Accountantsverslag Gemeente Houten def_.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag Gemeente Houten Boekjaar 2020
1
Aan de gemeenteraad van de gemeente Houten Postbus 30 3990 DA Houten Amsterdam, 15 juni 2021
Geachte leden van de Gemeenteraad, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de gemeente Houten te controleren. Dit accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2020 naar voren zijn gekomen. De bevindingen in dit verslag zijn besproken met de portefeuillehouder financiën en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie.
Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Houten voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
J.M.A. Drost RA Partner Audit
2
Inhoudsopgave
1.
Bestuurlijke samenvatting
4
2.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
7
3.
Financiële positie
19
4.
Bevindingen interne beheersing
21
Bijlagen
25
3
Bestuurlijke samenvatting
1. Bestuurlijke samenvatting Wij zullen een goedkeurende verklaring verstrekken voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.
Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.
Het Besluit Begroting en Verantwoording is in materiële zin nageleefd in 2020 maar kan op een aantal aspecten nog verder worden verbetert.
Covid-19: De gemeente heeft een afzonderlijke paragraaf opgenomen waarin de effecten van Covid-19 adequaat zijn toegelicht.
Uit onze controle blijken geen ongecorrigeerde fouten ten aanzien van getrouwheid.
Wij hebben ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole voor € 556.000 aan fouten geconstateerd met betrekking tot EU aanbestedingen.
5
1. Bestuurlijke samenvatting De begrotingsoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en zijn goed toegelicht.
Inzake de kosten jeugdwet en de Wmo nieuwe taken steunt de gemeente op de controleverantwoording van de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) die zich baseert op productieverantwoordingen van zorgaanbieders die zijn voorzien van een controleverklaring. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden en de ontvangen rapportage resteert inzake de kosten Jeugdwet en Wmo een onzekerheid van € 225.000. Voor de PGB heeft de gemeente de prestatielevering niet kunnen vaststellen waardoor er een onzekerheid resteert van € 589.000.
Mede in relatie tot voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording merken wij op dat de gemeente nog stappen kan zetten in een verdere verbetering van de interne beheersing. Vanuit het perspectief van de 3 lines of defense worden nu vooral controles uitgevoerd in de 3e lijn, wij adviseren om dit meer te gaan beleggen in de 1e en/of 2e lijn.
Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage geconstateerd.
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 in overeenstemming is met de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Houten voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
6
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen); - de jaarrekening; - overige informatie (voorwoord en bestuurlijke beschouwingen). Met de opdrachtbevestiging van d.d. 7 september 2020 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering van de controleplanning hebben zich een aantal belangrijke wijzigingen voorgedaan, deze zien vooral toe op de uitvoering en controle van de Tozo. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 1.300.000. Deze materialiteit sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol. Voor de uitvoering van de controle hanteren wij overigens een uitvoeringsmaterialiteit van € 650.000. Grondslag
Bedrag
1% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 1.300.000
Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 3.900.000
Rapporteringstolerantie
€ 75.000
Goedkeuringstolerantie fouten
o.b.v. controleprotocol
Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: − waardering grondexploitatie Vinex; − EU Aanbestedingen; − adequate afgrenzing van lasten in het boekjaar; − onrechtmatige onttrekking van middelen (prestatie inkopen). Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw gemeente heeft gedurende 2020 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente. Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.
Inzake de rapporteringstolerantie geldt dat wij vanwege de op ons van toepassing zijnde wet- en regelgeving € 65.000 als grens voor het rapporteren van fouten en onzekerheden dienen te hanteren.
8
Covid-19 Impact Covid-19 voor de gemeente De belangrijkste effecten van de Corona-crisis voor de gemeente zijn nader toegelicht in een afzonderlijke paragraaf. De belangrijkste impact voor de gemeente en voor onze controle is hieronder benoemd: • Uitvoeren Tozo regeling (uitvoering via WIL). • Aanvullende bijdragen en kosten mede agv tijdelijke uitbreiding formatie. • Diverse kwijtscheldingen. • Prestatielevering. • Toelichting met betrekking tot corona in jaarverslag, grondslagen en jaarrekening. • Toelichting gebeurtenissen na balansdatum. Afgezien van de Tozo heeft de gemeente Houten de financiële effecten van Covid-19 geraamd op EUR 1,2 miljoen. Dit is nagenoeg volledig gedekt door een aanvullende compensatie van het Rijk voor 2020. Aandachtspunten Covid-19 voor de jaarrekeningcontrole Op 26 februari 2021 heeft de commissie BADO een notitie gedeeld waarin de effecten van Covid-19 voor de jaarrekening van decentrale overheden zijn benoemd. Hierbij is in het kader van de rechtmatigheid van subsidies de naleving van prestaties benoemd. Er zijn subsidies verstrekt voor activiteiten die vanwege Covid-19 niet hebben plaatsgevonden, en/of er hebben “vervangende” activiteiten plaatsgevonden. De gemeente Houten heeft ervoor gekozen om deze subsidies niet terug te vorderen. Door het College is daarom de hardheidsclausule toegepast.
Wij hebben de besluitvorming hieromtrent getoetst en op basis hiervan hebben wij geen bevindingen geconstateerd.
Afgrenzing van de lasten als gevolg van Covid-19 Wij hebben een verhoogd risico onderkend inzake de afgrenzing van de lasten als gevolg van Covid-19. Door Covid-19 worden er door de gemeente extra lasten gemaakt waardoor mogelijk budgetten worden overschreden. Een deel van deze extra lasten zullen worden gecompenseerd door het Rijk waardoor een mogelijk risico bestaat dat lasten van 2021 worden verschoven naar 2020. Om dit risico te mitigeren, hebben wij met name gekeken naar de onderbouwingen inzake de verplichtingen ultimo 2020. Tijdens onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de verplichtingen voldoende zijn onderbouwd. Wij hebben derhalve geen indicaties dat de gemeente ten onrechte verplichtingen heeft opgenomen in de jaarrekening. Tozo Het kabinet heeft meerdere maatregelen getroffen om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (hierna: Tozo) is één van die maatregelen om specifiek zelfstandige ondernemers, waaronder ZZP’ers, financieel te ondersteunen. De uitvoering van de Tozo is decentraal door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij de gemeente neergelegd. De uitvoering van de Tozo is door de gemeente Houten uitbesteed aan de WIL.
Op basis van de Tozo kunnen zelfstandigen een beroep doen op twee soorten voorzieningen: een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en een lening voor bedrijfskapitaal. Uw gemeente heeft in 2020 € 8,5 miljoen ontvangen in het kader van de Tozo. Uiteindelijk is in 2020 een bedrag van € 5,5 miljoen aan voorschotten betaald aan de WIL en is door de WIL voor € 4,5 miljoen verstrekt aan zelfstandigen. Het teveel ontvangen voorschot zal in 2021 worden terugbetaald aan het Rijk. Er zijn geen financiële fouten geconstateerd door de accountant van de WIL inzake de Tozo.
Verder hebben wij ten aanzien van de financiële positie aanvullende werkzaamheden verricht op de waardering van de activa en mogelijke risico’s ten aanzien van garantstellingen. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij hierbij geen issues gesignaleerd.
9
Waardering van de grondexploitaties Algemeen De waardering van de grondexploitaties is een belangrijk aandachtspunt in onze controleaanpak, vanwege de mate van schattingsonzekerheid. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Ten opzichte van 31 december 2019 is de boekwaarde van de post grondexploitatie toegenomen met € 2,4 miljoen. De toename van de boekwaarde per 31 december 2020 is als volgt samen te vatten:
Tussentijdse winstneming en specifieke projectrisico’s De BBV schrijft voor dat op basis van de voortgang tussentijdse winstneming verplicht is, hierbij mag rekening worden gehouden met specifieke projectrisico’s. Hieronder is een beknopte weergave opgenomen van de resultaatverwachtingen: BW 2020
EW 2020
Risico’s 2020
EW 2019
Risico’s 2019
Vinex
19,8
3,3
0
3,2
3,8
Stedelijk niet-Vinex
0,2
1,0
0
1,0
0
(x € 1 miljoen)
(x € 1 miljoen)
2020
2019
Landelijk
5,4
-0,5
0
-0,5
0
Boekwaarde per 1 januari
23,0
31,1
Totaal
25,4
3,8
0
3,7
3,8
Investeringen
8,4
4,8
Grondverkopen
-9,1
-12,9
Tussentijdse winstneming
3,1
0
Mutatie verliesvoorziening
0
0
25,4
23,0
Boekwaarde per 31 december
Bevindingen Presentatie Vinex Vinex is in de jaarrekening als verschillende deelgebieden gepresenteerd maar kwalificeert als 1 totaalcomplex en wordt ook als zodanig financieel verwerkt en verantwoord, wij hebben vastgesteld dat dit in overeenstemming is met de BBV. Overigens merken wij hierbij op dat tot en met 2019 locatie Centrum nog als een separaat complex was gepresenteerd maar vanaf 2020 onderdeel uitmaakt van Vinex.
BW = boekwaarde; EW = eindwaarde Tot en met 2019 was vanwege specifieke projectrisico’s inzake Vinex geen tussentijdse winstneming verantwoord. Op basis van huidige/recente informatie en gelet op de marktontwikkelingen lijkt het risico beperkt en/of is niet voldoende betrouwbaar in te schatten. Hierdoor heeft de gemeente in de definitieve jaarrekening 2020 een winst verantwoord van EUR 2,6 miljoen. Ook voor Stedelijk niet-Vinex is in 2020 op basis van de voortgang een tussentijdse winst verantwoord van EUR 0,5 miljoen. Resultaatverwerking Het tussentijdse resultaat op de voorraden is verwerkt ten gunste van de resultaatsbestemming in plaats van ten gunste van de reserve Concern weerstandsvermogen grondexploitaties. Dit wordt veroorzaakt doordat in de huidige nota reserves en voorzieningen alleen mutaties in de voorzieningen in deze reserve mogen worden verwerkt. Wij adviseren de gemeente om de nota reserves en voorzieningen indien gewenst aan te passen en door de Raad vast te laten stellen zodat ook tussentijdse winsten in de bestemmingsreserves kunnen worden verwerkt.
10
Waardering van de grondexploitaties Gehanteerde parameters De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door gemeente Houten gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst. De belangrijkste uitkomsten hiervan kunnen als volgt worden samengevat: Parameter
2020
Kostenstijging
Opbrengstenstijging
Rekenrente
Disconteringsvoet
Toelichting De gehanteerde parameter voor de kostenstijging is 1,5% en ligt in lijn met de landelijke prijsindexcijfers. Op basis van de beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig. De gemeente rekent met een opbrengstenstijging van 0%. Omdat voor de meeste complexen al sprake is van afspraken met projectontwikkelaars achten wij deze parameter evenwichtig.
Kostentoerekening Een deel van de plan- en voorbereidingskosten bestaat uit een vast percentage inzake dekking overhead. Wij adviseren de gemeente om deze dekking kwalitatief te toetsen en indien nodig aan te passen. Bovenwijkse voorzieningen Wij hebben geconstateerd dat er geen sluitende koppeling meer aanwezig is tussen de investeringen in bovenwijkse voorzieningen en de spaarcomponent in de grondexploitaties. Gedurende de looptijd zijn alle bovenwijkse investeringen rechtstreeks op de grondexploitatie verantwoord. De gemeente heeft ervoor gekozen om bij afwikkeling van Vinex het gehele restant over te boeken naar de materiële activa, alhoewel dit niet helemaal correct is kunnen wij instemmen met deze verwerkingswijze.
Het college rekent binnen de huidige grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 0% (2019: 0%). De rekenrente is gebaseerd op de huidige leningenportefeuille van gemeente Houten (2-jaars lening van EUR 10 miljoen heeft een negatieve rente van 0,3%). Deze grondslag is in overeenstemming met de notitie grondexploitatie en de bepaling in de notitie rente van de commissie BBV. Wij achten deze parameter evenwichtig. De disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties is door de commissie BBV voor alle gemeenten gelijkgesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor inflatie binnen de Eurozone (2%). Dit percentage is door de gemeente correct toegepast, waardoor wij deze parameter kwalificeren als evenwichtig.
Programmering
De programmering van de grondexploitatie is niet extern getoetst door de gemeente. Op basis van externe benchmarks hebben wij vastgesteld dat de programmering past binnen de vraag naar woningen in de gemeente Houten.
Verkoopprijzen
De verkoopprijzen voor zowel woningen als bedrijven zijn niet significant gewijzigd. Ten aanzien van de grondprijzen liggen taxatierapporten of residuele berekeningen ten grondslag. Op basis van de aangeleverde onderbouwingen kwalificeren wij deze parameter evenwichtig.
Legenda status: = evenwichtig = optimistisch = voorzichtig = controleverschil
11
Sociaal domein Algemeen De gemeente Houten voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden: Uitvoerder
Wijze van uitbesteding
Bepaling last boekjaar
Uitkeringen (Participatiewet)
WIL
Delegatie
Werkelijke lasten
Werkdeel (WSW)
WIL
Delegatie
Vaste bijdrage op basis van de begroting
Jeugdwet
RBL
Mandatering
Afrekening op basis van werkelijke lasten
Wmo
RBL
Mandatering
Afrekening op basis van werkelijke lasten
PGB’s
Sociale verzekeringsbank
Mandatering
Afrekening op basis van werkelijke lasten
Onderdeel
RBL De Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Jeugdzorg en de Wmo. Door de accountant van de RBL is een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde lasten. De gerapporteerde onzekerheid voor 2020 bedroeg € 225.000. PGB Er heeft geen sluitende controle op de levering van de zorg plaatsgevonden door de accountant van de SVB. De gemeente Houten heeft voor 2020 zelf een controle uitgevoerd op de PGB’s. Wij hebben deze controle beoordeeld en geconcludeerd dat prestatielevering nog onvoldoende wordt aangetoond door de gemeente. Het volledige bedrag aan PGB’s is derhalve als onzekerheid meegenomen in ons oordeel.
De gemeente heeft aangegeven om in 2021 een uitgebreidere toets op de prestatielevering uit te voeren. Wij adviseren u om de toets- en aandachtspunten uit de SDO-notitie “Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ hierin mee te nemen. WIL De participatiewet is uitbesteed aan Werk en Inkomen Lekstroom(hierna: WIL). Door de accountant van de WIL is een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de SiSa-bijlage 2020 en het participatiedeel van de exploitatierekening van de gemeente Houten. De lasten uit hoofde van de participatiewet zijn derhalve getrouw en rechtmatig opgenomen in de jaarrekening van de gemeente Houten. Als onderdeel van de participatiewet heeft de WIL ook de Tozo inzake levensonderhoud voor de gemeente Houten uitgevoerd. De gemeente Utrecht heeft namens de WIL hierbij de kapitaalverstrekkingen uitgevoerd. Door de accountant van de WIL zijn bij de uitvoering van de dossiercontroles enkele formele fouten geconstateerd inzake het ontbreken van een handtekening van de partner. Het belangrijkste onderdeel van het M&O beleid van de WIL is het onderzoeken van de signalen van het Inlichtingenbureau. Hierbij wordt beoordeeld of de aanvrager geen of een lager recht op vergoeding had hetgeen resulteert in het terugvorderen.
De wetgever staat toe dat de door u geplande controles op signalen van misbruik of oneigenlijk gebruik gedurende 2021 worden opgepakt en de consequenties hiervan in de administratie van 2021 worden verwerkt. De WIL is op het moment van rapportage nog niet gestart met het uitzoeken en verwerken van de IB-signalen voortkomend uit Tozo 1, 2 en 3. De Tozo-regeling stelt dat dit ook niet hoeft doch geeft wel aan dat er adequate beheersmaatregelen moeten zijn getroffen om mogelijke materiële fouten te identificeren. De gemeente Houten heeft in de jaarrekening een adequate toelichting opgenomen over de schattingsonzekerheid ten aanzien van eventuele terugvorderingen. Bij de controle van de jaarrekening 2021 wordt door ons vastgesteld of de opvolging adequaat heeft plaatsgevonden.
12
Overige bevindingen Immateriële vaste activa Onder de immateriële vaste activa had de gemeente verschillende projecten verantwoord. Wij hebben vastgesteld dat niet al deze projecten aan de voorwaarden van immateriële vaste activa voldoen. Het project restauratie en verduurzaming Fort Honswijk voldoet niet aan de eisen van bijdragen aan activa in eigendom van derden omdat de gemeente zelf eigenaar is van het Fort. Op grond hiervan heeft een presentatiecorrectie plaatsgevonden naar de materiele vaste activa. Tegelijk met deze presentatiecorrectie heeft de gemeente bij de materiele vaste activa toegelicht waarom er sprake is van een creditsaldo (vooruit ontvangen bijdragen derden). Met de doorgevoerde correcties kunnen wij ons verenigen met de gehanteerde verwerkingswijze. Wel vragen wij de aandacht bij de gemeente om jaarlijks voor alle projecten zichtbaar te toetsen of er wordt voldaan aan de voorwaarden voor activering onder de immateriële vaste activa. Daarnaast zijn er onder de immateriële vaste activa voorbereidingskosten opgenomen in verband met de nieuwe ruimtelijke koers. In het op 17 maart 2021 gehouden referendum heeft een meerderheid tegen dit plan gestemd.
De komende periode zal meer duidelijk worden wat de gevolgen hiervan zullen zijn en of dit consequenties heeft voor de waardering, overigens zijn de geactiveerde kosten onder de IMVA gedekt voor een bestemmingsreserve. De gemeente heeft de situatie adequaat toegelicht als gebeurtenis na balansdatum. Voorzieningen Tijdens de controle hebben wij vastgesteld dat de voorziening volkshuisvesting ad € 1,3 miljoen niet voldoet aan de voorwaarden van een voorziening. Deze voorziening is het verleden gevormd vanuit de verkoop van gronden in de grondexploitatie. Doel van de voorziening is bijdragen aan sociale woningbouw in de gemeente. De reden dat er niet wordt voldaan aan de voorwaarden van een voorziening is dat er ultimo boekjaar geen risico is waaruit een verplichting/ verlies voortkomt. Wij hebben vastgesteld dat er in het verleden besluitvorming aanwezig is vanuit de raad om deze gelden specifiek te besteden, daarmee kwalificeert dit als een bestemmingsreserve en is in de jaarrekening 2020 dit saldo van voorziening overgeboekt naar de reserves.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed In januari 2020 heeft de Commissie BBV de notitie Materiële vaste activa uitgebracht, waarin een aantal stellige uitspraken zijn opgenomen met betrekking tot de opname en verwerking van voorzieningen voor groot onderhoud. Hierin is onder meer bepaald dat: − voorzieningen alleen met instemming van de Raad kunnen worden ingesteld en dienen te worden gevoed op basis van een recent beheerplan (in de basis maximaal vijf jaar oud); − tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht, indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud. Wij hebben vastgesteld dat de raad heeft ingestemd met het vormen van een onderhoudsvoorziening Onderhoud Vastgoed en via een raadsvoorstel geïnformeerd is over het totaalbeeld. Wij constateren dat voor elk object een afzonderlijk beheerplan is opgesteld waardoor het totaal overzicht ontbreekt. Derhalve adviseren wij u om een geconsolideerd beheerplan op te stellen en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de raad. Analyse afwijkingen t.o.v. beheerplannen Tijdens onze controle hebben wij vastgesteld dat de afwijkingen tussen de gerealiseerde onderhoudslasten in de jaarrekening en de geraamde onderhoudslasten volgens het beheerplan nog onvoldoende door de gemeente worden geanalyseerd.
Wij adviseren u voor volgens jaar een analyse op te stellen van de gerealiseerde kosten van de onderhoudsvoorziening ten opzichte van de begrote onttrekkingen volgens het beheerplan. Dit geeft de gemeente inzicht of de voorziening ultimo boekjaar nog steeds toereikend is. Voorziening dubieuze debiteuren De voorziening dubieuze algemene debiteuren is ten opzichte van voorgaand jaar met € 212.000 gestegen. Deze stijging is volledig toe te rekenen aan 1 casus inzake het opruimen van drugsafval. De gemeente wil de door hun gemaakte kosten voor het opruimen van het afval verhalen op de eigenaren van het object waar het drugsafval is gevonden. De voorziening betreft 100% van de gemaakte kosten voor het opruimen. Wij kunnen ons verenigen met de gevormde voorziening. Wel adviseren wij de gemeente voor dit soort casussen de inbaarheid nader te onderbouwen door zichtbaar onderzoek en documentatie aan te leveren waaruit blijkt dat gemaakte kosten niet betaald zullen worden. 13
Overige bevindingen Administratieve verwerkingen De administratieve verwerking van reserves, kredieten investeringen en nog te ontvangen facturen en de volgbaarheid van deze mutaties is complex en heeft meer tijd gekost dan gepland. Onze observaties hierbij zijn als volgt: 1. Kredieten investeringen; A. In het overzicht met kredieten komt de ene keer het gehele ter beschikking gestelde krediet terug en een andere keer alleen het nog resterende krediet/ het krediet voor het boekjaar. B. Kredieten worden soms in (de toekomst) gedekt vanuit de samenwerking met WIL/ RUD. Vanuit het overzicht met de kredieten is dit onvoldoende duidelijk. 2. Reserves; A. Mutaties komen voort vanuit de maandelijks gegenereerde cognos rapportages. Dit is bijvoorbeeld het geval bij beheer openbare ruimte. De herleidbaarheid naar onderliggende kosten (facturen) is complex. B. Mutaties zijn afhankelijk van in de toekomst nog op te stellen rapportages waardoor raadsbesluit en daarbij horende bedrag niet eenvoudig te herleiden zijn. 3. Nog te ontvangen facturen. A. De gemeente heeft (nog) geen optimaal werkende verplichtingenadministratie waardoor niet 1 op 1 was vast te stellen welke facturen, die in het volgende boekjaar worden ontvangen, betrekking hebben op welke verplichting.
Wij bevelen u aan om de administratie in te richten op zodanige wijze dat beter gewaarborgd is dat gehandeld wordt conform BBV richtlijnen, waardoor de complexiteit van de boekingen in financiële administratie wordt verminderd. Naleving BBV Op een aantal aspecten hebben wij geconstateerd dat de BBV niet volledig is nageleefd. Dit ziet o.a. toe op toelichting uitgangspunten grondexploitaties, rubricering vooruitontvangen voorschot Fort Honswijk, de toelichting op de aard en doel van de reserves en voorzieningen en de verwerking van de voorziening riolering. Bij de vaststelling van het GRP 2020-2023 heeft de raad besloten om het efficiencyvoordeel toe te voegen aan de reserve en dit gelijk weer in te zetten voor toekomstige vervanging. Formeel is dit niet juist en had, gezien het voornemen om dit geld weer terug te geven aan de burger, dit in de voorziening egalisatie geboekt moeten worden. Omdat het hier gaat om een herrubricering binnen de voorzieningen en het effect op de reserves nihil is kunnen we hiermee instemmen.
Stamgegevens crediteuren Tijdens de controle hebben wij aanvullende werkzaamheden uitgevoerd op het wijzigen van de crediteuren stamgegevens. Het hebben en naleven van een goede procedure wijzigen stamgegevens verkleint het risico dat er bedragen naar verkeerde partijen/ bankrekeningen worden overgemaakt. Tijdens onze controle hebben wij het volgende vastgesteld: 1) In 7 gevallen wordt gesteund op een derde (BGHU) dat zij het bankrekeningnummer hebben gecontroleerd. Gemeente beschikt echter niet over Assurance waaruit met voldoende zekerheid blijkt dat BGHU dit ook op een juiste wijze doet. 2) Voor circa 50% van de wijzigingen is vastgesteld dat de wijziging op basis van een factuur is doorgevoerd. Tijdens de werkzaamheden hebben wij niet kunnen vaststellen, doordat hier geen vastlegging van is in de financiële administratie, dat er een controle op de wijziging van de bankrekening is uitgevoerd. Wij adviseren de gemeente de procedure die ze hebben consequent toe te passen en intern vast te stellen dat deze juist en volledig wordt nageleefd. Afsluitproces Een aantal componenten van onze controle konden niet binnen de gestelde tijdsblokken worden afgerond en liepen zo langer door. Zo hebben de controles van de voorraden, reserves, aanbestedingen en Sisa veel meer tijd gekost dan vooraf verwacht.
Daarnaast merken wij op dat de afronding van zowel de RBL als de WIL pas laat in het jaarrekeningproces tot stand komt. Onze eerste jaarrekeningcontrole voor de gemeente Houten was daarom een hele uitdagende vooral door de impact van Covid-19 enerzijds op de inhoud van onze controle en anderzijds op ons proces. Nagenoeg onze gehele controle heeft zich digitaal voorgedaan hetgeen de efficiency in de vraag en antwoord afstemming niet ten goede is gekomen. Wij zullen na afloop van deze controle een gezamenlijke evaluatie plannen met de gemeente waarin we vooruit zullen blikken naar een verdere verbetering voor de controle 2021.
14
Rechtmatigheid Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat voor enkele gemeentelijke inkooptrajecten met een inkoopwaarde van in totaal € 556.000 (8 dossiers) niet de juiste procedure is gevolgd. Op basis van onze controle komt naar voren dat deze inkopen Europees aanbesteed hadden moeten worden. Wij hebben dit bedrag als rechtmatigheidsfout aangemerkt. Naast de geconstateerde fouten hebben wij vastgesteld dat de dossiers niet in alle gevallen volledig zijn. Zo ontbreken in sommige gevallen de getekende contracten. In veel gevallen is dan middels aanvullende analyse van de bestedingen vastgesteld dat er geen indicatie voor aanbesteding is waardoor deze dossier nu niet als fout zijn meegenomen. Daarnaast vragen wij de aandacht om bij complexe dossiers op voorhand een onderbouwing (position paper) op te stellen. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de inkoop van ICT. Wij adviseren het college om de interne beheersing op de aanbestedingen verder aan te scherpen. Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd.
De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV. In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het college een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het college stelt uw gemeenteraad voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2020.
Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid. Wij constateren de volgende overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van de gewijzigde begroting. Lastenoverschrijding programma
Begrotingsafwijking
Programma 02 Duurzame leefomgeving (totaal € 0,1 miljoen)
€ 0,1 mio is onrechtmatig maar telt niet mee voor het oordeel
15
Rechtmatigheid Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde kredieten. Wij hebben hierbij geen bevindingen geconstateerd. Mutaties in de reserves De mutaties in de reserves zoals opgenomen in de jaarrekening kunnen als volgt worden gespecificeerd: (x € 1.000)
Gewijzigde begroting
Jaarrekening
Verschil
Dotaties
134.370
130.902
3.468
Onttrekkingen
135.891
131.724
4.167
1.520
-821
-2.341
Saldo mutaties in de reserves
Vastgesteld is dat vrijwel alle reservemutaties conform begroting of met een lagere onttrekking zijn verwerkt. Uit de dotaties aan de reserves zijn geen bevindingen geconstateerd.
Niet financiële beheershandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Vanwege delegatie aan de WIL geldt in principe het M&O-beleid van de gemeenschappelijke regeling. De WIL geeft daarmee het M&O-beleid vorm en zal dit afstemmen met de gemeente Houten.
Het toe te passen M&O-beleid wordt bij voorkeur vastgesteld door de deelnemende gemeente, dit heeft echter niet plaatsgevonden. Financiering In 2020 heeft uw gemeente twee nieuwe langlopende leningen van ieder EUR 10 miljoen afgesloten. Wij hebben vastgesteld dat het treasury statuut hierbij adequaat is nageleefd. Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, het kasgeldlimiet en de naleving schatkistbankieren merken wij op dat de gemeente Houten zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening. 16
Jaarverslag Jaarverslag In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2020 is opgenomen.
Hieronder zijn onze conclusies en aanbevelingen inzake het jaarverslag opgenomen: Element jaarverslag
Onze waarneming
Vereisten BBV
Uw jaarverslag voldoet aan de vereisten van de BBV
Verenigbaar
Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening
Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.
Paragrafen
Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau met enkele aanbevelingen (zie hieronder)
Paragraaf Verbonden Partijen
Wij hebben vastgesteld dat alle verbonden partijen zijn opgenomen en de financiële gegevens correct zijn toegelicht.
Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd.
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De risico’s zijn uitgebreid toegelicht in deze paragraaf. De kans en impact zijn eveneens duidelijk toegelicht.
Informatiewaarde
De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.
Incidentele baten en lasten
De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan notitie ‘Structurele en incidentele baten en lasten’. Wij adviseren u wel om een grensbedrag op te nemen in de financiële verordening vanaf welke omvang incidentele lasten en baten afzonderlijk gespecificeerd worden in het overzicht incidentele lasten en baten.
Covid-19 (in bijlage)
Uw gemeente heeft ervoor gekozen om een afzonderlijke paragraaf op te nemen waarin de impact als gevolg van Covid-19 is beschreven. Hiermee geeft u een goed inzicht in deze bijzondere gebeurtenissen.
17
SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Wel hebben wij geconstateerd dat de WIL voor G2B een onzekerheid heeft gerapporteerd van in totaal € 44.000 die volgend jaar bij de gemeente terugkomt in de verantwoording van regeling G2A. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage.
WNT verantwoording Sinds enkele jaren geldt de Wet normering topinkomens (WNT). Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen gelden eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant. De WNTtoezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.
In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.
18
Financiële positie
3. Financiële positie 3.3 Weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Hieronder hebben wij de ontwikkelingen in uw kengetallen en een relatie naar de landelijke ontwikkelingen weergegeven: Kengetallen in %
Gemeente
Landelijk
3.4 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Hieronder is het verloop over de afgelopen 2 jaar weergegeven inclusief een kwalificatie van de weerstandsratio. De weerstandscapaciteit bedraagt, inclusief het voorstel tot resultaatbestemming € 6 miljoen (2019: € 5 miljoen). Er is dus sprake van een stijging van 20% van de beschikbare weerstandscapaciteit ten opzichte van 2019. Deze stijging wordt met name veroorzaakt door een toevoeging aan de reserve. De grootste door uw gemeente geïdentificeerde risico zijn: − Kostenontwikkeling Jeugdhulp en Wmo (€ 2,1 miljoen). − Risico wegens vertraging in recreatieve ontwikkeling Fort Honswijk (€ 350k). (bedragen * EUR 1 miljoen)
2020
2019
Weerstandscapaciteit
5,9
5,0
Risico’s
4,0
4,5
Weerstandsratio
1,5
1,1
2020
2019
2020*
2019
Netto schuldquote
70
81
79
76
Netto schuldquote gecorrigeerd
67
77
76
69
Weerstandsratio
Betekenis
Solvabiliteit
30
28
26
26
>= 2.0
Uitstekend
Grondexploitaties
20
20
13
14
1.4 < 2.0
Ruim voldoende
Belastingcapaciteit
100
99
103
100
1.0 < 1.4
Voldoende
Structurele exploitatieruimte
0,9
-0,8
0,3
0,5
0.8 < 1.0
Matig
0.6 < 0.8
Onvoldoende
< 0.6
Ruim onvoldoende
* Is gebaseerd op de begrotingssaldi
20
Bevindingen interne beheersing
4. Bevindingen interne beheersing 4.1 Algemeen Naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2020 hebben wij op 18 november 2020 een management letter uitgebracht. Het belangrijkste aandachtspunt aan u is het meer zichtbaar maken van de AO/IB in de 1e en 2e lijn in plaats van gegevensgerichte controles achteraf door de VIC. In de volgende pagina is dit nog eens samengevat. Deze bevinding heeft ertoe geleid dat onze controleaanpak voornamelijk gegevensgericht van aard is. Onze doelstelling van deze controle is om een beeld te krijgen of de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle toereikend zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén materiële fouten bevat. Uit onze risico-inschatting komen een aantal risicogebieden naar voren die een verhoogd risico met zich meebrengen op een materiële fout in uw jaarrekening. 1. Waardering van uw grondexploitatie. 2. Aanbestedingsrechtmatigheid. 3. Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels.
Dit risico ziet toe op de afgrenzing (juistheid) van de lasten als gevolg van Covid-19.
4.2 Automatisering IT wordt een steeds belangrijker onderdeel van de bedrijfsvoering en daarmee ook van de jaarrekening- controle. Uit onze IT audit komt naar voren dat ook op het gebied van automatisering nog verbeteringen mogelijk zijn. Deze bevindingen hebben wij aan u gerapporteerd in onze management letter. Wij adviseren het college hieraan prioriteit te geven. Enerzijds in verband met de risico's die er mee samenhangen. Anderzijds om de IT omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
22
4. Bevindingen interne beheersing Three lines of defense model Wij rapporteren via de 3 lines of defense model. Dat willen zeggen dat wij binnen de processen nagaan op welk niveau in de organisatie de interne beheersmaatregelen worden ondervangen. De volgende niveaus worden hierbij onderkend: 1e lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. 2e lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. 3e lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf. Indien de beheersmaatregelen in de 1e en/of 2e lijn adequaat zijn ingericht dan is de organisatie optimaal in control en is een voornamelijk systeemgerichte controleaanpak mogelijk. Indien dit niet het geval is kan dit gecompenseerd worden door de gegevensgerichte werkzaamheden van de VIC. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording dient in ieder geval de 3e lijn (VIC) toereikend te zijn. Onderstaand overzicht geeft een beeld over de mate van beheersing en controle van uw gemeente zoals gerapporteerd ten tijde van onze managementletter en heeft betrekking op de periode najaar 2020. Nr.
Proces
1e lijn
2e lijn
3e lijn
1
Inkopen en betalingen
Prestatielevering nog niet toereikend, ondervangen bij de VIC met gegevensgerichte werkzaamheden.
2
Sociaal Domein
uitbesteed
Beheer en toezicht op uitbesteding bij RBL en WIL standaardiseren en formaliseren, AO/IB niet toereikend. Bij de jaarafsluiting vinden nog aanvullende controles plaats op de totale verantwoordingen van RBL en WIL.
3
Subsidies
n.v.t.
Vanuit de VIC gegevensgerichte werkzaamheden, ontoereikende AO/IB-IC
4
Belastingen
uitbesteed
Beheer en toezicht op uitbesteding bij BGHU standaardiseren en formaliseren, AO/IB niet toereikend om te kunnen steunen. VIC niet betrokken. Bij de jaarafsluiting vinden nog wel aanvullende controles plaats op de totale verantwoording over het boekjaar.
5
Personeel
Aandachtspunt is de review van de ISAE3402 verklaring van Centric ter controle jaarafsluiting.
6
Omgevingsvergunningen
Juiste en volledige uitvoering van beheersingsmaatregelen in de 1e lijn behoeft aandacht ter mitigeren risico’s. 2e lijn beperkte werkzaamheden en gericht op aansluiting sub-administratie en financiële administratie. Gegevensgerichte werkzaamheden vanuit VIC ter mitigeren resterende risico’s.
7
Huren en pachten
Toereikende en zichtbare AO/IB in de 1e lijn ontbreekt. 2e lijn beperkte werkzaamheden en gericht op aansluiting sub-administratie en financiële administratie. Gegevensgerichte werkzaamheden vanuit VIC op volledigheid objecten nog nodig en te beleggen in de lijn.
8
Aanbestedingen
n.v.t.
In de eerste lijn worden de risico’s niet ondervangen, gegevensgericht en achteraf vanuit de VIC ondervangen.
9
Grondexploitaties
Geen toereikende AO/IB en veelal jaarlijkse werkzaamheden welke de risico’s voldoende mitigeren vanuit het oogpunt van de organisatie en waarop wij gegevensgericht controleren. VIC nog inbedden.
Opmerking / toelichting
Uit bovenstaande beeld komt naar voren dat wij nog niet optimaal op de processen kunnen steunen maar in samenwerking met de VIC grotendeels een gegevensgerichte aanpak hanteren. Wij bespreken uiteraard graag met u de mate van beheersing en uw gewenste ambitieniveau. Legenda status: = geen bevindingen, enkel aanbeveling ter verdere optimalisatie = één of enkele bevindingen met geringe impact resteren = meerdere bevindingen en aanbevelingen met mogelijk grote impact
23
4. Bevindingen interne beheersing 4.3 Fraude, corruptie en naleving wet- en regelgeving Fraude Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het toezicht op het college in de uitvoering van deze taken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het college gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersings-maatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.
Wij hebben tevens kennis genomen van de rapportage Frauderisicoanalyse 2020 die door de gemeente Houten is opgesteld. Onze eerste reactie is aan de gemeente teruggekoppeld en op korte termijn zullen wij een afspraak plannen om het document meer in detail te bespreken en de vervolgacties af te stemmen. Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren de gemeenteraad over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen.
Corruptie en omkopingsrisico’s Uw gemeente maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan de gemeente ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij.
− Door middel van een steekproef vaststellen of bij alle materiële grondtransacties door de gemeente vastgestelde procedures in materiële zin zijn gevolgd. − Door middel van een steekproef vaststellen of alle verstrekte subsidies in overeenstemming met de geldende interne wet- en regelgeving zijn verstrekt. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.
24
Bijlagen
Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid
Nummer
Specifieke uitkering
B1
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek
C1
Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik
D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022
E20
Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021
E27B
Brede doeluitkering verkeer en vervoer
E38
Tijdelijke stimuleringsregeling veilig, doelmatig en duurzaam gebruik verkeersinfrastructuur
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeente deel 2020
G2A
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet totaal 2019
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2020
G3A
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_totaal 2019
G4
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) gemeentedeel 2020
H4
Specifieke uitkering Sport
H8
Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)
Strekking controleverklaring rechtmatigheid:
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid:
Goedkeurend
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
Zie volgende pagina
26
Bijlage A – SiSa-bijlage (vervolg - Tozo) Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid
Nummer
Specifieke uitkering
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
G4
Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
G4
Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)
Strekking controleverklaring rechtmatigheid:
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid:
Goedkeurend
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
27
Bijlage B – Ongecorrigeerde controleverschillen Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het college en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. De geconstateerde fouten ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid en onzekerheden zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van 1% respectievelijk 3% van de totale lasten. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet gesaldeerd worden. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)
Getrouwheid
Rechtmatigheid
EU Aanbestedingsrechtmatigheid
556
Totaal ongecorrigeerde controleverschillen
0
556
Effect niet gecorrigeerde controleverschillen voorgaande jaarrekening
-
Totaal
0
556
Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000)
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Prestatielevering Jeugd
225
225
Prestatielevering PGB
589
589
Totaal onzekerheden
814
814
28
Bijlage B – Gecorrigeerde controleverschillen Gecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde controleverschillen ten opzichte van de 1e concept jaarrekening boven de door ons gehanteerde materialiteit van € 1,3 miljoen. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Tussentijdse winstneming voorraden (bate)
3.100
3.100
Voorziening volkshuisvesting (herrubricering naar reserves)
1.320
1.320
Totaal gecorrigeerde controleverschillen
4.420
4.420
29
Bijlage C – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2020 onderkend: − Waardering grondexploitatie Vinex. − Aanbestedingen. − Afgrenzing van de lasten als gevolg van Covid-19. − Onrechtmatige onttrekking van middelen (prestatie inkopen).
Samenwerking met interne accountantsdienst/andere accountants Voor de jaarrekening van de gemeente Houten maken wij gebruik van accountantsrapportages van de volgende verbonden partijen/gemeenschappelijke regelingen en uitvoeringsorganisaties: RBL: inzake sociaal domein (Jeugd, Wmo) . WIL: inzake de Participatiewet. Bghu: inzake de belastingopbrengsten.
Inschakeling van interne / externe deskundigen Wij hebben in het kader van onze controle van de grondexploitaties gebruik gemaakt van de werkzaamheden van onze collega’s van Business Advisory Ruimte & Vastgoed. Verbonden partijen Ten aanzien van de verbonden partijen van gemeente Houten hebben wij vastgesteld dat: − de (significante transacties met) verbonden partijen toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening en paragraaf verbonden partijen; − geen sprake is van indicaties voor ongeautoriseerde significante transacties met verbonden partijen, welke indicaties geven voor fraude; − geen sprake is van indicaties dat de van toepassing zijnde wet- en regelgeving niet is nageleefd. Significante uitdagingen/moeilijkheden tijdens de controle Er zijn geen significante uitdagingen/moeilijkheden geweest tijdens de controle. Bevestiging van het management Wij hebben het college van burgemeester en wethouders ter confirmatie een schriftelijke bevestiging gevraagd en ontvangen aangaande haar verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving.
30
Bijlage D – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van gemeente Houten Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: − voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd; − jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly en ondersteunende stafdiensten; − cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; − intern en extern kwaliteitsonderzoek; − twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten; − reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel; − roulatie van externe accountants op de opdracht.
Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.