20240524 Brief bevindingen jaarstukken 2023 commentaar ARC 16-05-2024_7

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan het college en de leden van de raad i.a.a. de commissieleden

Datum

Uw kenmerk

Uw brief van

23 mei 2023

Ons kenmerk

838686

Onderwerp: Bevindingen ARC jaarstukken 2023

Geacht college en raad, Ook dit jaar kiezen wij voor een reactie in de vorm van een brief en niet een uitgebreider rapport. We beperken ons daarbij tot onze belangrijkste bevindingen op basis van concept jaarstukken ontvangen op 29 maart 2024. Deze keuze is gemaakt om niet nodeloos in herhaling te vervallen ten opzichte van vorige jaren en de tekst beknopt te houden. Wat de ARC opvalt is dat meer aandacht is besteed aan redactie in de jaarstukken 2023, meer dan in voorgaande jaren. Dit is een positieve ontwikkeling. De verantwoording is met enthousiasme en schwung geschreven tot een goed leesbaar verhaal. Er is veel gedaan, dus de tweede W-vraag “Wat hebben we daarvoor gedaan”, komt goed aan bod. Helaas schiet de verantwoording ook dit jaar weer tekort op belangrijke onderdelen. Voor een deel zijn dat punten waar wij al een reeks van jaren aandacht voor vragen: 1. Er is weinig oog voor beoogde maatschappelijke effecten, Daardoor is het onduidelijk waarop wordt gestuurd en wat is bereikt. Er vindt geen analyse plaats tussen beoogde effecten en maatregelen. De focus lijkt vrijwel geheel op output te liggen, zonder dat duidelijk wordt of we de juiste dingen doen op een goede manier. Er wordt onvoldoende antwoord gegeven op de vraag of de inzet van college en organisatie tot het beoogde resultaat leidt. 2.

De diversiteiten aan doelstellingen en indicatoren (collegeprogramma, beleidsstukken, nieuwe indicatoren P&C cyclus, global goals) werkt verwarrend. Er is daarbij uit verschillende bronnen geput zonder dat duidelijk is hoe deze samenhangen of waar ze vandaan komen. 3. Weer blijft er veel geld over, waarop voor een deel gestuurd had kunnen/ moeten worden. Het gat tussen de 2e Berap en de jaarstukken is te groot. Zo wordt getornd aan het budgetrecht van de raad 4. De risicoparagraaf biedt geen handelingsperspectief, Welke maatregelen zijn genomen om de risico's acceptabel te maken? En wat is dat resterende risico dan? In de huidige vorm is het onduidelijk wat de raad ermee moet en of de beheersmaatregelen op orde zijn. 5. De middelen voor de organisatieontwikkeling zijn bijna op, maar de opgave is nog niet gerealiseerd. Ad 2) Dit geldt bijvoorbeeld voor de global goals die onvoldoende worden uitgewerkt en een plek krijgen in het door het college voorgestane beleid. Ook de verwijzing naar deze goals in de jaarstukken is te beperkt. Ze beslaan een groot gedeelte van het gemeentelijk beleid (opgebouwd uit sociaal-cultureel kapitaal, ecologisch kapitaal en economisch kapitaal), maar zelfs in het deelprogramma Duurzaamheid en energietransitie wordt er niet naar verwezen. We treffen maar twee

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Bijlagen

verwijzingen aan in het programma Samen Leven daar waar we veel meer verbanden vermoeden. Wat dragen de global goals nu precies bij aan waar het college voor staat? Dat is onduidelijk. Door de manier waarop nu de global goals zijn opgenomen in de programma’s (in alleen cijfers) wordt de toegevoegde waarde gemist. Ad3,) Ten tijde van de 2e Berap is niet alles te voorzien. Dit wordt pas zichtbaar gemaakt bij de jaarstukken. Bij meerdere posten kan dit volgens de ARC wel beter worden voorspeld, zoals bij bijvoorbeeld personele lasten, OZB, wachtgeld wethouders en verlofsparen. Doordat zo laat in het jaar ‘meevallers’ in beeld worden gebracht (bij elkaar miljoenen), resulteert dit in een hoger weerstandsvermogen. Dit is niet gewenst. Mogelijke wensen van de raad tijdens het lopende jaar kunnen hierdoor niet meer worden gerealiseerd. De ARC vraagt daarom opnieuw of er t.a.v. dergelijke ontwikkelingen beter een vinger aan de pols kan worden gehouden en de raad eerder geïnformeerd. Ad 4.) Het is vooral een kwalitatief stuk. Moet de raad wat vinden van of de beheersmaatregelen voldoende op orde zijn? Bijvoorbeeld: In december 2022 heeft de gemeente nieuwe besluiten genomen over de Windparken Houten en Goyerbrug. Beide dossiers zijn (juridisch) complex en maatschappelijk en politiek zeer gevoelig.

Daar komt bij dat de initiatiefnemer van Windpark Goyerbrug de gemeente aansprakelijk heeft gesteld voor vertragingsschade. Zou er een voorziening moeten komen ten bate van juridische risico’s ten aanzien van windpark Goysebrug? Dit risico is overigens niet opgenomen in de risicomatrix. Helikopterview Het ontbreekt in zijn algemeenheid aan een helikopterview waarin ook zaken staan die minder voorspoedig verlopen. Hoe staan we ervoor met betrekking tot de grote opgaven/ grote dossiers? Zijn er specifieke zorgen? Dat verdiept de rapportage en dat is wenselijk. Bijvoorbeeld voor gebiedsontwikkeling en duurzaamheid is veel maatschappelijke aandacht maar deze scoren op redelijk veel punten oranje. Zoekende naar een betere balans zou dit moeten resulteren in een algemene duiding van hoe het is gegaan afgelopen jaar in Houten en wat dit betekent voor het komend jaar. Achteruitgang Het bovenstaande in deze brief, betekent stilstand of zelfs achteruitgang. Op basis van voorliggende raadstukken kan de raad moeilijk invulling geven aan zowel haar kader stellende als haar controlerende taak. Indicatoren en de bijbehorende duiding zijn voor de raad belangrijk in haar kader stellende rol om de prestaties en de doelen van het college te beoordelen en waar gewenst bij te sturen.

Daarnaast zijn de indicatoren een belangrijk middel vanuit de controlerende rol om de uitvoering van het beleid en de resultaten daarvan te monitoren. Beide rollen zijn nu niet goed te verwezenlijken. De ARC geeft al jaren (grotendeels) hetzelfde aan. Het vertrouwen in verbetering raakt zo langzamerhand op. Eerder geconstateerde problemen worden niet opgelost. Het voorliggende geeft niet het gevoel dat er voldoende stuurkracht plaats vindt in management en directie. Het feit dat deze laatste momenteel bestaat uit twee interim-directeuren geeft reden tot extra zorgen voor de continuïteit. De uitdagingen voor een nieuwe directie zijn groot. Er ligt nog steeds geen plan met concrete doelen voor opdat gewerkt wordt aan een beoogde organisatieontwikkeling, terwijl deze veel aandacht behoeft. Het gebruik van een zogenaamde plateauplanning kan daarbij helpend zijn. Advies De rekenkamer is ook betrokken geweest bij de wijze van verantwoorden zoals uitgewerkt in de jaarstukken. Dit heeft o.a. geresulteerd tot de aanbeveling van op te nemen indicatoren in 2023 ten tijde van de 2e Berap (zie laatste document 3.5 blz. 16 ‘Indicatoren’.).

Zie verder ook het rekenkamer memorandum van 17 mei 2023; ‘Indicatoren in begroting, rapportages en jaarrekening: https://www.houten.nl/fileadmin/user_upload/Thema/Gemeenteraad_en_College/Gemeenteraad/De_r ekenkamer/2023-05-17_Rekenkamer_Houten_Indicatoren.pdf Daarin zijn onder meer de volgende twee adviezen opgenomen:

(1) Mogen we in Houten afspreken dat er vanaf nu geen beleidsstuk meer richting raad

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 4

gaat waarin geen (enkele) concrete indicator is opgenomen? Het mag toch ook de (persoonlijke) ambitie van een ambtenaar zijn, daarin gestimuleerd door de bestuurlijke portefeuillehouder rond het onderwerp in kwestie, om vast te stellen hoe het werk van de gemeente kan worden gemeten en beoordeeld?

(2) Probeer als college, maar ook als raad – daarin actief ondersteund door de griffie – het in de raad over ‘grote onderwerpen’ te voeren debat over het jaar te spreiden. Hanteer een agenda waarin bijvoorbeeld elke twee maanden compact schriftelijk door het college wordt gerapporteerd over de voortgang van de selectie van ambities waaraan indicatoren zijn verbonden, en stel per dezelfde twee maanden één van die ambities (in de terminologie van Houten ‘grote opgaven’) diepgaand aan de orde in de raad. Dus: bewust en stellig naast de momenten waarin de gebruikelijke PenC-documenten worden besproken, en waarop door de veelheid van onderwerpen in het algemeen geen sprake is van ‘echt doorgraven op de inhoud’ In dit memorandum wordt ook gesteld: Geen beleid (meer) zonder indicatoren Indicatoren formuleren is […] professioneel leuk. Een ambtelijk medewerker die – de Rekenkamercommissie noemt maar een onderwerp – een nieuw beleidsdocument opstelt voor het Houtense cultuurbeleid, wil voor zichzelf, voor de verantwoordelijk wethouder, voor de raad en uiteindelijk ook voor de inwoners van Houten toch zo scherp mogelijk kunnen vaststellen wanneer de in dat document verwoorde ambities zijn gerealiseerd. “Met het bovenstaande mag ook zijn benadrukt dat het opstellen van indicatoren het werk van(de) inhoudelijk bij een beleidsterrein betrokken medewerkers moet zijn.

Een eventuele rol van concerncontrol en/of financiën is hooguit coördinerend en positief-kritisch volgend: de verantwoordelijkheid voor de formulering van indicatoren kan nooit daar liggen.” Daarmee is dit advies breed ingebed binnen de beoogde organisatie (ontwikkeling). De ARC acht het daarom raadzaam om bovenstaande adviezen op korte termijn op te volgen om zo continue met elkaar te werken aan een manier van denken en handelen die het makkelijker maakt de P&C documenten voortaan te vullen met informatie die zowel door college en raad van belang worden gevonden. Beter aan de voorkant stap voor stap samen werken aan benodigd inzicht. Dit inzicht blijkt geen sinecure die in één grote slag makkelijk te maken is.

Met vriendelijke groet,

Frank van der Meij (ITH) Voorzitter Mede namens de andere leden van de Audit- en Rekeningcommissie:

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 4

Jan Rinkel (VVD)

Marcel van Gooswilligen (D66)

Jane Lobbrecht (GroenLinks)

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 4 van 4