220215 Bijlage 1 Rekenkamerrapport Onderzoek Projecten Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte.pdf

Rekenkamercommissie Houten

Memorandum

Onderzoek Projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’

17 december 2021

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021

Inhoud

I

Ter introductie

II

Doel en uitvoering

3

III

Bevindingen

5

IV

Aanbevelingen

11

**

Bijlagen

1.

Bestuurlijke reactie

2.

Nawoord Rekenkamercommissie

blad

1

Memorandum

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 1 van totaal 11

I

Ter introductie

De Rekenkamercommissie van de gemeente Houten bestaat in de jaren 2020 en 2021, ingevuld via het zogenoemde directeursmodel, uit Frank Hordijk. Zijn formele benoeming vond plaats in de vergadering van de gemeenteraad van 11 februari 2020. Aan de inzet van Hordijk ligt een overeenkomst ten grondslag tussen de gemeente Houten en het advies- en onderzoeksbureau Hordijk & Hordijk B.V., dat is gevestigd in Culemborg. In die overeenkomst is bepaald dat de Rekenkamercommissie per jaar één groter en ook één kleiner onderzoek verricht. Onderzoeksplan 2021 In het onderzoeksplan voor 2021 – waarover de Rekenkamercommissie in de voorbereiding heeft afgestemd met raadsleden, de griffie en een (intern) adviseur van de gemeente – zijn voor dat jaar (1) een groter onderzoek inzake het subsidiebeleid van de gemeente Houten en (2) een kleiner onderzoek naar de organisatie, uitvoering en beheersing van projecten in de openbare ruimte opgenomen. Het voorliggende memorandum omvat de uitkomsten van het tweede (kleinere) onderzoek, dus inzake projecten in de openbare ruimte. Onafhankelijk De Rekenkamercommissie opereert geheel onafhankelijk. De commissie hanteert een (uiteraard openbaar) reglement van orde met bijbehorend onderzoeksprotocol, waarin alle relevante kaders zijn opgenomen, inclusief verwijzingen naar de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Houten van 25 januari 2018.

Hordijk onderhoudt via de griffie contact met de Audit- en Rekeningcommissie uit de raad. De Rekenkamercommissie wordt (ook) rond diverse formele en praktische zaken door de griffie ondersteund.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 2 van totaal 11

Aandachts- of verbeterpunten Memoranda van de Rekenkamercommissie zijn primair bedoeld voor de raad. Hordijk heeft bij zijn Rekenkamerwerk altijd de intentie om vanuit een kritisch-positieve insteek een zo feitelijk mogelijke analyse te maken, waaruit dan meestal enkele (kleinere of grotere) potentiële aandachtsof verbeterpunten voortkomen. De raad kan die punten vervolgens desgewenst vertalen in vragen of verzoeken aan het college. Memorandum In dit memorandum zijn als vermeld de bevindingen opgenomen uit het onderzoek ‘projecten in de openbare ruimte’ (formeel, met verwijzing naar de woorden die in de programmabegroting worden gebruikt: ‘onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’. Hordijk 1 ziet, om het positief te zeggen, veel ruimte voor onder meer het verbeteren van de informatievoorziening richting de raad. Hordijk heeft een concept van dit memorandum op 22 oktober 2021 voor ambtelijk wederhoor (gericht op het herstellen van mogelijke feitelijke onjuistheden) aangeboden. Na het verwerken van de daaruit gevolgde aantekeningen is op 29 oktober 2021 gevraagd om een bestuurlijke reactie, dus van het college. De op dat verzoek ontvangen brief is als bijlage 1 bij dit memorandum opgenomen. Na die reactie is (als bijlage 2) een kort nawoord ingevoegd.

1

Gegeven de eenpersoons-bezetting van de Rekenkamercommissie Houten wordt in dit memorandum met ‘Rekenkamercommissie’, ‘de commissie’ en ‘Hordijk’ dezelfde persoon bedoeld, in casu Frank Hordijk. Als wordt gesproken van ‘de onderzoekers’, dan betreft dat mede Hordijks collega Peter van Loon.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 3 van totaal 11

II

Doel en uitvoering

Doel van het onderzoek De Rekenkamercommissie heeft voor het onderzoek de volgende probleemstelling en vragen geformuleerd (zie het onderzoeksprogramma voor 2021):

Zoals in de meeste gemeenten wordt ook in Houten jaarlijks veel geld besteed aan het onderhouden van zogenoemde kapitaalgoederen in de openbare ruimte. Dat betreft ‘goederen’ in de sfeer van wegen, groen en water, riolering, kunstobjecten en uiteenlopende gemeentelijke accommodaties. Zie voor een beknopte toelichting de desbetreffende paragraaf in de jaarlijkse begroting (in die voor 2022 vanaf blad 122). De Rekenkamercommissie komt in de achtereenvolgende programmabegrotingen geen specificatie van (voorgenomen) projecten tegen.      

Wie beslist feitelijk over de (timing van de) aanpak van welke rotonde of welk stuk te vervangen riolering (om iets te noemen)? Wat is de status van de ‘Startnotitie’ uit 2014? Wie stuurt in dat verband welke werkzaamheden aan? Hoe wordt de inzet van derden-aannemers aanbesteed? Hoe vindt de praktische budgetbewaking plaats? Hoe wordt tussentijds en na de afronding van een project geëvalueerd, en tot welke eventuele acties leiden de uitkomsten daarvan?

De Rekenkamercommissie wil de bovenstaande (en mogelijk nog aanvullende) vragen beantwoord krijgen.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 4 van totaal 11

Opzet De uitvoering volgde de lijnen van de opzet die voor het onderzoek zijn aangegeven in het onderzoeksplan voor 2021. Als volgt (met tussendoor enkele steekwoorden ‘realisatie’):  laten verzamelen, vervolgens doornemen en beoordelen van (interne) documentatie  vormen van een beeld van de opzet en werking van (alle) relevante procedures (inclusief daarin opgenomen momenten en vastleggingen van afstemming tussen ambtelijke organisatie en college), met inbegrip van de verwerking van noodzakelijke en bestede budgetten in begroting(en), administratie en jaarrekening(en) uitgevoerd  laten voorbereiden en vervolgens beoordelen van de uitkomsten van een toetsing van de bovenbedoelde procedures aan de hand van één of twee projecten, die in 2019 en/of 2020 zijn uitgevoerd (of die juist naar een later jaar zijn verplaatst)  afstemmen van aantekeningen en tussentijdse bevindingen met de contact-ambtenaar, alsmede met de verantwoordelijke wethouder uitgevoerd, met dien verstande dat één project is geselecteerd  voorbereiden van een memorandum met bevindingen en (waar aan de orde) aanbevelingen uitgevoerd – met het voorliggende document als resultaat.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 5 van totaal 11

III

Bevindingen

Hieronder zijn de door de Rekenkamercommissie opgedane bevindingen in geclusterde vorm opgenomen. Vanzelfsprekend is (intensief) gepoogd de gestelde onderzoeksvragen beantwoord te krijgen. Informatievoorziening 0.

De Rekenkamercommissie is van documentatie en toelichtende informatie voorzien door een zeer welwillende, maar merkbaar met (diverse) andere werkzaamheden bezette ambtelijk medewerker. De uitwisseling van informatie duurde, ondanks alle goede intenties, veel langer en verliep daarbij veel minder doelmatig in vergelijking met de gang van zaken tijdens de eerdere onderzoeken van de Rekenkamercommissie in Houten.

KADERS Begroting, projecten en financiering 1.

Het is de Rekenkamercommissie, zeker in meerjarig perspectief, niet gelukt een eenduidige aansluiting te maken tussen de (enkele, grote) bedragen die staan vermeld in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in de jaarlijkse programmabegroting en (de) daaraan ten grondslag liggende overzichten van plannen en projecten – al dan niet onderscheiden naar regulier versus groot onderhoud – en de beoogde financiering daarvan. Het is evenmin doenlijk gebleken de bedoelde bedragen eenduidig te verbinden met bedragen in de verschillende programma’s c.q. deelprogramma’s.

2.

Voor wat betreft de zogenoemde bovengrondse infrastructuur (openbare ruimte, onderdeel 1) wordt ook voor 2022 gevaren op gedateerde beleidsuitgangspunten. Waar in de zogenoemde startnotitie ‘Groot onderhoud en vervanging BOR 2014-2054’, opgesteld in het najaar van 2014, nog een toekomst met sterk oplopende noodzakelijke budgetten wordt geschetst, lijkt dat in de praktijk vooralsnog mee te vallen: volgens de programmabegroting 2022 ‘… is er nog geen aanleiding om wijzigingen door te voeren in de structurele onttrekking uit de bestemmingsreserve BOR’. Overigens (1) wordt in de bovenbedoelde startnotitie gesproken over een BOR-voorziening en (2) heeft de Rekenkamercommissie niet eenduidig kunnen vaststellen welke deelonderwerpen uit de startnotitie samenhangen met welke ‘onderdelen’ uit het staatje op blad 122 van de programmabegroting 2022.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 6 van totaal 11

3.

De geruststellende woorden in de programmabegroting 2022 (‘… is er nog geen aanleiding om wijzigingen door te voeren in de structurele onttrekking uit de bestemmingsreserve BOR’) kennen een zeker contrast met een passage in de ‘Rapportage Actualisatie financieel model groot onderhoud en vervanging openbare ruimte (VOB)’. Dat document stamt uit april 2021, door het college ter informatie aangeboden aan de raad: Daarnaast zijn er de volgende redenen waarom het model (zowel in 2014 als nu) grotere uitgaven voorziet dan er in werkelijkheid jaarlijks vanuit de BOR reserve onttrokken moeten worden: met enige regelmaat voert het team VOB projecten uit die worden gesubsidieerd door de provincie. Hierdoor wordt areaal vernieuwd, waarbij de gemeente niet of slechts gedeeltelijk financieel hoeft bij te dragen. In de periode 2012-2019 heeft de gemeente € 2.643.150 subsidie ontvangen (€ 330.000 per jaar) het team VOB heeft voor de reconstructie van de Heemsteedseweg een bijdrage van €144.000 ontvangen uit bestemmingsreserve Bestedingsplan mobiliteit. Mogelijk volgen nog meer projecten met een bijdrage uit deze bestemmingsreserve (…) waar mogelijk wordt groot onderhoud of vervanging uitgesteld door reparaties uit te voeren. Dit wordt dan gedekt uit het budget voor regulier onderhoud.

Jaarplan en begrotingswijzigingen 4.

Mede op basis van het document ‘Kaders vervolgtraject programma-BOR’ uit 2015 wordt tot op heden gewerkt met een ‘Jaarplan voor reconstructie-, groot onderhoud- en vervangingsprojecten team VOB en team UB’. Daarin staan de projecten opgesomd (en inhoudelijk toegelicht) die het college voornemens is in het desbetreffende kalenderjaar uit te voeren. Dat plan wordt naar verluidt opgesteld naar aanleiding van een (doorlopende) schouw van de actuele situatie van de (gehele) bovengrondse infrastructuur in de gemeente Houten. Het Jaarplan voor 2020 omvat ruim dertig voorgenomen projecten, variërend van concreet (‘groot onderhoud brug 24 Weerwolfpad’) tot globaal en indicatief (‘verwijderen van ongewenste beplanting uit de hagen’). De bij de projecten geïndiceerde kosten lopen uiteen van opvallend precies (€ 272.805 voor ‘grootschalig klein onderhoud asfalt’) tot ruw geschat (gezien een aantal grote, ronde bedragen). Het college zendt het Jaarplan ter informatie aan de raad.

5.

De Rekenkamercommissie heeft (herhaald) gevraagd naar documentatie op grond waarvan de totstandkoming van een jaarplan zou kunnen worden gevolgd (logischerwijs inclusief afstemming met de verantwoordelijk portefeuillehouder), maar heeft die niet ontvangen.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 7 van totaal 11

6.

Voor de meeste projecten in het Jaarplan wordt dekking gezocht in (een onttrekking uit) de bestemmingsreserve BOR, maar er zijn ook projecten opgenomen waarvoor (deels) subsidie van een andere overheid wordt verkregen (zoals gemeld in de hierboven aangehaalde ‘Rapportage Actualisatie financieel model groot onderhoud en vervanging openbare ruimte’). De Rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat de raad via de zogenoemde maandelijkse begrotingswijzigingen wordt gevraagd om instemming met het doen van de feitelijke (voorgenomen) uitgaven, omdat het toevoegen van bedragen aan de bestemmingsreserve al is ‘geregeld’ via het akkoord van de raad met de programmabegroting voor hetzelfde jaar.

7.

De Rekenkamercommissie heeft het verloop van de bedoelde begrotingswijzigingen voor het gehele jaar 2020 willen reconstrueren, maar heeft de diverse bedragen in het Jaarplan niet (volledig) met die in de begrotingswijzigingen kunnen aansluiten.

8.

Mede omdat de omschrijvingen bij de begrotingswijzigingen summier zijn, terwijl de informatie over meer generieke (tussentijdse) herzieningen in de twee bestuursrapportages uiterst abstract is, is het naar het oordeel van de Rekenkamercommissie voor de raad ondoenlijk om het verloop van een jaarcyclus ‘groot onderhoud en vervanging’ met voldoende diepgang te volgen.

9.

Uit de jaarrekening 2020 van de gemeente Houten blijkt aanvullend dat diverse projecten, die waren opgenomen in het Jaarplan, in dat jaar (nog) niet zijn uitgevoerd. Covid-19 of niet: de Rekenkamercommissie stelt niet alleen vast dat de raad een op elementen ‘globaal’ opgesteld plan krijgt voorgelegd – dat ambtelijk als uitgangspunt voor de planning en realisatie van alle projecten zal moeten dienen, en waarvan mag worden aangenomen dat het mede een kritische analyse van de voor die uitvoering noodzakelijke ambtelijke uren heeft doorstaan – maar ziet vervolgens ook dat dat plan op meerdere elementen zonder (veel) toelichting zonder uitvoering blijft. De Rekenkamercommissie heeft hierdoor zorgen over de kwaliteit van de planvorming: hoe nodig en/of dringend waren de voorgenomen projecten dan, of andersom: welke mogelijke risico’s volgen uit het niet uitvoeren van specifieke, stellig geplande werkzaamheden?

MJOP 10. Inmiddels wordt gewerkt aan een integraal MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) waarin – mede op basis van eenduidige kwalitatieve uitgangspunten – zowel het voorziene groot onderhoud, de noodzakelijk geachte vervangingen als het te verwachten ‘dagelijks’ onderhoud voor alle bovengrondse gemeentelijke infrastructuur zullen zijn opgenomen. Volgens de in dit verband opgestelde projectopdracht dient het plan steeds een horizon van vijf jaar te kennen en vanaf de bekrachtiging van de eerste versie de grondslag te vormen voor het noodzakelijke meerjarige verloop van de bestemmingsreserve BOR (of, met de facto dezelfde jaarlijkse financiële consequenties, van een in dit verband te vormen voorziening – als dat BBV-technisch mag).

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 8 van totaal 11

De Rekenkamercommissie ziet de totstandkoming van een MJOP – in verband waarmee de raad alle ruimte voor het inbrengen van een visie en van kaders op kwaliteit versus budgetten moet krijgen – als grote stap voorwaarts. Voor elk individueel raadslid dienen projecten en bedragen, die zijn opgenomen in een PenCbeslispunt dat de raad terzake de instandhouding van de bovengrondse infrastructuur krijgt voorgelegd, zonder moeite te kunnen worden teruggevoerd op een helder, toegankelijk, eenduidig opgezet en uiteraard actueel MJOP. Het gaat bij infrastructurele projecten om belangrijke keuzes, grote bedragen en om werkzaamheden waarvan veel inwoners van Houten vroeger of later de resultaten (of het ontbreken daarvan) ervaren. Het type gepuzzel dat de Rekenkamercommissie heeft moeten doen – en dat op belangrijke punten zonder resultaat is gebleven – om te begrijpen waarmee de raad anno 2021 feitelijk instemt – dient snel tot het verleden te behoren. Overige infrastructuur 11. Voor de goede orde: de Rekenkamercommissie heeft (ook) met meer dan een schuin oog gekeken naar de ondergrondse infrastructuur (onderdeel 2 van het item openbare ruimte, op blad 122 van de programmabegroting 2022) en naar de kunstobjecten (onderdeel 3).

Hordijk ziet bij eerste analyse een doorwrocht ‘Water en Rioleringsplan 2020-2023’ en enkele beleidsnotities met betrekking tot het (onderhoud van het) openbaar kunstbezit, en betrekt deze onderwerpen mogelijk bij de selectie van onderzoeksonderwerpen voor een volgend jaar (voor zichzelf of als suggesties voor een opvolger). PROJECT ‘ASFALTONDERHOUD RONDWEG’ 12. De Rekenkamercommissie heeft uit het Jaarplan 2020 (zie eerder in dit memorandum) het project ‘Asfaltonderhoud rondweg’ geselecteerd. Daarover staat in het Jaarplan: De bestaande deklaag van het asfalt van de Rondweg vertoont ter hoogte van de Mossen en Grassen verschillende schadebeelden. Spoorvorming en scheurvorming zijn duidelijk zichtbaar aanwezig. Spoorvorming is met name gevaarlijk bij regen (aquaplaning). Ook zijn er inmiddels vele reparatievakken zichtbaar. Het is nodig om ter plekke de gehele deklaag en tussenlaag te vervangen. Kosten: € 250.000. Dekking: Bestemmingsreserve BOR. 13. De Rekenkamercommissie heeft toegelicht gekregen hoe het project in het Jaarplan terecht zou zijn gekomen, maar heeft de in dat verband ontvangen informatie – ondanks meerdere verzoeken om stukken – niet kunnen valideren. Het project is uitgevoerd door een aannemingsbedrijf waarmee, samen met de gemeente Wijk bij Duurstede, voor de jaren 2016 tot en met 2020 een raamovereenkomst zou zijn gesloten.

De Rekenkamercommissie had graag het (volledige)

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 9 van totaal 11

doorlopen proces van aanbesteding willen (kunnen) volgen, mede om te kunnen begrijpen hoe de voor het project geïndiceerde € 250.000 zich verhoudt tot een wel ontvangen opdrachtbrief aan het bedoelde aannemingsbedrijf, maar ook in dit verband is het aangeleverde dossier incompleet gebleven. 14. Hetzelfde – dus het ontbreken van documentatie – speelt in verband met de beoordeling die de Rekenkamercommissie had willen doen op de (ambtelijke) projectbeheersing – Hordijk had willen vaststellen hoe planning, urenbesteding, inhoudelijke voortgang, overleg, goedkeuring van facturen, oplevering en evaluatie aantoonbaar zijn verlopen. Hoewel het ontbreken van stukken deels kan worden verklaard uit de beperkte omvang, het weinig ‘spectaculaire’ karakter en de korte tijdsduur van de uitvoering van het project: de Rekenkamercommissie had zich graag een (positief) beeld gevormd, en moet nu zorgen hebben over de volledigheid en toegankelijkheid van de documentatie van andere projecten – nog een mogelijk volgend onderwerp van onderzoek.

PROBLEEMSTELLING EN VRAGEN Terug naar paragraaf II van dit memorandum, met enkele samenvattende aantekeningen van de Rekenkamercommissie: De Rekenkamercommissie komt in de achtereenvolgende programmabegrotingen geen specificatie van (voorgenomen) projecten tegen.

Tot en met de (vaststelling van de) programmabegroting 2022 is het voor een raadslid onvoldoende helder welke projecten inzake groot onderhoud of vervanging van ‘bovengrondse infrastructuur’ op basis van welke afwegingen en met welke precieze financiële consequenties worden gepland en vervolgens wel of toch niet worden uitgevoerd. Bij gebrek aan een MJOP wordt gewerkt met jaarplannen, waarvan door de raad in de praktijk ‘moet worden aangenomen’ dat daarin uitsluitend, maar tegelijk alle noodzakelijk uit te voeren werkzaamheden zijn opgenomen. Hoe dan ook is de financiële impact van onvermijdelijk onderhoud c.q. vervanging in meerjarig perspectief tot vandaag onduidelijk, en daarmee risicovol – zoals dat in de programmabegroting niet, maar in een recente actualisatie van het meerjarige beeld wel staat aangegeven.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 10 van totaal 11



Wie beslist feitelijk over de (timing van de) aanpak van welke rotonde of welk stuk te vervangen riolering (om iets te noemen)?

Het college stelt het jaarplan vast. De Rekenkamercommissie weet niet wie feitelijk over tussentijdse aanpassingen daarvan beslist (en heeft in dat verband ook niet naar stukken gevraagd). 

Wat is de status van de ‘Startnotitie’ uit 2014?

Die vormt nog steeds een deel van het inhoudelijke en financiële kader (zie de programmabegroting 2022).    

Wie stuurt in dat verband welke werkzaamheden aan? Hoe wordt de inzet van derden-aannemers aanbesteed? Hoe vindt de praktische budgetbewaking plaats? Hoe wordt tussentijds en na de afronding van een project geëvalueerd, en tot welke eventuele acties leiden de uitkomsten daarvan?

Deze vragen wilde de Rekenkamercommissie via het geselecteerde asfalteringsproject beantwoord krijgen. Dat is – deels gegeven de aard van dat project – slechts beperkt gelukt.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Blad 11 van totaal 11

IV

Aanbevelingen

Op basis van de in dit memorandum opgenomen aantekeningen doet de Rekenkamercommissie de raad de aanbevelingen: 

het college te verzoeken de raad tijdig te betrekken bij het maken van alle kaderstellende afwegingen – inzake kwaliteitsniveaus, (meerjarige) financiële consequenties, wel of niet te nemen risico’s en periodieke informatievoorziening – die moeten worden gemaakt in de aanloop naar het beoogde MJOP. Dat MJOP moet hoe dan ook zijn vastgesteld voordat de raad de programmabegroting 2023 bespreekt en vaststelt. Vervolgens moet de raad doorlopend en zonder moeite de samenhang kunnen vaststellen tussen (1) het MJOP c.q. een jaarlaag uit het MJOP, (2) de (samengevatte) bedragen in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in zowel de begroting als de jaarrekening, (3) aan de raad voorgelegde begrotingswijzigingen (ter instemming met het doen van uitgaven met dekking uit een bestemmingsreserve) en (4) de (overeenkomstige, samengevatte) bedragen die zijn opgenomen bij de verschillende programma’s c.q. deelprogramma’s, ook in dat verband in zowel begroting als jaarrekening



**

het college op te dragen de documentaire informatievoorziening met betrekking tot onderhoudsen vervangingsprojecten in brede zin te onderzoeken en waar nodig te verbeteren. Als norm geldt in dit verband dat van elk project een dossier moet bestaan aan de hand waarvan de beheersing ‘van idee tot evaluatie’ kan worden gevolgd.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Bijlagen

Bijlage 1

Bestuurlijke reactie

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan de Rekenkamercommissie Houten T.a.v. de heer F. Hordijk Pelmolenweg 47 4105 XM Culemborg

datum

Uw kenmerk

13 december 2021

Uw brief van

Ons kenmerk

Bijlagen

0753143

Onderwerp

Reactie op memorandum "Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte”

Geachte heer Hordijk, Uw rekenkamercommissie heeft in 2021 onderzoek gedaan naar “Projecten onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte” van de gemeente Houten. In deze brief geven wij onze reactie op het door uw rekenkamercommissie op 29-10-2021 opgeleverde onderzoeksrapport. Helderheid voor de raad De rekenkamercommissie komt tot de conclusie dat het voor de raad bij het vaststellen van de begroting onvoldoende inzichtelijk is wat het programma is voor groot onderhoud en vervanging (GO+V) van de bovengrondse infrastructuur en op basis van welke afwegingen dit tot stand is gekomen. Daarnaast vindt de rekenkamer voor wat betreft de bovengrondse infrastructuur dat ook voor 2022 wordt gevaren op gedateerde beleidsuitgangspunten. Reactie: Het college van B&W houdt zich aan de afspraken met de gemeenteraad. Bij de vaststelling van het Programma-BOR in 2015, met de uitgangspunten voor GO+V, is door de raad aangegeven dat dit programma verder uitgewerkt wordt tot een uitvoeringsprogramma. Dit zou ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd. Dit gebeurt sindsdien in de vorm van jaarplannen voor groot onderhoud en vervanging waarover de raad elk jaar wordt geïnformeerd. Bij het opstellen van de jaarplannen houden we ons aan de uitgangspunten uit het programma BOR waarvan het rekenmodel dit jaar is geactualiseerd.

De afgelopen jaren hebben we van de raad geen signalen ontvangen over gebrekkige informatie met betrekking tot de jaarlijkse planning van grootonderhoud en vervangingsprojecten. Om de raad toch meer inzicht te geven en omdat we graag een actueel en beter inzicht willen voor het opstellen van goede jaarlijkse planningen van de GO+V projecten, zijn wij momenteel bezig met het opstellen van een 5-jarig Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) zoals u ook al in uw rapportage signaleert. Met het vaststellen van het MJOP worden zo nodig ook de beleidsuitgangspunten geactualiseerd. Met een MJOP krijgt de raad een beter beeld van de onderbouwing van de jaarlijkse planning en de afwegingen die daarbij zijn gemaakt. We nemen uw aanbevelingen ter harte over het betrekken van de raad bij de kaderstellende afwegingen voor het opstellen van het MJOP. Het voorgaande zal ook zijn weerslag hebben op de inhoud van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden

pagina 1 van 2

Documentatie project Asfaltonderhoud Rondweg Een belangrijke conclusie in het rapport van de rekenkamercommissie is dat de planning, voorbereiding, uitvoering en budgetbewaking van het project Asfaltonderhoud Rondweg in 2020 onvoldoende is gedocumenteerd waardoor controle achteraf niet goed mogelijk is. Ook is de door de rekenkamercommissie gevraagde informatie laat aangeleverd. Reactie: We constateren met u dat de informatie laat is aangeleverd. Dat is mede door een knellende bezetting niet tijdig gedaan. De beschikbare documentatie van het Rondwegproject is in onze ogen grotendeels volledig. We gaan wel onderzoeken in welke mate en hoe we dit kunnen verbeteren op basis van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Daarbij zullen we een afweging moeten maken tussen de noodzaak van extra documentatie om projecten te monitoren en de daarvoor benodigde capaciteit en kosten. BOR-reserve In de rapportage van de rekenkamercommissie staat dat in de Startnotitie wordt gesproken over een BOR-voorziening terwijl de rekenkamer niet eenduidig heeft kunnen vaststellen welke deelonderwerpen uit de Startnotitie samenhangen met welke ‘onderdelen’ uit het staatje op blad 122 van de programmabegroting 2022.

Reactie: Omdat er voor het werken met een voorziening (waarover het college beslist) onvoldoende inhoudelijke uitgangspunten met betrekking tot GO+V door de raad werden vastgesteld, is de voorziening al enkele jaren geleden omgezet naar een reserve (waarover de raad beslist). Onttrekking uit de bestemmingsreserve De rekenkamercommissie stelt: “De geruststellende woorden in de programmabegroting 2022 (‘… is er nog geen aanleiding om wijzigingen door te voeren in de structurele onttrekking uit de bestemmingsreserve BOR’) kennen een zeker contrast met een passage in de ‘Rapportage Actualisatie financieel model groot onderhoud en vervanging openbare ruimte (VOB)”. Reactie: Volgens ons is hier geen sprake van een contrast. Zowel in de programmabegroting 2022 als in de rapportage van de actualisatie van het financiële model uit 2021 wordt aangegeven dat de huidige omvang van de onttrekking in de praktijk nog steeds voldoende is, ook al geeft het model aan dat een hoger bedrag nodig zou zijn. De modelmatige berekeningen komen met veel details tot stand maar de werkelijkheid kan toch anders verlopen. Met het opstellen van het MJOP zal een nauwkeurig meerjarig beeld ontstaan met betrekking tot GO+V en de daarvoor noodzakelijke investeringen. Aan de hand daarvan kan worden getoetst of de geraamde onttrekkingen nog steeds voldoende zijn voor een duurzaam assetbeheer.

Ter afsluiting willen wij u bedanken voor het geleverde onderzoeksrapport waarmee wij ons voordeel kunnen doen. Als u nog vragen heeft over onze reactie dan kunt u contact opnemen met de heer R. Zwartenkot via telefoonnummer 030 6392 611. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de secretaris, de burgemeester,

$ $hantekening$ A.J. Barink

G.P. Isabella

pagina 2 van 2

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Bijlagen

Bijlage 2

Nawoord Rekenkamercommissie

De Rekenkamercommissie zegt het college dank voor de bestuurlijke reactie. De (persoon achter de) Rekenkamercommissie ziet zich graag als ‘aaibare waakhond, die alleen bijt als het moet’. Het onderzoek waarop het voorliggende memorandum ziet geeft, om in die vergelijking te blijven, aanleiding om op deze plaats minstens nog even de tanden te laten zien. De Rekenkamercommissie heeft in de kern vastgesteld dat: 

de raad in de voorbije jaren nauwelijks tot niet heeft kunnen vaststellen waarom het college per jaar welke (grote!) bedragen wilde besteden aan welke projecten, en evenmin heeft kunnen waarnemen waarom en/of met welke mogelijke gevolgen van in dat verband gemaakte plannen is afgeweken. Natuurlijk, de raad heeft daar nooit een punt van gemaakt, maar dat maakt de constatering er niet minder ernstig om



de raad feitelijk ‘in the blind’ moet instemmen met voorgelegde (maandelijkse) begrotingswijzigingen, samenhangend met de (voorgenomen) uitvoering van specifieke projecten



diverse documentatie, die met hooguit een halve dag zoeken vindbaar had moeten zijn, ook na herhaald vriendelijk rappelleren – verdeeld over een periode van meerdere maanden – niet werd opgeleverd. De Rekenkamercommissie – die als onafhankelijk orgaan een wettelijk verankerde rol ten behoeve van (primair) de raad speelt – heeft in algemene zin best begrip voor wat het college ‘een knellende bezetting’ noemt. Tegelijk is de afdronk op dit punt een wat bittere: of de commissie is onvoldoende serieus genomen of de bedoelde stukken waren eenvoudigweg niet (meer) beschikbaar. Wat er ook speelt, dat is hoe dan ook ernstig.

Tegen de achtergrond van het bovenstaande had de Rekenkamercommissie een wat meer zelfkritische reactie vanuit het college verwacht. Dat zij zo: zowel het college als de commissie denkt dat met het opstellen en onderhouden van een MJOP een onmisbare vloer wordt gelegd voor het voorbereiden en nemen van inhoudelijk-financiële besluiten met betrekking tot infrastructurele projecten. Het college heeft bevestigd dat daaraan inmiddels wordt gewerkt, en niet ontkend dat dat snel zal moeten worden opgeleverd.

Rekenkamercommissie Houten Onderzoek – projecten ‘Onderhoud kapitaalgoederen, openbare ruimte’ 17 december 2021 Bijlagen

Los van de vraag waarom dat instrument niet al jaren geleden is ingezet: de Rekenkamercommissie rekent erop – zie de aanbevelingen op blad 11 – dat (ruim) voor de behandeling van de programmabegroting voor 2023 een voldragen MJOP beschikbaar is, volgend uit een traject waarin de raad alle kaderstellende afwegingen heeft kunnen maken die in dit verband door de raad moeten kunnen worden gemaakt. Rond de wel of niet beschikbare documentatie rond specifieke projecten: de Rekenkamercommissie is voornemens in het laatste kwartaal van 2022 een (klein) follow-up onderzoek naar de stand van zaken uit te voeren (en de raad over de uitkomsten daarvan in briefvorm te rapporteren).

**

Hordijk Frank Frank 2021.12.17 Hordijk 22:44:36 +01'00'