2023-04-13 Technische vraag CDA financiële verordening ANTWOORD.docx

Technische vraag CDA financiële verordening Bedragen <75.000 worden niet meegenomen in de rapportage. Echter, worden die bedragen wel meegenomen in het totaal van afwijkingen, waarmee uiteindelijk het verantwoordingspercentage wordt vastgesteld?

Antwoord De verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) van de gemeente is afzonderlijk voor fouten en onduidelijkheden. Uitgaande van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) in de begroting 2023 van € 135.302.000 komen we op een verantwoordingsbedrag voor fouten van € 4.059.000 en eenzelfde bedrag voor onduidelijkheden. Als het totaal van de intern geconstateerde fouten en/of onduidelijkheden boven deze verantwoordingsgrens uitkomt, zal het college verklaren dat deze baten en/of lasten en/of balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De fouten en/of onduidelijkheden die onderdeel uitmaken van de onrechtmatigheid worden in de rechtmatigheidsverantwoording opgesomd. Blijft het bedrag van intern geconstateerde fouten en/of onduidelijkheden beneden deze verantwoordingsgrens dan worden deze opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering, voor zover het totaal groter is dan € 75.000. Het totaal aan fouten en/of onduidelijkheden wordt vervolgens gespecificeerd naar de drie criteria voor rechtmatigheid, namelijk begroting, voorwaarden en misbruik en oneigenlijk gebruik. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt hier dan een nadere toelichting op gegeven. Dat wil zeggen op welke posten op processen uit de jaarrekening hebben deze betrekking, wat is de oorzaak en wat gaat het college doen om dit in de toekomst te voorkomen.

Voorbeeld Stel: geconstateerde afwijkingen komen in totaal boven de 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) uit. Dat wil zeggen boven € 4.059.000 aan fouten en/of boven € 4.059.000 aan onduidelijkheden, ieder apart. Dan verantwoordt het college dit in de rechtmatigheidsverantwoording op criteriumniveau (begroting, voorwaarden, misbruik/oneigenlijk gebruik) en geeft daarbij aan welke post het betreft (bv Europese aanbestedingen). In de verantwoording gaat het college dus niet de diepte in en worden geen specifieke dossiers genoemd die fout of onduidelijk zijn. In de paragraaf bedrijfsvoering rapporteert het college vervolgens fouten en/of onduidelijkheden groter of gelijk aan € 75.000 en de maatregelen die het college neemt om dat soort fout en/of onduidelijkheid in de toekomst te voorkomen (beheersmaatregel). In het voorbeeld van Europese aanbestedingen betekent dat: 1. Rapporteren van de omvang van de fout 2. Benoemen van het verbeterpunt/de te nemen maatregel, bijvoorbeeld aanscherpen van het proces, intensiveren van controles etc.

Hierna treft u de modelverantwoording aan. Daarin is te zien dat -indien van toepassing- een opsomming van afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden) wordt opgenomen. Model Rechtmatigheidsverantwoording De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: - X - X - X In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. (De grijze arceringen betreffen gegevens die op een later tijdstip en op basis van de constateringen bij de verklaring definitief worden ingevuld.)