2023-10-27 HA Technische vragen Ronde van Houten (002)

Beantwoording technische vragen Ronde van Houten 1. Op pagina 3 van het projectplan staat: “Zoekrichting daarbij is een maatregelenpakket met een badbreedte tussen € 5,0 tot € 10,0 miljoen.” a. Betreft dit maatregelen met een effect op de begroting van 2025, of gaat het om maatregelen met een structureel effect? Dit betreft maatregelen met een structureel effect op de begroting 2026. b. Als dit maatregelen met een structureel effect betreft, waarom is 5 miljoen dan de ondergrens, gelet op het feit dat tekorten op de meerjarenbegroting veel hoger ingeschat worden? Er wordt gewerkt met een bandbreedte tussen € 5,0 en € 10,0 miljoen vanwege de onzekerheid omtrent de bijdrage vanuit het gemeentefonds. Mogelijk stijgt de bijdrage nog substantieel en neemt het tekort voor 2026 aanzienlijk af. c. Als dit maatregelen met een eenmalig effect betreft, gaan we deze exercitie dan eind 2024 weer opnieuw starten voor de begroting van 2026? Het betreft structurele maatregelen. 2. Op pagina 6 van het projectplan staat: “Het projectplan behelst het co-creatieproces via Het Houtens gesprek met de samenleving om te komen tot zo breed mogelijk gedragen voorstellen voor een begroting 2025 meer in balans dan op basis van huidige inzichten het geval is”.

Wat moet er verstaan worden onder “balans”? Gaat het dan over financiële balans, of wordt daar iets anders mee bedoeld? Balans betreft in deze een balans tussen het financiële en inhoudelijke effect, de maatschappelijke impact. 3. Op pagina 6 staat: “De middelen worden ingezet ter dekking van de inzet van de projectleider specifiek gericht op het vertalen van de geïnventariseerde maatregelen naar concrete effecten in de begroting en inhuur van een bureau ter ondersteuning van het cocreatieve proces waaronder het actueel houden van het logboek.” a. Welke werkzaamheden doet de projectleider nog meer en waar worden deze uit gefinancierd als dat niet uit het budget voor het project is? De projectleider die werkt aan de vertaling van de maatregelen naar de begroting werkt alleen aan deze opdracht. b. Het extern bureau doet dus meer werkzaamheden dan het actueel houden van het logboek. Kunt u aangeven welke werkzaamheden het externe bureau dan allemaal gaat doen? Het externe bureau maakt communicatie uitingen, verzorgt diverse bijeenkomsten intern en met de samenleving, maakt het eindrapport op en geeft invulling aan in- en externe communicatie zoals het logboek.

4. Op pagina 6 staat dat de inzet van het Team Inkoop en Financiën en de overige ambtelijke inzet onder de algemene middelen vallen. Kunt u aangeven hoeveel uren aan ambtelijke inzet van deze afdelingen er voorzien is voor dit project over de looptijd van het project? Gaan deze uren ten koste van andere reguliere werkzaamheden of komen deze er bovenop? De interne inzet wordt momenteel geraamd en zal voornamelijk voor 2024 zijn. De inzet is mede afhankelijk van de thema’s welke uit de samenleving komen. De werkzaamheden zijn deels aanvullend op het bestaande takenpakket van de medewerkers en deels overlappend. Het extra deel is met name de inzet op de cocreatie en het vertalen van aanbevelingen vanuit de samenleving naar de effecten op de begroting. Niet overlappend is het bespreken van bezuinigingen intern en met stakeholders en het uitwerken van de maatschappelijke impact. Het beter inzichtelijk maken van het resultaat van de inzet van mensen en middelen (maatschappelijke impact) komt mede tegemoet aan de wens van de raad. 5. Op pagina 7 staat: “Iedereen kan meedoen.

Vanuit de gemeentelijke inzet streven we naar een brede vertegenwoordiging en zoeken daarbij vooral naar de doelgroepen die we niet vaak of makkelijk tegenkomen” Welke middelen of methoden gaan gebruikt worden op de doelgroepen te bereiken die normaalgesproken niet makkelijk bereikt worden? Afhankelijk van de doelgroep zetten we daar specifieke middelen op in, mede een onderdeel van de opdracht aan het externe bureau. Voor de jeugd bijvoorbeeld swipocratie, maar vooral geldt bij moeilijk bereikbare doelgroepen het concept van opzoeken en ter plaatse het gesprek aan gaan. Dat varieert van het bezoek van scholen tot verzorgingshuizen. 6. Op pagina 7 staat: “Alles is bespreekbaar: alle taken, inkomsten en uitgaven” Dit klinkt nog al kaderloos, terwijl er toch echt wel verplichte kaders te noemen vallen. Zo zijn er bijvoorbeeld tal van wettelijke kaders. De vraag is dus: Is in dat licht bezien echt alles bespreekbaar? In aanvang is alles bespreekbaar. Uiteraard gelden wettelijke kaders. Wanneer er voorstellen komen met betrekking tot deze kaders zullen die wel opgenomen worden in het logboek hetgeen informatie geeft over wat er leeft binnen de samenleving. Ook zal er gecommuniceerd worden dat daar niet op bezuinigd kan worden en waarom niet: dit versterkt het gevoel van vertrouwen in het proces is de verwachting. 7.

Op pagina 7 staat: “We werken met maximale openheid en transparantie: verslaglegging is direct openbaar middels het logboek Het Houtens gesprek” Beperkt maximale openheid zich tot de openbare informatie in het logboek? Of bedoelt men echt maximale openheid, waarbij de belanghebbenden een gelijke informatiepositie hebben als de ambtenaren op het gemeentehuis? En indien dat laatste, welke methoden worden daar dan voor gebruikt? De uitkomsten van de cocreatie worden direct openbaar gemaakt en daarmee is dat deel maximaal open. In de verdiepende gesprekken met de ‘koplopers’ zal per thema gedetailleerdere informatie worden verstrekt waarmee de ‘koplopers’ gericht bij kunnen dragen aan de uitwerking van de ontvangen voorstellen. Vertrouwelijke informatie komt niet beschikbaar, geheel gelijk aan ambtelijke informatie kan het daarmee nooit worden.

8. Op pagina 7 staat: “Iedereen met een band met Houten is welkom” Betekent dit dat mensen van buiten Houten mogen meepraten over de begroting zolang ze maar een band met Houten hebben? Zo ja, hoe gaan deze mensen bereikt worden? Deze is meer andersom: wanneer we in Houten tijdens gesprekken / bijeenkomsten bezoekers van Houten tegenkomen zal de input meegenomen worden. Buiten Houten worden geen activiteiten voorzien momenteel. Ook kan een band met Houten inhouden het hebben van een onderneming / vereniging / stichting etc in Houten. 9. Op pagina 7 staat: “We borgen ieders privacy”. Welke middelen worden ingezet om ieders privacy te borgen? Vanuit de projectgroep is een ambtenaar met expertise aanwezig om hier expliciet op te toetsen. Het is daarmee in het gehele proces geborgd. 10. Kunt u voor iedere stap in het proces aangeven wat de participatievraag is die gesteld gaat worden? Dat bepalen we per fase om zo ook aan de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties ruimte te geven voor invloed. Ook zal dit afhangen van de opbrengsten van de vorige fase. De vraag ligt dus niet op voorhand vast. 11. Inwoners worden benaderd in de vorm van een kopgroep. Wat wordt daar precies onder verstaan? Is dat een selectie van inwoners? En wie doet dan de selectie en op basis waarvan? Er is geen sprake van een selectie op voorhand.

In de eerste fase van cocreatie wordt de uitvraag via verschillende communicatiemiddelen gedaan. Mocht er een te grote aanmelding volgen dan zal de projectgroep op dat moment een afweging maken in overleg met de groep ‘koplopers’. 12. In de figuur met het tijdschema op pagina 8 staat dat de eerste fase al bijna afgerond zou moeten zijn. Het project loopt dus achter op schema. Is het tijdspad dan nog wel realistisch, aangezien er de harde deadline van de perspectiefnota is? De eerste fase betreft met name ambtelijke uitwerking van bouwstenen en ligt op schema. 13. Onder aan pagina 8 staat een figuur met wat lijkt op uitslagen van een onderzoek. Wat stelt dit precies voor? Uit welk onderzoek komt dit? De figuur is een voorbeeld van een mogelijke uitkomst en is illustratief. 14. Op pagina 10 staat: “Met de 2e stap begint de co-creatie in volle omvang in de dorpen op logische momenten van evenementen of drukke momenten van beoogde doelgroepen.” Wat zijn beoogde doelgroepen? En hoe verhoudt het feit dat er beoogde doelgroepen zijn zich te de randvoorwaarde “Iedereen met een band met Houten is welkom” op pagina 7? De doelgroepen zijn genoemd om met name de moeilijk bereikbare doelgrepen niet uit het oog te verliezen. Het begint met ‘Iedereen met een band met Houten’, ondertussen monitoren we de spontane ontmoetingen en de doelgroepen welke we minder tot niet tegen zijn gekomen.

Daarmee kan er tijdens het proces bijgestuurd worden op nog specifiek te banderen doelgroepen. Dit kan ook voor thema’s gelden: niet elke inzet van mensen en middelen binnen de begroting zal door de samenleving voorzien worden van een advies. Daar waar op een onderdeel geen voorstel wordt ontvangen toetsen we dat later in het proces ook nog specifiek.

15. Pagina 17: De frequentie en aard van de informatie is afhankelijk van de rol die gespeeld wordt in het project. Hoe verhoudt zich dit tot het voornemen om maximale openheid te betrachten? De openheid zal effectief moeten zijn. In een enquête is dat anders dan bij gesprekken met stakeholders en ‘koplopers’. 16. Pagina 17: De perspectiefnota wordt in mei aan de gemeenteraad aangeboden en de begroting al in september. Dit is veel eerder dan in afgelopen jaren. Is de verwachting dat dit Co-creatieproces sneller een resultaat oplevert? Dit zijn de momenten dat het College de perspectiefnota en Begroting vaststelt en beschikbaar stelt aan de gemeenteraad. De momenten van behandeling liggen op de gebruikelijke momenten. 17. Is er een projectbegroting, zowel in uren ambtelijke inzet als financieel? Kan deze met de raad gedeeld worden? De interne inzet is nog onderwerp van gesprek met teammanagers en daarmee nog niet inzichtelijk. 18. Is er een gedetailleerder tijdspad dan nu in die projectvoorstel geschetst wordt? Het gedetailleerde tijdspad zal in een eerste communicatiemoment met de gemeenteraad gedeeld worden. 19. Wat is plan B als blijkt dat een proces meer tijd nodig heeft dan verwacht? De deadline is immers het opleveren van de perspectiefnota voor de zomer.

Plan B is een globale schets van de opgehaalde voorstellen in de perspectiefnota met en uitloop van een gedetailleerde uitwerking richting de begroting. 20. Hoe krijgen de participanten een onderbouwing over waarom bepaalde adviezen wel of niet door het college worden overgenomen in de perspectiefnota en het begrotingsvoorstel? En Hoe wordt de raad hierover geïnformeerd? De onderbouwing maakt onderdeel uit van het eindrapport en is voor daarmee onderdeel van de stukken aangeboden aan de gemeenteraad.