20220602 Raadsinformatiebrief Collegereactie ARC rapport jaarrekening 2021 en concept-accountantsverslag 2021.pdf

Gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Internet: www.houten.nl

Aan de leden van de raad i.a.a. de commissieleden

Datum

Uw kenmerk

3 juni 2022

Uw brief van

Ons kenmerk

Bijlagen

mei 2022

768619

2

Onderwerp:

Raadsinformatiebrief College reactie ARC rapport jaarrekening 2021 en concept accountantsverslag

Geachte leden van de raad, In deze brief informeren wij u over de reactie van het college op het rapport jaarrekening 2021 van de Audit- en Rekeningcommissie en op het concept accountantsverslag 2021. Aanleiding Het jaarrekeningtraject 2021 is succesvol afgerond. Bij de jaarstukken ontvangt u de goedkeurende controleverklaring van de accountant Baker Tilly, samen met het accountantsverslag. Tevens treft u het rapport jaarstukken 2021 van de Audit- en rekeningcommissie aan. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de reactie van het college op het rapport Jaarstukken 2021 van de audit- en rekeningcommissie (ARC) en het concept-accountantsverslag. Het college stelt het op prijs dat een concept van het accountantsverslag met de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en team Financiën is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Baker Tilly en constateert net als Baker Tilly dat deze samenwerking goed verloopt. Ook is dit jaar het overleg met de ARC op een bijzonder prettige en constructieve manier verlopen. Het college waardeert het enorm dat zij in dit verkiezingsjaar ondanks alle drukte en een personele wijziging toch op deze manier weer een toegankelijk en goed onderbouwd advies hebben gegeven. Op dinsdag 24 mei heeft de ARC het concept-accountantsverslag met de accountant besproken.

De reactie van de ARC op het concept-accountantsverslag wordt na dit gesprek aan het college aangeboden. De ARC zal in een aparte brief aan de raad reageren op deze bestuurlijke reactie. Kernboodschap We zijn blij met de constatering van de accountant en de ARC dat we jaarlijks zichtbaar stappen vooruit maken. We kijken steeds hoe we nog meer onze werkzaamheden kunnen afstemmen op de wensen vanuit de ARC en hoe we de aanbevelingen van de accountant kunnen invullen. Tweemaal per jaar rapporteren we over de voortgang in onze “Voortgangsrapportages aanbevelingen procesverbetering”. De ARC constateert dat de financiële verslaglegging met de jaren steeds beter wordt. Het aantal technische vragen hierover neemt af. Het college vindt het fijn te horen dat de ARC constateert dat de bestuurlijke beschouwingen rond de financiële hoofdlijnen van het jaarverslag 2021 helder en toegankelijk zijn geschreven.

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

*590666*

Audit- en Rekeningcommissie De aanbevelingen van de ARC concentreren zich met name op: - de beleidsmatige programmaverantwoording, - het proces van verwerking jaarcijfers van de RBL en WIL - en de omvang en redactie van de jaarstukken. Beleidsmatige programmaverantwoording Met het aantreden van een nieuw college wordt ook een nieuw coalitieakkoord afgesloten. Dit coalitieakkoord zal in een nieuw collegeprogramma en in de programmabegroting worden door vertaald. Dit leidt tot nieuwe doelstellingen. Hier horen wellicht ook andere indicatoren bij. Daarnaast is er een aantal verplichte indicatoren. Wellicht wordt ook de programma-indeling gewijzigd. Het college gaat onderzoeken hoe we de aanbevelingen van de ARC hierin eventueel kunnen meenemen. Momenteel loopt er een Rekenkameronderzoek naar “Hoe het debat over (eerst) de begroting en (later) de jaarrekening kan worden gedynamiseerd gedurende het jaar, maar vooral meer en scherper over de inhoud kan gaan”. De Rekenkamer kijkt naar het gebruik van indicatoren, het gebruik en de betekenis van informatie bij onderbouwing en verantwoording van beleid en de wijze van verslaglegging/behandeling in de raad. Het college kijkt, net als de ARC, met belangstelling uit naar de resultaten van dit onderzoek.

De uitkomsten van het onderzoek zijn voor het college input voor het continu verbeterproces en het college geeft hier graag samen met de raad, de ARC en de directie follow up aan. Proces van verwerking jaarcijfers van de RBL en WIL Zowel de accountant als de ARC vragen aandacht voor de tijdige aanlevering van de jaarcijfers door de RBL en WIL. De samenwerking met de WIL is volgens planning verlopen. De RBL is afhankelijk van de aanlevering van de accountantsverklaringen van de respectievelijke aanbieders. Op basis van deze accountantsverklaringen stelt de accountant van de RBL vast of uitgaven rechtmatig hebben plaatsgevonden. Indien deze accountantsverklaringen met vertraging worden ontvangen treedt er vertraging bij de accountantsverklaring van de RBL op. De accountant van de gemeente baseert zijn oordeel op de accountantsverklaring van de RBL. Als er in de keten vertraging opgelopen wordt betekent dit ook vertraging in de aanlevering van de accountantsverklaring van de gemeente. Er wordt hard gewerkt om binnen de krappe planningen tijdig onze accountantsverklaring vóór de raadsvergadering aangeleverd te krijgen. De gemeente is hierbij afhankelijk van andere partijen en de accountants. We gaan opnieuw in 2022 het gesprek met de RBL aan en bezien hoe dit proces kan worden geoptimaliseerd.

Omvang en redactie van de jaarstukken De ARC vraagt aandacht voor de omvang het aantal bladzijden, de eindredactie en het voorkomen van herhalingen in de jaarstukken. Tevens wordt vooral aandacht gevraagd voor het totaalbeeld. Dit raakt ook de eerdere aanbeveling over de beleidsmatige programmaverantwoording en zal bij het eerdergenoemde onderzoek binnen de organisatie worden betrokken Concept accountantsverslag In het concept-accountantsverslag is een aantal kernpunten genoemd, waarop hieronder kort wordt ingegaan: Europese aanbestedingen /inkoop Ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen constateert de accountant een rechtmatigheidsfout van € 494.000. De accountant raadt aan de interne beheersing op aanbestedingen verder aan te scherpen. Met ingang van 2021 wordt per kwartaal een spendanalyse uitgevoerd. De tweede lijn (vakgroep inkoop) gebruikt de informatie uit de spendanalyse voor verdere procesverbetering en voor intensivering in de advisering en ondersteuning van de eerste lijn. De accountant vraagt blijvende aandacht voor het beter documenteren en onderbouwen van prestatieleveringen. Als onderdeel van het continu verbeterproces vindt in 2022 onderzoek plaats naar verdere procesoptimalisatie en verbetering in de procesuitvoering.

Sociaal domein/ persoonsgebonden budgetten (pgb's) De verantwoording van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) inzake de PGB stromen Jeugdwet en WMO over 2021 bevat een verklaring met beperking. Hierdoor is er vanuit de SVB geen 100 %

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 3

zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten verstrekt. Het volledige bedrag aan PGB's (€642.000) is derhalve als onzekerheid meegenomen in het oordeel van de accountant. Met ingang van 2022 voert de Stichting Sociaal Team Houten interne controles uit op de toekenning en prestatielevering van persoonsgebonden budgetten. De gemeente Houten voert vervolgens een verbijzonderde interne controle uit op dit proces. Sociaal domein/verantwoording RBL De verwachte onzekerheden als gevolg van de verantwoording van de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) ten aanzien van Jeugd en Wmo worden na afronding van de nog uit te voeren accountantscontrole aan het accountantsverslag toegevoegd. Grondzaken De accountant attendeert ons op het feit dat het door ons gehanteerde percentage (1,5%) voor de kostenstijgingen grondexploitaties net onder het landelijk gehanteerde prijsindexcijfer van 2-4% ligt. Gezien de nog te realiseren kosten beperkt zijn kan de accountant zich verenigen met het door de gemeente Houten gehanteerde percentage. Een deel van de kosten is al aanbesteed, een ander deel betreft plankosten en verder is de mogelijkheid om keuzes te maken aanwezig. Komende periode monitoren we de kostenstijgingen en zo nodig wordt de parameter aangepast.

Het college ziet de aanbevelingen van de ARC en de accountant ondersteunend aan het continue proces van verbeteringen waar wij als organisatie mee bezig zijn. Zoals in onze reactie is te lezen gaan wij graag periodiek in gesprek met de ARC en accountant over de voortgang van de aanbevelingen van de accountant, de ARC en onze eigen verbijzonderde interne controle (VIC). Als u nog vragen hebt kunt u contact opnemen met mevrouw M. Kraaijenhagen (adviseur AO/IC) via telefoonnummer of de heer R. van Engeland (strategisch adviseur) via telefoonnummer 030-6392 611. Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, de secretaris, de burgemeester,

$

A.J. Barink

G.P. Isabella

Bijlage: Reactie van het college op het Rapport Jaarstukken 2021 ARC en het conceptaccountantsverslag 2021

Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 3