Bijlage 1 - Leidraad Omgevingsinitiatieven & participatie - DEF.pdf

Leidraad

Omgevingsinitiatieven & participatie Hoe betrekt u buren en andere belanghebbenden bij uw plannen voor woning en omgeving?

1

Hoe betrekt u buren en andere belanghebbenden bij uw plannen voor woning en omgeving?

2

Wanneer u iets wilt bouwen, verbouwen of

initiatieven die impact op de buitenomgeving hebben is

ontwikkelen in de gemeente Houten, betrek dan

deze leidraad van toepassing. De leidraad geeft aan wat u

tijdig buren en andere belanghebbenden hierbij.

kunt doen en wat de gemeente verwacht bij het betrekken

Participatie noemen we dit. Deze leidraad vertelt u

van belanghebbenden bij uw omgevingsinitiatief. Door

meer over de participatie die hoort bij het succesvol

uw participatie zorgvuldig uit te voeren vergemakkelijkt u

realiseren van uw plannen.

het proces van toestemming- en/of vergunningverlening.

De leidraad is van toepassing op omgevingsinitiatieven

Gemeente Houten

van klein tot groot. Vaak gaat het daarbij over bouw- en

oktober 2021

verbouwinitiatieven. Maar ook bij allerlei andere

houten.nl/omgevingsinitiatieven

In gesprek met de omgeving over uw omgevingsinitiatief Wanneer u een initiatief neemt met invloed op de omgeving, betrek buren en andere belanghebbenden hier dan goed en tijdig bij. Participatie noemen we dit. Door dit op de goede manier te doen, haalt u op het juiste moment belangen, meningen, ideeën en creativiteit naar boven. Hiermee bouwt u aan vertrouwen en begrip in uw omgeving. Ook kunt u uw initiatief verbeteren door gebruik te maken van de ideeën en rekening te houden met de bezwaren. Dat gaat zorgen voor betere onderlinge verhoudingen en betere omgevingsinitiatieven in onze gemeente. Zo werken we in Houten goed met elkaar samen. Daarbij geldt dat u voor veel omgevingsinitiatieven toestemming en/of een omgevingsvergunning nodig heeft. Een goed uitgevoerd participatietraject maakt het voor de gemeente makkelijker om inzicht te krijgen in uw initiatief, mede vanuit het oogpunt van de omgeving. Deze leidraad helpt u bij het voorbereiden en uitvoeren van de participatie bij uw omgevingsinitiatief.

Klein of groot initiatief? Dat maakt nogal wat uit voor de participatie

Wilt u iets gaan bouwen of ontwikkelen in Houten? Ga tijdig en goed in gesprek met buren en andere belanghebbenden!

De manier waarop u participatie gaat aanpakken is afhankelijk van de omvang en complexiteit van uw initiatief. We gebruiken daarbij het begrip impact als maat hiervoor. Door te beoordelen of uw initiatief weinig, matig of veel impact heeft, kan er een passende participatieaanpak gevonden worden. We helpen u bij het maken van de keuzes hierin.

Drie participatieroutes We werken met drie verschillende participatie-aanpakken. Participatieroutes noemen we die. De lichtste participatieroute is voor initiatieven met weinig impact en stelt de minste eisen aan uw participatieaanpak. De zwaarste participatieroute is voor initiatieven met veel impact en stelt de hoogste eisen aan uw aanpak. Bij iedere participatieroute ondersteunt de gemeente u met passende informatie en instrumenten. Met de impactmeter kiest u de participatieroute. Door gebruik te maken van de speciaal ontwikkelde impactmeter kunt u voor uw eigen initiatief bepalen welke participatieroute het best passend is. Daarna kunt u van start gaan met het doorlopen van uw participatieroute.

3

Impactmeter omgevingsinitiatief Voor een kleine verbouwing van een huis is een

U vindt de impactmeter op onze website:

andere aanpak van participatie nodig, dan voor het

www.houten.nl/omgevingsinitiatieven.

ontwikkelen van een nieuw appartementencomplex.

Na het invullen van de vragen krijgt u automatisch een

De impactmeter helpt u te bepalen wat voor u de

advies voor de participatieroute die past bij uw plannen.

geschikte participatieroute is. Dit doet u door de grootte, de maatschappelijke aandacht en mate van hinder voor uw omgeving in te schatten.

Klein initiatief

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Groot initiatief

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Veel maatschappelijke aandacht

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Veel hinder

Weinig maatschappelijke aandacht

Weinig hinder

Zie pagina’s 5 en 6 voor meer informatie over de impactmeter.

➔

Drie participatieroutes De uitkomst van de impactmeter verwijst u door naar uw participatieroute:

Weinig impact

Matige impact

Veel impact

U start met participatieroute

U start met participatieroute

U start met participatieroute

1

2

3

Zie pagina’s 7, 8 en 9 voor meer informatie over de participatieroutes.

4

Aspecten die impact van een initiatief bepalen Aan de hand van de keuzes die gemaakt worden bij de drie genoemde aspecten (grootte van uw initiatief, de verwachte maatschappelijke aandacht en mate van hinder voor uw omgeving) geven we een advies voor de te nemen participatieroute. Hieronder een toelichting daarop.

Groot of klein initiatief

Maatschappelijk aandacht

In hoeverre een initiatief ‘groot’ of ‘klein’ is, kunt u

Hierbij gaat het om de aandacht die het onderwerp krijgt

bepalen door de inhoud of functie van het initiatief te

in de samenleving en de media en binnen de politiek.

koppelen aan omvang. We bieden een aantal keuze-

Een initiatief kan politiek gevoelig zijn en/of veel reuring

mogelijkheden in de impactmeter die gaan zorgen voor

in de samenleving oproepen. Een indeling hiervoor:

het toekennen van het goede ‘groot’, ‘klein’ label, denk

• Niet: Er is geen verwachting dat er publieke en/of

hierbij aan:

politieke aandacht is.

• Lichte (ver)bouwactiviteit (kleine uitbouw aan woning) • Zware bouwactiviteit (nieuwbouw groot pand) • Uitoefening van aan huis gebonden beroep (administratiekantoor, kapper)

• Misschien: Er is een theoretische mogelijkheid dat er publieke en/of politieke aandacht is. • Beetje: Er is enige indicatie dat er publieke en/of politieke aandacht is.

• Uitoefening van aan huis gebonden bedrijf (yogastudio, catering, paramedische praktijk)

• Gedeeltelijk: Er is een duidelijke indicatie dat er publieke en/of politieke aandacht is.

• Lichte functiewijziging (boekwinkel start horeca nevenfunctie)

• Behoorlijk: Publieke en/of politieke aandacht heeft zich al duidelijk getoond.

• Zware functiewijziging (zonnevelden, onderwijsinstelling, inbreidingslocatie)

• Zeer: Publieke en/of politieke aandacht heeft zich al duidelijk getoond en geeft spanning in de omgeving of

• Lichte herstructurering (kleinschalige woningbouw, herontwikkeling klein bedrijventerrein) • Zware herstructurering van gehele wijk

in de politiek. • Kritiek: Het initiatief heeft al geleid tot publieke en/of politieke spanning.

• Grootstedelijke ingreep (windturbines, rondweg, station, snelweg)

Beoordeel de impact steeds vanuit het oogpunt van de omwonenden en andere belanghebbenden.

5

Mate van hinder De mate van hinder van een initiatief is mede bepalend voor de impact. Hinder kan ervaren worden tijdens de ontwikkeling van het initiatief (de bouw). Het kan ook een definitieve consequentie zijn van het initiatief (vermindering uitzicht, extra verkeersdruk). Beoordeling van de mate van hinder kan worden gedaan m.b.v. de volgende criteria: • Visuele aantasting van omgeving na ontwikkeling initiatief • Overlast bij ontwikkeling/bouw van initiatief (geluid, verkeer, zwaar bouwmaterieel, afsluitingen) • Overlast na ontwikkeling van initiatief (parkeren, drukte, geluid) • Aantasting uitzicht na ontwikkeling van initiatief • Financiële/economisch hinder na ontwikkeling initiatief (waardevermindering, bedrijfsuitoefening bemoeilijkt) • Aantasting van: natuur, milieu, cultuur, gezondheid, etc. na ontwikkeling initiatief Ga voor de impactmeter naar www.houten.nl/omgevingsinitiatieven

6

t? Komt u er niet ui Heeft u vragen? p met loket Neem contact o ning, of kijk op omgevingsvergun vingsinitiatieven houten.nl/omge

Participatieroute

1

uw initiatief heeft weinig impact

U informeert de direct betrokkenen over uw initiatief. U legt hun mening, ideeën en bezwaren vast. U beoordeelt zelf wat u kunt doen met de ideeën en bezwaren. U vult het participatielogboek in en stuurt dit logboek tegelijkertijd met de aanvraag naar de gemeente.

Gemeente ondersteunt met: Snel invulbaar stappenplan en logboek. Voorbeelden hoe anderen de participatie aanpakten. Advies over de aanpak van het mondeling, schriftelijk of online informeren. Inzicht in mogelijkheid die u kunt bieden om belanghebbenden mee te laten denken. Op houten.nl/omgevingsinitiatieven vindt u ter ondersteuning van uw participatieaanpak de methode Relevant Gesprek, de benodigde instrumenten om belanghebbenden te selecteren, het participatielogboek en voorbeelden van anderen.

7

2

Participatieroute

uw initiatief heeft matige impact

U maakt een m.b.v. het stappenplan participatie een aanpak voor uw initiatief. U informeert de betrokkenen over uw initiatief. U biedt mogelijkheid tot meedenken en meepraten. U legt eventuele zorgen en bezwaren vast. U weegt de verschillende belangen goed af en geeft aan of u deze belangen terug laat komen in het initiatief. U vult het participatielogboek in en stuurt dit logboek tegelijkertijd met de aanvraag naar de gemeente.

Gemeente ondersteunt met: Gemakkelijk invulbaar stappenplan participatie voor het bepalen van uw aanpak. Toegang tot instrumenten voor het selecteren van de verschillende belanghebbenden in uw omgeving (publieksanalyse) en keuze van de gespreksvormen. Toegang naar een adviseur binnen de gemeente Houten voor vragen, advies en feedback op de participatieaanpak. Voorbeelden hoe anderen de participatie aanpakten. Advies over de aanpak van het mondeling, schriftelijk of online informeren. Inzicht in mogelijkheid die u kunt bieden om belanghebbenden mee te laten denken over uw initiatief. Op houten.nl/omgevingsinitiatieven vindt u ter ondersteuning van uw participatieaanpak de methode Relevant Gesprek, de benodigde instrumenten om belanghebbenden te selecteren, het participatielogboek en voorbeelden van anderen.

g We adviseren u graa eft over wanneer u vragen he initiatief. participatie voor uw act op met Neem bij vragen cont gunning of loket omgevingsver . Ook op uw gebiedsmanager itiatieven houten.nl/omgevingsin ie. vindt u veel informat

8

Participatieroute

3

uw initiatief heeft veel impact

Participatie bestaat bij deze route uit twee delen:

DEEL 1 Verkenning bij belanghebbenden om meningen en belangen te inventariseren U maakt m.b.v. stappenplan participatie een aanpak voor de verkennende participatie. U inventariseert de meningen. U biedt mogelijkheid tot meedenken en meepraten. U legt de uitkomsten en eventuele zorgen en bezwaren vast. U bespreek de resultaten aan de plantafel c.q. de omgevingstafel van de gemeente Houten. In sommige gevallen adviseert de plantafel c.q. de omgevingstafel u om uw plan voor te leggen aan college en/of gemeenteraad. U gaat na een positief voortgangsbesluit van de gemeente door naar deel 2 van de participatie

DEEL 2 Participatie bij verdere ontwikkeling van het initiatief 

U maakt m.b.v. stappenplan participatie een aanpak voor deel 2 van uw traject. U haalt ideeën en bezwaren op bij belanghebbenden en ontwikkelt oplossingen die daaraan tegemoetkomen. U legt de ideeën, bezwaren en oplossingen vast in combinatie met een definitief ontwerp. U kunt na positief besluit op het definitief ontwerp, met daarin verwerkt de uitkomsten van de participatie, aan de slag.

Gemeente ondersteunt met: Stappenplan op basis van de methode Relevant Gesprek voor maken van participatieaanpak. Toegang tot online omgeving met daarin instrumenten voor publieksanalyse en keuze gespreksvormen. Plantafel voor bespreken van de verschillende ins en outs van uw initiatief. Toegang naar adviseur binnen de gemeente Houten voor vragen, advies en feedback op uw participatieaanpak. Tijdens deel 2 van participatietraject samenwerking met adviseur vanuit de gemeente. Voorbeelden hoe anderen de participatie aanpakten. Op houten.nl/omgevingsinitiatieven vindt u ter ondersteuning van uw participatieaanpak de methode Relevant Gesprek, de benodigde instrumenten om belanghebbenden te selecteren, het participatielogboek en voorbeelden van anderen.

9

Goede participatie. Hoe pakt u dat aan? Een verbouwing, nieuwbouw, wijziging van de bestemming van een pand, het ontwikkelen van een

Sleutel 2: Waarover in gesprek

duurzaam energie-initiatief. Het zijn maar een paar

Maak goed duidelijk wat uw initiatief inhoudt

voorbeelden van omgevingsinitiatieven. De meesten

zodat uw gesprekspartners een compleet beeld

van ons nemen niet vaak zo’n initiatief, dus heeft u

krijgen. Vergeet niet de onderwerpen te noemen

ook niet vaak te maken met de participatie die daarbij

die vastliggen. Formuleer vervolgens zo concreet

hoort. Daarom bieden wij informatie, advies en

mogelijk de vragen die u heeft voor de verschillende

instrumenten zodat u de participatie bij uw initiatief

gesprekspartners. Die vragen formuleert u aan de

goed kunt opzetten. Al deze ondersteuning kunt u

hand van de rol die u ze kunt geven. Iemand die

vinden op houten.nl/omgevingsinitiatieven.

alleen maar meedenkt stelt u andere vragen, dan iemand die u laat meebeslissen.

Om u op weg te helpen bij het maken van een participatieaanpak kunt u gebruik maken van een beproefde methode.

In de ondersteuning op houten.nl/

We praten hier over vier sleutels. Hiermee schetst u

omgevingsinitiatieven lichten we dit verder toe.

van te voren belangrijke kaders, voor het gesprek* dat u aangaat met uw omgeving: Sleutel 1 Waarom gaat u in gesprek*

Sleutel 3: Met wie gaat u in gesprek

Sleutel 2 Waarover gaat u in gesprek

Wanneer u een initiatief met weinig impact heeft,

Sleutel 3 Met wie gaat u in gesprek

zal het aantal belanghebbenden ook klein zijn.

Sleutel 4 Hoe gaat u in gesprek

Misschien zijn het alleen uw directe buren die u wilt betrekken. Maar neemt u een initiatief met

*D  it gesprek over uw initiatief kunt op vele manieren voeren: persoonlijk, digitaal, schriftelijk, één-op-één of met een groepje belang-

meer impact dan zult u ongetwijfeld te maken hebben met meer groepen die u wilt betrekken.

hebbenden.

Op houten.nl/omgevingsinitiatieven vindt u meer informatie hierover en vindt u een inventarisatie

Een korte toelichting

van allerlei mogelijke belanghebbenden. Dit helpt u om keuzes hierin te maken.

Sleutel 1: Waarom in gesprek U neemt een initiatief dat is natuurlijk het onderwerp van het participatiegesprek. Maar bedenk van te voren wat u wilt bereiken met het gesprek, wat u

Sleutel 4: Hoe gaat u in gesprek

wilt weten van uw gesprekspartners en of u ruimte

Het gesprek over uw initiatief kunt u op veel

kunt bieden voor meedenken over uw initiatief.

verschillende manieren invullen. Mogelijk is het

Bepaal tegelijkertijd ook wat al vastligt en waar dus

voldoende dat u uw buren persoonlijk informeert

niet over kan worden meegedacht (de kaders).

over uw initiatief en hen om hun mening vraagt. Maar wilt u meer mensen betrekken dan zijn er

10

In de ondersteuning op houten.nl/

andere gespreksvormen nodig. Er is veel mogelijk.

omgevingsinitiatieven lichten we deze sleutel

Door eens voor een heel andere opzet te kiezen,

verder toe met behulp van de volgende rollen die u

vergroot u mogelijk de opbrengst en wordt mee-

de gesprekspartners kunt geven:

doen voor de deelnemers aantrekkelijker.

•

Meeweten

•

Meedenken

•

Meewerken

•

Meebeslissen

rs rekspartne Tip: Uw gesp en e m e het alg zullen het in rd e v er wanneer u waarderen ar te n alleen ma e h n a d t a ga weten’. laten ‘mee

Op houten.nl/omgevingsinitiatieven vindt meer informatie hierover en vindt u een inventarisatie van allerlei mogelijke gespreksen werkvormen.

Veel succes met uw initiatief en de participatie die daarbij hoort!

Vastleggen van het resultaat? Gebruik het participatielogboek U bent in gesprek gegaan over uw

Dit kunt vastleggen in het participatielogboek dat we daarvoor bieden:

initiatief om daarmee belangen,

• Geef daarin aan wie betrokken zijn geweest en wat hun rol is geweest.

ideeën en oplossingen in kaart te

• Geef weer wat de mening, ideeën en bezwaren van belanghebbenden zijn.

brengen. Daarmee kunt u uw

• Geef weer hoe u daarmee rekening houdt bij de eerdere ontwikkeling.

initiatief beter maken. Het is voor de gemeente belangrijk dat u laat

Dit participatielogboek vindt u op

zien wat u gedaan heeft en wat de

houten.nl/omgevingsinitiatieven

opbrengst daarvan is.

11

Bezoekadres: Onderdoor 25 3995 DW Houten

Postadres: Postbus 30 3990 DA Houten

Website: www.houten.nl E-mail: gemeentehuis@houten.nl Telefoon: 030 639 2611