, meetbare ambities op de thema’s die voor de komende jaren spelen (en die door Viveste, gemeente, huurders en ook het Rijk zijn geformuleerd, al dan niet met andere woorden waarmee op hetzelfde wordt gedoeld). Dat zijn a. zorgen voor voldoende betaalbare woningen voor de in de Woningwet bedoelde doelgroepen, b. bijdragen aan een inclusieve samenleving (met ook ruimte voor de huisvesting van wat in beleidstermen bijzondere doelgroepen wordt genoemd) en c. het bewerkstelligen van een (volledig) duurzaam woningbestand, in die zin dat op termijn alle woningen energieneutraal zijn Opgaven en ambities genoeg, maar Viveste – mogelijk straks als combinatie-organisatie met Woongoed Zeist – is op diverse fronten ook ‘met handen en voeten gebonden’. Investeren in leefbaarheid? Een corporatie mag onder voorwaarden afwijken, maar heeft zich in beginsel te houden aan het maximumbedrag dat daaraan per jaar ‘per woongelegenheid’ mag worden besteed, ook al zou de financiële positie veel meer ruimte bieden.

Verduurzamen? Uiteraard en graag zelfs, maar de te plegen investeringen moeten wel passen binnen alle kaders die (ook) in dat verband zijn gesteld in gedetailleerde wet- en regelgeving, en waarop door het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en door de Autoriteit woningcorporaties (AW) wordt toegezien. Beter aansluiten bij de uitkomsten van een recent uitgevoerd woningbehoefteonderzoek? Vanzelfsprekend, met dien verstande dat daarvoor dan letterlijk flink zal moeten verbouwd en/of nader ‘de hoogte moet worden ingegaan’. Waarmee de Rekenkamercommissie wil zeggen: bewerkstellig en onderhoud in de wisselwerking tussen raad en Viveste gedeelde, gedragen ambities, uitgaande van mogelijkheden èn beperkingen 2. de raad te kunnen vaststellen dat het (ook) de betrokkenheid van direct en indirect belanghebbenden goed is geborgd. Naast een huurdersvertegenwoordiging kunnen (of zelfs moeten) dat ook partijen zijn als een zorgorganisatie, een projectontwikkelaar of een energieleverancier. Vanuit dergelijke partijen verkregen input – in welke vorm ook – dragen bij aan de kwaliteit van de te maken prestatieafspraken. De raad moet kunnen zien dat Viveste zich actief laat informeren, inspireren en waar nodig tegenspreken. Als de HAR onverhoopt niet weer in het zadel kan worden geholpen, dan moet de bewonersinbreng – vanuit alle complexen van Viveste – snel anders worden geborgd.

De raad moet in casu kunnen waarnemen dat Viveste structureel een stevige ‘mee- en tegendenker’ aan tafel heeft

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Blad 7 van totaal 7

3. helder te blijken dat de (te actualiseren) Woonvisie van de gemeente, straks ook de Ruimtelijke Koers, het meerjarige beleidsplan, het jaarlijkse bedrijfsplan en de prestatieafspraken waar mogelijk synchroon lopen, en waar dat niet zo is: waar die bewust afwijken 4. de cyclus zelf transparant en ‘robuust’ te zijn. Wordt de raad (ook) tussentijds over de voortgang van gemaakte prestatieafspraken geïnformeerd? Wanneer is er ruimte om de jaarrekening en de begroting van Viveste in (een vertegenwoordiging van) de raad met een zodanige diepgang en tegen de achtergrond van alle relevante wettelijke bepalingen te bespreken dat de raad het college (tijdig!) een passend ‘wensenlijstje’ voor nieuwe of aangepaste prestatieafspraken kan aanreiken? 5. steeds te (kunnen) worden vastgesteld dat prestatieafspraken duidelijk, haalbaar en meetbaar zijn. Beter ‘slechts’ tien concrete afspraken dan zestig vage: in de beperking toont zich ook in de relaties tussen gemeente, huurders en Viveste de meester – en de Rekenkamercommissie durft te stellen dat BZK er een compliment voor uitdeelt. Als over de voortgang van die afspraken vervolgens ook compact en eenduidig kan worden gerapporteerd – bijvoorbeeld via het tonen van ‘verkeerslichtjes’ of percentages, met steeds een korte toelichting – dan krijgt het instrument de werking die ermee wordt beoogd.

**

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Bijlagen

Bijlage 1

Bestuurlijke reactie

Rekenkamercommissie Houten Verkennend vooronderzoek prestatieafspraken met Viveste 12 april 2021 Bijlagen

Bijlage 2

Nawoord Rekenkamer

De Rekenkamer zegt het college dank voor de opgestelde bestuurlijke reactie. De Rekenkamer leest dat het college de belangrijkste van de in het memorandum opgenomen aanbevelingen onderschrijft, of in ieder geval niet afwijst. Tegelijk: de bestuurlijke reactie ademt de nodige terughoudendheid, waar de Rekenkamer denkt dat ‘actie’ (1)

niet veel (bijkomende) moeite kost

(2)

kan zorgen voor (nog) betere, want eenduidige, goed te monitoren meerjarige prestatieafspraken

(3)

de rol van de gemeenteraad tweeledig kan versterken: enerzijds door het periodiek aandragen van suggesties en wensen voor te maken prestatieafspraken, anderzijds door het vroegtijdig (en dus niet pas als de afspraken al zijn gemaakt) vaststellen dat die afspraken passend ambitieus zijn, en dat bij het voorbereiden ervan ook input is verkregen vanuit relevante derden-sectoren (de Rekenkamer noemt in het memorandum, in navolging van Aedes, partijen als een zorgorganisatie, een projectontwikkelaar of een energieleverancier).

De Rekenkamer weet dat het college de handen vol heeft aan het voorbereiden van een nieuwe woonvisie, en dat het dossier ‘ruimte en wonen’ ook in algemene zin veel aandacht vraagt. Desondanks, of juist daarom: Houten is het aan haar stand verplicht (ook) rond de prestatieafspraken met Viveste ambitie te tonen, al is het maar omdat er veel kansen liggen om in een meerjarig kader populair gezegd ‘het verschil te maken’. In de wetenschap dat de inbreng van een stevige, positiefkritische vertegenwoordiging van huurders daarvoor onontbeerlijk is: zorg er samen met Viveste voor dat die vertegenwoordiging weer snel doet wat het moet doen. Dat is in ieders belang – beslist ook dat van de gemeente.

**