2023-09-28 CVP RAZU vragen en antwoorden

Notulen Commissie Verbonden Partijen Datum Tijd Locatie Voorzitter Secretaris Aanwezigen

3

19-09-2023 18:00 - 19:00 0.43 W. Boersma J.B. van der Pauw W. Boersma - Zandbergen, M.H.T. Cox, J. Hoogenraad, J.B. van der Pauw en J.J. Staman, S. Le Noble (accounthouder AVU) en P. Druppers (accounthouder RAZU)

RazU Ontwerp beleidsplan 2024 tot 2027 Notulen: De voorzitter heet Pierre Druppers welkom. De aanwezigen stellen zich vervolgens voor. Pierre geeft een korte introductie op het plan. Daarin staan de vier kerntaken van de RAZU centraal. De CVP mist de mogelijkheid om met behulp van social media de bekendheid over RAZU en het bereik van RAZU te vergroten. Reactie in afstemming met directeur RAZU op bovenvermelde opmerkingen: Het RAZU communiceert via website, nieuwsbrief, Facebook en LinkedIn en bereikt daarmee een steeds grotere doelgroep. Het beleidsplan is niet eenvoudig te vergelijken met het vorige vanwege de andere opzet. De CVP mist het vermelden van de verschillen tussen het oude beleidsplan en dit nieuwe concept. Vraag van de CVP: wat zijn de verschillen tussen oude beleidsplan en het nieuwe? Antwoord: Inhoudelijk: koers voortgezet Tijdens de vorige beleidsperiode (2019-2022/223) heeft het RAZU grote stappen gezet in het digitaal archiefbeheer, specifiek de advisering van de gemeenten, het inrichten van digitale dienstverlening en het voorbereiden van digitale archivering. In de komende beleidsperiode 2024-2027 blijven deze ontwikkelingen centraal staan. Er is sprake van continuering van het beleid dat met het vorige beleidsplan 2019-2022 in gang is gezet.

Omdat de doelstellingen van de vorige beleidsperiode grotendeels behaald zijn, zijn in het nieuwe beleidsplan 2024-2027 vanzelfsprekend nieuwe accenten benoemd. Het beleidsplan 2024-2027 noemt met als stip op de horizon de doelstelling om archieven zo open, openbaar en (her)bruikbaar mogelijk te maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal te faciliteren en stimuleren. Structuur / tekstueel / redactioneel Bij het opstellen van het nieuwe beleidsplan 2024-2027 is gekozen;

• • •

voor een kortere en meer bondige tekst dan het beleidsplan 2019-2022. Minder actielijnen dan in het beleidsplan 2019-2022, enerzijds om meer focus aan te brengen, Anderzijds om goed aan te sluiten bij de (beperkte) omvang van de formatie: 10,56 Fte. de wettelijke taken die de gemeenten bij het RAZU hebben neergelegd als raamwerk te nemen, want dit zijn de taken die door de gemeenten bij het RAZU zijn neergelegd. De taken zijn Toezicht, Beheer, Publieksbereik en daarvoor is natuurlijk bedrijfsvoering nodig. NB. Dit is eenzelfde opbouw als in het vorige beleidsplan 2019-2022, maar met andere formuleringen om er nieuw elan aan te geven en duidelijke te benoemen wat de wettelijke opdracht aan het RAZU is. En per taak te benoemen welke accenten in de komende jaren gelegd worden, wat het effect is dat het RAZU beoogd te bereiken en wat daar de randvoorwaarden zijn om die wettelijke taak goed uit te kunnen voeren.

De CVP kan ook niet direct een verband leggen tussen het nieuwe beleidsplan en de Kadernota 2020-2024. Een wijziging in het beleid zal in de regel ook financieel en formatief tot veranderingen leiden. In het beleidsplan treft de CVP niet een adequate financiële vertaling van het plan aan. Vraag van de CVP: Hoe zal de transformatie verlopen? Antwoord: De CVP bedoelt waarschijnlijk de Kadernota 2024 en de Begroting 2024 met meerjarenraming 2025-2027? De voorbereiding van het beleidsplan 2024-2027 liep parallel aan het opstellen van de begroting 2024 en de meerjarenraming. Omdat het bestuur als randvoorwaarde voor de nieuwe beleidsperiode heeft meegegeven dat deze met bestaande formatie en middelen moet worden uitgevoerd, is de financiële vertaling daarvan al zichtbaar in de begroting voor 2024 en de meerjarenraming. Het beleidsplan vraagt niet om een structurele verhoging van de bijdrage van de gemeente. Voor de jaren 2025 t/m 2027 worden achtereenvolgens de Kadernota, Begroting en Jaarrekening aan de Raad voorgelegd met het verzoek een zienswijze in te dienen. Hiermee houdt de raad grip op de uitvoering van het beleidsplan en de financiën.

Vraag van de CVP: kleven er formatieve gevolgen (organisatie structuur) aan het te wijzigen beleid? Antwoord: Het bestuur van het RAZU heeft in de voorbereidingsfase van dit nieuwe beleidsplan aangegeven dat het beleidsplan geschreven wordt in een periode waarin de financiële vooruitzichten voor de gemeenten erg onduidelijk zijn. Het bestuur heeft daarom aangeven dat bij het uitzetten van het beleid voor de komende jaren de bestaande formatie en middelen als randvoorwaarde gelden. Er is dus geen uitbreiding van de formatie voorzien, wel is behoud van de bestaande formatie nodig om de wettelijke taken uit te kunnen voeren. Aangezien het RAZU een kleine organisatie is met een omvang van 11,56 Fte op 1 januari 2024 a.s. is er sprake van een platte organisatie (directeur en medewerkers) , dit beleidsplan zal daarin geen verandering brengen. Vraag van de CVP: kleven mede door het andere beleid in de toekomst (na 2024) financiële gevolgen aan dit beleidsplan? Antwoord: Zoals hierboven aangeven: het bestuur heeft in de voorbereidingsfase aangegeven dat de bestaande formatie en middelen als randvoorwaarden gelden. Het nieuwe beleidsplan legt daarom wel accenten in de uitvoering van de wettelijke taken, maar benoemt geen ambities die niet uitgevoerd kunnen worden met huidige formatie en middelen. Het beleidsplan leidt dus niet tot een hogere structurele bijdrage van de gemeente.

Pagina 2

De heer Druppers meldt dat de medewerkers van RAZU over zullen stappen van het individueel per gemeente overleggen over kwaliteit en dergelijke naar een overleg met de medewerkers van alle gemeenten (van 6x1 naar 1x6). Zo ontstaan kennissessies waarin de kennis van de regiogemeenten benut kan worden. Pierre wijst op het overbrengen van de fysieke archieven van de gemeenten naar de RAZU. De voorzitter constateert dat de CVP kan instemmen met het raadsvoorstel. Het betreft een belangrijk beleidsmatig stuk dat voor vier jaar aangeeft wat RAZU gaat doen. Het beleidsplan geeft nog onvoldoende zicht op de financiële effecten van het beleid in die vier jaar. Om recht te doen aan het belang van dit beleidsplan acht de CVP het zinvol om dit raadsvoorstel op de agenda van een RTG te plaatsen.

Pagina 3