Bijlage 1 - Aanbiedingsbrief GR RAZU aan college

Aan het College van B&W van Houten Postbus 30 3990 DA Houten

Datum: 18 april 2024 Kenmerk: RAZU20240418_02 Bijlagen: 2

Betreft: wijziging Gemeenschappelijke Regeling RAZU

Geacht college, Het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht stelt u voor om de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief-Zuid Utrecht (hierna: GR-RAZU) te wijzigen. De aanleiding hiervoor is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) die op 1 juli 2022 in werking is getreden. Gevoerd proces Het bestuur van het RAZU heeft op 7 december 2022 de opdracht gegeven om de wijziging van de GR-RAZU voor te bereiden. Op 29 november 2023 heeft het bestuur van het RAZU het ontwerp voor de gewijzigde GR-RAZU besproken en vastgesteld. De ontwerp GR-RAZU (versie 29 november 2023) is op 29 november 2023 naar u gestuurd met het verzoek de ontwerp GR-RAZU aan uw raad voor te leggen. Reactie Zienswijze Het bestuur van het RAZU heeft de door de raden ingediende zienswijzen besproken tijdens de bestuursvergadering van 3 april 2024. Een overzicht van alle door de raden ingediende zienswijzen is bijgevoegd bij deze brief. Het bestuur van het RAZU dankt de raadsleden van de gemeente Houten hartelijk voor hun grondige bespreking van de ontwerp-GR RAZU 2024. Het bestuur is het eens met de constatering van uw raad dat een goede informatievoorziening vanuit het RAZU naar de gemeenteraad van belang is. Wat betreft de opmerkingen van uw raad bij art. 10 lid over de actieve informatieplicht, deze geldt voor het bestuur van het RAZU en komt voort uit artikel 17, lid 2 Wgr.

Dat is opgenomen in artikel 10 lid 1 van de GR RAZU 2024. Naast de plicht voor het bestuur om alle raden op gelijke wijze te bedienen van informatie (dat garandeert de actieve informatieplicht) geldt per bestuurslid ook een inlichtingen- en verantwoordingsplicht richting eigen raad/college conform artikel 16 Wgr. Dat is vormgegeven in artikel 10 lid 2 en 3 van de GR RAZU 2024.

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01

Het betreft hier de persoonlijke informatie en verantwoording voor de gedragingen van het betreffende bestuurslid in het bestuur van RAZU. De Wgr verlangt daar geen actieve informatieplicht, maar wel dat op verzoek informatie wordt gegeven of verantwoording wordt afgelegd. Het is ook wat lastig voorstelbaar wat een actieve informatieplicht voor een bestuurslid nog toe voegt, aangezien het bestuur al actief alle informatie verstrekt die de raden nodig hebben. Zijn er dan nog vragen over de wijze over het gevoerde beleid van een bestuurslid in het bestuur, dan kunnen raden/colleges daar inlichtingen over vragen aan het ‘eigen’ bestuurslid, oftewel het bestuurslid dat door het eigen college is aangewezen. Actieve informatieplicht ziet dus op info van het bestuur. De inlichtingen- en verantwoordingsplicht geldt voor een bestuurslid persoonlijk richting eigen college en raad. Hier is passief voldoende en voegt de actieve informatieplicht niets meer toe. Als actieve informatieplicht voor het afzonderlijke bestuurslid wordt toegevoegd is dit bovendien meer dan de wetgever vraagt. Het bestuur van het RAZU heeft het voorstel van uw raad om actieve informatieplicht voor bestuursleden toe te voegen aan art. 10 lid 2 dan ook niet overgenomen. Het voorstel van de raad van Houten om het woordje ‘slechts’ te schrappen in art. 11 eerste lid is door het RAZU bestuur overgenomen.

Na bespreking van de ingediende zienswijzen heeft het bestuur in de vergadering van 3 april 2024 de gewijzigde gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 vastgesteld. Volgende stappen in de wijziging Namens het RAZU bestuur stuur ik u de GR-RAZU 2024 toe met het verzoek in te stemmen met de gewijzigde GR. Het getekende collegebesluit ontvang ik graag voor 19 juni 2024. Artikel 34 van de GR-RAZU 2024 (en artikel 28 van de GR-RAZU 2020) geeft aan dat de gemeenschappelijke regeling gewijzigd wordt zodra tenminste vier van de colleges tot deze wijziging hebben besloten en de raden van die gemeenten daar toestemming voor gegeven hebben. Het college van Wijk bij Duurstede maakt vervolgens, conform artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, het besluit tot wijziging van de GR-RAZU bekend. De gewijzigde GR treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op deze bekendmaking.

Met vriendelijke groet, Namens het Bestuur van het RAZU

Erika Hokke Directeur / Archivaris

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01